Aud09 14

UL TA NS

Resolución Final de Procedimiento de Auditoría

Practicada al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el

CO

Municipio de León, Gto.

Auditoría: CM/AUD09/2014

Clave: CM/DACF/02/03

RESOLUCIÓN FINAL DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Auditoría: CM/AUD09/2013 En la ciudad de León, Guanajuato; con fecha 14 de mayo de 2014.

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V I S T O para resolver la auditoría realizada al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Gto., practicada por la Dirección de Auditoría Contable y Financiera, de la Contraloría Municipal, marcado bajo la orden de auditoría número CM/AUD09/2014; cuyo objeto fue revisar el proceso de adquisiciones, presupuesto, registros contables, inventarios y abarcó el período de octubre 2012 a enero de 2014.

RESULTANDO

Primero. En fecha 11 de febrero de 2014, personal de la Contraloría Municipal notificó la orden de auditoría girada por el Lic. Alberto Padilla Camacho, Contralor Municipal, contenida en oficio número CM/DACF/01/34/2014, de fecha 7 de febrero de 2014, al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Gto., y en ese acto se levantó acta circunstanciada quedando iniciada la auditoría CM/AUD09/2014.

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Segundo. El 3 de abril de 2014, mediante oficio CM/DACF/01/83/2014, de fecha 2 de marzo de 2014, personal de la Contraloría Municipal notificó el informe de auditoría en donde se asienta la síntesis informativa, el objetivo y alcance de la revisión, el dictamen y las observaciones con sus respectivas recomendaciones. En dicho oficio se le requirió al auditado para que en un plazo de 20 veinte días hábiles informara sobre las acciones correctivas que al efecto se realizarían.

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Tercero. En fecha 6 de mayo de 2014, el Director General del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Gto., Lic. Juan Carlos Oliveros Sánchez, mediante oficio OF.DIF/DG/367/2014, de fecha 6 de mayo de 2014, entregó respuesta al informe de auditoría dando cumplimiento dentro del plazo concedido.

CONSIDERANDO

Primero. Esta Contraloría es competente para practicar visitas y auditorías a las Dependencias y Entidades del Municipio de León, Guanajuato; lo anterior, con fundamento en lo dispuesto por los artículos: 139 fracciones II, IV, V, VIII, XIV, XV y XXI, de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato; 76, fracciones II, V,

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Clave: CM/DACF/02/03

VIII y XV, del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal de León, Guanajuato, así como los numerales 2 y 11, del Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Municipio de León, Guanajuato.

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Segundo. Primera observación. Analizamos el proceso de las adquisiciones efectuadas en el periodo revisado, en relación a la partida denominada “Equipo de Transporte” lo anterior a efecto de constatar que se hayan realizado conforme a lo establecido en el Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y contratación de servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, para lo cual detectamos lo siguiente: 1. Incumplimiento al Artículo 16 del ordenamiento referido anteriormente, ya que en el ejercicio 2012 no integraron el comité como a la letra dice: “Se crea el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles del Municipio, para llevar a cabo los procedimientos de los concursos simplificados, licitaciones públicas y las subastas públicas que en estas materias le sean requeridos …” Además del artículo 12 fracción XIX del Reglamento del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Guanajuato establece que corresponde al Consejo: “Designar al integrante del Consejo que fungirá como vocal en el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles”.

CO

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2. Identificamos la compra de tres vehículos en diciembre 2012 cuya compra fue autorizada únicamente por la C. Gabriela Ruenes Escoto, directora general, según acuerdo que obra en los expedientes con lo cual transgredieron lo establecido en el artículo 12 fracción XIV del Reglamento del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Guanajuato establece que corresponde al Consejo: “Aprobar los actos de dominio sobre los bienes patrimonio del Sistema DIF León necesarios para el cumplimiento de su objeto, en los términos de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato y del Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles para el Municipio de León, Guanajuato”, dichas adquisiciones las detallamos en el cuadro siguiente:

DESCRIPCIÓN NP300 Doble Cabina T/M

IMPORTE TOTAL

$ 192,565

PROCESO DE ADQUISICIÓN Adjudicación directa a Vehículos de Guanajuato,

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FECHA COTIZACIÓN

FECHA FACTURA

FECHA DE PAGO

27/12/2012

11/01/2013

28/12/2012

Clave: CM/DACF/02/03 $ 150,290

March Advance TM AA Modelo 2013

$ 150,290

TOTAL

$ 493,145

S.A. de C.V. (Grupo Vegusa)

31/01/2013

24/01/2013

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March Advance TM AA Modelo 2013

a) Conforme al cuadro anterior podemos determinar que las cotizaciones se efectuaron en la misma fecha con tres proveedores, pero se individualizó cada adquisición con la finalidad de asignarlos de manera directa y evitar el proceso de concurso simplificado, ya que conforme al monto total $ 425,125.00 correspondía someterlo a dicho proceso; además incumplieron con el artículo 34 segundo párrafo del Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, que señala: “…cada operación deberá considerarse individualmente, a fin de determinar si queda comprendida dentro de los montos máximos y límites que establezca el Ayuntamiento, en la inteligencia de que en ningún caso, el importe total de la misma podrá ser fraccionado…”.

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b) Incumplieron con el Manual de Políticas Administrativas del DIF en el apartado 5.2 Adquisición de vehículos, que establece que se comprarán vehículos únicamente que exista presupuesto y para los siguientes casos: a) por reposición (se deberá hacer mención en la solicitud de compra del o los vehículos que se dará de baja o anexar oficio y dictamen de baja); b) para realizar las actividades propias de las Direcciones, siempre y cuando se justifique; c) cuando se trate de vehículos con que se realicen actividades especiales como transporte, se deberán de justificar las características de los vehículos y anexar las especificaciones técnicas; d) por la asignación de recurso por parte de las entidades Federales, Estatales y/o Municipales. En los expedientes analizados no obra evidencia de ninguna de estas justificaciones.

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3. Derivado de la revisión al expediente de compra de la unidad médica móvil por $ 499,500.00, detectamos que no contaban con suficiencia presupuestal al iniciar el proceso de compra en el mes de agosto de 2013, realizado bajo la modalidad de Concurso Simplificado, lo anterior incumpliendo con lo establecido en el artículo 28 del Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, que refiere “Las Entidades podrán convocar o llevar a cabo adquisiciones, arrendamientos y servicios, únicamente cuando se encuentre saldo disponible en la partida correspondiente, dentro de su

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Clave: CM/DACF/02/03

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presupuesto aprobado”, además este mismo artículo señala que: “en casos excepcionales y previa autorización de los Órganos de Gobierno de las Entidades, podrán convocar adquisiciones y servicios, sin contar con saldo disponible en la partida presupuestal correspondiente. En este caso el Comité propondrá inmediatamente la modificación presupuestal necesaria”; la autorización de la modificación presupuestal por parte del Consejo fue hasta el mes de diciembre de 2013.

Con lo anterior la entonces Presidenta del Consejo incumplió con lo establecido en el artículo 13 fracción V del Reglamento del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Guanajuato que establece: corresponde al Presidente “supervisar la eficiente administración del patrimonio del Consejo, a cargo del Director General”.

En la respuesta refieren lo siguiente:

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1. “Al entrar en función la administración 2012-2015 con fecha 11 de octubre de 2012, no se tenía amplio conocimiento del presupuesto disponible, que permitiera realizar un programa de compras por el periodo octubre-diciembre 2012, lo que derivó en posponer la formación de la integración del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles, no obstante, en la segunda sesión extraordinaria del consejo directivo del 6 de diciembre de 2012, se aprueba la propuesta del Comité de Adquisiciones presentada por la Sra. Gabriela Ruenes Escoto (secretaria técnica). En la octava sesión ordinaria del 18 de junio de 2013, se aclara y específica quienes integraron dicho comité a partir del 6 de diciembre de 2012 y quienes lo integrarían a partir del 18 de junio de 2013”.

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2. En relación a la autorización de la compra de tres vehículos por parte de la C. Gabriela Ruenes Escoto, directora general, manifiestan que el propósito fue aprovechar los recursos asignados en el ejercicio 2012 y de ninguna manera fue la intención beneficiar a determinado proveedor con el proceso de asignación directa, ya que en base a las cotizaciones documentadas resultó ser la mejor opción. b. Informan que sí existe justificación de la compra, y anexan copia de la minuta décimo séptima sesión ordinaria de consejo del 30 de mayo de 2011, donde se aprueba la baja de 6 unidades, que avalan la adquisición de los vehículos nuevos.

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Clave: CM/DACF/02/03

3. Refieren que cuando inició el proceso para la compra de la unidad médica móvil, ya contaban con la partida presupuestal depositada y clasificada como “erogaciones complementarias, 7992”, esto desde el mes de febrero de 2013, y fue hasta el mes de diciembre de 2013 cuando se reclasificó en la partida correspondiente.

UL TA

Mencionan que aceptan la recomendación, respecto a las responsabilidades en que incurrieron los funcionarios que en su momento fueron responsables de las decisiones, además solicitan la intervención de la Contraloría Municipal para determinar las responsabilidades y aplicar las sanciones que de ellas deriven.

Aunque proporcionan evidencia de que está constituido el Comité de Adquisiciones y que se están apegando a los montos y límites autorizados por el H. Ayuntamiento, no solventamos la presente observación en tanto no se deslinden las responsabilidades administrativas correspondientes.

CO

NS

Tercero. Segunda observación. Derivado del análisis al proceso de adquisiciones efectuadas en el periodo de octubre a diciembre 2012, detectamos incumplimiento a lo establecido en los artículos 33, 34 y 35 del Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato que establece: art. 33 ”Los contratos de adquisiciones y de prestación de servicios, de acuerdo a los montos autorizados, se adjudicarán mediante los procedimientos siguientes: I.- licitación pública; II.- concurso simplificado mediante invitación a cuando menos tres proveedores; y, III.-de manera Directa”; art. 34 “… el Ayuntamiento a propuesta del Comité, aprobará en el mes de diciembre de cada año, los montos y límites para tales procedimientos de adjudicación…”; y, art. 35 “los procedimientos de adjudicación a que se refieren los artículos 33 fracciones I y II, se llevarán a cabo por el Comité. Se adjudicó de manera directa la compra de juguetes para la cabalgata de reyes 2012 al proveedor Materiales para el Desarrollo de México SA de CV, por un importe de $447,500.00 más IVA, conforme a este monto debió ser concurso simplificado. Esta adquisición no fue autorizada por el Consejo y fue aprobada mediante la firma del contrato celebrado con la Congregación Mariana Trinitaria, A.C., por la C. Gabriela Ruenes Escoto, directora general y Lic. Marisela Emilse Etcheverry Aranda, presidenta del Dif- León.

De igual manera la entonces Presidenta del Consejo incumplió con lo establecido en el artículo 13 fracción V del Reglamento del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Guanajuato que establece: corresponde al Presidente

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Clave: CM/DACF/02/03

“supervisar la eficiente administración del patrimonio del Consejo, a cargo del Director General”.

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En la respuesta reconocen que tal situación se originó por desconocimiento del personal que en su momento asesoró a las funcionarias mencionadas, lo que derivó en efectuar adquisiciones no apegadas a la normativa aplicable, sin embargo esta situación se ha corregido, pues actualmente efectúan las adquisiciones conforme a lo establecido en el Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, como ejemplo se proporciona copia del proceso de adquisición de juguetes para la campaña cabalgata de reyes 2014.

Aunque proporcionan evidencia de han corregido el proceso de adquisiciones y se apegan al Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, no solventamos la presente observación en tanto no se deslinden las responsabilidades administrativas correspondientes.

Cuarta. Tercera observación. Revisamos los gastos efectuados por concepto de mantenimiento efectuados en el período de octubre 2012 a diciembre de 2013, a este respecto detectamos lo siguiente:

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o El proceso de asignación de los trabajos de pintura de los Centros-DIF lo pactó de manera verbal la entonces presidenta del consejo directivo Lic. Marisela Emilse Etcheverry Aranda con el C. José García Patlán, proveedor quien factura con el registro federal de contribuyentes de Renee Andrea Cuevas Reyes, sin conocer el monto total de los trabajos, al final se erogó por este concepto la cantidad de $ 754,355.00, ver tabla siguiente, y con ello incumplieron con lo establecido en el artículo 35 Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Guanajuato, que el establece: “Los procedimientos de adjudicación a que se refieren los artículos 33 fracciones I Licitación pública; y II Concurso simplificado se llevarán a cabo por el Comité”.

FACTURA

PROVEEDOR

CONCEPTO

IMPORTE

573

CELINA CARRANZA MEDINA

COMPRA DE PINTURA VARIOS COLORES

$ 118,615.23

63

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

COMPRA DE CUBETAS DE PINTURA, VARIOS COLORES

$ 119,155.20

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Clave: CM/DACF/02/03 61

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

COMPRA DE CUBETAS DE PINTURA, VARIOS COLORES

86

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

COMPRA DE CUBETAS DE PINTURA, VARIOS COLORES

$278,228.47 $ 754,355.00

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TOTAL COMPRA DE PINTURA

$238,356.10

o De igual manera incumplieron con el Manual de Políticas Administrativas del Sistema DIF, en el apartado de políticas de compras 5.1 Adquisiciones que señala: “La solicitud de compras deberá de llevar las firmas del solicitante y del Director de área correspondiente, este último comprometiéndose a revisar dicha requisición, esto con el fin de llevar un mejor control de compras”, ya que no elaboraron las requisiciones en todos los casos. o En general la documentación comprobatoria de los gastos de mantenimiento, presenta irregularidades e incongruencias en relación a los tiempos de entrega de trabajos, pagos, fecha de factura, contratos, actas de entrega recepción, firmas, etc., ya que según refiere el propio personal del organismo se elaboraron posteriormente, a la contratación de los servicios.

NS

En la respuesta, aceptan la presente recomendación, e informan que en lo subsecuente se han apegado a los procesos, políticas y reglamentos establecidos en materia de adquisiciones, y los expedientes los integran de manera completa por cada proveedor y trabajo de mantenimiento, adjuntan un ejemplo del proceso que siguen actualmente, referente a un contrato de prestación de servicios.

CO

Aunque proporcionan evidencia de que se han apegado a los procesos, política y al Reglamento establecido en materia de adquisiciones, e integran de manera correcta los expedientes del proceso para cada proveedor, no solventamos la presente observación en tanto no se deslinden las responsabilidades administrativas correspondientes.

Quinta. Cuarta observación. Analizamos los gastos de mantenimiento efectuados en el período de octubre 2012 a diciembre de 2013 e identificamos los relativos a la remodelación de la Casa Madero. Detallamos en el siguiente cuadro la totalidad de los gastos de mantenimiento: FAC

PROVEEDOR

CONCEPTO S/FACTURA

CONCEPTO REAL

IMPORTE

573

CELINA CARRANZA MEDINA

COMPRA DE PINTURA VARIOS COLORES

IGUAL

$ 118,615

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Clave: CM/DACF/02/03 CONSTRUCTORA LITILUM SA DE CV

ANTICIPO REMODELACIÓN OFICINAS MADERO

NO SE REFACTURÓ

$ 120,430

73

CONSTRUCTORA LITILUM SA DE CV

PAGO TRABAJOS EXTRA EN MADERO

NO SE REFACTURÓ

$ 55,016

45

CONSTRUCTORA LITILUM SA DE CV

REMODELACIÓN OFICINAS MADERO

NO SE REFACTURÓ

$ 120,430

63

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

61

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

146

JUANA ALEJANDRA ORTIZ ACOSTA

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A25

MANO DE OBRA EN CENTRO VALLE DEL SOL. F-83

COMPRA DE CUBETAS DE PINTURA, VARIOS COLORES

$ 119,155

COMPRA DE CUBETAS DE PINTURA, VARIOS COLORES

IGUAL

$ 238,356

ROTULACIÓN EN VARIOS CENTROS

ROTULACIÓN EN VARIOS CENTROS. F-62

$ 287,680

MANO DE OBRA EN CENTROS-DIF(PARQUE DEL ARBOL,CEMAIV, GRANJENO, CANDELARIA Y CASA DE LOS ABUELOS)

TRABAJOS REALIZADOS DE ELECTRICIDAD, YESO, PISO, VIDRIOS, ALUMINIO Y REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS GENERALES DEL DIF MUNICIPAL UBICADO EN LA CALLE MADERO

$ 267,116

REPARACIÓN DE MODULOS Y PINTURA

COMPRA DE 246 CUBETAS DE PINTURA DE DIVERSAS TONALIDADES. F-79

$ 278,228

MANO DE OBRA EN CENTROS

LA EVIDENCIA CORRESPONDE A IMPERMEABILIZACIÓN

$ 58,185

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

86

CUEVAS REYES RENEE ANDREA

346

COMERCIALIZADORA KIN YAX

277

MANUEL DE JESÚS SÁNCHEZ DÍAZ

SUMINISTRO Y COLOCACIÓN DE DOMOS

IGUAL

$ 38,780

3116

CONST.FECEGA DEL CENTRO, S.A. DE C.V.

SUMINISTRO Y COLOCACION VIGAS EN LOZA MADERO

IGUAL

$ 42,784

A209

JIMENEZ ARCEO GABRIEL

CABLEADO DE OFNAS GENERALES

IGUAL

$ 85,507

0531, 0544, 0546

ALCALA CORTES ARTURO

ARTURO ALCALA CORTES/30% DE AN

IGUAL

$ 78,502

328

EDIFICONSA SA DE C.V.

REP.PISO,CANCELERIA SALON DIF GERONTOLOGICO

IGUAL

$ 61,248

766

M. DE JESUS ARTEAGA AZPEITIA

PAGO A JESUS ARTEAGA POR MTTO.

IGUAL

$ 15,486

CO

NS

84

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Clave: CM/DACF/02/03 A2308, A2309, A2365

LETICIA PADILLA MUÑOZ

COMPRA DE TUBOS DIF. MEDIDAS, DISCOS, LAMINA ANTEDERRAPANTE, PTR, SOLERA, LITRO FONDO GRIS Y CHAPA

313, 295

OBDILÓN GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

REPARACIÓN PUERTAS DISTINTAS ÁREAS Y CRISTAL CENTRO SATÉLITE

IGUAL

A 000477

REAHBIMEDIC, S.A. DE C.V.

COLOCACIÓN BOTONERA BAJO CONTRATO DE OBRA

IGUAL

$ 12,914

$ 6,050

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IGUAL

$ 39,440

Compra real de pintura

$754,354

Otros mantenimientos

$122,224

Remodelación de la Casa Madero

$1,167,344

Total de Gastos analizados

$2,043,922

CO

NS

A este respecto y derivado de la evidencia documental, registros contables y actas circunstanciadas levantadas a los C. José García Patlán, proveedor del DIF, LAE Marcos Gerardo Aguayo Carvajal, coordinador de recursos materiales y servicios generales y LAE. Rosa Noemí Bueno González, directora administrativa, determinamos que alteraron documentos con la finalidad de ocultar la inversión de dichas remodelaciones, para ello el C.P. Ricardo González, otrora director administrativo solicitó a los proveedores cambiar el concepto de las facturas, como fue el caso con el proveedor Renee Andrea Cuevas Reyes; en el caso de la Constructora Litilum S.A. de C.V., la evidencia encontrada en las pólizas corresponde a pintura de Centros-DIF y las facturas señalan trabajos en la Casa Madero que es el concepto real y no refacturaron por lo señalado en la evidencia anexa en el comprobante, lo anterior argumentando que se tenían que cambiar los conceptos de esas facturas ya que se hizo mal el procedimiento de la remodelación y se tenía que justificar y que lo más viable es que fuera por concepto de pintura de los Centros DIF. En la respuesta, aceptan nuestra recomendación, e informan que en lo subsecuente se han apegado a los procesos, políticas y reglamentos establecidos en materia de adquisiciones, y los expedientes se integran con la documentación exacta y correcta, correspondiente a cada proceso, además solicitaron la intervención de la Contraloría Municipal para determinar las responsabilidades y aplicar las sanciones que de ellas deriven.

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Clave: CM/DACF/02/03

Aunque proporcionan evidencia de que se han apegado a los procesos, política y al Reglamento establecido en materia de adquisiciones, e integran de manera correcta los expedientes del proceso para cada proveedor, no solventamos la presente observación en tanto no se deslinden las responsabilidades administrativas correspondientes.

UL TA

Sexta. Quinta observación. Detectamos que en el ejercicio 2012 aunque contaban con un padrón de proveedores, se contrató a otros proveedores foráneos y algunos no identificados, ya que tratamos de localizarlos para confirmar las operaciones que realizaron al DIF-León y nos encontramos con lo siguiente: en el caso del proveedor Constructora Litilum, S.A. de C.V., la oficina se encuentra cerrada y no los conocen en las oficinas adyacentes, Juana Alejandra Ortiz Acosta, no la conocen en el domicilio fiscal y corresponde a una casa habitación y de la Comercializadora Kin Yax, S.A. de C.V., la dirección es una nave industrial y no lo conocen, además los números telefónicos que nos proporcionaron ya no existe.

NS

En la respuesta, señalan que “la institución cuenta con un padrón de proveedores como lo establece el artículo 4 fracción III del Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles para el municipio de León, Gto., sin embargo, en el presente caso se optó por dar preferencia a proveedores que no forman parte de nuestro padrón, considerando las condiciones favorables de precio que ofrecieron. Reconocemos que la decisión tomada no fue la más adecuada, toda vez que no se contaba con la información suficiente de dichos proveedores. Por lo antes expuesto se han dado las indicaciones necesarias para recabar y confirmar la información de apertura, de estructura y financiera de los proveedores registrados en el padrón de la Institución”.

Proporcionan oficio dirigido al área de Adquisiciones, así como copia del Padrón actualizado de proveedores.

CO

En visita de seguimiento nos refirió la L.A.E Rosa Noemí Bueno González, Directora Administrativa que aún no solicitan a los proveedores la información que refieren en el oficio OF.DIF/DA/123/2014, correspondiente a copia del R.F.C., copia del acta constitutiva, nombre del representante legal, organigrama, nombre del enlace, copia de su última declaración presentada, fotos del exterior de su domicilio fiscal y en su caso pagos al IMSS, de los proveedores con el propósito de tener la información necesaria que permita determinar la solvencia económica, capacidad de producción y abastecimiento, es por ello que la Directora Administrativa determinó ante la Contraloría el compromiso de apegarse al padrón de proveedores del municipio y con ello cumplir con la normativa establecida en el Reglamento de Adquisiciones, por lo que solventamos la presente observación.

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Clave: CM/DACF/02/03

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Séptima. Sexta observación. Derivado de las actas circunstanciadas levantadas a los C. Jose García Patlán, proveedor del DIF, LAE Marcos Gerardo Aguayo Carvajal, coordinador de recursos materiales y servicios generales y LAE. Rosa Noemí Bueno Gonzalez, directora administrativa, determinamos que existe desvío de recursos de la Factura no. 146 expedida por la C. Juana Alejandra Ortiz Acosta por un importe de $ 287,680.00, ya que según declaraciones, el C.P. Jorge Gutiérrez, finado ex subdirector administrativo solicitó al C. Jose García Patlán consiguiera la factura a efecto de incluir la mano de obra que el Sr. Patlán donó a los Centros-DIF y pagarle los viáticos que reclamaba, ya que su lugar de origen es la ciudad de Irapuato. Se le entregó el cheque del importe de la factura a un supuesto primo de la Sr. Juana Alejandra Ortiz Acosta quien lo cambió en la ciudad de Irapuato; al Sr. Patlán le entregaron $ 35,000.00, pagaron el IVA de $ 39,680.00 a quien expidió la factura, y el resto $ 213,000.00 lo entregaron en efectivo al C.P. Jorge Gutiérrez. Posteriormente el C.P. Ricardo González, ex subdirector administrativo, solicitó se cambiara el concepto de la factura para lo cual pagaron $ 2,000.00 al proveedor. Conforme a las declaraciones del personal del DIF-León no conocen al proveedor Juana Alejandra Ortiz Acosta ya que ella no prestó ningún servicio en dicha institución.

NS

En la respuesta, mencionan que desafortunadamente no se puede contar con la declaración del C.P. Jorge Alberto Gutiérrez Delgado, quien pudo haber aportado información sobre el destino de los $ 213,000.00 que aquí se mencionan y fincar responsabilidades, no obstante se ha tratado de localizar al C.P. Ricardo M. González Herrera sin tener resultados, además solicitaron la intervención de la Contraloría Municipal mediante oficio OF.DIF/DG/366/2014 se proceda a determinar las probables responsabilidades y aplicar las sanciones que de ellas deriven.

No solventamos la presente observación, ya que es necesario que se deslinden las responsabilidades administrativas derivadas de estos actos.

CO

Octava. Séptima observación. Detectamos que se construyó un puente de acceso al estacionamiento contiguo a la Casa Madero 213, esto por orden de la Lic. Marisela Emilse Etcheverry Aranda para evitar entrar por la puerta principal. Este puente fue hecho por el personal de área de recursos materiales y servicios generales, el material que se adquirió tuvo un costo de $ 12,914.00 y se terminó de construir en febrero de 2013. El día que se separó de la Institución la Ex Presidenta del Consejo, la Lic. Cecilia Huerta López, entonces Directora Administrativa, dio la instrucción de que lo quitaran y actualmente está en el almacén de granjeno.

En la respuesta, refieren que “es evidente la falta de cumplimiento y apego a la normativa que por desconocimiento y falta de experiencia tuvieron algunos servidores”, por lo que solicitan la intervención de la Contraloría Municipalmediante oficio

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Clave: CM/DACF/02/03

OF.DIF/DG/366/2014 se proceda a determinar las probables responsabilidades y aplicar las sanciones que de ellas deriven.

No solventamos la presente observación, ya que es necesario que se deslinden las responsabilidades administrativas derivadas de estos actos.

UL TA

Novena. Octava observación. A efecto de validar las operaciones de la institución con sus proveedores, seleccionamos seis (Constructora Litilum S.A. de C.V., Renee Andrea Cuevas Reyes, Juana Alejandra Ortiz Acosta, Comercializadora KIN YAX, S.A. de C.V., Montaje, Supervisión y Construcción S.A. de C.V. y Arte y Color Digital, S.A. de C.V.), a este respecto detectamos deficiencias en la contabilidad de la entidad, ya que no registran las operaciones en las cuentas de proveedores, sino directamente al gasto, es por ello que tienen que analizar cada uno de los registros generados en el ejercicio 2012 y 2013, para poder proporcionar información acerca de las operaciones realizadas con terceros.

NS

Derivado de ello solicitamos la información relativa a la declaración informativa mensual de proveedores por tasas de Impuesto al Valor Agregado (IVA). A este respecto la C.P. María Reyna Ramírez González, coordinadora de contabilidad, nos refirió que no presentan estas declaraciones, incumpliendo con ello con sus obligaciones fiscales conforme a lo establecido en el artículo 32 G fracción II del Código Fiscal de la Federación, incluidas en su guía de observaciones emitidas por el SAT.

CO

En la respuesta, informan que actualmente provisionan contablemente, las operaciones con proveedores, con el propósito de tener información estadística de las operaciones con terceros. Anexan copia del acuse por la declaración de operaciones con terceros del mes de marzo 2014, así como auxiliar contable de la cuenta de proveedores.

Por lo que respecta la confirmación del proveedor Arte y Color Digital, S.A. de C.V., adjuntan auxiliar contable donde detallan las operaciones efectuadas con dicho proveedor.

En visita de seguimiento constatamos que atendieron nuestra recomendación, por lo que Solventamos la presente observación.

Décima. Novena observación. Con la finalidad de constatar la autenticidad de los comprobantes emitidos por los proveedores relacionados con la pintura de los CentrosDIF y la remodelación de la Casa Madero, verificamos en el portal del SAT los documentos, a este respecto detectamos facturas que no fueron autorizados, mismas que relacionamos a continuación:

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Clave: CM/DACF/02/03 FACTURA

IMPORTE

LITILUM, S.A. DE C.V.

73

$ 55,015.53

79 (CANCELADA)

$ 278,228.47

RENEE ANDREA CUEVAS REYES

ESTATUS SAT ESTE COMPROBANTE NO SE ENCUENTRA REGISTRADO EN LOS CONTROLES DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

UL TA

PROVEEDOR

86

$ 278,228.47

En la respuesta, refieren que giraron instrucciones para que en el departamento de contabilidad se realice la verificación y validación de los comprobantes que amparen gastos y adquisiciones.

Solventamos la presente observación, con el compromiso de la Dirección Administrativa de cumplir e integrar un expediente con la evidencia de que realizan dicha revisión.

NS

Décima Primera. Décima observación. Revisamos las conciliaciones bancarias, de las dos cuentas de cheques que manejan en la entidad, para ello seleccionamos del ejercicio 2012 el mes de octubre y diciembre; así como enero y marzo del 2013, lo anterior con la finalidad de verificar la correspondencia de los registros, así como antigüedad de movimientos y saldos bancarios. A este respecto detectamos que en los registros contables de la cuenta bancaria 04446491731 de BBVA Bancomer refleja un saldo negativo de $311,913.70 correspondiente al mes de enero de 2013, de igual manera $174,938.10 del mes de marzo de 2013 ocasionado por la expedición de cheques que se encuentran en tránsito a la fecha de cierre de cada uno de los meses.

En relación a ello la C.P. María Reina Ramírez, coordinadora de contabilidad refirió lo siguiente: “los últimos dos días del mes se expedían todos los cheques que tuvieran comprobación correspondiente a ese mes, por lo cual quedó muy grande el importe de cheques en tránsito y por lo mismo contablemente el banco refleja saldo rojo”.

CO

Consideramos incorrecta esta práctica, ya que conforme a lo señalado en el Manual de Contabilidad Gubernamental, la cuenta de bancos representa el monto de efectivo disponible propiedad del ente público, en instituciones bancarias, además cabe mencionar que las conciliaciones bancarias no están firmadas por la persona que elabora, supervisa y autoriza las mismas.

Conforme a las características del efectivo es necesario que existan controles de separación de funciones, que permita una supervisión constante de los aspectos de autorización, custodia y registro de sus movimientos y operaciones.

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UL TA

En la respuesta, refieren que la Entidad no ha pagado cargos extraordinarios por sobregiro, no obstante dieron indicaciones para evitar que el saldo de la cuenta de bancos sea contrario a su naturaleza, además informan que la separación de funciones, actualmente está debidamente delimitada, con la finalidad de que las actividades de registro, autorización y custodia de las conciliaciones bancarias, sean independientes entre sí. Se proporciona copia de oficio dirigido al área de adquisiciones y control presupuestal, copia de auxiliar de bancos y copia de la conciliación bancaria del mes de marzo 2014 de la cuenta de BBVA Bancomer No. 0446491731.

Constatamos que han controlado los saldos bancarios, nos proporcionaron las conciliaciones bancarias debidamente rubricadas y en general atendieron nuestra recomendación, por lo cual solventamos la presente observación.

Décima Segunda. Décima Primera observación. Derivado de nuestra revisión detectamos que efectúan registros contables de ingresos, sin contar con el documento fuente de la operación que en este caso sería una ficha de depósito, por lo cual dichos importes aparecen incorrectamente como depósitos en tránsito en las conciliaciones cuando en realidad es dinero en efectivo que tiene bajo su resguardo la cajera. Relacionamos los montos registrados incorrectamente en el siguiente cuadro: BANCO

MES

NS

CUENTA

0446491731

853696649

BBVA BANCOMER

BANORTE

IMPORTE

OCT-12

$

19,700

DIC-12

$

22,994

ENE-13

$

5,532

MAR-13

$

42,696

MAR-13

$

1,513

CO

Lo anterior ocasiona que el efectivo sea clasificado a la fecha del cierre del ejercicio en una cuenta que no le corresponde y se genere información financiera que carece de veracidad, ya que además de la revelación en los estados financieros se registran movimientos inexistentes.

En la respuesta, refieren que aunque no han tenido ningún problema al respecto, aceptan la observación y dieron indicaciones para que no se consideren contablemente en la cuenta de bancos, importes que aún no hayan sido depositados, utilizando para tal efecto, la cuenta de caja en tanto se hace el depósito bancario correspondiente.

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En visita de seguimiento verificamos conciliaciones bancarias del ejercicio 2014, con el cuál constatamos lo referido en su respuesta, por lo que solventamos la presente observación.

UL TA

Décima Tercera. Décima Segunda observación. Analizamos el presupuesto del ejercicio 2012 y 2013, para ello integramos al autorizado la totalidad de las modificaciones efectuadas en dichos ejercicios. Al respecto detectamos que no manejan un adecuado control del presupuesto ya que inicialmente registran el gasto y posteriormente ajustan a las partidas presupuestales para tener suficiencia y presentar las modificaciones correspondientes al Consejo, incumpliendo con ello lo establecido en el artículo 57 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato donde a la letra dice: “Ningún gasto podrá efectuarse sin que exista partida expresa del presupuesto de egresos que lo autorice.

Para que procede una erogación y ésta sea lícita, deberá sujetarse al texto y suficiencia de la partida…”

NS

En la respuesta, mencionan que reconocen que anteriormente se presentaba dicha situación, sin embargo con la puesta en marcha del programa Oper Gob, ya no es posible generar gastos si la partida no tiene suficiencia presupuestal. Cabe mencionar que en su mayoría los gastos efectuados forman parte de un presupuesto, no obstante, existen necesidades no previstas y que deben ser resueltas desplazando suficiencia presupuestal de partidas que no serán ejercidas. Ese tipo de movimientos se someten, ante el Consejo Directivo para su aprobación, a más tardar el mismo mes en que suceden. Se proporciona copia de la primera y segunda modificación presupuestal de 2014, aprobadas por los integrantes del consejo.

Verificamos la información proporcionada, la cual corresponde a su respuesta, por lo que solventamos la observación.

CO

Décima Cuarta. Décima Tercera observación. Verificamos físicamente 620 bienes de un total de 12,400, lo que representa el 5% de los reportados por la Coordinación de bienes patrimoniales del DIF-León, a este respecto detectamos las siguientes irregularidades: o No localizamos 19 bienes. o Encontramos 27 bienes sin etiqueta.

Lo anterior muestra incumplimiento al Manual de Políticas Administrativas del Sistema DIF, en el punto 6, denominado Políticas de Control Patrimonial, que señala: “cada

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dirección de área designará un enlace encargado de coordinar la actualización y el resguardo del mobiliario asignado a su dirección”, y “cada resguardante debe actualizar su GEMBA en los meses de Febrero y Agosto, identificando cuáles bienes necesitarán de asignación o reasignación de número de inventario y solicitarlo a su Enlace”.

UL TA

En la respuesta, aclaran que respecto de los objetos no localizados proporcionan lista de la ubicación real, así como evidencia documental que avala dichos movimientos, en relación a los bienes sin etiqueta se corrigió dicha situación y entregan evidencia fotográfica, además de oficio de la coordinación de bienes patrimoniales indicando la situación de la actividad de actualización de inventarios.

En visita de seguimiento efectuamos pruebas selectivas y constatamos la corrigieron dichas irregularidades, por lo que solventamos la presente observación.

Décima Quinta. Décima Cuarta observación. Realizamos inspección física de 18 vehículos de un total de 81, lo que representa el 22% de los bienes adscritos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia, derivado de ello detectamos las siguientes irregularidades: o Encontramos 8 vehículos que presentan faltantes en herramientas y equipo adicional conforme a lo referido en los resguardos.

NS

o Los responsables de las unidades con número de placas GJ-78538 Hilario Macías Durán y GJ-39401 Jorge Ernesto García Rodríguez, tienen sus licencias de conducir vencidas. o Detectamos que no han verificado la unidad con placas número GPC-9943 bajo el resguardo del C. Francisco Veloz Ochoa.

CO

Lo anterior muestra incumplimiento al Manual de Políticas Administrativas del Sistema DIF en el apartado 4 denominado políticas para el uso de vehículos oficiales “todos los conductores de vehículos deben de tener licencia de conducir vigente y de acuerdo al vehículo (motocicleta, automóvil, camión de carga, microbús, etc.), en caso de no contar con ella no se debe permitir el manejo de vehículos oficiales…”; “Cumplir con la verificación en cuanto a la terminación de las placas y los periodos señalados en el calendario de verificación”.

En la respuesta, refieren que por las omisiones observadas entregaron la siguiente evidencia documental:

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a) Aclaración de la ubicación de la herramienta faltante de cada uno de las unidades observadas. b) Copia de licencias de conducir vigentes.

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c) Comprobante de verificación de la unidad con placas GPC-9943.

En visita de seguimiento observamos que las unidades vehiculares cuentan con las herramientas, además analizamos la información enviada por la entidad y determinamos que corrigieron las irregularidades señaladas, por lo cual solventamos la presente observación.

NS

Décima Sexta. Décima Quinta observación. Realizamos inspección física del mobiliario y equipo de la oficina del Presidente del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Municipio de León, Guanajuato, a este respecto detectamos incumplimiento a lo establecido en el Manual de Políticas Administrativas de DIF- León en el punto 6 denominado Políticas de Control Patrimonial, que establece “Cuando se trate de donaciones es necesario documentarla y entregarla al área jurídica con copia para el área de Control Patrimonial”, ya que identificamos mobiliario que fue donado por el proveedor Renee Andrea Cuevas Reyes, según refiere el personal administrativo, pero no se tiene ningún documento de dicha donación o que acredite la propiedad de estos bienes por parte del DIF-León, por lo anterior no se encuentran registrados contablemente.

En la respuesta, entregan copia de escrito en la que Renee Andrea Cuevas Reyes cede en donación, el mobiliario utilizado en la oficina del Presidente del Consejo Directivo. Adjuntan relación con los números de inventarios asignados.

CO

En visita de seguimiento constatamos que no han registrado contablemente los bienes, los cuales deberán ser valuados para poder ser integrados a la contabilidad, por lo cual solventamos la presente observación, con el compromiso de la entidad de concluir con este proceso.

Por lo expuesto y fundado además en los artículos 15, 26, 27 y 28, del Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Municipio de León, Guanajuato, se resuelve:

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Primero. Esta Contraloría resultó competente para practicar visitas y auditorías a las Dependencias y Entidades del Municipio de León, Guanajuato.

UL TA

Segundo. En virtud de lo anteriormente expuesto y al haber agotado todas y cada una de las etapas previstas en el Reglamento de Procedimientos de Auditoría para las Dependencias y Entidades del Municipio de León, Guanajuato, así como el manual de auditoría emitido por la Contraloría Municipal de León, se decreta el cierre de la auditoría registrada bajo el número CM/AUD09/2014.

Tercero. Derivado de lo anterior, se solventan las observaciones: quinta, octava, novena, décima, décima primera, décima segunda, décima tercera, décima cuarta, décima quinta.

Cuarto. Quedan sin solventar las observaciones: primera, segunda, tercera, cuarta, sexta y séptima.

Quinto. Por lo que se tienen 9 observaciones como solventadas, quedando 6 sin solventar; en consecuencia, túrnese a la Dirección de Asuntos Jurídicos de esta Contraloría para que resuelva lo conducente en términos de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

NS

Sexto. Háganse las anotaciones correspondientes en los libros de registro que para dicho efecto se tienen instrumentados, a fin de que surtan los efectos legales a que haya lugar.

Notifíquese por oficio al sujeto auditado.

CO

Así lo resolvió y firma el Ciudadano Contralor Municipal, Lic. Alberto Padilla Camacho.

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