Administración provisional: Ciudad Verde y su modelo de gestión

ENTREVISTA

Administraci贸n provisional:

Ciudad Verde y su modelo de gesti贸n

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Ubicado en Soacha, este macroproyecto es un ejemplo de planeación urbana que se destaca por el exitoso plan de administración que desarrolló e implementó. Conozca los retos y dificultades que ha enfrentado la organización a cargo y las estrategias de solución que han permitido la consolidación de la copropiedad.

En octubre de 2011 fue dada a sus propietarios la primera de las siete etapas proyectadas. Desde entonces, se han vendido más de 20 mil unidades (incluyendo etapa 2) y se han entregado 9 950 viviendas, además de un centro comercial, un supermercado de grandes superficies y un colegio.

Parques públicos y áreas verdes, amplios senderos peatonales y nueve kilómetros de ciclorrutas, que

apoyarán el sistema de transporte público de la zona (este se conectará con el de Bogotá a través de buses alimentadores), hacen parte del desarrollo urbano planteado por el proyecto.

Pero si bien el reto arquitectónico y constructivo es grande, lo ha sido aún más la implementación de la administración provisional. Esta, en cabeza de Amarilo S.A.S., el gestor principal del macroproyecto, es la encargada de garantizar que las necesidades básicas de la copropiedad estén cubiertas y que el modelo de gestión sea sostenible a largo plazo.

Esta misión, sumada a los desafíos que presenta la cotidianidad en términos de abastecimiento, convivencia, cultura ciudadana y sentido de pertenencia, es la razón por la que Ciudad Verde creó su propio modelo de administración.

Fotos: cortesía Amarilo S.A.S.

Resultado de un trabajo conjunto entre los sectores privado y público, nació uno de los macroproyectos de vivienda más ambiciosos de Colombia: Ciudad Verde.

Con un plan que contempla su finalización en 2017, albergará a más de 40 mil familias en viviendas de interés social y prioritario en un terreno conformado por 328 hectáreas. Hoy, cerca de 25 000 personas ya hacen parte de esta comunidad.

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La administración provisional

De acuerdo con la Ley 675 de 2001 que reglamenta la propiedad horizontal, el propietario inicial –en este caso la constructora– debe ejercer como administrador provisional mientras se construye o entrega el número de bienes privados que corresponda al 51 % de los coeficientes de la copropiedad. Esta reglamentación también permite que la constructora contrate a un tercero para que ejecute dicha labor.

Por lo general, el trabajo de la administración provisional está proyectado a seis meses. Mientras esta organización actúe en nombre de la constructora, también debe asumir las cuotas de las unidades desocupadas.

Cuando el porcentaje de viviendas exigido es entregado, se convoca a la primera asamblea de copropietarios para elegir al administrador definitivo. A partir de ese momento, cada unidad debe asumir la dirección y emprender su propia gestión.

En el caso de las viviendas responsabilidad de Amarilo en Ciudad Verde, Representaciones Fúquene Bolaños Ltda. asumió la administración provisional y, por ende, la organización y cobertura de las necesidades básicas de cada conjunto (seguridad, aseo, mantenimiento de las zonas comunes y operación general), mas no aquellas que pueden ser determinantes para la agrupación (definición del presupuesto, elección del consejo de administración y del administrador).

La primera tarea de Fúquene Bolaños consistió en entregar a los propietarios una carta de bienvenida, el manual de administración provisional y unas circulares informativas sobre el buen manejo del conjunto, la seguridad, la reglamentación de mascotas y los horarios de trasteos, entre otras normas.

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Sin embargo, y pese a que las reglas básicas se estaban cumpliendo en la mayoría de las unidades, la operación diaria arrojó una nueva necesidad: trabajar de cerca con la comunidad para resolver problemas cotidianos que estaban afectando directamente la convivencia. De la mano de la Corporación Responder, organización que diseña, gestiona y dirige proyectos sociales en vivienda, se implementó el Programa de Acompañamiento Social (PAS). (Ver recuadro Programa de Acompañamiento Social).

Presupuesto provisional De este depende que las necesidades básicas de la copropiedad estén cubiertas desde el momento en el que se hace la entrega de las primeras viviendas. Para elaborar este documento, la empresa administradora realiza entre dos y tres visitas a las unidades correspondientes en compañía del director de obra y el arquitecto residente. De esta forma, se reconocen las especificaciones del conjunto (luminarias, llaves de paso de agua en zonas comunes, pisos de cada torre, sensores de movimiento, ascensores, planta eléctrica, bombas de inyección y presión, etc.) y se empieza a construir el presupuesto. Estos son los elementos principales que lo constituyen: 1.

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Aseo Servicios públicos Administración Contabilidad Póliza de zonas comunes Gastos varios Gastos de asamblea Fotocopias y/o papelería Imprevistos 1 %, Ley 675 Mantenimientos

Antecedentes

Integrar los nuevos copropietarios a las dinámicas de convivencia de una urbanización como Ciudad Verde representó un desafío particular que necesitó un tratamiento meticuloso. Para empezar, el 90 % de las familias que compró vivienda en el macroproyecto nunca había vivido en propiedad horizontal, y el desconocimiento de este tipo de organización fue evidente.

Uno de los primeros síntomas de este fenómeno fue la incomodidad que mostraron los residentes en el momento de pagar las cuotas de administración. A esto se sumó el impacto negativo que sobre su economía se produjo, pues algunos de ellos dejaron de recibir ingresos por arrendamiento de habitaciones o negocios propios ubicados en garajes o puertas, y subsidios sobre la tarifa de servicios públicos, como resultado de una estratificación diferente a la manejada en Bogotá.

Estos cambios y la falta de sentido de pertenencia que demostraron algunas de las familias que no habían tenido la oportunidad de vivir en casa propia desencadenaron actitudes adversas frente a las constructoras y las empresas delegadas para la administración.

¿Cómo se resolvió la situación?

Tras detectar la deficiencia en la cobertura de algunas necesidades básicas, la administración del proyecto, la constructora, y la Corporación Responder se acercaron nuevamente a la comunidad para escuchar sus demandas y buscar soluciones.

Así fue como se identificaron los problemas que necesitaban solución urgente, pues sin acceso a servicios como el transporte o el abastecimiento de alimentos, y respuestas frente al tema de estratificación, la comunidad seguiría manifestando sus inconformidades. Una vez la administración pudo dejar ver su interés en colaborar, los líderes –que en principio no estaban abiertos al diálogo– decidieron dejar de lado las acciones aisladas y aportar su trabajo y conocimiento.

Los talleres del PAS empezaron, entonces, a desempeñar un papel protagónico en el día a día de Ciudad Verde. Inicialmente diseñados para informar y socializar el manual de administración, las reglas de convivencia, el presupuesto y las funciones del consejo y la asamblea, terminaron por convertirse en la prin-

cipal herramienta de formación de aquellas personas comprometidas con mejorar la calidad de vida de todos los habitantes del macroproyecto.

Hoy, los talleres de asamblea, convivencia y presupuesto se realizan antes de alcanzar la ocupación del 51 % y de llevar a cabo la primera asamblea de copropietarios, con el fin de que los residentes comprendan la importancia de elegir bien y de aportar y cuidar los recursos. Otro tipo de capacitaciones, como las que tienen que ver con reciclaje, convivencia, normativa de propiedad horizontal y solución de necesidades básicas, se implementan de acuerdo con la dinámica de la urbanización.

Los buenos resultados obtenidos en los talleres y la labor de los líderes dieron paso a una gran iniciativa: la consolidación de la Agrupación Social Ciudad Verde, una organización que el gestor del macroproyecto creó para que la comunidad se organizara y trabajara en el desarrollo de su ciudadela. Así se conformaron comisiones para trabajar en temas de salud, educación, transporte, abastecimiento, cultura y deporte, empleo, servicios y estratificación; y una mesa de delegados integrada por un representante de cada unidad.

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Trabajo en varios frentes La dimensión de Ciudad Verde enfrentó tanto a la administración delegada como a los habitantes a una serie de dificultades. Estas son las estrategias que implementaron para darles solución:

Estratificación Problema: al tratarse de viviendas de estrato 3 del municipio de Soacha, los copropietarios no reciben subsidios sobre el servicio de acueducto.

Transporte Problema: ausencia de servicio público como resultado de los retrasos en la implementación de la red de alimentadores de Transmilenio.

Estrategia: la delegación de Estratificación está trabajando en un acuerdo con la alcaldía municipal para recibir subsidios similares a los otorgados a los habitantes de Bogotá, debido a que Ciudad Verde se surte del agua de la capital.

Estrategia: los delegados gestionaron con las compañías de transporte de Soacha y la alcaldía municipal un convenio para la prestación de un servicio especial y temporal. Actualmente operan tres empresas permanentes y dos más itinerantes.

Mascotas Problema: presencia de perros y gatos callejeros en los terrenos del macroproyecto.

Estrategia: campañas con la comunidad para la esterilización de mascotas y adopción de animales sin hogar.

Abastecimiento Problema: desabastecimiento de alimentos durante la entrega de las unidades de la primera etapa.

Problema: desconocimiento y resistencia a pagar las cuotas de administración.

Estrategia: los copropietarios crearon una cooperativa que se ubica los domingos en diferentes zonas de Ciudad Verde, para ofrecer productos de primera necesidad como frutas y verduras, entre otros. Con el fin de asegurar la calidad de los alimentos, la cooperativa exige a sus proveedores (los mismos residentes) un riguroso control de calidad que se complementa con capacitaciones en el SENA.

Estrategia: el trabajo se centró en tres frentes: 1. Consolidar una alianza con la Cámara de Comercio para que a través de su programa de recaudo de cartera los administradores tengan más herramientas de gestión estratégica a la hora de cobrar.

2. Reducir los costos en servicios como el de recolección de basuras, a través de un plan de reciclaje y manejo de residuos que se implementará en todas las unidades del macroproyecto.

3. Establecer convenios con los colegios y los centros comerciales de la zona, asociados a la agrupación, para ofrecer descuentos a quienes estén al día con sus cuotas de administración.

En la actualidad, la cooperativa es autosostenible, pues quienes pertenecen a ella pagan una cuota mensual para sustentar la operación y garantizar la dotación de uniformes y carpas.

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Recaudo de cartera

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Educación Problema: déficit de oferta educativa en el municipio de Soacha.

Estrategia: la comunidad abrió una guardería para los niños en edad de párvulos. Paralelamente, está trabajando con el ICBF para crear en 2014 un centro de desarrollo infantil con capacidad para 600 niños. Además, el macroproyecto cuenta con dos colegios, uno público y uno privado, y tiene planeado construir dos más al finalizar todas las etapas.

Control de plagas Problema: presencia de roedores e insectos como resultado de su ubicación cercana al canal de Tibanica y al anterior uso que se le daba a esos terrenos.

Estrategia: se gestionó con la Secretaría de Salud la fumigación de los espacios públicos. Por su parte la administración de cada conjunto se encarga de la limpieza de las áreas privadas.

Seguridad Problema: robos y enfrentamientos de pandillas provenientes de localidades aledañas.

Estrategia: se crearon frentes de control integrados por los habitantes de Ciudad Verde, quienes se capacitaron con la Policía Nacional. Adicionalmente, se han instalado alarmas en lugares estratégicos y se realizan campañas internas de seguridad a través de avisos públicos.

Programa de Acompañamiento Social (PAS) Es un programa que apoya la política de responsabilidad social de Amarilo S.A.S., con el propósito de crear espacios de convivencia y sostenibilidad social, económica y administrativa en cada uno de los proyectos que desarrolla.

Cultura y deporte Problema: desaprovechamiento del tiempo libre de los jóvenes, formación de pandillas y vandalismo en las zonas comunes.

Estrategia: se crearon espacios de encuentro para escuchar a la comunidad joven de Ciudad Verde e identificar a los líderes para direccionarlos. Asimismo, se desarrollaron programas recreativos para fomentar la práctica de deportes como fútbol, patinaje y capoeira.

Durante los últimos 10 años, la estructuración y ejecución del plan ha estado a cargo de la Corporación Responder, una organización dedicada a la gestión y dirección de proyectos sociales de vivienda. Su objetivo: la construcción social a través de la sana convivencia y la cultura ciudadana.

Este equipo de profesionales busca mejorar la calidad de vida de los propietarios, otorgándoles herramientas de convivencia y gerencia social a través de diferentes talleres diseñados para las necesidades de cada comunidad.

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Trámites PARA LA CONSTITUCIÓN legal DE UN CONJUNTO RESIDENCIAL Además de los desafíos cotidianos que implica la administración de un proyecto de estas dimensiones, las gestiones legales son fundamentales para el desarrollo del mismo. Estos son dos de los procedimientos más importantes a la hora de constituir una administración de propiedad horizontal.

Administración provisional Para conformar la personería jurídica que establece legalmente la administración de cada conjunto, se deben reunir los siguientes documentos: 1. Manual de propiedad horizontal, fundamental para empezar a escriturar.

2. Acta de nombramiento de persona jurídica que se designa.

3. Carta de aceptación por parte de la persona jurídica que se designó, con el registro de la Cámara de Comercio y el RUT.

Una organización ejemplar

La Agrupación Social Ciudad Verde es una organización jurídica de segundo nivel creada para sumar los esfuerzos de los conjuntos residenciales en búsqueda de la cohesión social del macroproyecto. Es desde esta asociación que la comunidad obtiene recursos y gestiona soluciones a las necesidades más urgentes, a través de la formulación y ejecución de proyectos que presenta a quien corresponda: alcaldías, empresas de servicios públicos, transportadoras, redes de reciclaje, secretarías municipales, asociaciones privadas, entre otras.

Conformada por miembros de cada conjunto residencial, los demás desarrollos constructivos (colegio, Teletón, centro comercial) y la gerencia del macroproyecto, la agrupación trabaja de manera coordinada con la administración de cada unidad para garantizar el mantenimiento básico, el cumplimiento de las obligaciones y contribuir a la sana convivencia.

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Programas de acercamiento a la comunidad como campeonatos deportivos, fiestas, días familiares y actividades recreativas también hacen parte de la estrategia que busca crear sentido de pertenencia entre los copropietarios.

Después de reunir estos documentos, la constructora debe radicarlos en la alcaldía correspondiente.

Aproximadamente un mes después, la personería jurídica es aprobada y el proceso continúa de la siguiente forma: 1. La compañía administradora debe acercarse a la DIAN para solicitar un Pre-RUT de la copropiedad.

2. Con este documento se abre una cuenta bancaria a nombre del conjunto residencial.

3. Finalmente, el certificado de la cuenta se presenta a la DIAN y esta entidad otorga el RUT definitivo.

Entrega de la administración provisional a la definitiva Este proceso se desarrolla en dos etapas: 1. Operativa: el administrador provisional hace entrega de un portafolio que incluye documentos que certifican la operación. Entre estos se incluye todo tipo de comunicaciones, el reglamento de propiedad horizontal, actas de citación y de nombramiento de la asamblea, circulares, y la base de datos de residentes y proveedores.

2. Contable: esta entrega se hace generalmente 15 días después, pues antes de compartir esta información se debe hacer un cierre contable, preferiblemente a fin de mes. Aquí también se elabora un acta de entrega que registra el traspaso de una administración a otra.