Outlook de manera efectiva

Conoce

los pasos

para programar reuniones en Outlook de manera efectiva

Haz clic en la opciรณn Calendario

1

Elije el día de la reunión y haz clic en el recuadro

2

Haz clic en la opciรณn nueva reuniรณn

3

Ingresa los nombres de las personas que deseas citar a la reunión en la opción “para”

4

Luego que se validen los nombres de las personas citadas, haz clic en la opción ‘Asistente para programación’

5

Una vez estés en el Asistente de programación, podrás validar las agendas de las personas citadas y así evitar que se crucen o se cancelen las reuniones.

6

Recuerda que en el Asistente para programación:

Los recuadros azules indican que la persona está ocupada durante un tiempo determinado.

NOTA

Los recuadros con líneas celestes indican que la persona tiene una reunión provisional durante un tiempo determinado.

Los recuadros violetas indican que la persona está fuera de la oficina durante un tiempo determinado.

6 Los recuadros con líneas negras indican que no existe información de la agenda de la persona.

Los recuadros con puntos negros indican que la persona está trabajando en otro sitio durante un tiempo determinado.

De acuerdo a esta información que brinda el asistente de programación elije el mejor horario para llevar a cabo tu reunión.

Una vez hayas comprobado la disponibilidad de agendas, haz clic nuevamente en cita y termina de diligenciar los campos de información de la reunión.

‘Asunto’ ‘Ubicación’

7

Si te encuentras en Dirección General, podrás consultar la disponibilidad de lugares haciendo clic en la opción ‘salas’

8

Elije la sala que deseas consultar haciendo doble clic y luego clic en ‘aceptar’

9

Una vez elegida la sala, haz clic nuevamente en el asistente de programación y allí podrás consultar su disponibilidad

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RECUERDA: El asistente sólo muestra la disponibilidad de la sala, para reservarla debes hacer el proceso correspondiente al correo

recepción@laequidadseguros .coop.

Para finalizar la convocatoria haz clic en ‘enviar’ y automáticamente la citación llegará a los destinatarios

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RECUERDA: Es importante aceptar siempre que recibas citaciones de reunión, haciendo clic en la opción ‘aceptar’ ‘enviar la respuesta ahora’.

Así confirmarás tu participación en la reunión

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#comunicalomejordeti