Condominios pag. 44

Fotos: cortesía Dimitry Zawadzky

ENTREVISTA

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Bulevar Tequendama,

reto en administración mixta Dos torres de 26 pisos conforman esta edificación que alberga 203 apartamentos, 147 oficinas, 15 locales comerciales y 170 parqueaderos. Conozca los desafíos que representa administrar inmuebles con usuarios y usos distintos, y las estrategias implementadas para garantizar el funcionamiento de cada espacio sin dejar de lado la sana convivencia.

Una copropiedad mixta –con usos de vivienda, comercio u oficina– resulta particularmente compleja a la hora de administrar, pues las diversas actividades que ocurren bajo una misma personería jurídica exigen el desarrollo de estrategias y planes que garanticen la normal operación.

El reglamento de propiedad horizontal y el manual de convivencia se constituyen en las principales herramientas para establecer las reglas de juego bajo las que las partes que conforman la edificación deben trabajar. Estas guías, elaboradas por la administración –en conjunto con el consejo elegido por los copropietarios–, definen los derechos, prohibiciones y obliga-

ciones de los propietarios, residentes y usuarios de la copropiedad en concordancia con la Ley de Propiedad Horizontal y todas aquellas que afecten su actividad.

Gracias a los reglamentos y a los manuales con los que contaba, el edificio Bulevar Tequendama pudo encaminar sus acciones para superar los inconvenientes que su operación mixta estaba presentando desde su puesta en marcha en el año 2009. “Existían algunas falencias en temas de convivencia, manejo contable, operación del edificio y organización de las asambleas”, cuenta Juliet Santana, directora de proyecto de ALB Colombia S.A.S., compañía a cargo de la administración de la copropiedad desde 2011.

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Definiendo prioridades

La conformación del comité de convivencia fue una de las primeras actividades que llevó a cabo ALB. A través de la gestión de este comité, las inconformidades por las constantes fiestas que se realizaban en la torre de apartamentos o los ruidos provenientes de los locales que funcionaban hasta altas horas de la noche, entre otros inconvenientes, se solucionaron.

Entre las distintas estrategias de sensibilización implementadas para mejorar la cotidianidad de la copropiedad se destacan: 1. El uso de un personaje (MACO) para informar las normas de convivencia y las reglas en el uso de parqueaderos y zonas comunes.

2. La organización de la base de datos de los ocupantes del edificio, para conocer sus distintas necesidades y actividades.

3. El envío de comunicaciones con contenido clasificado, según el usuario (residentes, oficinistas, comerciantes o todos).

4. La publicación en ascensores y zonas comunes de la información de interés común, como el uso de los depósitos de basuras o de los parqueaderos, y las reglas para tenencia de mascotas.

Para apoyar el plan y mejorar la comunicación entre todas las partes, la administración prestó especial atención a sus tiempos de respuesta frente a las quejas y solicitudes de los copropietarios. El uso eficiente de los canales de comunicación (correo directo, correo electrónico y carteleras) fue determinante para lograrlo. De esta manera, desapareció la percepción de una administración inexistente y se gestionó apropiadamente cada una de las necesidades de la copropiedad.

El artículo 56 de la Ley 675 de 2001 establece que los conjuntos de uso comercial o mixto están obligados a contar con un revisor fiscal que sea contador público titulado, con matrícula profesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores.

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Participación de la comunidad

Tras optimizar la comunicación entre los copropietarios y la administración, el interés por involucrarse en la operación de la edificación también aumentó. El consejo de administración ya existente se organizó aún más y estableció tres representantes de las viviendas, tres de las oficinas y uno de los locales comerciales. Las reuniones de este ente –cada 15 días de forma ordinaria, y cada vez que sea necesario, de forma extraordinaria– siempre cuentan con un programa en el que se informa con anterioridad los temas por discutir.

Cuando se trata de la asamblea, y con el fin de evitar largas y tediosas exposiciones, la notificación de la convocatoria lleva adjuntos los documentos de los asuntos por tratar (cotizaciones, acuerdos, presupuestos, etcétera) para hacer de la reunión un espacio de discusión ágil y productivo, teniendo en cuenta que la edificación tiene 2 300 ocupantes.

Indistintamente de si se tratan cuestiones que competen a los apartamentos, las oficinas o los locales comerciales, todos los miembros de la copropiedad o representantes de cada bien privado deben asistir y participar en la toma de decisiones. Su inasistencia o retiro anticipado de la asamblea es sancionado, como bien se especifica en el reglamento de propiedad horizontal.

Los planes de emergencia se diseñaron para cada una de las torres, pues por sus condiciones físicas particulares requieren de procedimientos que se adapten a sus actividades.

Las medidas que se aprueben durante la asamblea afectan a toda la copropiedad, aunque en principio sea un beneficio exclusivo de una de las partes: si es necesario reparar solo la fachada de una torre, por ejemplo, la cuota extraordinaria la deben asumir –por reglamento– todos los ocupantes de acuerdo con su coeficiente.

Seguridad, la prioridad

Por la ubicación de Bulevar Tequendama (Calle 26A # 13-97), las particularidades de la zona y la constante circulación de personas dentro y en los alrededores de la copropiedad (ocupantes, clientes, proveedores y visitantes), es clave mantener óptimas condiciones de seguridad. Por la misma razón, el consejo y la administración decidieron, después de probar otros sistemas, instalar lectores de tarjetas para controlar el ingreso y salida de los usuarios por los dos accesos de la edificación.

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3. Acceso de visitantes a la torre de oficinas únicamente hasta las 6:00 p.m. entre semana, y hasta las 12:00 m. los días sábado.

4. Restricción del paso peatonal por la plazoleta comercial desde las 7:00 p.m.

5. Controles de acceso por tarjeta a las distintas torres, de tal manera que los usuarios y residentes solo ingresen a la que les corresponde aún si comparten la zona de ingreso y de estacionamiento.

El recaudo

Además, el esquema cuenta con un guarda en cada recepción, otro en la plazoleta de locales comerciales, dos personas más en los accesos a los parqueaderos y un vigilante encargado de recorrer toda la copropiedad de día y de noche. El monitoreo, a través de un circuito cerrado de televisión, está disponible las 24 horas del día y cubre todos los pisos y pasillos de la copropiedad. Con esto se confirma que no se deben escatimar recursos en cuanto a seguridad.

Para complementar las estrategias de seguridad, Bulevar Tequendama viene trabajando en conjunto con la alcaldía de la localidad, los cuadrantes de seguridad y la comunidad para adoptar medidas de prevención que permitan mejorar la seguridad de la zona. Al interior, ha implementado otros protocolos, entre los que se destacan: 1. Acceso por una sola entrada a la zona de parqueaderos después de las 7:00 p.m.

2. Acceso a la torre de oficinas solo hasta las 9:00 p.m., entre semana, y hasta la 1:00 p.m. los días sábado. Cada compañía debe encargarse de informar a la empresa de seguridad el nombre de los empleados que trabajan en horario adicional.

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La cantidad de usuarios y la dimensión de una copropiedad mixta exigen implementar un método práctico y sencillo para recaudar oportunamente las cuotas de administración, indispensables para el mantenimiento de la edificación y la preservación del patrimonio de los copropietarios. Para incentivar el pago, la administración utiliza diferentes métodos: 1. Descuento por pago anticipado (antes de los primeros 15 días del mes).

2. Entrega de instructivos de pago.

3. Habilitación de distintos canales de pago (actualmente se trabaja en convenio con bancos que permiten usar herramientas virtuales).

4. Acuerdos de pago con los copropietarios morosos.

5. Notificación oportuna del cobro jurídico (a partir del segundo mes en mora).

AR Salitre, otro caso de éxito La agrupación Arboleda del Salitre está conformada por 259 apartamentos y 199 habitaciones del AR Hotel Salitre, una copropiedad mixta que exige una gestión administrativa diferente por su particular composición.

“Lo más complejo a la hora de administrar una copropiedad mixta es hacer entender a las dos partes que son una sola copropiedad”, afirma César Salazar Mateus, gerente general de Incolpro LTDA., empresa que tiene a su cargo la administración del inmueble desde 2012.

Durante su dirección, Incolpro orientó la operación de la edificación a través de soluciones funcionales: 1. Se mejoró el estado de la cartera gracias a un control riguroso de la contabilidad que anteriormente no

reflejaba los movimientos financieros reales del complejo de apartamentos y hotel.

2. Se solucionaron los inconvenientes que se tenían con la constructora en la recepción de las zonas comunes, las cuales requerían de ciertas adecuaciones (actualmente, estas están siendo reparadas).

3. Se elaboró el manual de convivencia y se establecieron sanciones por conductas inapropiadas.

4. Se realizan campañas pedagógicas de convivencia a través de un boletín informativo mensual y charlas lideradas por profesionales sobre buenas prácticas comunitarias y sobre la Ley 675 de 2001.