XP 131 NL

NR. 131

Driemaandelijks JULI – AUG – SEP 2026

Afgiftekantoor : Gent X Erkenning: P904117

VIER DECENNIA AUDIOVISUELE EVOLUTIE BIJ ADC PRODUCTION • NIEUWE ROLVERDELING TUSSEN MEETMARCEL EN BRIGADA • WAT BETEKENT DE INVOERING VAN DE WITTE KASSA 2.0? • HET VERSCHIL TUSSEN TEAMBUILDINGS EN INCENTIVES • ACHT ONDERNEMINGEN BUNDELEN HUN KRACHTEN IN HOUSE OF HOSPITALITY • DE JUISTE SPREKER BOEKEN OP JOUW EVENT

United

by Experience.

Driven

by Desire.

vo-event.be

2 EXPERIENCE magazine

LOVE. LIVE. CREATE.

act-events.com

ACT EVENTS SLUIT ZICH AAN BIJ VO EVENT OM DE LANDELIJKE GROEI VAN VO GROUP IN DE EVENTSECTOR TE ONDERSTEUNEN VO Group is verheugd aan te kondigen dat Act Events officieel toetreedt tot de Groep via haar evenementenbureau VO Event. In navolging van de overname van MAX TTR in de incentivesector vorig jaar, onderstreept deze nieuwe stap eens te meer de langetermijnstrategie van VO Group om een van de meest veelomvattende evenementenplatforms van België op te bouwen, waarbij complementaire expertise, een daadwerkelijk landelijke aanwezigheid en een internationale dekking worden gecombineerd.

Door twee zeer complementaire bureaus samen te brengen, versterkt VO Group haar expertise in het creëren van evenementen, belevingen en betrokkenheidsprojecten in heel België en internationaal.

De afgelopen decennia heeft Act Events zich geprofileerd als een vertrouwde naam in de wereld van bedrijfsevenementen, personeelsfeesten, incentives, merkbelevingen en communicatie. Het agentschap, dat meer dan 25 jaar geleden in Gent werd opgericht door Stefan Czerwatiuk, is dankzij de kwaliteit van het werk, de creativiteit en de ervaringsgerichte aanpak uitgegroeid tot een gerespecteerde referentie in Vlaanderen. Het onverwachte overlijden van Stefan vorig jaar heeft een grote leegte achtergelaten, maar zijn visie en waarden blijven het team van Act Events vandaag nog steeds inspireren.

Door zich aan te sluiten bij VO Group kiest Act Events bewust voor een toekomst waarin de opgebouwde expertise verder kan groeien en stevig verankerd raakt binnen een sterke en complementaire organisatie. Samen zorgen de twee agentschappen voor een sterke aanwezigheid in Vlaanderen, Brussel en Wallonië, waardoor een echt landelijk platform ontstaat dat klanten in heel België en daarbuiten kan ondersteunen.

“De overname van Act Events voelde meteen als een logische stap”, zegt Isabelle De Schryver van VO Group. “Stefan, Annabel en ik hebben al jarenlang een hechte band, gebaseerd op wederzijds respect, gedeelde waarden en dezelfde passie voor ons vak. We geloven allebei in duurzame relaties, kwaliteit en evenementen die echt indruk maken.”

“Bovendien vullen de twee bedrijven elkaar perfect aan: Act Events heeft een sterke aanwezigheid in Vlaanderen, terwijl VO Event al jarenlang stevig verankerd is in Brussel en Wallonië. Voeg daar een gemotiveerd en ervaren team aan toe, en het werd al snel duidelijk dat dit meer was dan een overname. Het voelt als een natuurlijke match. In combinatie met de expertise van MAX TTR op het gebied van incentives en internationale reiservaringen kunnen we onze klanten nu ondersteunen met een nog breder aanbod aan evenementoplossingen, zowel in België als internationaal.”

“Deze stap voelt als een logisch vervolg op het verhaal dat Stefan heeft opgebouwd. Binnen VO Event vinden we de schaalgrootte en expertise die nodig zijn om verder te groeien, terwijl we trouw blijven aan de geest van Act Events: creativiteit, kwaliteit en menselijke verbondenheid”, zegt Annabel Baeten.

De komende maanden zullen beide teams nauw samenwerken om de uitwisseling van kennis, expertise en creativiteit te maximaliseren. Act Events blijft onder zijn eigen naam opereren vanuit zijn kantoren in Gent, met behoud van zijn identiteit, cultuur en vertrouwde manier van werken.

EXPERIENCE magazine 3

INHOUD EVENT MANAGEMENT 11

Annelies Vercruysse (Peripass) gebruikt events om interne en externe relaties te versterken

EVENT AGENCIES 14

De échte waarde van teambuildings en incentives volgens Team Masters

22

Interview met Marie-Laure Rosseel, een Jonge Wolf van Whisk

CASES 16

JADA events bezorgt jarig Kipling een feestelijke product preview

18

Meetmarcel laat de gloriejaren van de Côte d’Azur herleven tijdens een huwelijksfeest

20

Brigada vertaalt de toekomstvisie van Mervielde naar een belevenis

MINI-INTERVIEWS

16

18 4 EXPERIENCE magazine

24

Twee vragen aan Nils Legein (Artfood), Kristof Duran (be•at) en Carl Vulsteke (beMatrix).

30 EVENT SUPPLIERS

36

26

Na tien jaar witte kassa: wat betekent GKS 2.0 voor de eventsector?

30

House of Hospitality: een hecht netwerk van acht complementaire ondernemingen

32

Veertig jaar evolutie van de audiovisuele eventsector door de ogen van ADC Production

36

fielddrive Apex brengt veilige ID-scanning naar events met hoge beveiligingseisen

38

Do’s & Don’ts: Speakersbase geeft tips voor het boeken van de ideale spreker

40

Van stoel tot statement: waarom eventmeubilair méér is dan decor

SECTOR EVENTS 42

Belgian Event Awards 2026: BEAmazed. by eMotion.

EVENTNEWS 44

Korte nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie

EXPERIENCE magazine 5

EDITO

GUEST COLUMN Beste lezer, De voorbije maand waren er enkele nieuwtjes binnen onze sector die in het oog sprongen. Zo was er de aankondiging dat de B2B-activiteiten van meetmarcel samen met enkele zusteragentschappen worden samengebracht onder één overkoepelende naam: Brigada. Een week later vernamen we dat WMH Project Brussels het creatieve bureau Second Floor en event agency Sunset Events overneemt. Twee verschillende verhalen, maar met eenzelfde rode draad: expertise samenbrengen om klanten een totaalpakket te bieden.

Heel wat klanten verwachten vandaag immers veel meer dan een sterk event alleen.

Ze zoeken partners die strategisch kunnen meedenken, creativiteit combineren met communicatie, digitale expertise koppelen aan live beleving en een geïntegreerde 360°-aanpak aanbieden. Schaal op zich is daarbij niet het doel. Wel de mogelijkheid om verschillende competenties samen te brengen rond één klantvraag.

Maar ‘samen sterk’ zou niet alleen op bedrijfsniveau mogen gelden. Ook als sector hebben we er alle belang bij om onze krachten te bundelen. De uitdagingen zijn immers niet min. Uit de meest recente sectorbevraging van Event Confederation blijkt dat meer dan de helft van de eventprofessionals vandaag minder opdrachten heeft dan gebruikelijk, dat het vertrouwen onder druk staat en dat drie op vier verwachten dat het economische klimaat verder zal verslechteren. Tegelijk vraagt de sector vooral meer duidelijkheid, eenvoudigere regelgeving en een krachtige belangenbehartiging.

Het dossier rond de witte kassa toont perfect waarom dat belangrijk is. Verschillende agencies werden geconfronteerd met controles en boetes, omdat de regelgeving onvoldoende duidelijk was gecommuniceerd. Door de samenwerking tussen de betrokken federaties werd die onduidelijkheid weggewerkt via overleg, praktische richtlijnen en opleidingen. Een mooi voorbeeld van wat een verenigde sector kan realiseren.

We hoeven het niet altijd met elkaar eens te zijn. We blijven concurrenten wanneer we offertes indienen. Maar tegenover beleidsmakers en administraties zijn we vooral collega’s met dezelfde uitdagingen en dezelfde belangen.

De bedrijven in onze sector tonen vandaag dat samenwerking loont. Laat ons diezelfde reflex ook tonen als sector. Door niet langs de zijlijn te blijven staan, maar mee te bouwen aan een sterkere eventsector.

JEROEN COTEUR - EXPERIENCE MAGAZINE

6 EXPERIENCE magazine

OPEN HERE

WHAT IS OUR FUTURE EXPERIENCE magazine 7

PERSONAL

8 EXPERIENCE magazine

REFINED

BOUTIQUE

STRATEGIC

INTEGRATED

CREATIVE

EXPERIENCE magazine 9

WANNA MEET?

Info @ meetmarcel.be Info @ brigada.be 10 EXPERIENCE magazine

EVENT MANAGEMENT

“TIJDENS DE INFORMELE MOMENTEN WORDEN DE ÉCHTE RELATIES GESMEED” In een wereld waar digitale marketing domineert, blijven live evenementen een krachtig middel om echte connecties te creëren. Bij Peripass - een Belgisch techbedrijf dat digitale oplossingen ontwikkelt voor het beheer van logistieke sites - staat die menselijke interactie centraal. Annelies Vercruysse, verantwoordelijk voor events en marketing, vertelt hoe het bedrijf evenementen strategisch inzet om relaties te versterken, zowel binnen het eigen team, als met prospecten en klanten.

VAN PASSIE TOT CARRIÈRE WAT IS UW ACHTERGROND EN HOE BENT U IN DE WERELD VAN EVENTS TERECHTGEKOMEN? Annelies Vercruysse: “Ik heb sociale culturele agogiek gestudeerd, maar eigenlijk was ik altijd al bezig met organiseren. In mijn vrije tijd was ik actief in de jeugdbeweging en speelpleinwerkingen, waar het organiseren van activiteiten en evenementen centraal stond. Tijdens mijn studies deed ik vrijwilligerswerk in Bosnië-Herzegovina, wat mijn kijk op mensen en verbinding verruimde.”

“Toen ik voor de job van mijn partner naar het buitenland verhuisde, begon ik zelf reizen te organiseren en te begeleiden. Dat

was een kantelpunt: ik merkte hoeveel voldoening ik haalde uit het samenbrengen van groepen en het creëren van gedeelde ervaringen. Events zijn voor mij het ultieme moment waarop alles samenkomt: de voorbereiding, de samenwerking, de energie.

Die ‘climax’ en de verbondenheid die daarbij ontstaat, geven mij enorm veel voldoening. Toen we terugkeerden naar België, was het voor mij dan ook vanzelfsprekend om van events – en later ook marketing – mijn professionele focus te maken.”

WAT HOUDT UW ROL BINNEN PERIPASS IN? “Mijn rol binnen Peripass is eigenlijk een mooie combinatie van twee werelden. Enerzijds ben ik verantwoordelijk voor zowel interne als externe events, anderzijds werk ik ook aan marketingprojecten zoals de communicatie, video’s, brand awareness EXPERIENCE magazine 11

EVENT MANAGEMENT

en marktpositionering. Je kan het samenvatten als een 50/50-verdeling: de helft van mijn tijd gaat naar events, de andere helft naar marketingstrategie.”

VAN DIGITALE CAMPAGNES NAAR ECHTE ONTMOETINGEN WELKE ROL SPELEN EVENEMENTEN IN DE MARKETINGMIX VAN UW BEDRIJF? “Als techbedrijf hebben we lange tijd sterk ingezet op digitale marketing, zoals LinkedIn-advertising. Maar we merken dat fysieke events nog altijd een unieke en onmisbare rol spelen. Tijdens een event bouw je echte relaties op: je spreekt mensen één-op-één, je voelt meteen hoe iets binnenkomt en je krijgt directe feedback. Daarom zetten we vandaag bewust in op evenementen om zowel prospecten als bestaande klanten te bereiken. Dat doen we via verschillende formats. Zo organiseren we maandelijks een fysiek event waarbij klanten hun ervaringen met ons product delen. We combineren dat telkens met een activiteit die extra connectie creëert.”

“Daarnaast trekken we met een roadshow naar onze doelgroep. We brengen ons product letterlijk tot bij de prospecten, om het tastbaar en concreet te maken. We vermijden een harde salesaanpak, maar kiezen voor authenticiteit en laagdrempeligheid.”

HOE BELANGRIJK ZIJN INTERNE EVENTS BINNEN PERIPASS? “Ons hoofdkantoor bevindt zich in Gent, maar we hebben teams verspreid over heel Europa. Met onze interne events proberen we toch onze verbondenheid te versterken.

Elke zes weken brengen we het productteam samen om kennis uit te wisselen. Het is mijn taak om dat in een aantrekkelijk en interactief format te gieten. Daarnaast organiseren we twee keer per jaar een grote teambuilding met overnachting. Dat zijn echt momenten waarop iedereen de Peripass-waarden nog eens meekrijgt en opnieuw energie opdoet – een soort dopamine-injectie voor het hele team.”

“Vroeger waren dergelijke momenten vrij formeel. Intussen hebben we geleerd dat het fun-element minstens even belangrijk is. Mensen leren elkaar op een andere manier kennen, wat de samenwerking nadien alleen maar versterkt.”

DE KRACHT VAN KLEINSCHALIGE EN GERICHTE EVENTS WAAROM KIEST U EERDER VOOR KLEINERE EVENTS DAN VOOR GROTE MASSA-EVENEMENTEN? “Onze sector is vrij complex, waardoor we bewust kiezen voor kleinschalige formats zoals rondetafelgesprekken met een tiental deelnemers. In zo’n setting voelen mensen zich sneller op hun gemak om hun mening te delen. In mijn vorige functies werkte ik vaker aan grote evenementen rond brand awareness, teamverbinding en incentives.

Bij Peripass ligt de focus echter op diepgang en interactie. We willen dichter bij ons doelpubliek staan en echte gesprekken faciliteren.”

WORDEN DEZE EVENEMENTEN INTERN GEORGANISEERD OF WERKT U MET EXTERNE PARTNERS? “Vandaag organiseren we onze events voornamelijk intern, waarbij ik de coördinatie op mij neem. Tegelijk werken we met sterke partners die we echt als een verlengstuk van ons team beschouwen. Zo werken we bijvoorbeeld samen met communicatiebureaus en hebben we voor onze roadshow een beroep gedaan op DS Units. Zij dachten niet alleen mee over de uitvoering, maar ook over praktische zaken zoals logistiek en planning.”

12 EXPERIENCE magazine

“Ik vind het belangrijk om partners uit te dagen om mee te denken en niet gewoon hun diensten aan te bieden. Internationaal werk ik zoveel mogelijk met lokale partners, onder meer vanuit een duurzaamheidsvisie: zo beperken we onze verplaatsingen en ecologische voetafdruk.”

GEEN GROTE SHOW, WEL ECHTE INTERACTIE WAT IS ER T YPISCH AAN EEN PERIPASS-EVENT? “Authenticiteit is voor ons heel belangrijk.

We zullen niet snel kiezen voor grootschalige, high-end evenementen met veel show. In plaats daarvan creëren we een open en toegankelijke sfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. No-nonsense is dan ook één van onze waarden, een open cultuur maar met respect. Er is ook weinig hiërarchie: iedereen praat met iedereen.

We organiseren ook vaak Q&A-sessies waarin alles bespreekbaar moet zijn. Die open communicatie en interactie zijn voor ons essentieel.”

EVENT MANAGEMENT “Een ander mooi voorbeeld zijn onze ‘council days’, waarbij we formele sessies organiseren waarin we klanten actief bevragen over onze producten: wat werkt goed, waar zitten de pijnpunten, en hoe kunnen we verbeteren? Na zo’n sessie voorzien we dan altijd een informeler moment, zoals een activiteit of een gezamenlijke uitstap. In Duitsland organiseerden we bijvoorbeeld een kroegentocht, en in Gent een boottocht met BBQ grill workshop, inclusief beer tasting. Die ontspannen momenten zijn minstens even waardevol. Ik moedig onze ingenieurs zelfs expliciet aan om dan extra goed te luisteren. Want tijdens die informele momenten worden de échte relaties gesmeed.”

OP WELK EVENEMENT IN UW CARRIÈRE BENT U HET MEEST TROTS? “Als ik terugkijk naar mijn vorige jobs, springt het Happy Rebels Festival van House of HR er echt uit. We brachten toen 5000 medewerkers uit heel Europa samen voor een grootschalig festival. Dat project had een voorbereiding van twee jaar en was logistiek bijzonder complex. Maar het resultaat was indrukwekkend: een sterke line-up, een geweldige sfeer en een totaalbeleving die klopte van begin tot eind.”

“Bij Peripass denk ik spontaan aan de lancering van ons product PortPass. Dat was een last-minute persevent in een loods in de haven, met een rauwe en industriële setting. Ondanks de korte voorbereiding was de opkomst groot: pers, de burgemeester en zelfs ministers waren aanwezig. De live demonstratie maakte het geheel extra krachtig.”

“Verder is heldere communicatie essentieel. Ik verkies korte, regelmatige calls met alle betrokken partijen boven eindeloze e-mailketens. Met die korte meetings probeer ik duidelijkheid te scheppen, zodat we allemaal dezelfde richting uitgaan, en dat eventuele frustraties niet blijven sluimeren.”

“Tot slot is het vinden van de juiste partners misschien wel de belangrijkste succesfactor. Wanneer partners echt meedenken en er een collegiale sfeer ontstaat, krijg je automatisch betere resultaten.”

DE MEERWAARDE VAN ECHTE ONTMOETINGEN

KLEINER, LOKALER EN SLIMMER

WAT ZIJN VOLGENS U DE STERKE PUNTEN VAN LIVE COMMUNICATIE IN VERGELIJKING MET ANDERE MARKETINGINSTRUMENTEN? “Het grootste voordeel is de persoonlijke connectie die je creëert. Je bereikt misschien minder mensen dan met digitale campagnes, maar de kwaliteit van die interacties ligt veel hoger.

Tijdens een live event bouw je vertrouwen op, en dat vormt de basis voor duurzame relaties. Dat maakt live communicatie voor ons een bijzonder waardevol marketinginstrument.”

HOE ZIET U DE TOEKOMST VAN CORPORATE EVENTS? “De totale beleving wordt steeds belangrijker. Een event stopt niet meer bij de plenaire sessie. Het begint al bij de communicatie vooraf, de opbouw van de buzz, en loopt door tot na het event. Technologie en AI zullen daarin een grote rol spelen.

Denk bijvoorbeeld aan data-analyse of innovatieve toepassingen zoals gezichtsherkenning voor toegangsbeheer.”

WELKE KWALITEITEN ZIJN ESSENTIEEL VOOR EEN GOEDE CORPORATE EVENTMANAGER? “Naast creativiteit en organisatorisch talent zie ik een eventmanager vooral als een soort moderator of spelverdeler. Je moet alle betrokken partijen op één lijn krijgen en samen naar dat ene doel toewerken. Luisteren is daarbij cruciaal. Het is belangrijk om open te staan voor input van partners en indien nodig bij te sturen. Soms komen anderen met betere ideeën, en dan moet je flexibel genoeg zijn om die te omarmen.”

“Daarnaast zie je een duidelijke trend naar meer lokale en kleinschalige events. In plaats van iedereen naar één centrale locatie te brengen, wordt er vaker gekozen voor compactere, regionale initiatieven. Zo kan je ook meer gaan inspelen op bepaalde voorkeuren. In Duitsland vindt men namelijk andere dingen leuk dan in Frankrijk. Als er dan toch één groot centraal event wordt georganiseerd, moet het meteen ook een totaalervaring zijn waarin alles klopt - van begin tot eind.”

EXPERIENCE magazine 13

EVENT AGENCIES

MEER DAN ‘PLEZANT’: DE ÉCHTE WAARDE VAN TEAMBUILDINGS EN INCENTIVES

Tijdens een zonnige inspiratiedag in Dolce La Hulpe stelde Team Masters zijn uitgebreide aanbod - met meer dan 60 teambuildingconcepten - voor aan een groep van corporate professionals. Verder wilde het agentschap het onderscheid scherpstellen tussen teambuildings en incentives, én tegelijk hun strategische waarde onderstrepen.

In de populaire media worden de termen teambuilding en incentive regelmatig door elkaar gehaald. Nochtans zijn er grote verschillen. “Onlangs was er in de populaire media heel wat ophef toen er werd aangeklaagd dat Infrabel met zijn team naar een concert van Lady Gaga was getrokken”, zo haalt Johnny Machiels van Team Masters aan. “De kranten spraken over een teambuildingactiviteit, en het nut van deze activiteit en de bijhorende kosten werd in twijfel getrokken. Maar dit was geen teambuilding.

Dit was een incentive. Teambuildings en incentives kunnen allebei een waardevolle rol spelen. Maar het is wel belangrijk het juiste onderscheid te maken.”

INCENTIVES ALS BELONING

Incentives zijn in essentie beloningsmechanismen die gekoppeld zijn aan prestaties en duidelijke doelstellingen. “Een 14 EXPERIENCE magazine

incentive is altijd gebaseerd op KPI’s, op een bepaalde doelstelling. Als medewerkers die target - meestal sales driven - behalen, krijgen ze iets extra, een beloning.

Vaak is het een deel van hun salaris. Een incentive is ook altijd een unieke ervaring: niet iets wat je elk weekend met vrienden of familie doet, maar iets speciaals en memorabel dat lang blijft hangen: zoals in dit geval een VIP-concert. Het is een sluitstuk, de bekroning van de geleverde inspanningen.”

De perceptieproblematiek wordt nog versterkt door de publieke opinie rond de kostprijs van dergelijke initiatieven.

“Mensen vinden die prijzen voor VIP-tic-

EVENT AGENCIES

kets niet kunnen. Maar als een bedrijf een bepaalde target heeft vooropgesteld die veel meer heeft opgebracht, dan heeft het wel degelijk een goede deal gedaan. Misschien heeft het zijn mensen weken of maanden lang gepusht om extra te leveren.

Natuurlijk mogen ze dan iets extra’s krijgen. Maar dat zien buitenstaanders niet.”

WAT EEN ÉCHTE TEAMBUILDING ONDERSCHEIDT

Die verwarring met incentives zorgt ervoor dat teambuildings regelmatig scheef bekeken worden als pure ‘plezieruitjes’. “Als je met een team ergens naartoe gaat, noemt men het al snel een teambuilding. Maar een échte teambuilding brengt collega’s samen in een artificiële omgeving om te werken aan communicatie, samenwerking, vertrouwen, processen en groepsdynamiek.

Je creëert daarbij een veilige omgeving waar ze fouten mogen maken. En net die fouten zijn heel waardevolle informatie om dingen te verbeteren. Na de teambuilding zal je merken dat het team elkaar beter kent, dat de processen beter lopen. Dit heeft heel wat voordelen op de werkvloer en werkt door op lange termijn.”

Teambuildings spelen volgens Johnny Machiels een cruciale rol in het creëren van vertrouwen en open communicatie binnen teams. “Teambuildings kunnen helpen om bepaalde dingen uit te spreken voor elkaar. Als je genoeg vertrouwen hebt, kun je zaken benoemen zonder dat het escaleert.

Dat kan niet als je elkaar niet kent, want dan krijg je conflicten. Daarom moet je eerst werken aan die vertrouwensbasis.

Zodat je kan zeggen wat er moet gezegd worden en dat je niet gaat imploderen met je team.”

taak. Maar geef ons daarnaast ook een topic waarop we kunnen werken. Zijn er veel nieuwe medewerkers? Hoe loopt de communicatie tussen verschillende talen?

Was een training succesvol? Hoe beter je de problemen beschrijft, hoe beter wij kunnen afstemmen en hoe groter de impact.”

De kracht van teambuilding wordt bovendien versterkt wanneer organisaties het niet als een eenmalige ingreep beschouwen.

“Een eenmalige teambuilding heeft maar een beperkt effect. De beste resultaten bereik je wanneer je dit regelmatig herhaalt. Uit studies blijkt dat teams die regelmatig teambuildings doen zo’n 20% beter presteren. De mooiste resultaten krijg je als je een mix voorziet van teambuildings, fun activiteiten en trainingen.

Dan werk je echt structureel aan je organisatie.”

ANTWOORD OP DIVERSE UITDAGINGEN

Tot slot wijst Johnny Machiels op de brede inzetbaarheid van teambuildings in een snel veranderende werkcontext. “Er zijn verschillende redenen om een teambuilding te organiseren. Vandaag werken vier generaties samen op de werkvloer, vaak met verschillende talen en achtergronden. Teams werken op afstand of zitten vast in silo’s. Ook voor onboarding en retentieproblemen kan een teambuilding helpen. Wij hebben zestig verschillende concepten die we altijd aanpassen aan de briefing. Maar het begint altijd bij dezelfde vraag: wat wil je als organisatie écht verbeteren?”

IMPACT START BIJ DE JUISTE VRAAG

De concrete invulling van een teambuilding begint volgens Machiels altijd bij een heldere briefing vanuit de klant. “De grootste frustratie is wanneer een klant zegt: ‘organiseer voor ons een teambuilding, en het moet plezant zijn’. Een teambuilding is per definitie plezant. De medewerkers worden immers betaald om eens iets anders te doen dan hun gewoonlijke EXPERIENCE magazine 15

CASES

40 JAAR KIPLING: BIJZONDERE JUBILEUMEDITIE VAN DE SS27 PRODUCT PREVIEW Dit jaar viert Kipling een bijzondere mijlpaal: 40 jaar creativiteit, innovatie en wereldwijd succes. Wat begon als een Belgisch merk met een eigenzinnige visie op lifestyle en functionaliteit, groeide uit tot een internationaal icoon dat vandaag aanwezig is in tientallen landen. Om deze bijzondere verjaardag te vieren, kreeg de jaarlijkse Spring/ Summer Product Preview met de hulp van JADA events een extra feestelijke en unieke invulling.

Tijdens de Product Preview SS27 verwelkomde Kipling buyers, partners en stakeholders voor een inspirerend meerdaags event waarin zowel het rijke verleden als de ambitieuze toekomst van het merk centraal stonden. Antwerpen, de thuisstad van Kipling, vormde het ideale decor voor deze internationale bijeenkomst en bood een authentieke omgeving die perfect aansloot bij het DNA van het merk.

De aanwezigen ontdekten als eersten de nieuwste producten, trends en strategische plannen die het merk de komende jaren zullen vormgeven.

KENNIS EN INSPIRATIE

Het programma spreidde zich uit over verschillende iconische locaties in de stad.

Zo vormden Play Zuid en FOMU het decor voor een reeks inspirerende plenaire sessies, waarbij zowel sprekers van Kipling als externe experts hun inzichten deelden rond thema’s zoals innovatie, consumentengedrag, retailontwikkeling en de toe16 EXPERIENCE magazine

komst van lifestylemerken. Naast de keynotepresentaties namen de deelnemers ook deel aan interactieve workshops in kleinere groepen. Deze sessies stimuleerden uitwisseling en samenwerking tus-

sen verschillende markten, disciplines en teams en creëerden ruimte voor nieuwe ideeën, verdieping en co-creatie.

CASES

DE TAFEL VAN KIPLING

Een van de meest opvallende onderdelen van het programma vond plaats in Play Zuid. Daar organiseerde Kipling ‘De Tafel van Kipling’, een creatieve knipoog naar het bekende televisieprogramma De Tafel van Gert. In dezelfde studio waar normaal het populaire programma wordt opgenomen, creëerde het merk een eigen versie van het format, waarin gasten, medewerkers en partners met elkaar in gesprek gingen over het verleden, heden en de toekomst van Kipling. Deze originele setting zorgde voor een ontspannen en toegankelijke sfeer waarin gesprekken, inzichten en verhalen centraal stonden. Het gaf het evenement niet alleen een verrassende invulling, maar ook een authentieke Antwerpse toets.

PARTY OP HET WATER

Naast inhoud en inspiratie stond ook beleving centraal tijdens deze jubileumeditie. De viering van 40 jaar Kipling bereikte een feestelijk hoogtepunt tijdens een exclusief avondevent op de Blue Rhapsody. In deze stijlvolle setting op het water genoten de gasten van een sfeervolle party vol muziek, entertainment en culinaire verrassingen. Aansluitend volgde een unieke boottocht over de Schelde, waarbij de skyline van Antwerpen het decor vormde voor een onvergetelijke ervaring. Ook voor de overnachtingen werd gekozen voor kwaliteit en comfort. De gasten verbleven in Hotel Motel One, centraal gelegen in Antwerpen en de ideale uitvalsbasis om de stad te ontdekken.

BOOST VOOR DE TOEKOMST

Met deze speciale jubileumeditie onderstreepte Kipling niet alleen zijn rijke geschiedenis, maar kijkt het merk ook vol vertrouwen vooruit. De Product Preview SS27 werd een inspirerende ontmoetingsplek waar internationale partners samenkwamen om ideeën uit te wisselen, nieuwe collecties te ontdekken en mee

JADA EVENT LEIDT ALLES IN GOEDE BANEN

Voor de logistieke en organisatorische ondersteuning werkte Kipling samen met JADA events. Als event agency stond JADA events in voor de coördinatie en uitvoering van het meerdaagse programma. Van de ontvangst van de internationale gasten tot de afstemming tussen de verschillende locaties, sprekers, workshops en hospitalitymomenten: alles werd zorgvuldig uitgewerkt en opgevolgd met aandacht voor een vlotte deelnemerservaring en een feilloze praktische organisatie.

te bouwen aan de toekomst van Kipling.

Voor het team van JADA events (info@ jada-events.be) was deze bijeenkomst weer een mooie gelegenheid om te doen wat men het liefst doet: het verhaal van een klant vertalen in een bijzonder evenement.

EXPERIENCE magazine 17

CASES

HUWELIJKSFEEST ALS TIJDREIS NAAR DE GLORIEJAREN VAN DE CÔTE D’A ZUR

Een Belgisch-Aziatische ondernemer uit de tech-sector contacteerde meetmarcel voor de organisatie van een huwelijksfeest voor een internationaal publiek van 140 gasten. Het agentschap koos ervoor om naar de Franse Rivièra te trekken, en daar een weekend lang de sfeer van de iconische jaren ’50 en ’60 in Saint-Tropez opnieuw tot leven te brengen.

Wanneer high-end klanten op zoek gaan naar een exclusieve huwelijksbeleving, draait het vaak om meer dan een mooie locatie of een indrukwekkend feest. Voor meetmarcel vormde deze opdracht dan ook het vertrekpunt voor iets veel ambitieuzers: een volledig uitgewerkte experience die gasten onderdompelde in de sfeer van het Saint-Tropez van de jaren ‘50 en ‘60.

Voor het huwelijk, dat 140 gasten uit verschillende landen samenbracht, werden aanvankelijk meerdere bestemmingen onderzocht. Zowel Londen als de Provence passeerden de revue. Uiteindelijk viel de keuze op Saint-Tropez, niet vanwege de hedendaagse reputatie als luxebestemming, maar omwille van zijn rijke geschiedenis. “Het was nooit de bedoeling om een modern, extravagant feest neer te zetten”, vertelt Bartel Van Iseghem van meetmarcel. “We wilden teruggrijpen naar de periode waarin Saint-Tropez een mythische bestemming werd. De tijd waarin sterren als Brigitte Bardot, Alain Delon en Serge Gainsbourg vanuit Parijs naar de Côte d’Azur trokken om er hun zomers door te brengen.”

EEN ICONISCHE LOCATIE MET EEN VERHAAL

De zoektocht naar de juiste setting bracht het team naar de Baai van Pampelonne. Daar viel het oog al snel op Épi, een historische beachclub die in 1959 de deuren opende en in de daaropvolgende decennia uitgroeide tot een geliefde ontmoetingsplek voor filmsterren, artiesten en de internationale jetset. Die authentieke geschiedenis vormde de basis voor het volledige concept. Het doel was dan ook om de grandeur van de gloriejaren opnieuw tot leven te brengen. Elk detail werd zorgvuldig afgestemd op die periode.

Dat begon bij de scenografie. Marmeren bladen, gestreepte stoffen, vintage meubilair, 18 EXPERIENCE magazine

klassieke parasols en de iconische zonnebedden rond het zwembad verwezen naar de typische esthetiek van de Franse Rivièra uit de jaren vijftig en zestig. En het

CASES bedienend personeel droeg elegante kapiteinsjassen. Ook de visuele communicatie, van uitnodigingen tot drukwerk ter plaatse, ademde dezelfde tijdloze Rivièra-sfeer.

EEN CEREMONIE BOVEN HET WATER

Het hoogtepunt van het weekend vond plaats aan het zwembad van Épi. Voor de gelegenheid liet meetmarcel een brug bouwen over het water, die dienstdeed als ceremoniepad. De gasten zaten rondom het zwembad opgesteld, waardoor een intieme setting ontstond. Het entertainment werd volledig geïntegreerd in het concept. De twee zwembaden van de locatie werden niet alleen als decor gebruikt, maar maakten actief deel uit van de voorstelling. Een van de blikvangers was een choreografie op het nummer “Laissez-moi danser” van Dalida, uitgevoerd op en rond het water.

“Eigenlijk hebben we niet alleen een brug gebouwd over het zwembad”, zegt Van Iseghem. “We hebben ook een brug geslagen tussen het Saint-Tropez van vandaag en het Saint-Tropez van zijn gouden jaren.”

De omgeving speelde een belangrijke rol. Op de achtergrond lag een boot voor anker voor de kust, terwijl het vuurwerk subtiel verborgen werd tussen de duinvegetatie. Ook de gastenverblijven werden onderdeel van de beleving. In de bungalows waren subtiele verrassingen verwerkt. Zo konden gasten ballonnen doorprikken voor een klein confettispektakel op de kamer. Oude postkaarten deden dienst als gastenboek.

BELGISCHE ÉN LOKALE PARTNERS

Voor de choreografie werkte meetmarcel samen met Flo van Radar Events uit Gent.

Voor de technische productie deed het bureau een beroep op John & Jane. Ook specifieke decorstukken en generatoren werden vanuit België naar Zuid-Frankrijk vervoerd.

Tegelijkertijd werd intensief samengewerkt met lokale leveranciers en performers. Zo werd er gekozen voor lokale dansers en danseressen, omdat de regio op dat vlak een sterke reputatie heeft.

EEN VOLLEDIG WEEKENDPROGRAMMA

Het huwelijk zelf vormde slechts één onderdeel van een driedaagse ervaring. Op vrijdagavond werden de gasten ontvangen op een wijndomein met uitzicht over de baai van Saint-Tropez. Tussen de platanen en olijfbomen organiseerde meetmarcel een petanquetoernooi voor de gasten, begeleid door lokale wijnen en een ontspannen Zuid-Franse sfeer.

Zelfs de ochtend na het huwelijk bleef

het concept overeind. De gasten ontvingen een speciaal ontworpen krant in jaren vijftig-stijl, met een verslag van de gebeurtenissen van de vorige dag. Het weekend werd afgesloten met een ontspannen brunch op het strand.

Voor meetmarcel illustreert het project vooral hoe de markt voor high-end destination events zich verder ontwikkelt.

“Voor dit soort opdrachten is de wereld ons speelterrein”, besluit Bartel Van Iseghem. “Van Schotland tot Zuid-Afrika. Dit wordt dus een steeds belangrijkere markt voor meetmarcel als high-end agency.”

Scan de qr-code om enkele video’s van dit evenement te bekijken.

MEETMARCEL & BRIGADA

meetmarcel heeft besloten om voortaan een duidelijke opsplitsing te maken tussen de B2B Events en de high-end boutique events. Voor B2B-events gaat men verder onder de naam Brigada, samen met de zusteragentschappen Fantastic, Mortierbrigade, Onlyhumans, Today en Wotz. meetmarcel blijft wel de merknaam voor private klanten. De zaakvoerders Bartel Van Iseghem en Tim Van Peteghem blijven blijven actief binnen beide entiteiten. Hans Perquy, die in 2007 samen met Bartel meetmarcel heeft opgericht, stapte eind 2025 uit het bedrijf om zijn carrière in de gastronomie verder uit te bouwen, met een eigen restaurant.

EXPERIENCE magazine 19

CASES

EEN TOEKOMSTVISIE VERTAALD NAAR EEN BELEVENIS

Wanneer bedrijven een jubileum vieren, ligt de focus vaak op het verleden. Er worden herinneringen opgehaald, historische mijlpalen in de kijker gezet en medewerkers bedankt voor hun jarenlange inzet. Voor het Gentse transportbedrijf Mervielde lag dat anders. Ter gelegenheid van zijn tachtigste verjaardag wilde de onderneming niet alleen terugblikken, maar vooral ook vooruitkijken. Brigada zorgde voor een immersieve eventbeleving die bezoekers meenam van het prille begin van het familiebedrijf naar een ambitieuze toekomstvisie.

Het familiebedrijf Mervielde, vandaag geleid door de derde generatie, behoort tot de toonaangevende spelers in vloeistoftransport in de Gentse haven. Voor begon het project met een ogenschijnlijk klassieke briefing: de organisatie van een 80-jarig jubileumevenement. Maar tijdens de eerste gesprekken met CEO Patrick Mervielde bleek al snel dat er veel meer achter de opdracht schuilging. “Wat ons meteen trof, was de manier waarop Patrick over de toekomst sprak. Hij had een heel helder beeld van hoe de Kuhlmansite zich de komende jaren zou ontwikkelen, met nieuwe infrastructuur, magazijnen en logistieke verbindingen.

Dat enthousiasme werkte aanstekelijk. Je voelde dat hij niet bezig was een verjaardag te vieren, maar met de volgende hoofdstukken van zijn bedrijf te schrijven.”

DE CIRKEL ALS RODE DRAAD

Brigada zocht naar een manier om verleden, heden en toekomst met elkaar te verbinden. Daarbij kwam het creatieve team uit bij een eenvoudig maar krachtig symbool: de cirkel. “Het getal 80 kan je visueel opbouwen uit drie cirkels”, legt Van Iseghem uit. “Van daaruit ontstond het idee om het volledige event rond een circulaire reis doorheen de geschiedenis en toekomst van Mervielde op te bouwen.”

Bezoekers werden eerst ondergedompeld in de geschiedenis van Mervielde. Via een zorgvuldig opgebouwde “memory lane” wandelden ze langs acht decennia ondernemerschap. Centraal daarin stond het materiële erfgoed dat de familie doorheen de jaren had bewaard.

20 EXPERIENCE magazine

Een van de blikvangers was de allereerste vrachtwagen waarmee het bedrijf ooit vloeistoffen vervoerde. Daarnaast werden historische documenten, objecten en voertuigen tentoongesteld die de evolutie van het bedrijf tastbaar maakten. De opeenvolgende generaties transportmaterieel lieten zien hoe Mervielde mee evolueerde met de veranderende noden van de industrie en logistieke sector.

HET HEDEN ZICHTBAAR MAKEN

Na het historische luik kwamen bezoekers terecht op een buitenterras waar de aandacht verschoof naar het huidige Mervielde. Hier stonden duurzaamheid, innovatie en verantwoord ondernemerschap centraal. Een van de meest opvallende installaties was een aquarium met levende vissen, aangesloten op de eigen waterzuiveringsinstallatie van het bedrijf.

Met deze eenvoudige maar krachtige demonstratie wilde Mervielde aantonen hoe sterk het investeert in ecologie en milieuzorg. Het aquarium vormde een tastbaar bewijs van de kwaliteit van het gezuiverde water en maakte een technisch verhaal voor bezoekers onmiddellijk begrijpelijk.

EEN BLIK OP DE TOEKOMST IN 360 GRADEN

Via een doorgang die was opgebouwd uit een koker van een transportwagen in geborsteld aluminium, betraden bezoekers een speciaal ontworpen tentenconstructie. Daar vond de keynote van CEO Patrick Mervielde plaats.

CASES

De ruimte werd volledig omringd door ledschermen die aanvankelijk beelden toonden van de bestaande kade. Enkele dagen voor het evenement had Brigada opnames gemaakt vanuit verschillende camerastandpunten op de site. Toen bezoekers de ruimte binnenkwamen, leek het alsof ze door grote ramen naar buiten keken.

Tijdens de presentatie veranderde die realiteit geleidelijk. Naarmate Patrick Mervielde zijn toekomstplannen toelichtte, transformeerden de beelden op de schermen. Met behulp van AI-gegenereerde visualisaties verschenen eerst bouwactiviteiten, vervolgens nieuwe infrastructuur en uiteindelijk een volledig ontwikkelde versie van de site zoals die er in de toekomst zou kunnen uitzien. De bezoekers bevonden zich letterlijk midden in een 360-graden toekomstvisie.

DE CIRKEL ROND

Na deze toekomstervaring keerden de gasten terug naar buiten. Daar wachtte hen het slotstuk van de beleving. Waar eerder historische voertuigen de aandacht hadden getrokken, stonden nu de modernste trucks uit de vloot van het bedrijf opgesteld. De nieuwste modellen van Volvo en MAN symboliseerden de volgende fase in het verhaal van Mervielde en vormden een visuele brug tussen traditie en innovatie. Zo werd de cirkel letterlijk rondgemaakt: van de eerste vrachtwagen waarmee het bedrijf ooit begon tot de meest geavanceerde transporttechnologie van vandaag.

van Voka en het Havenbedrijf tekenden present.

KMO’S NIET ONDERSCHATTEN

Voor Brigada illustreert het project vooral waarom bureaus vaker naar de verhalen van ambitieuze kmo’s zouden moeten luisteren. “In onze sector kijken we vaak naar de grote merken als referentie. Maar we mogen niet vergeten dat ook kmo’s goed voor zo’n 80% van het Vlaamse bedrijfsleven - bijzonder straf werk leveren.

Ook op dat niveau zijn bijzonder mooie verhalen te vertellen, en bovendien krijg je daar als agency nog voluit de vrijheid en het vertrouwen om dat te doen. Mervielde is zo’n bedrijf: misschien geen bekende naam bij het grote publiek, maar wel een onderneming met een visie op de toekomst waar menig multinational jaloers op mag zijn”, zo besluit Bartel Van Iseghem.

Verspreid over twee dagen ontving Mervielde ongeveer 600 gasten, waaronder klanten, medewerkers, leveranciers en stakeholders uit de Gentse havenregio. Ook vertegenwoordigers EXPERIENCE magazine 21

EVENT AGENCIES

JONGE WOLVEN “IK BEN ERVAN OVERTUIGD DAT IK MIJN DROOMJOB HEB GEVONDEN”

NAAM: Marie-Laure Rosseel LEEFTIJD: 26 jaar WOONPLAATS: Gent AGENTSCHAP: Whisk FUNCTIE: Junior Creative Whisker

De evenementensector is in een snel tempo aan het verjongen. Jonge talenten krijgen volop hun kans bij de agentschappen en event suppliers. In deze “Jonge Wolven” rubriek willen we hen aan het woord laten over hoe ze terugkijken op hun opleiding en hoe ze hun eerste werkervaringen hebben beleefd. In deze editie laten we Marie-Laure Rosseel aan het woord, een van de jonge talenten van Whisk.

WAT IS JOUW HUIDIGE FUNCTIE EN HOE ZIET JOUW TAKENPAKKET ERUIT? “Als Junior Creative Whisker combineer ik marketing, communicatie en creativiteit.

Ik ben verantwoordelijk voor een groot deel van onze marketingcommunicatie.

Zo ontwierp ik mee de nieuwe website, verzorg ik pers- en communicatiemateriaal en ondersteunde ik lange tijd ook onze sociale media. Daarnaast denk ik mee na over hoe we Whisk als merk verder kunnen positioneren en laten groeien.”

“Anderzijds werk ik ook mee aan klantprojecten. Ik help mee aan het uitwerken van creatieve concepten, het bedenken van activaties en het ontwerpen van visuele voorstellen. Tegelijk kijk ik ook graag naar de marketingkant van een project: 22 EXPERIENCE magazine

welke doelstellingen heeft een merk, hoe denken consumenten, en hoe kan een live ervaring daarop inspelen?”

“Ik hou van de veelzijdigheid van deze functie, waarin ik creativiteit kan combineren met mijn interesse voor marketing en consumentenpsychologie.”

WAAROM HEB JE VOOR DE EVENTSECTOR GEKOZEN? “Eigenlijk ben ik eerder toevallig in de eventsector terechtgekomen. Ik heb de opleiding Communicatie aan de Arteveldehogeschool in Gent gevolgd, met als afstudeerrichting Merkcommunicatie en Creatieve Campagnes. Tijdens mijn zoektocht naar een stageplaats kwam ik bij Whisk terecht. Toen had ik nog niet het plan om na mijn stage in de eventsector

verder te gaan. Tijdens mijn stage ontdekte ik echter hoe mooi mijn opleiding aansloot bij de wereld van live experiences.

Ik kreeg de kans om mee te werken aan evenementen, en ook actief mee te bouwen aan Whisk als merk. Daardoor voelde ik me al snel op mijn plek. Ik kreeg een sterke voeling met het merk, maar ook met de founders, Evita en Jelle.”

“Ik voelde het enthousiasme en mijn zelfvertrouwen groeien. Tegelijk voelde ik ook dat zij steeds meer vertrouwen in mij kregen. Die combinatie van verantwoordelijkheid krijgen, kunnen bijleren en echt betrokken worden bij het bedrijf werkte voor mij enorm motiverend. Na mijn stage voelde het dan ook als een logische stap om bij Whisk aan de slag te blijven.”

EVENT AGENCIES “Intussen heb ik een echte passie ontwikkeld voor de eventsector. Wat me vooral aanspreekt, is de combinatie van creativiteit en afwisseling. Je krijgt de kans om je volledig onder te dompelen in een verhaal, merk of concept en dat vervolgens tot leven te brengen. Geen enkel project is hetzelfde, waardoor je voortdurend wordt uitgedaagd om nieuwe ideeën te bedenken. Ik ben ervan overtuigd dat ik mijn droomjob heb gevonden.”

“Daarnaast ben ik trots op het nieuwjaarsevent Beyond The Stars voor Argenx. Ik heb meegewerkt aan de conceptuele fase van het project en kreeg later de kans om het concept ook in werkelijkheid letterlijk ‘tot leven’ te zien komen.”

WAT VOND JE GOED AAN JE OPLEIDING? EN WAT ZOU ER – MET DE ERVARING DIE JE INTUSSEN HEBT – BETER KUNNEN? “Wat ik vooral waardeerde aan mijn opleiding, was de brede basis die ik meekreeg.

Vooral de vakken rond consumentenpsychologie en -gedrag zijn me altijd bijgebleven.

Daar heb ik niet alleen veel geleerd over hoe mensen denken en beslissingen nemen, maar is ook mijn passie voor marketing ontstaan. Die inzichten gebruik ik vandaag nog dagelijks, zowel wanneer ik nadenk over marketing als wanneer ik meewerk aan de gastbeleving.”

“Maar misschien ben ik nog het meest trots op de meerjarige samenwerking die we hebben binnengehaald met North Sea Port voor hun internationale beursdeelnames. Ik heb onder andere meegewerkt aan het aanbestedingsdossier en vond het bijzonder om te zien hoe we met een vernieuwende en originele aanpak het vertrouwen van North Sea Port hebben gewonnen.”

“Daarnaast ben ik blij dat ik een grafische basis heb meegekregen. Hoewel ik mezelf zeker geen échte graficus zou noemen, kan ik vandaag wel zelfstandig visuals uitwerken en mijn weg vinden in verschillende ontwerpsoftware. Ook de vakken rond corporate communicatie, marketingcommunicatie, doelstellingen en media-analyse blijken achteraf gezien erg relevant. Events staan vandaag zelden op zichzelf en maken steeds vaker deel uit van een bredere marketingstrategie.”

“Als ik één verbeterpunt zou mogen aanhalen, dan is het misschien de vertaalslag van theorie naar praktijk. Je leert veel interessante marketingmodellen en denkkaders, maar ik had graag nog meer geleerd hoe je die concreet toepast in een professionele context.”

WAT HEEFT JE HET MEEST VERBAASD TOEN JE NA JE STUDIES BEGON TE WERKEN IN DEZE SECTOR? “Alles, eigenlijk. Om eerlijk te zijn had ik vóór mijn stage nooit echt stilgestaan bij hoe intensief de eventsector is. Wat me het meest heeft verbaasd, is hoeveel mensen er betrokken zijn om uiteindelijk een geslaagde ervaring neer te zetten.”

WAT ZIJN JOUW AMBITIES VOOR DE TOEKOMST? “Mijn grootste ambitie is om te blijven groeien en mezelf verder te blijven ontwikkelen. Vooral op strategisch vlak wil ik mezelf nog verder ontwikkelen.”

“Tegelijk wil ik de creatieve kant nooit uit het oog verliezen. Net de combinatie van strategie en creativiteit geeft me vandaag de meeste energie. Daarnaast heb ik ook nog enkele grafische opleidingen op het oog om mijn vaardigheden verder uit te bouwen en mezelf op dat vlak verder te ontwikkelen.”

“Daarnaast stond ik er ook van versteld hoeveel verschillende disciplines samenkomen binnen één project. Creativiteit, communicatie, planning, productie, budgetbeheer, techniek, hospitality,... Alles moet perfect op elkaar afgestemd zijn.”

VAN WIE HEB JE TOT NU TOE HET MEEST GELEERD OP PROFESSIONEEL VLAK? “Zonder twijfel van mijn collega’s. Omdat iedereen binnen het team zijn eigen expertise heeft, leer ik eigenlijk elke dag wel iets bij. Van Evita (Founder) en Jeva (Teamlead) heb ik al veel geleerd over het creatieve denkproces: hoe je ideeën bedenkt, verder ontwikkelt en uiteindelijk vertaalt naar sterke concepten. Mijn creatieve collega’s Kato en Elise hebben me dan weer veel bijgebracht over de creatieve uitwerking ervan en hoe je een idee visueel en inhoudelijk tot leven brengt. Van Jelle (Founder) leer ik dan weer veel over strategie, merkdenken en hoe je projecten vanuit een bredere visie benadert. Op grafisch vlak heeft Luk (Graphic Designer) mij een beetje onder zijn vleugel genomen en staat hij altijd klaar om te helpen wanneer ik ergens vastloop.”

“Daarnaast leer ik ook enorm veel van onze projectmanagers. Zij slagen erin om in complexe en vaak drukke trajecten het overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en tientallen zaken tegelijk op te volgen. Dat zijn vaardigheden die je niet uit een handboek leert, maar die je ontwikkelt door samen te werken met ervaren collega’s.”

WAAROP BEN JE TOT NU TOE HET MEEST TROTS? “Ik ben eigenlijk oprecht trots op alles waar ik bij Whisk aan mag meewerken. We steken als team altijd hart en ziel in wat we doen, waardoor elk project op zijn eigen manier bijzonder voelt. Als ik toch enkele zaken moet kiezen, dan denk ik meteen aan onze nieuwe website, waar ik zowel inhoudelijk als visueel aan heb meegewerkt.”

EXPERIENCE magazine 23

MINI-INTERVIEWS

TWEE VRAGEN AAN...

In elke editie van Experience Magazine laten we drie professionals uit de MICE-wereld aan het woord. In een miniinterview van twee korte vragen geven zij hun kijk op actuele trends en ontwikkelingen binnen de sector.

NILS LEGEIN - ARTFOOD WELKE COMPETENTIES OF PROFIELEN ZIJN ONMISBAAR GEWORDEN BINNEN EEN EVENTCATERAAR? “Goede chefs, maitre d’hôtels en zaalpersoneel blijven de kern van elk event. Daarbovenop groeit de behoefte aan profielen met andere dan klassieke cateringcompetenties: mensen met technische, analytische of CSR expertise die teams en processen verbinden, en tegelijk goed aarden in de dynamiek van een eventcateringbedrijf. Ze integreren ERP, procesoptimalisatie en duurzaamheid in de operatie, waardoor alles efficiënter, correcter en duurzamer verloopt.” “Ze krijgen mensen mee, verbinden systemen en maken resultaten direct meetbaar, van operationele efficiëntie tot de ecologische impact van een event, zoals een carbon footprint die met één druk op de knop beschikbaar wordt.

Zulke profielen zijn cruciaal om van een goede cateraar een excellente te maken, waarin vakmanschap, innovatie, kwaliteit en duurzaamheid naadloos samenkomen.”

HOE VER STAAT DE SECTOR ÉCHT OP HET VLAK VAN DUURZ AAMHEID – EN WAAR WRINGT HET SCHOENTJE NOG? “De sector claimt steeds meer duurzaamheid, maar vaak blijft het bij mooie woorden of losse initiatieven. Veel spelers tonen engagement, maar dat betekent niet automatisch echte impact. Bij Artfood draait het om doen: duurzaamheid wordt steeds meer ingebouwd in elk proces, van sourcing tot uitvoering, ondersteund door ISO20121 en B Corp kaders. We doen wat we zeggen en communiceren wat we doen, meetbaar en zichtbaar voor alle stakeholders. Duurzaamheid werkt alleen als een ketenverhaal: leveranciers en partners moeten actief meespelen. Zo worden intenties echte resultaten en blijft het geen symbolische oefening.”

CARL VULSTEKE - BEMATRIX HOE VER STAAT DE SECTOR VANDAAG ECHT OP HET VLAK VAN DUURZ AAMHEID – EN WAAR WRINGT HET SCHOENTJE NOG? De sector staat verder dan tien jaar geleden, maar we zijn er nog lang niet. Ik zit nu twintig jaar in de standenbouw en zie dat het bewustzijn groeit: klanten stellen meer vragen, duurzaamheid komt vaker ter sprake en herbruikbare systemen winnen terrein. Maar in de praktijk blijft het moeilijk. Onze sector is gebouwd op snelheid en tijdelijk gebruik, waardoor veel materialen nog altijd maar één keer worden ingezet. Er wordt veel over duurzaamheid gepraat, maar weinig gemeten. Zonder cijfers blijft het een gevoel.

Bij beMatrix hebben we die omslag al lang gemaakt: modulair bouwen, hergebruik centraal zetten, investeren in gerecycleerd aluminium en onze CO2 impact in kaart brengen.

Dat is geen marketing, dat is gewoon onze manier van werken. Maar wij kunnen dat niet alleen. Als de hele keten, van ontwerp tot transport, niet mee evolueert, blijven de stappen beperkt. Het komt neer op structureel kiezen voor circulariteit en durven meten, zodat woorden ook resultaten worden.

WELKE OPVALLENDE TRENDS MERKT U OP BINNEN DE EVENTSECTOR ANNO 2026?

Wat opvalt in de Belgische event- en standenbouwmarkt is dat alles professioneler en internationaler wordt. Klanten zijn kritischer en verwachten meer flexibiliteit, terwijl deadlines korter worden. Modulaire en herbruikbare systemen winnen aan belang omdat bedrijven sneller willen schakelen tussen locaties. Technologie speelt een steeds 24 EXPERIENCE magazine

MINI-INTERVIEWS grotere rol: LED, digitale content en interactieve elementen zijn bijna standaard geworden.

En er is een duidelijke war for talent. Goede bouwteams en ontwerpers zijn moeilijker te vinden, waardoor efficiëntie en opleiding belangrijker worden. De sector beweegt snel: digitaler, internationaler en met meer aandacht voor hergebruik.

KRISTOF DURAN, DIRECTOR MARKETING COMMUNICATIONS - BE•AT WELKE OPVALLENDE TRENDS MERKT U OP BINNEN DE EVENTSECTOR ANNO 2026?

“We hebben net binnen onze groep een interessante studie gedaan rond de beleving en verwachting van fans rond events.

Wat sterk naar voren komt, is dat events steeds meer fungeren als plekken van verbinding, identiteit en gemeenschap.

Fans zoeken bewust naar ervaringen die generaties en achtergronden overstijgen en hen het gevoel geven deel uit te maken van iets groters. Live events worden niet langer alleen geconsumeerd om de artiest, maar om de collectieve beleving errond. Daarnaast is het verlangen om te deconnecteren opvallend: weg van schermen, dagelijkse drukte en digitale ruis.

Mensen willen tijdens een event echt aanwezig zijn, emotioneel geraakt worden en blijvende herinneringen creëren. Dat maakt live entertainment relevanter en waardevoller dan ooit.”

WAT ZIJN DE ESSENTIËLE TROEVEN VAN EEN MODERNE EVENTLOCATIE? “Een moderne eventlocatie moet flexibel en toekomstgericht inspelen op veranderende verwachtingen van fans en bezoekers. Dat betekent relevant zijn voor verschillende generaties en motivaties, zonder de eigen identiteit te verliezen. Sterke content en topkwaliteit in productie blijven essentieel, maar ze zijn niet langer voldoende. Het echte onderscheid zit in de totaalbeleving: een sterke sfeer, comfort op alle niveaus en een frictieloze journey van aankomst tot vertrek. Locaties die erin slagen om energie en beleving te combineren met gemak, inclusiviteit en premium momenten, bouwen niet alleen aan tevreden bezoekers maar ook aan duurzame loyaliteit.”

EXPERIENCE magazine 25

EVENT SUPPLIERS

NA TIEN JAAR WITTE KASSA: WAT BETEKENT GKS 2.0 VOOR DE EVENTSECTOR? Op 1 juli was het tien jaar geleden dat het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) – de zogenaamde witte kassa – werd ingevoerd voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan 25.000 euro (excl. btw) uit maaltijden. Nu, in 2026, wordt een volgende stap gezet: GKS 2.0 zet in op digitalisering en real-time opvolging. Wij spraken met Michel Van Camp (Cluster Event Agencies Event Confederation/ ACC) en Steven Droogers (BECAS vzw) over wat GKS en de aangekondigde wijzigingen voor hun leden betekenen.

De invoering van het oorspronkelijke Geregistreerd Kassasysteem is binnen de eventsector niet helemaal van een leien dakje gelopen.

“Als ik even alleen voor de agencies spreek, denk ik dat het vooral een onduidelijk traject is geweest”, zegt Michel Van Camp, voorzitter van de Cluster Event Agencies bij Event Confederation/ACC. “Wij waren eigenlijk niet op de hoogte, en onze monden vielen open op het moment dat er controleurs zijn binnengevallen bij een aantal agencies en er ook boetes werden uitgedeeld omdat zij verondersteld werden zelf wittekassatickets uit te schrijven. Er was veel onwetendheid, ondanks het feit dat er wel een wetgeving was.

Maar agencies speuren niet dagelijks overheidswebsites af naar nieuwe wetgeving. Er is niet goed over gecommuniceerd, en dat heeft geleid tot zaken die niet hadden moeten gebeuren.”

Een ander verhaal bij de eventcateraars. “GKS is gekoppeld aan het paritair comité van de horeca, PC 302, waarin de meeste eventcateraars hun personeel inschrijven”, zegt Steven Droogers van BECAS, de vakorganisatie voor eventcateraars. “Wij zijn als vereniging begonnen in 2017, en al van bij onze eerste vergaderingen hebben wij contact gelegd met de FOD Financiën. Zo zijn we ook in contact gekomen met Jan De Loddere, die binnen de FOD teamchef is voor alles wat met GKS te maken heeft. Er is toen ook een rondzendbrief opgesteld specifiek voor cateraars. Dat heeft veel duidelijkheid gebracht. Vandaag, met de invoering van GKS 2.0, hebben we die contacten van toen opnieuw kunnen activeren om snel te schakelen.”

“HET IS ZEKER NUTTIG OM JE TE INFORMEREN EN ERVOOR TE ZORGEN DAT DE LEVERANCIERS MET WIE JE WERKT OP DE HOOGTE ZIJN VAN DE REGELS ÉN DEZE OOK TOEPASSEN.” - STEVEN DROOGERS

GKS IN DE PRAKTIJK

Met de witte kassa wordt elke transactie onwisbaar geregistreerd via de “black box”, zodat er geen omzet buiten de boeken kan worden gehouden. Hoe de GKS-regels concreet worden toegepast in de praktijk, verschilt naargelang het type klant en samenwerking. “Bij de toepassing van de GKS wordt er een onderscheid gemaakt tussen B2B – een cateraar werkt met event agency of rechtstreeks met een bedrijf – en B2C”, legt Steven Droogers uit. “Bij B2C moet er vooraf in de kassa een melding gemaakt worden.

Bij B2B hoeft dat niet, al raden wij in onze code of conduct aan om dat wel te doen.

Maar het allerbelangrijkste is dat er bij het versturen van de factuur na het evenement, dat het ticket overeenkomt met de factuur en dat er een kopie wordt meegestuurd. Werk je regelmatig samen met een klant, dan kan dit eventueel ook op maandbasis.”

WIE DRAAGT WELKE VERANTWOORDELIJKHEID?

Binnen het GKS-verhaal is het van essentieel belang dat alle betrokken partijen beseffen welke hun verantwoordelijkheden zijn. “Wij moeten als agentschappen een ticket kunnen voorleggen als wij controle krijgen”, aldus Michel Van Camp. “En dat ticket moeten wij krijgen van degene die voor ons de catering verzorgt.”

Steven Droogers: “Als er problemen opduiken, merk je dat de wetgever uiteindelijk altijd terugkomt bij de organiserende partij. Als er iets niet in orde is bij je onderaannemers, dan komt dit op jouw schouders terecht. Het is dus zeker nuttig om je daarover te informeren en ervoor te zorgen dat de leveranciers met wie je werkt op de hoogte zijn van de regels én deze ook toepassen. Ik 26 EXPERIENCE magazine

EVENT SUPPLIERS

meer kan zijn. Ik denk dan ook dat we nu echt vertrokken zijn.”

DIGITALISERING MET GKS 2.0

ben er zeker van dat de meeste eventcateraars en feestzalen in Vlaanderen – ook de niet-leden – een witte kassa hebben. Maar bij de toepassing in de praktijk kan het wel nog foutlopen.”

FEDERATIES BUNDELEN KRACHTEN

Naar aanleiding van de controles én boetes die zijn opgedoken bij enkele agencies, sloegen BECAS vzw en de cluster event agencies bij Event Confederation/ACC de handen in elkaar om duidelijkheid te scheppen bij hun leden. “Daarom hebben we ook een praktisch online seminar gegeven en de teamchef voor GKS uitgenodigd”, zegt Steven Droogers. “Verder hebben we ook onze code of conduct aangescherpt, specifiek rond de toepassing van GKS en wat er specifiek moet geleverd worden, bijvoorbeeld in samenwerking met een eventagentschap.”

Michel Van Camp: “Langs onze kant hebben wij alle agencies ingelicht via een mailing, en ook via een seminar specifiek afgestemd op de agencies. Zo hopen we dat er geen verwarring

De overgang van GKS 1.0 naar GKS 2.0 betekent een belangrijke modernisering, vooral op technologisch vlak. Waar vroeger een fysieke Fiscal Data Module nodig was, maakt GKS 2.0 gebruik van een digitale, cloudgebaseerde oplossing die in realtime communiceert met de FOD Financiën via een API. Hierdoor worden data niet langer lokaal opgeslagen, maar meteen doorgestuurd naar de overheid. Dit maakt het systeem flexibeler en eenvoudiger te updaten, bijvoorbeeld bij wijzigingen in btw-regels, zonder nieuwe hardware. Ondanks deze digitalisering blijven de basisverplichtingen voor uitbaters dezelfde: de GKS-plicht vanaf 25.000 euro omzet blijft gelden, controles blijven bestaan (zij het vaker op afstand), klanten moeten een correct ticket ontvangen en alle handelingen moeten nog steeds chronologisch en nauwkeurig geregistreerd worden.

PRAKTISCHE OVERSTAP

Vanaf 1 juli 2026 moeten alle nieuwe installaties verplicht volgens de GKS 2.0-standaard gebeuren. Bestaande zaken die al werken met GKS, krijgen een deadline om over te stappen, van 1 juli 2027 voor de oudste kassa’s, tot 1 januari 2029 voor de nieuwste. “Als je gaat kijken naar de website van GKS, vind je een

EXPERIENCE magazine 27

EVENT SUPPLIERS

“DE MAKKELIJKSTE STAP IS LID WORDEN VAN DE FEDERATIE. DE MOEILIJKSTE IS HET ALLEMAAL ZELF UITZOEKEN. MAAR DAN MOET JE OOK DE FINANCIËLE GEVOLGEN DRAGEN ALS JE NIET IN ORDE BENT.” – MICHEL VAN CAMP lijst van leveranciers die specifiek GKS 2.0 voor jouw bedrijf kunnen opleveren”, legt Steven Droogers uit. “Dat is nog geen lange lijst, maar momenteel werkt men eraan dat zij alle nodige informatie hebben om dat IT-technisch te kunnen opleveren. Want er is nog steeds een fysieke hardware die geïnstalleerd moet worden om de connectie te maken met de cloud van de FOD Financiën. Maar daarrond zijn er wel heel wat automatisaties mogelijk.

Maar dat kan je best bekijken met je leverancier. Alle informatie staat heel goed uitgelegd op www.geregistreerdkassasysteem.be.”

DE KRACHT VAN FEDERATIES

“Dit dossier is een uitgelezen gelegenheid om nog eens een oproep te doen aan cateraars en agencies om zich aan te sluiten bij hun vakfederatie”, zegt Michel Van Camp. “De stroom van informatie die de federaties aanleveren blijft super interessant voor elk individueel bedrijf. Met hoe meer leden we zijn, hoe sterker we staan 28 EXPERIENCE magazine

in onderhandelingen met externe partijen en overheden. Kom in gesprek en overweeg om lid te worden.”

Steven Droogers vult aan: “Met BECAS vzw doen we jaarlijks een zestal online sector calls van zo’n 50 minuten. De voorbije sessie ging over GKS, met de teamchef. Voor wie niet live kan volgen worden deze sessies ook nog eens opgenomen, zodat ze achteraf geraadpleegd kunnen worden. Ik denk dat we als federatie heel wat informatie hebben, die we dan ook graag delen met de leden.”

“Agencies en cateraars zijn natuurlijk vrij om te kiezen of ze lid willen worden”, gaat Michel Van Camp verder. “De vraag is dan wel hoe we de informatie ook bij niet-leden krijgen. Daarover wordt ook gecommuniceerd op de website van Event Confederation, open voor iedereen. Maar het is uiteindelijk aan de cateraar of het agency om de juiste beslissing te nemen en te zorgen dat ze geïnformeerd zijn.

De makkelijkste stap is lid worden van de federatie. De moeilijkste is het allemaal zelf uitzoeken. Maar dan moet je ook de financiële gevolgen dragen als je niet in orde bent.”

The Ultimate Indoor Golf Simulator Experience

TEAMBUILDINGS AND CORPORATE EVENTS Up to 50 participants at once No experience needed Fun challenges & a touch of friendly competition 1 hour to 2.5 hours of golf & fun +100.000 courses + 7 boxes Golfclubs & golfballs included After work with friends, colleagues, clients

From €49 per person WWW.GOLFBOXL.BE | GOLF@GOLFBOXL.BE

Follow us for updates!

Leading the World of Mapping Projection Projectors LED Screens Media Servers Connectivity Rental & Sales

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56

EXPERIENCE magazine 29

EVENT SUPPLIERS

SAMEN STERKER IN HOSPITALITY Sinds de oprichting in 2024 is House of Hospitality gegroeid van een samenwerking tussen zes gespecialiseerde bedrijven naar een hecht netwerk van acht complementaire ondernemingen. Wat begon als een gedeelde ambitie om sterker te staan binnen de Belgische hospitalityen eventsector, is vandaag uitgegroeid tot een samenwerking waarin vakmanschap en kennisdeling centraal staan.

DE KRACHT VAN GEDEELDE ERVARING

Binnen de groep zit die groei vooral in de manier waarop er met elkaar wordt gewerkt. Het gaat niet enkel om het bundelen van diensten, maar om het uitwisselen van ervaring, inzichten en expertise. De voorbije jaren hebben ze ook veel nieuwe collega’s mogen verwelkomen, elk met hun eigen achtergrond en frisse ideeën, wat de manier van werken mee heeft verrijkt en verder vormgegeven. Elk team brengt zijn eigen sterktes mee, opgebouwd door jaren praktijkervaring en een sterke focus op kwaliteit. In de dagelijkse werking ontstaat zo een natuurlijke wisselwerking waarin mensen elkaar versterken en samen de lat hoger leggen.

VERBONDEN EXPERTISE, HOGERE KWALITEIT

Wat House of Hospitality vandaag typeert, is dat gevoel van samenhang. Of het nu gaat om operationele ondersteuning, productie, consultancy of payroll, alles maakt deel uit van één manier van werken waarin vertrouwen en samenwerking vanzelfsprekend zijn.

Together, we serve excellence.

House of Hospitality is the only Belgian alliance that brings together companies with a shared focus on quality and service. Each partner is a specialist in their field, combining knowledge and experience seamlessly.

Our strength lies in collaboration: continuous alignment between partners creates unique synergies that support every event – from preparation to execution and follow-up.

We provide tailored solutions: from skilled hospitality staff to operational, production, and logistical support, consultancy, and payroll.

With a shared vision, thorough training, and a digital mindset, we consistently ensure top quality.

Our goal? To fully relieve our clients.

Because together, we are stronger.

Together, we serve excellence.

30 EXPERIENCE magazine

Die dynamiek zorgt ervoor dat projecten niet op zichzelf staan, maar deel worden van één geheel. Die samenwerking ver-

EVENT SUPPLIERS

taalt zich ook rechtstreeks naar de werkvloer. Door de nauwe afstemming tussen de verschillende bedrijven verlopen operationele processen efficiënter en consistenter. Teams sluiten naadloos op elkaar aan, kennen elkaars manier van werken en spreken dezelfde taal. Concreet betekent dit niet alleen een vlottere uitvoering, maar ook meer continuïteit, minder schakelmomenten en een hogere kwaliteit in elk detail van de uitvoering. Het samenwerken met meerdere partners binnen de groep wordt zo geen complexiteit, maar net een duidelijke meerwaarde.

SAMENWERKING ALS HEFBOOM VOOR TALENT

In die context groeit niet alleen de organisatie, maar ook de mensen binnen de groep. Door samen aan uiteenlopende projecten te werken ontstaat een cultuur waarin kennisdeling vanzelf gebeurt en elk project tegelijk een gedeeld leermoment wordt.

Because excellence is never served alone.

EXPERIENCE magazine 31

EVENT SUPPLIERS VAN DIA’S NAAR MEESLEPENDE ERVARINGEN

VEERTIG JAAR EVOLUTIE VAN DE AUDIOVISUELE EVENTSECTOR DOOR DE OGEN VAN ADC PRODUCTION Toen Daniel Van Ruyssevelt eind jaren tachtig ADC Production oprichtte, had hij geen idee hoezeer zijn vakgebied zou veranderen. In die tijd werden presentaties nog gegeven met behulp van diaprojectoren, bestonden er nog geen led-schermen en had het internet de communicatie nog niet ingrijpend veranderd. Vandaag, bijna veertig jaar later, ontwerpt het familiebedrijf meeslepende audiovisuele ervaringen, werkt het met de meest geavanceerde projectietechnologieën en buigt het zich over de mogelijkheden van kunstmatige intelligentie. Tussen deze twee tijdperken is er één constante: het vermogen om te anticiperen op de veranderingen in een sector die voortdurend evolueert.

wijdverspreid zijn, vereist een langetermijnvisie. Dit vermogen om iets verder te kijken dan de markt wordt een van de rode draden in de ontwikkeling van ADC Production.

INVESTEREN VÓÓR DE ANDEREN

Naarmate het gesprek vordert, wordt één ding duidelijk: de bijna veertig jaar van voortdurende technologische transformatie van het bedrijf zijn geen toeval.

“We zijn van een ambacht naar een volwaardig beroep gegaan”, zo vat Daniel Van Ruyssevelt het samen. Een uitspraak die niet enkel het verhaal van ADC Production maar ook dat van de volledige audiovisuele sector beschrijft.

VAN PASSIE NAAR BEROEP

ADC Production ging van start met een ondernemer die gepassioneerd was door beelden en de mogelijkheden die nieuwe technologieën boden. Eind jaren tachtig was de sector van audiovisuele dienstverleners nog weinig gestructureerd. De technische middelen waren beperkt, evenementen waren sterk afhankelijk van gesynchroniseerde diaprojecties en de teams werkten vaak op een zeer traditionele manier.

Maar al snel besefte Daniel Van Ruyssevelt dat de toekomst lag in een voortdurende verbetering. Elke innovatie biedt niet alleen de kans om klanten nieuwe ervaringen te bieden, maar brengt ook risico’s met zich mee: investeren in technologieën die nog niet 32 EXPERIENCE magazine

Verschillende keren benadrukt Daniel Van Ruyssevelt hoe ADC Production ervoor koos om te investeren nog voordat bepaalde technologieën de norm werden. Hij noemt met name de monumentale concerten van Jean-Michel Jarre, een ware openbaring wat betreft de mogelijkheden van grootschalige projecties. Enkele jaren later zet het bedrijf in op oplossingen van Christie Digital, in een tijd waarin andere spelers de voorkeur gaven aan meer gevestigde merken. Daarna volgden led-schermen, videomapping, RGB-laserprojectoren en immersieve opstellingen.

In elke fase blijft de logica dezelfde: de ontwikkelingen in de markt volgen, inzicht krijgen in de opkomende verwachtingen van klanten en durven te investeren voordat de vraag zich volledig heeft gevestigd. “Als we wachten tot iedereen meedoet, is het al te laat”, zo vat hij de essentie samen.

HOE TECHNOLOGIE HET VAK VERANDERT

Naast de apparatuur is ook de aard van het vak zelf getransformeerd. Voorheen waren dienstverleners voornamelijk leveranciers van materiaal. Tegenwoordig verwachten klanten een partner die in staat is een complete ervaring te ontwerpen.

EVENT SUPPLIERS

“DE TECHNOLOGIE IS TEGENWOORDIG BIJNA ONZICHTBAAR GEWORDEN. WAT DE KLANT ZICH HERINNERT, IS DE ERVARING.” Evenementen zijn complexer, creatiever en technisch een stuk veeleisender geworden.

De deadlines zijn korter, terwijl de budgetten niet altijd gelijke tred hebben gehouden.

“Er wordt van ons gevraagd om meer te doen, in kortere tijd”, zo merkt Daniel Van Ruyssevelt op.

Deze evolutie dwingt bedrijven zoals ADC Production ertoe hun vaardigheden voortdurend uit te breiden. Het gaat niet langer alleen om het beheersen van audiovisuele apparatuur, maar ook om het adviseren van organisatoren, het anticiperen op technische uitdagingen en het integreren van steeds meer uiteenlopende disciplines. “De technologie is tegenwoordig bijna onzichtbaar geworden. Wat de klant zich herinnert, is de ervaring.”

Achteraf gezien gelooft hij dat de pandemie vooral trends heeft versneld die al gaande waren. Hybride evenementen hebben in bepaalde contexten hun plaats gevonden, digitale tools zijn niet meer weg te denken en de verwachtingen van klanten zijn veranderd. Toch blijft het fysieke contact volgens hem van onvervangbare waarde. “Niets vervangt de menselijke interactie, de informele ontmoetingen en het netwerken die de rijkdom van een fysiek evenement uitmaken.” Covid heeft de traditionele evenementen dus niet vervangen; het heeft ze verrijkt met nieuwe formats.

COVID: GEEN PAUZE, MAAR EEN VERSNELLER

Wanneer we hem vragen naar een belangrijk keerpunt uit de recente geschiedenis van het bedrijf, noemt Daniel Van Ruyssevelt zonder te twijfelen de pandemie. Net als de rest van de evenementensector zag ADC Production zijn activiteiten toen abrupt tot stilstand komen. Maar in plaats van te wachten op het herstel, heeft het bedrijf een deel van zijn infrastructuur omgebouwd tot studio’s voor online producties en hybride evenementen.

EXPERIENCE magazine 33

EVENT SUPPLIERS

DE MENS ACHTER DE TECHNIEK

Ondanks technologische vooruitgang benadrukt Daniel Van Ruyssevelt steevast dat één aspect nooit is veranderd: de relatie met de klanten. Het bedrijf vat deze filosofie samen met een eenvoudige leuze: “Big enough to produce, small enough to care”. Met andere woorden: beschikken over de nodige middelen om grootschalige producties te beheren, terwijl de persoonlijke, menselijke relatie behouden blijft.

Deze aanpak komt tot uiting in de manier waarop ADC zijn klanten ondersteunt, maar ook in de voortdurende investeringen in de vaardigheden van zijn teams.

Want achter elke technologische innovatie schuilt een menselijk element: technici die steeds geavanceerdere tools beheersen, maar ook oplossingen bedenken wanneer zich onvoorziene omstandigheden voordoen.

SLAPELOZE NACHT IN MOSKOU

Daniel Van Ruyssevelt heeft in zijn carrière meer dan genoeg onverwachte gebeurtenissen meegemaakt. Een van de meest memorabele is een productie in Moskou, tegen de achtergrond van een bijzonder gespannen politieke situatie.

Ter plaatse waren de veiligheidsmaatregelen uitzonderlijk streng. Op de daken in de omgeving stonden sluipschutters opgesteld en de kleinste logistieke beslissing kon grote gevolgen hebben voor het verloop van het evenement. “Dit is waarschijnlijk één van de projecten die me de meeste grijze haren hebben bezorgd”, geeft hij met een glimlach toe.

34 EXPERIENCE magazine

Afgezien van het anekdotische karakter illustreert dit verhaal een vaak onbekende realiteit van het vak: achter een paar uur voorstelling of conferentie gaan soms maanden van voorbereiding schuil, met tientallen betrokkenen en een voortdurend inspelen op onvoorziene omstandigheden.

Het is dit vermogen om onder alle omstandigheden het hoofd koel te houden dat het verschil maakt tussen een gewone technische dienstverlener en een echte, betrouwbare partner.

DE TALENTEN VAN MORGEN OPLEIDEN

Hoewel investeringen in apparatuur altijd essentieel zijn geweest voor de ontwikkeling van ADC Production, gelooft Daniel Van Ruyssevelt dat de belangrijkste uitdaging voor de komende jaren vooral op menselijk vlak ligt. De technologieën evolueren in een hoog tempo, maar er zijn nog steeds professionals nodig die deze technologieën onder de knie hebben. De sector heeft echter moeite om gekwalificeerde profielen aan te werven.

Hij betreurt met name dat België - voor wat betreft de technische beroepen in de evenementensector - nog niet beschikt over opleidingsprogramma’s die even goed ontwikkeld zijn als die in Frankrijk.

Volgens hem is dit essentieel om de professionalisering van een sector die extreem gespecialiseerd is geworden, voort te zetten.

Investeren in apparatuur is essentieel, maar investeren in vaardigheden is dat net zo goed. De toegevoegde waarde van een bedrijf als ADC Production berust immers niet alleen op het materieel in zijn magazijn; deze ligt ook in de knowhow van de vrouwen en mannen die het in de praktijk brengen.

EVENT SUPPLIERS EEN VOLGENDE REVOLUTIE IS ALWEER BEGONNEN

Tegenwoordig is ook kunstmatige intelligentie een veelbesproken onderwerp. Daniel Van Ruyssevelt benadert dit onderwerp pragmatisch. Net als alle voorgaande innovaties, biedt het zowel kansen als uitdagingen. Bepaalde taken kunnen worden geautomatiseerd en processen zullen efficiënter worden, maar creativiteit, advies en inzicht in de behoeften van de klant zullen in essentie menselijk blijven.

Het gaat er dus minder om vaardigheden te vervangen dan wel om ze te laten evolueren. Daarnaast zijn er nog andere uitdagingen: op het juiste moment blijven investeren, een hoog niveau van expertise handhaven en een nieuwe generatie professionals be-

drijfveer achter kennis.” Deze overtuiging vat de reis van ADC Production treffend samen. Al bijna vier decennia lang heeft het bedrijf alle grote revoluties in de audiovisuele productie van evenementen meegemaakt. Niet door trends te volgen, maar door eerder dan anderen te begrijpen welke impact die trends zouden hebben.

“NIETS VERVANGT DE MENSELIJKE INTERACTIE, DE INFORMELE ONTMOETINGEN EN HET NETWERKEN DIE DE RIJKDOM VAN EEN FYSIEK EVENEMENT UITMAKEN.” geleiden in een sector waar technologieën voortdurend vernieuwd worden. Want de geschiedenis van ADC Production laat één ding zien: in dit vak is afwachten nooit een strategie geweest.

EEN VERHAAL DAT WORDT DOORGEGEVEN

Terwijl ADC Production zich voorbereidt op de viering van haar veertigste verjaardag, breekt er een nieuw hoofdstuk aan. Daniel Van Ruyssevelt bereidt stap voor stap de overdracht van het bedrijf voor aan zijn twee zonen, Louis en Arthur, die de fakkel zullen overnemen samen met een derde vennoot: Grégory Mille, een projectleider die al vele jaren bij het bedrijf werkzaam is. Een ontwikkeling die hij met vertrouwen tegemoet ziet, in de overtuiging dat het bedrijf zal blijven groeien en tegelijkertijd trouw zal blijven aan zijn DNA.

Uiteindelijk zijn diaprojectoren, led-schermen, videomapping, virtuele studio’s en kunstmatige intelligentie slechts opeenvolgende hoofdstukken in hetzelfde verhaal. Al bijna veertig jaar wordt ADC Production niet zozeer gedreven door technologie, maar door nieuwsgierigheid, aanpassingsvermogen en de wens om expertise door te geven.

Hij spreekt echter niet over pensioen of nostalgie. Wat hem drijft, blijft onveranderd: nieuwsgierigheid. “Nieuwsgierigheid is de belangrijkste

En misschien is dat wel de meest waardevolle les van dit ondernemersavontuur: in een sector waar alles constant in beweging is, waar innovaties komen en gaan, zijn het waarden die de weg blijven wijzen.

EXPERIENCE magazine 35

EVENT SUPPLIERS

FIELDDRIVE APEX BRENGT VEILIGE ID-SCANNING NAAR EVENTS MET HOGE BEVEILIGINGSEISEN Een snelle check-in is geweldig. Maar voor sommige evenementen is dat slechts een deel van het verhaal. Overheidsfora, financiële conferenties, topbijeenkomsten voor executives, defensie-evenementen, farmaceutische bijeenkomsten, VIP-ervaringen en besloten bijeenkomsten staan allemaal voor dezelfde uitdaging: precies weten wie er binnenkomt. Organisatoren hebben behoefte aan een sterkere identiteitsverificatie zonder dat er wachtrijen ontstaan zoals op luchthavens of dat de ervaring voor de bezoekers wordt verstoord. Dat is waar ID- en documentscanning van pas komt.

Bij evenementen met hoge beveiligingseisen moet de verificatie snel, nauwkeurig en naadloos verlopen. Handmatige identiteitscontroles kunnen de aankomst vertragen, inconsistenties veroorzaken en onnodige druk op de teams ter plaatse leggen. Maar wanneer het om gevoelige personen, inhoud of ruimtes gaat, zijn zwakke toegangscontroles simpelweg geen optie.

Voor organisatoren betekent dit een betere controle en minder knelpunten. Voor deelnemers betekent het een professionele, veilige ervaring die toch snel en gastvrij aanvoelt.

Met de veilige ID- en documentenscan die is geïntegreerd in het incheckproces, helpt fielddrive organisatoren de juiste balans te vinden tussen beveiliging en snelheid. En met de nieuwe fielddrive Apex-kiosk wordt dat proces nóg gestroomlijnder.

HOE FIELDDRIVE IDENTITEITSCONTROLE AFHANDELT

ONTWORPEN VOOR EEN HIGH-SECURITY EVENT CHECK-IN

De fielddrive Apex-kiosk combineert inchecken, badge printen en identiteitsverificatie in één enkele, intuïtieve ervaring. Wanneer de identiteitsverificatie is ingeschakeld, kunnen bezoekers hun identiteit direct bij de kiosk bevestigen voordat ze hun badge ontvangen. Afhankelijk van de configuratie van het event kan het systeem een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs scannen en dit binnen enkele seconden vergelijken met de registratiegegevens van de bezoeker.

Voor evenementen die een extra beveiligingslaag vereisen, kan het proces ook een live gezichtsherkenning via de kioskcamera omvatten. Hierdoor kan de identiteit van de bezoeker worden geverifieerd aan de hand van zowel het document als de registratiegegevens voordat toegang wordt verleend.

Het resultaat is een soepelere aankomstervaring die moeiteloos aanvoelt voor bezoekers, terwijl organisatoren meer vertrouwen hebben in wie de locatie betreedt.

WAAROM DEZE TECHNOLOGIE NU BELANGRIJK IS

De beveiliging van evenementen is geëvolueerd. Moderne evenementen zijn groter, complexer en vaak opgedeeld in meerdere toegangsniveaus. Organisatoren beheren routinematig VIP-zones, besloten sessies, programma’s voor hosted buyers, ingangen alleen voor personeel, mediazones, exposantenruimtes en private netwerkomgevingen – allemaal binnen hetzelfde evenement.

In die context is een badge niet langer alleen een naamkaartje. Het is een toegangsbewijs. Dat betekent dat inchecken meer is dan alleen een registratiepunt. Het is de eerste lijn van toegangscontrole en bepaalt de toon voor veiligheid en operationele efficiëntie vanaf het moment dat deelnemers arriveren.

Het scannen van ID’s en documenten helpt het risico op het delen van badges, persoonsverwisseling, ongeautoriseerde toegang en fouten bij handmatige verificatie te verminderen. Minstens zo belangrijk is dat het zorgt voor een consistenter proces voor teams ter plaatse, met name tijdens drukke aankomstmomenten wanneer snelheid en nauwkeurigheid het belangrijkst zijn.

36 EXPERIENCE magazine

Niet elk evenement vereist dezelfde mate van controle. Daarom is de workflow voor de identiteitsverificatie van fielddrive volledig configureerbaar. Standaard wordt alleen de volledige naam van de deelnemer vergeleken met de registratiegegevens. Voor evenementen met strengere vereisten kunnen extra velden van het identiteitsbewijs worden opgenomen in het verificatieproces. Deze flexibiliteit stelt organisatoren in staat om identiteitscontroles af te stemmen op de behoeften van het evenement, in plaats van elke deelnemer hetzelfde proces te laten doorlopen.

Een topconferentie met hoge beveiliging vereist mogelijk een strengere controle.

Een zakelijke conferentie heeft wellicht alleen een basisverificatie van de identiteit nodig. Een sessie met beperkte toegang kan verificatie alleen toepassen op geselecteerde groepen deelnemers. De technologie past zich aan het evenement aan, niet andersom.

APEX: ONTWORPEN VOOR VEELEISENDE OMSTANDIGHEDEN OP LOCATIE

De fielddrive Apex-kiosk is ontworpen voor omgevingen waar betrouwbaarheid, snelheid en veiligheid vanaf het allereerste contact van cruciaal belang zijn. Apex ondersteunt inchecken via QR-codes, handmatig opzoeken van deelnemers,

EVENT SUPPLIERS

inchecken via gezichtsherkenning (indien ingeschakeld), het scannen van identiteitsbewijzen en documenten, en het live afdrukken van badges. Het systeem ondersteunt ook het printen van PVC-badges, waardoor het bijzonder geschikt is voor evenementen die duurzame, hoogwaardige of toegangsgerichte badges vereisen.

Voor evenementen met hoge beveiligingseisen is deze combinatie bijzonder aantrekkelijk. Een deelnemer kan aankomen, zijn of haar identiteit laten verifiëren, inchecken en de juiste badge ontvangen in één doorlopend proces. Tegelijkertijd kunnen organisatoren handmatige tussenkomst minimaliseren, de controle beter behouden en de doorstroming in de aankomstzones optimaliseren.

BEVEILIGING ZONDER ONNODIGE GEGEVENSOPSLAG

Sterke verificatie mag nooit ten koste gaan van een verantwoorde omgang met gegevens. De aanpak van fielddrive is opgebouwd rond privacybewuste verificatie. Alleen de uitkomst van het verificatieproces wordt geregistreerd. Documentenscans worden niet opgeslagen. Biometrische gegevens worden niet opgeslagen.

Verificatieregels kunnen voor elk evenement worden geconfigureerd en extra ID-velden worden alleen gebruikt wanneer nodig.

Dit stelt organisatoren in staat de beveiliging te versterken en tegelijkertijd onnodige verzameling of opslag van gevoelige informatie te voorkomen. Met andere woorden, het systeem is ontworpen om identiteit te verifiëren, niet om gegevens te verzamelen.

EEN SLIMMERE STANDAARD VOOR VEILIGE ONTVANGST

Evenementen met hoge beveiligingseisen vereisen meer dan alleen een snelle check-in. Ze vereisen zekerheid. Met ID- en documentenscanning biedt fielddrive organisatoren een praktische manier om de identiteitsverificatie te versterken zonder de ervaring van de bezoekers in gevaar te brengen. En met de nieuwe Apex-kiosk wordt die verificatie onderdeel van een naadloos proces op locatie, waarbij check-in, toegangscontrole en badgeprinten in één geïntegreerde ervaring worden samengebracht.

Want de toekomst van check-in bij evenementen draait niet alleen om het sneller binnenlaten van mensen. Het gaat erom dat de juiste mensen door de juiste deuren lopen – met vertrouwen, veiligheid en gemak.

EXPERIENCE magazine 37

EVENT SUPPLIERS

DO’S & DON’TS: EEN SPREKER BOEKEN VOOR JE EVENT Een evenement is elke keer weer een symfonie van heel wat verschillende actoren. De ervaring die de bezoeker krijgt aangeboden is het resultaat van het samenspel tussen soms wel tientallen leveranciers. Elk met hun eigen gewoontes, procedures en vakjargon. In onze rubriek ‘do’s en don’ts’ laten we telkens een eventleverancier aan het woord, die enkele situaties uit zijn vakgebied bespreekt. In deze nieuwe aflevering krijgen we een reeks tips van Speakersbase, specialist in het matchen van organisaties en keynote speakers.

Een sterk evenement valt of staat met de juiste mensen op het podium. Een inspirerende spreker kan een publiek in beweging brengen, nieuwe inzichten aanreiken en ervoor zorgen dat bezoekers nog wekenlang napraten over je event. Maar een juiste aanpak is belangrijk hierbij. Speakersbase geeft ons een aantal richtlijnen om in het achterhoofd te houden.

DO: VERTREK VANUIT JE DOELSTELLING Voor je op zoek gaat naar een spreker, moet je eerst helder krijgen wat je wilt bereiken. Wil je je publiek inspireren? Nieuwe inzichten aanreiken? Gedrag veranderen? Of mensen activeren rond een bepaald thema?

Die vraag lijkt vanzelfsprekend, maar wordt vaak overgeslagen.

Organisaties starten hun zoektocht regelmatig bij bekende namen of populaire onderwerpen, terwijl de echte succesfactor ligt in het gewenste effect op het publiek. Hoe scherper je doelstelling, hoe eenvoudiger het wordt om de juiste spreker en het juiste format te kiezen.

DON’T: KIES EEN SPREKER ENKEL OP BASIS VAN BEKENDHEID Een bekende naam trekt aandacht, maar garandeert volgens Speakersbase geen impact. Veel organisatoren laten zich verleiden door populariteit, media-aandacht of indrukwekkende referenties zonder na te denken over de context van hun eigen evenement.

38 EXPERIENCE magazine

Een gerenommeerde spreker kan perfect zijn voor een groot congres, maar volledig misplaatst aanvoelen tijdens een kleinschalige netwerkdag. De vraag mag daarom nooit zijn wie het bekendst is, maar wie het beste aansluit bij de verwachtingen van jouw publiek. Een minder bekende expert kan een briljante gastspreker zijn. De juiste match zit in context, niet in populariteit.

DO: BEPAAL WELKE ROL DE SPREKER MOET SPELEN Niet elke spreker vervult dezelfde functie binnen een programma. Een keynote spreker zet de toon voor de dag, creëert energie en brengt een centrale boodschap die het volledige publiek aanspreekt. Een gastspreker gaat meestal dieper in op een specifiek onderwerp, werkt interactiever en richt zich vaak op een kleinere groep deelnemers.

Door vooraf duidelijk te bepalen welke rol de spreker moet opnemen, voorkom je teleurstellingen. Een inspirerende keynote werkt niet altijd in een workshopsetting, terwijl een inhoudelijke expert soms minder geschikt is om een zaal van honderden deelnemers te enthousiasmeren.

DON’T: VERWACHTEN DAT ÉÉN SESSIE ALLES OPLOST Een veelgemaakte fout is denken dat één keynote tegelijk moet inspireren, opleiden, motiveren én gedragsverandering realiseren. Dat is zelden realistisch.

Een sterke keynote kan mensen raken en nieuwe perspectieven bieden, maar echte verandering ontstaat meestal wanneer

EVENT SUPPLIERS

inzichten worden opgevolgd door workshops, discussies of andere verdiepende sessies. Wie te veel verwachtingen op één spreker projecteert, vergroot de kans op ontgoocheling. Zie een keynote liever als het startpunt van een bredere ervaring.

DO: ZORG VOOR EEN GRONDIGE BRIEFING De meest memorabele presentaties zijn zelden standaardverhalen. Ze zijn afgestemd op de context van het evenement, de uitdagingen van de organisatie en de verwachtingen van het publiek.

Speakersbase raadt daarom aan voldoende tijd te nemen voor een briefing. Deel informatie over de deelnemers, de doelstellingen van het event, actuele uitdagingen binnen de sector en de rode draad van het programma. Hoe beter de briefing, hoe relevanter en persoonlijker de keynote zal aanvoelen.

DON’T: ONDERSCHAT HET BELANG VAN DE DOELGROEP Zelfs een uitstekende spreker kan naast de kwestie spreken wanneer er onvoldoende rekening wordt gehouden met het publiek.

Denk niet alleen aan de sector waarin deelnemers actief zijn, maar ook aan hun ervaring, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Een verhaal dat perfect werkt voor een directieteam kan te abstract zijn voor operationele medewerkers. Omgekeerd kan een praktische sessie voor een expertenpubliek te oppervlakkig overkomen. Een goede match met de doelgroep is vaak belangrijker dan de inhoud van de presentatie zelf.

DO: BESTEED AANDACHT AAN DE PLAATS VAN DE SPREKER IN HET PROGRAMMA De timing van een keynote heeft een grote invloed op de impact ervan. Een openingsspreker moet energie creëren, nieuwsgierigheid opwekken en de toon zetten voor wat volgt. Een afsluitende keynote moet deelnemers met nieuwe inzichten en een duidelijke boodschap naar huis sturen.

dacht besteedt aan wat er na de keynote gebeurt, haalt meer rendement uit zijn investering.

DON’T: UITSLUITEND NAAR DE PRIJS KIJKEN Budget blijft uiteraard een belangrijke factor, maar de goedkoopste optie is niet altijd de beste keuze. Een keynote speaker bepaalt vaak mee hoe deelnemers het evenement zullen herinneren. Kijk daarom verder dan de prijs alleen. Ervaring, relevantie, voorbereiding, flexibiliteit en de mate waarin een spreker aansluit bij je doelstellingen zijn minstens even belangrijk. Uiteindelijk gaat het niet om wat een spreker kost, maar om de waarde die hij of zij toevoegt aan de totale eventbeleving.

DO: EVALUEER ACHTERAF Speakersbase benadrukt ook hoe belangrijk het is om na afloop de tijd te nemen om feedback te verzamelen van deelnemers, interne stakeholders en de spreker zelf. Welke boodschappen bleven hangen? Wat werkte goed? Wat zou je volgende keer anders aanpakken? Die evaluatie levert niet alleen waardevolle inzichten op voor toekomstige evenementen, maar helpt ook om langdurige relaties op te bouwen met sprekers die een echte meerwaarde hebben bewezen.

Denk daarom bewust na over de positie van de spreker binnen het programma. Dezelfde keynote kan op het juiste moment een hoogtepunt zijn en op een ander moment volledig zijn effect missen.

DON’T: HET NATRAJECT VERGETEN Veel organisatoren beschouwen de opdracht als afgerond zodra het applaus klinkt. Nochtans ligt daar vaak een gemiste kans. Het delen van presentaties, samenvattingen of aanvullende content helpen om de boodschap langer te laten nazinderen. Wie aanEXPERIENCE magazine 39

EVENT SUPPLIERS

VAN STOEL TOT STATEMENT: WAAROM EVENTMEUBILAIR MÉÉR IS DAN DECOR In de eventwereld draait alles om beleving. De rol van meubilair blijft daarbij vaak onderbelicht. Terwijl net die elementen vaak bepalen hoe mensen zich bewegen, samenkomen en een ruimte ervaren. Volgens Crystal Smets van Options is het tijd om evenementenmeubilair opnieuw te zien als volwaardig designobject, dat niet alleen functioneel is, maar ook identiteit en betekenis toevoegt aan tijdelijke omgevingen. Het beste voorbeeld hiervan: de herinterpretatie van de iconische Victoria Ghost Chair.

“Denk eens aan het laatste evenement dat je hebt bijgewoond”, zo vraagt Crystal Smets. “Je herinnert je waarschijnlijk de mensen, misschien het eten, misschien de gesprekken, maar zelden de stoel waarop je zat. En toch is die stoel vaak de eerste ontwerpbeslissing die wordt genomen.

Hij bepaalt de sfeer van de zaal, definieert het ritme van de ruimte en structureert hoe mensen samenkomen en met elkaar in interactie gaan. Tegelijkertijd is evenementenmeubilair vaak ontworpen om onzichtbaar te zijn. Anoniem. Modulair.

Verwisselbaar. Ontworpen om perfect te functioneren... maar zelden op te vallen.”

KRUISPUNT VAN ESTHETIEK EN LOGISTIEK

Als productontwikkelaar bij Options denkt Crystal Smets constant na over hoe objecten inspelen op de veranderende behoeften van evenementen. “In tegenstelling tot traditioneel meubelontwerp moet evenementenmeubilair aan een zeer specifieke reeks eisen voldoen. Het

moet esthetisch relevant zijn, maar het moet ook bestand zijn tegen intensief gebruik, transport, opslag en herhaaldelijke installatie. Het proces van het ontwikkelen of selecteren van nieuwe items vindt dus altijd plaats op het snijvlak van design, functionaliteit en logistiek. We analyseren hoe evenementen zich ontwikkelen, hoe mensen samenkomen, hoe eten wordt geserveerd en hoe ruimtes zijn ingericht.

Van daaruit identificeren we hiaten of kansen binnen onze catalogus.”

DENKEN IN SYSTEMEN IN PLAATS VAN OBJECTEN

Binnen evenementencontexten ontstaat betekenis niet uit losse elementen, maar uit hun onderlinge samenhang. “Bij evenementen bestaan objecten zelden op zichzelf. Ze maken altijd deel uit van een grotere scenografie waarin alles met elkaar verbonden is.

Stoelen werken samen met tafels, servies met verlichting en meubilair met ruimtelijke indelingen. Daarom denken we niet in geïsoleerde objecten, maar in systemen. We kijken naar hoe materialen op elkaar reageren, hoe vormen elkaar versterken en hoe een collectie een coherente visuele taal kan creëren. Het gaat er niet alleen om hoe een object eruitziet, maar hoe het functioneert binnen het geheel en bijdraagt aan een consistente ervaring.”

CIRCULARITEIT ALS DRIJVENDE KRACHT VOOR INNOVATIE

De levenscyclus van meubilair binnen een verhuurmodel opent nieuwe perspectieven op duurzaamheid en ontwerp. “In een verhuurmodel circuleren objecten voortdurend: ze worden gebruikt, vervoerd, gerepareerd en hergebruikt. Dat betekent dat productontwikkeling niet alleen draait om het introduceren van nieuwe items, maar ook om het verlengen van de levensduur en betekenis van bestaande objecten. Die circulaire realiteit dwingt ons om anders na te denken over design. Hoe kunnen we objecten duurzamer maken, maar ook relevanter houden doorheen 40 EXPERIENCE magazine

EVENT SUPPLIERS zijn weg gevonden naar talloze interieurs, maar ook naar vele evenementenlocaties. Ongeveer twee jaar geleden begonnen we echter klachten te ontvangen. Klanten vertelden ons dat deze stoelen er versleten uitzagen, met veel krassen. Daarom besloten we actie te ondernemen. We hebben alle stoelen die we op voorraad hadden kritisch bekeken, en besloten een aantal stoelen uit de roulatie te halen en te vervangen door nieuwe.

Maar na een paar maanden kwamen er opnieuw klachten. We stelden onszelf de vraag: moeten we deze stoel uit ons aanbod schrappen? Het antwoord was heel duidelijk: neen. Er was gewoon te veel vraag naar. Maar ze zo vaak vervangen paste niet bij onze circulaire en duurzaamheidswaarden. Daarom begonnen we onszelf een andere vraag te stellen. Wat konden we met deze stoelen doen als ze eenmaal uit de roulatie waren?”

CREATIEVE UITDAGING

de tijd? Net daar ontstaan vaak de meest interessante innovaties, omdat beperkingen creativiteit stimuleren.”

DE ZOEKTOCHT NAAR IDENTITEIT

De focus op efficiëntie heeft geleid tot herkenbare maar vaak uniforme eventomgevingen. “De evenementensector is jarenlang sterk beïnvloed door standaardisatie. Grote aantallen vereisten modulaire systemen en logistiek vereiste herhaling. Daardoor lijken veel evenementenomgevingen wereldwijd verrassend veel op elkaar : neutrale kleurenpaletten, identieke stoelen en generieke opstellingen. Vanuit praktisch oogpunt werkt dat prima, maar vanuit designoogpunt kan het de ervaring afvlakken.

Er gaat een stuk identiteit verloren, een stuk karakter. Vandaag zien we een duidelijke verschuiving. Klanten zoeken naar meer personalisatie, meer beweging en meer flexibiliteit.”

EVENTS ALS LABORATORIUM VOOR DESIGNEXPERIMENTEN

De groeiende vraag naar unieke en gepersonaliseerde ervaringen, biedt nieuwe mogelijkheden voor ontwerp en creativiteit binnen de sector. “Tijdelijke evenementomgevingen stellen ons in staat te experimenteren. We kunnen composities, materialen en sferen testen die wellicht nooit in permanente interieurs zouden bestaan. Dit bracht ons bij Options tot een belangrijke vraag: kan evenementmeubilair een platform voor designexperimenten worden? Niet door functionaliteit op te geven, maar door nieuwe betekenislagen toe te voegen. Zouden tijdelijke omgevingen ruimte kunnen bieden aan: objecten van een ontwerper, verzamelobjecten, samenwerkingen met ontwerpers?”

VAN PROBLEEM NAAR OPPORTUNITEIT

Deze visie werd onlangs in die praktijk gebracht met een herinterpretatie van de transparante Victoria Ghost Chair van Kartell.

“Deze iconische stoel, ontworpen door Philippe Starck, heeft

Het idee ontstond om de stoelen opnieuw te gaan vormgeven.

“Samen met MAD Brussels, het centrum voor mode en design, lanceerden we in de zomer van 2025 een open oproep. Het idee was simpel, maar krachtig. We nodigden Belgische ontwerpers uit om de stoel opnieuw te interpreteren. Er werden slechts een paar richtlijnen gegeven. De stoel moest een stoel blijven. En de ingreep moest beheersbaar blijven qua onderhoud. Verder wilden we de ontwerpers volledige creatieve vrijheid geven. We ontvingen veel reacties, met zeer verschillende benaderingen. Sommige waren erg conceptueel. Sommige erg sculpturaal. Andere richtten zich op materialen of vakmanschap.”

SUBTIELE TRANSFORMATIE MET GROTE IMPACT

Na een eerste jurydag werden drie kandidaten geselecteerd om hun projecten verder te ontwikkelen. “Tijdens de tweede jurydag sprong één voorstel er meteen uit, dat van Arthur Halbique.

Hij benaderde de stoel met een zeer precieze intentie: Niet om hem onherkenbaar te maken, maar om hem een tweede leven te geven zonder zijn iconische silhouet te veranderen. Zijn project stelt een herwaardering van de polycarbonaat stoel voor door de introductie van linoleum, een biobased materiaal dat traditioneel wordt gebruikt in meubels en kasten. Het resultaat is subtiel maar opvallend. De stoel blijft direct herkenbaar. Maar de interpretatie ervan verandert volledig. Hij wordt gelaagd, grafisch en verhalend. Het object verschuift in zekere zin van puur functioneel meubilair naar een designstatement in een tijdelijke omgeving.”

VAN FUNCTIONEEL OBJECT NAAR GESPREKSONDERWERP

Wat dit project interessant maakt in de context van evenementen, is dat het een aanname ter discussie stelt. “Traditioneel is evenementenmeubilair ontworpen voor efficiëntie en neutraliteit. Maar een stoel kan meer zijn dan alleen een zitplaats. Het kan een gespreksonderwerp worden. Een scenografisch element. De samenwerking tussen Options, MAD Brussels en Arthur Halbique is een voorbeeld van hoe de evenementenwereld een platform kan worden voor designdialoog. Waar meubilair niet alleen iets is dat we gebruiken, maar iets dat we ervaren, bevragen en herinterpreteren. Want soms kan zelfs het meest vertrouwde object, zoals een stoel die al duizenden keren is gebruikt, het startpunt vormen voor een compleet nieuw verhaal”, zo besluit Crystal Smets.

EXPERIENCE magazine 41

SECTOR EVENTS

BELGIAN EVENT AWARDS 2026: BEAMAZED. BY EMOTION. Op woensdag 25 november 2026 verzamelt de Belgische eventsector opnieuw in Antwerp Expo voor de uitreiking van de BEA Awards. Onder het nieuwe concept ‘BEAmazed. by eMotion.’ kiest organiserend bureau JADA events voor een editie waarin innovatie, digitalisatie, creativiteit en live beleving centraal staan. Met 1.000 professionals uit de sector, een indrukwekkende line-up van partners, een prestigieuze competitie en een uitzonderlijk culinair aanbod belooft deze editie uit te groeien tot een van de meest opvallende BEA Awards van de afgelopen jaren.

EEN AWARDSHOW ALS TOTAALERVARING

De BEA Awards zijn al jarenlang hét referentie-evenement voor de Belgische eventindustrie. Voor de editie van 2026 zet JADA events bewust een nieuwe creatieve koers uit. Met het concept BEAmazed. by eMotion. wil de organisatie bezoekers onderdompelen in een totaalbeleving waar technologie, storytelling, entertainment en networking naadloos samenkomen.

Van digitale activaties en interactieve communicatie tot innovatieve cateringconcepten en een dynamische scenografie: elke zone binnen Antwerp Expo wordt uitgewerkt als een afzonderlijke experience. Het doel? Bezoekers niet alleen inspireren, maar hen ook laten ervaren hoe de eventsector evolueert richting hybride belevingen, slimme technologieën en doorgedreven digitalisatie.

“Met BEAmazed. by eMotion. willen we een platform creëren waar inspiratie, innovatie en ontmoeting samenkomen”, 42 EXPERIENCE magazine

zegt Danny Kayser, CEO van JADA events. “De bezoeker moet het gevoel krijgen een event van de toekomst binnen te stappen. Niet alleen door de setting en technologie, maar vooral door de manier waarop mensen, merken en ervaringen met elkaar verbonden worden.”

STERKE PARTNERS ACHTER DE SCHERMEN

Om deze ambitieuze visie waar te maken, rekent JADA events op een uitgebreid netwerk van ervaren partners. Voor de algemene inrichting van Avenue, de eventhal van Antwerp Expo, slaan Options en Dresscoat de handen in elkaar. Zij zorgen voor een stijlvolle en hoogwaardige aankleding die perfect aansluit bij de identiteit van BEAmazed. Ook de cateringzones worden volledig geïntegreerd in het concept, met modulaire bematrix-structuren, gepersonaliseerde prints en stijlvolle afwerkingen.

Op technisch vlak vertrouwt de organisatie op drie gevestigde namen uit de Belgische eventwereld: Ampli, DB Video en ASD. Ampli brengt meer dan 35 jaar er-

varing mee uit concerten, modeshows, festivals, bedrijfsevenementen en televisieproducties. DB Video staat bekend om zijn geïntegreerde aanpak van audiovisuele producties, digitale communicatie en interactieve technologieën.

ASD vervolledigt het technische team met meer dan 25 jaar expertise in professionele licht- en geluidssystemen.

Samen staan zij garant voor een technisch hoogstaande awardshow waarin beeld, geluid, licht en digitale toepassingen een cruciale rol spelen.

COMPETITIE OP VIJF FRONTEN

Natuurlijk draait het bij de BEA Awards in de eerste plaats om de beste evenementen van het voorbije jaar. Vlak voor het afsluiten van de inschrijvingen hadden er zich al een mooi aantal cases aangemeld voor de competitie. Ook dit jaar wordt gestreden in vijf categorieën: B2B Events, B2C Events, B2E Events, Institutional Events en Teambuildings.

De beoordeling verloopt in twee fases.

Eerst vindt in september een online preselectie plaats. Vervolgens worden

de sterkste projecten geselecteerd voor de finale, waar de genomineerden hun case live presenteren aan de professionele jury. Vanaf deze editie zullen niet alleen de winnaars van een Gouden BEA, maar ook de laureaten van Zilver en Brons tijdens de awardshow opnieuw op het podium worden gehuldigd.

PLAY ZUID ONTVANGT DE JURYDAG

Een dag vóór de awardceremonie, op dinsdag 24 november, verplaatst het BEA-circus zich naar Play Zuid in Antwerpen.

Daar presenteren de finalisten hun cases live aan de jury en het aanwezige publiek.

De locatie, bekend als thuisbasis van televisieprogramma’s zoals De Tafel van Gert en Café De Mol, beschikt over alle faciliteiten voor professionele bedrijfsevenementen. Met ruimte voor maximaal 720 gasten, uitgebreide technische mogelijkheden en een centrale ligging vormt Play Zuid het ideale decor voor deze belangrijke fase van de competitie.

Tijdens de jurydag verzorgt P-Productions de technische ondersteuning. Sinds 2008 staan dit bedrijf klaar met een breed gamma aan diensten – van techniek tot meubilair, printings en tailormade materialen - om klanten volledig te ontzorgen. Het team van Papillot staat dan weer in voor de catering op deze jurydag.

TIEN CATERAARS ZORGEN VOOR CULINAIRE TOPBELEVING

Ook gastronomie krijgt opnieuw een prominente plaats tijdens de BEA Awards. Verspreid over de verschillende cateringzones zullen tien gerenommeerde cateraars hun creativiteit en vakmanschap demonstreren aan de 1.000 aanwezige gasten. Het gaat om Gourmet Invent, My Gusto, J&M, Streetfood Architects, Witlof, Belgocatering, M Catering, Artfood Traiteur, Silverspoon en Great Traiteur. Bovendien zullen hun prestaties tijdens de avond beoordeeld worden door het publiek, waarbij de hoogst scorende cateraars een award winnen.

Antwerpen opnieuw epicentrum van de Belgische eventsector Met een vernieuwd concept, een sterke competitie, ervaren partners, een indrukwekkende technische productie en een uitzonderlijk culinair aanbod positioneren de BEA Awards 2026 zich nadrukkelijk als meer dan een klassieke awarduitreiking.

Op 25 november wordt Antwerp Expo opnieuw het kloppende hart van de Belgische eventindustrie, waar innovatie, creativiteit en vakmanschap samenkomen in één inspirerende totaalervaring. De verkoop van individuele tickets start deze zomer.

Wie zijn aanwezigheid nu al wil verzekeren, kan via de presale reeds een tafel voor tien personen reserveren.

EXPERIENCE magazine 43

EVENTNEWS

EVENTNEWS

START INSCHRIJVINGEN BEA WORLD 2026 De inschrijvingen voor de BEA World competitie 2026 zijn officieel geopend. Organisatoren, agencies, merken en communicatieprofessionals kunnen vanaf nu hun beste live communicatieprojecten indienen voor de 21ste editie van een van deze internationale awards voor events en live communicatie.

Met de nieuwe slogan “Live is BEAutiful” luidt BEA World een nieuw hoofdstuk in. Voor het eerst trekt het festival naar het iconische Venetië, waar creativiteit, cultuur en inspiratie samenkomen.

Op 26 en 27 november 2026 ontvangt de Italiaanse stad de internationale eventcommunity op de prestigieuze locaties Palazzo del Cinema en Palazzo del Casinò op het Lido.

BEA World 2026 introduceert verschillende nieuwe awards die inspelen op de veranderende realiteit van de sector. Zo maakt de GRAND PRIX FOR GOOD zijn debuut, een onderscheiding voor projecten met een sterke maatschappelijke impact. Daarnaast wordt ook de nieuwe categorie E-SPORTS EVENT / GAMING EVENT gelanceerd, naast de bestaande strategische categorieën. https://beaworldfestival.com

100 JAAR VANDERSANDEN: HOE ‘VAN VUUR TOT VISIE’ UITGROEIDE TOT EEN GEÏNTEGREERD JUBILEUMJAAR

Een eeuw bestaan vier je niet met één feest. Dat vond ook Vandersanden, het grootste baksteenproducerende familiebedrijf van Europa. Voor hun 100-jarig jubileum kozen ze bewust voor een traject dat verder ging dan een klassiek event. Een traject waarin samenwerking centraal stond, want zoals Vandersanden het zelf zegt: het mooiste maak je samen. Via een pitch selecteerden ze To The Point Events als strategische partner voor het volledige jubileumjaar: van concept en campagne tot interne activatie, internationale events en operationele uitvoering. De opdracht was helder én ambitieus: bouw een totaal-

verhaal dat de rijke geschiedenis eert, de merkwaarden versterkt en medewerkers, klanten en partners in meerdere landen verbindt.

To The Point Events vertaalde die vraag naar het overkoepelende concept ‘Van vuur tot visie’. Vuur als symbool voor oorsprong, vakmanschap en warmte. Visie als richting voor innovatie en toekomst. Geen slogan, maar een inhoudelijke kapstok die in elk contactmoment terugkwam. www.tothepointevents.be

HET FTI-FESTIVAL INNOVEERT... MET OVAL! Het FTI - Festival ‘26, een initiatief van VLAIO en de Vlaamse Regering wil burgers, bedrijven en onderzoekers samenbrengen, ondernemerschap stimuleren en oplossingen tonen voor maatschappelijke uitdagingen. Het brand experience agency OVAL zal de totaal-organisatie van het centrale evenement in Mechelen op zich nemen en de bezoeker onderdompelen in een 18.000 m2 grote immersieve innovatieve beleving, 3 weken lang…

Naast de zeven regionale festivals, mikt het centrale FTI-festival in de Nekkerhal te Mechelen op een 95.000 bezoekers. Zij zullen vanaf 19 oktober ‘interactief verdwalen’ tussen de meest innovatieve technologie die Vlaanderen te bieden heeft. Van de nieuwsgierige student tot de ambitieuze ondernemer, allemaal gaan ze door een wasstraat van verwondering en ontdekking. www.weareoval.be EXPERIENCE magazine 45

EVENTNEWS

SYLVESTER ZORGT VOOR IMPACTVOLLE OPENING VAN DATACENTER Met een frisse en gedurfde aanpak bewijst Sylvester dat zelfs de meest technische omgevingen tot leven kunnen komen. Voor de opening van het nieuwe LCL-datacenter vertaalde het bureau een complex verhaal naar een totaalbeleving die bezoekers niet alleen liet kijken, maar vooral liet voelen waar het echt om draait.

De uitdaging voor het eventbureau: hoe maak je dat zichtbaar tijdens een feestelijke opening? Er werd vertrokken vanuit het kunstwerk ‘De Wolk’ van kunstenaar Luk Van Soom, bovenop het gebouw. Iets lichts en bijna abstract, dat perfect samenvat wat er binnen gebeurt.

Dat beeld en het surrealisme werd doorgetrokken in elk detail van het event. Van een ruwe casco ruimte naar een kloppende setting, tot in de kleinste afwerking.

Geen losse elementen, maar één sterk verhaal waar je als bezoeker middenin zat en in de wolken van was. www.sylvester.be

ARTFOOD VERANKERT MEANINGFUL GASTRONOMY MET DUBBELE INTERNATIONALE CERTIFICERING Artfood heeft recent zowel het B Corp-label als de ISO 20121-certificatie behaald.

Met deze dubbele certificering is Artfood vandaag de eerste Belgische eventcateraar die deze referentiekaders combineert, en op die manier zowel duurzaam ondernemerschap als duurzame eventorganisatie verankert.

Beide erkenningen vormen een belangrijke mijlpaal voor het cateringbedrijf, dat sinds zijn oprichting in 2009 inzet op wat het zelf omschrijft als ‘Meaningful Gastronomy’: een gastronomie die smaak combineert met betekenis en een positieve impact op de omgeving. “Een geslaagd evenement brengt mensen samen, zet vakmanschap in de kijker, respecteert de middelen die het mogelijk maken en laat een blijvende herinnering na om de juiste redenen”, zo klinkt het bij Artfood.

Die visie vertaalt zich dagelijks in concrete keuzes: van de selectie van producten en samenwerkingen met leveranciers tot het begeleiden van medewerkers, het beperken van verspilling en het continu verbeteren van processen. www.artfood.be

WMH PROJECT BRUSSELS VERSTERKT ZIJN GEÏNTEGREERDE AANBOD MET DE OVERNAME VAN SECOND FLOOR EN SUNSET EVENTS WMH Project Brussels kondigt de overname aan van het creatieve bureau Second Floor en het evenementenbureau Sunset Events. Deze strategische operatie markeert een nieuwe fase in de Europese ontwikkeling van WMH Project en creëert in België een geïntegreerde speler die communicatie, creativiteit en brand experience binnen één structuur samenbrengt.

De nieuwe groep zal bijna 40 medewerkers tellen en een geconsolideerde omzet van 11 miljoen euro vertegenwoordigen. Hiermee krijgen bedrijven, merken en instellingen één unieke partner die in staat is om geïntegreerde 360°-communicatiestrategieën te ontwikkelen en uit te rollen.

die de ambitie heeft om uit te groeien tot de meest toonaangevende en aantrekkelijke “Global Experience Agency” van Europa. De Groep is vandaag al actief in Frankrijk, België, Italië, de Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten en wil zijn aanwezigheid in de Benelux verder versterken, met bijkomende groei in Luxemburg, Nederland en Zwitserland in de komende jaren.

Deze overname past binnen de Europese groeistrategie van de WMH Project Group,

www.wmhproject.be

46 EXPERIENCE magazine

EXPERIENCE magazine 47

EVENTNEWS

RUNMATE ORGANISEERDE BELGIAN DERMATOLOGY DAYS VOOR DE VIJFDE KEER De Belgian Dermatology Days 2026, het belangrijkste congres voor dermatologen in België, werden voor de vijfde keer georganiseerd door Runmate - het PCO-merk van Group Event Masters - in opdracht van de Koninklijke Belgische Vereniging voor Dermatologie en Venereologie.

Met 800 deelnemers, 30 sprekers, 8 satellite symposia , 50 partner beursstanden bracht het congres dermatologen, onderzoekers, clinici, academici en industriepartners samen rond kennisdeling, praktijkgerichte inzichten en wetenschappelijke uitwisseling. Met deze editie positioneert Runmate zich verder als gespecialiseerde partner voor medische congressen met inhoud en impact. www.runmate.eu

WHISK VIERT VIJF JAAR LIVE MARKETING MET IMPACT Whisk werd gelanceerd op een moment dat de eventsector tijdens de coronapandemie noodgedwongen op de rem stond en fysieke ontmoetingen plaatsmaakten voor digitale alternatieven. “Tijdens de pandemie werd voor ons heel duidelijk hoe belangrijk live ervaringen zijn”, klinkt het bij het agentschap. “We geloofden toen al dat events veel meer zijn dan een leuk moment alleen. Ze zijn een krachtige manier om mensen, merken en verhalen samen te brengen.” Vandaag, vijf jaar later, blijkt die visie relevanter dan ooit.

Vijf jaar na de oprichting is Whisk uitgegroeid van een ambitieuze nieuwkomer tot een gevestigde speler binnen de Belgische eventsector, met een mooie referentielijst (met o.a. North Sea Port, Samsung, DPG Media…). Waar het bureau aanvankelijk vooral bekend stond om het organiseren van sterke events, is de rol vandaag aanzienlijk verbreed.

“We zijn geëvolueerd van een eventbureau naar een strategische live marketingpartner”, aldus Founders Jelle Leplae en Evita Janssens. “Vandaag vertalen we de marketingstrategie van onze klanten naar storytelling en beleving op events, zodat de doelstellingen van een merk ook echt zichtbaar en voelbaar worden.” www.whisk.be

EVENT AGENCY OFCORES NEEMT ALLE EVENTS VAN BEST OF DIGITAL MEDIA OVER Met Digital First, de Digimedia Summits en de IAB Mixx Awards voegt OFCORES een heel aantal eigen events toe aan het portfolio, dat ook al het BAM Marketing Congress omvat. De events komen over van Best of Digital Media en zijn een strategische keuze in de verdere uitbouw van het event agency.

Digital First, de Programmatic Advertising Summit, de Social Media Summit, de E-commerce Summit, de Data & Innovation Summit, de Digital Transformation Summit, de Digital Pharma Summit, en last but not least de IAB Mixx Awards. In één klap voegt OFCORES een hele rits events toe aan z’n portfolio. Opvallend: het zijn events waarvan OFCORES zelf de organisator is. Het gaat dus niet om events die het agency in opdracht van een organisatie of bedrijf uitvoert, zoals het gros van de bestaande activiteiten. www.ofcores.events 48 EXPERIENCE magazine

EVENTNEWS

EVENTSECTOR BLIJFT VEERKRACHTIG, MAAR VRAAGT STERKER BELEID De Belgische eventsector blijft draaien, organiseren en verbinden, maar voelt tegelijk duidelijk de druk van een uitdagend economisch klimaat. Dat blijkt uit het sectoronderzoek dat Event Confederation samen met onderzoekspartner iVOX in april 2026 voerde bij 96 event professionals. De resultaten tonen een sector die niet stilvalt maar wel nood heeft aan meer duidelijkheid, vereenvoudiging en structurele ondersteuning.

Hoewel meer event professionals (voornamelijk freelancers) een daling dan een stijging rapporteren voor verschillende economische indicatoren, is die terugval minder uitgesproken dan in dezelfde periode vorig jaar. Dat wijst op veerkracht, maar ook op voorzichtigheid. 53% van de event professionals geeft aan dat het aantal orders lager ligt dan gebruikelijk.

SECTOR BLIJFT ACTIEF, MAAR VERTROUWEN STAAT ONDER DRUK De bezettingsgraad van de organisaties ligt gemiddeld op 78% van de huidige capaciteit, inclusief vaste medewerkers en freelancers. Tegelijk geven event professionals hun toekomstvertrouwen gemiddeld een score van 6 op 10, lager dan in eerdere kwartalen.

Ook de vooruitzichten blijven voorzichtig. 76% van de bevraagde event professionals verwacht dat het economische klimaat voor de Belgische eventsector zal verslechteren.

80% verwacht geen stijging van de investeringsplannen binnen de eigen organisatie. Toch toont het onderzoek ook dat de sector niet op de rem gaat staan. Bijna één op drie event professionals verwacht zelfs een stijging van het aantal medewerkers binnen de eigen organisatie www.event-confederation.be

DUURZAAM ORGANISEREN BEGINT BIJ DE JUISTE EVENTLOCATIE Duurzaamheid is niet alleen meer een nice-to-have: het is uitgegroeid tot een volwaardig selectiecriterium voor evenementen. Nieuwe ESG- en CSRD-verplichtingen zetten bedrijven ertoe aan hun impact beter in kaart te brengen, terwijl bezoekers, klanten en medewerkers steeds meer aandacht hebben voor de keuzes achter een evenement.

Voor eventlocaties betekent dat een duidelijke uitdaging: hoe combineer je impact, efficiëntie en verantwoordelijkheid?

Bij BluePoint Antwerpen is duurzaamheid geen voornemen, maar een strategische keuze. Met een heldere langetermijnvisie investeert men er structureel in vijf pijlers: infrastructuur, technologie, catering, organisatie en inclusie. Van energie-efficiënte oplossingen en slimme audiovisuele technologie tot duurzame cateringconcepten, verantwoord afval- en logistiek beheer en een toegankelijke omgeving voor uiteenlopende doelgroe-

pen: duurzaamheid wordt bewust meegenomen in elke laag van de werking. www.bluepointantwerpen.be

ZET JE BEDRIJF IN DE SCHIJNWERPERS OP EVENTURE 2026 De voorbereidingen voor de tweede editie van Eventure zijn volop aan de gang.

Op 16 en 17 december 2026 brengt het tweedaagse B2B-evenement opnieuw professionals uit de eventsector samen in Waregem Expo.

Tijdens Eventure komen organisatoren rechtstreeks in contact met bedrijven die actief zijn binnen de evenementensector. Naast zakelijke ontmoetingen staat ook kennisuitwisseling en collegiaal netwerken centraal.

Voor exposanten vormt de beurs een gelegenheid om producten, diensten en innovaties voor te stellen aan een breed publiek van professionals en bezoekers. De informele

setting moet daarnaast bijdragen aan het opbouwen van duurzame zakelijke relaties binnen de sector.

Intussen bevestigen steeds meer bedrijven ondertussen hun aanwezigheid als exposant. Bedrijven die interesse hebben om deel te nemen aan Eventure 2026 kunnen nog steeds een stand reserveren.

Meer informatie over de beschikbare mogelijkheden is verkrijgbaar via de organisatie. https://eventure.pro EXPERIENCE magazine 49

EVENTNEWS

ASIAT PARK ALS DECOR VOOR EEN UNIEKE FESTIVALBELEVING

Als er één festival is dat Asiat Park tot in elke vezel weet te activeren, dan is het wel Horst Arts & Music. Drie dagen lang verkenden 13.000 bezoekers het sprookjesachtige universum van het festival. Niet alleen in de eventzalen, maar ook daarbuiten: van de Rotunda en Ring tot de nieuwe HoRabaixa-toren, het Paradeplein en de vele tussenruimtes die het Park zo bijzonder maken.

Net die combinatie maakt Asiat Park uniek als eventlocatie. Een plek waar binnen en buiten moeiteloos in elkaar overlopen.

Waar erfgoed, groen, architectuur en tijdelijke interventies samen een decor vormen dat blijft verrassen. En waar grote groepen niet alleen samenkomen, maar ook ruimte krijgen om vooral vrij te bewegen.

Horst bracht dit jaar ook nieuwe installaties naar het Park, waaronder een vuurplaats aan de club, Building Biospheres van landschapsarchitect Bas Smets in de Vijverhal en een nieuw paviljoen in het hart van de site. Stuk voor stuk plekken die het Park verder doen groeien, en ook doorheen het jaar nieuwe mogelijkheden openen voor events, diners, talks, bedrijfsmomenten en ontmoetingen. www.asiatpark.be

MOJUICE: EEN CREATIEVE PARTNER MET EEN VERRASSEND BREED AANBOD Mojuice is al 18 jaar een vertrouwde creatieve productiepartner voor de eventsector. Toch is lang niet bij iedereen bekend hoe veelzijdig het Leuvense bureau werkelijk is. Samen met CEO Steve Campenaerts bekijken we hoe Mojuice ideeën vertaalt naar impactvolle belevingen.

Op technologisch vlak zet Mojuice sterk in op maatwerk. Het team ontwikkelt onder meer applicaties, AI-gestuurde fotobooths en interactieve formats zoals serious gaming. “We hebben onze eigen programmeurs die dit volledig op maat kunnen bouwen”, aldus Campenaerts.

Mojuice heeft hiervoor een uitgebreide expertise in technologieën als AI, virtual reality en augmented reality.

Ook op contentvlak biedt Mojuice een breed spectrum aan diensten. Het bureau combineert klassieke formats met de meest innovatieve oplossingen: van klassieke bedrijfsvideo’s en aftermovies tot motion design en 3D-producties. “We kunnen heel wat spectaculaire dingen, maar we voelen ons zeker niet te goed om gewoon een reeks slides om te zetten naar een vloeiende presentatie”, zo klinkt het.

Hoewel de operationele uitvoering niet tot de kernactiviteiten behoort, kan Mojuice hiervoor rekenen op de ondersteuning van de PFL Groep. “Die samenwerking is geen verplichting voor onze klanten, maar zorgt wel voor korte communicatielijnen en extra efficiëntie”, zegt Campenaerts. https://mojuice.com

Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV Cover: ADC Production / VO Event Oplage: 7.000 exemplaren Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré Verantwoordelijke uitgever: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Amandine Demal Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23 Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05 Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever: LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

Abonnementen: info@eventnews.be Een abonnement op Experience Magazine kost €130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Studententarief mogelijk (€70/jaar) bij vertoon van een studentenkaart op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd.

Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

50 EXPERIENCE magazine

www.eventnews.be

instagram @eventnewsbe

facebook @EventnewsBE

SPEEL. ALTIJD. OVERAL! ONTDEK HOE JOUW GARAGE, BIJGEBOUW OF BEDRIJFSRUIMTE TRANSFORMEERT TOT EEN PREMIUM GOLFOMGEVING. CONTACTEER ONS VOOR VRIJBLIJVEND ADVIES

WWW.GOLFTAILOR.BE

Golfervaring op jouw maat.

EXPERIENCE magazine 51

52 EXPERIENCE magazine