Page 1

Natalija Uršulin-Trstenjak, Saša Šušnić, Davor Levanić 

NATALIJA URŠULIN-TRSTENJAK, SAŠA ŠUŠNIĆ, DAVOR LEVANIĆ Veleučilište u Varaždinu, Varaždin, DLS d.o.o., Rijeka, Veleučilište u Varaždinu, Varaždin natalija.ursulin-trstenjak@velv.hr, sasa.susnic@ri.t-com.hr, davor.levanic@velv.hr

SPECIFIČNOSTI ISPUNJAVANJA ZAHTJEVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U OSIGURAVANJU KVALITETE I SIGURNOSTI HRANE U POSLOVNOM SUBJEKTU ZA PROIZVODNJU MEDA I PROIZVODA OD MEDA Stručni rad / Professional paper Sažetak Sustav upravljanja kvalitetom prema normi HRN EN ISO 9001:2009 zahtjeva uspostavu, implementaciju i održavanje dokumentiranog postupka upravljanja dokumentima. U pojedinim subjektima u poslovanju s hranom koje karakterizira mali broj zaposlenika, značajan broj proizvoda, izrazito sezonsko poslovanje i složena zakonska regulativa iskazuju se specifičnosti ispunjavanja tog zahtjeva i osiguravanje kontinuiteta u poboljšavanju sustava upravljanja. U radu je istaknut pristup u ispunjavanju zahtjeva u poslovnom subjektu za proizvodnju meda i proizvoda od meda tipa zadruga pri čemu je u obzir uzeta veličina organizacije, vrste aktivnosti, složenost procesa i međudjelovanje te kompetencija zaposlenika. Poslovni subjekt je u sustav upravljanja integrirao HACCP sustav čime je osigurana sigurnost proizvoda. U svrhu ispunjavanja zahtjeva i specifičnosti poslovanja izrađeni su politika kvalitete i sigurnosti hrane, poslovnik kvalitete, dokumentirani postupci i zapisi koje zahtjeva norma, dokumenti i zapisi nužni za djelotvorno planiranje, provođenje i nadzor procesa. Poseban je naglasak bio na aktivnostima izrade dokumenata koji će osigurati operativnost u postupanju uz postizanje optimalnog učinka. Ključne riječi: ISO 9001:2008, dokumentacija, HACCP, med, proizvodi od meda 1. UVOD Većina poslovnih subjekata se suočava s izazovima kod uspostavljanja sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću hrane. U malim poslovnim subjektima izazovi su potencijalno veći zbog: - minimalno raspoloživih resursa, - troškova za uspostavljanje i održavanje sustava, - poteškoća u razumjevanju i primjeni zahtjeva. U malim subjektima često je svega nekoliko ljudi uključeno u procese i od njih se očekuje poduzimanje niza raznih aktivnosti, jednostavna i izravna komunikacija a donošenje odluka se može zahtjevati i od samo jedne osobe. Sve to mora pratiti odgovarajuća dokumentacija, koja se mora prilagoditi veličini subjekta i vrsti aktivnosti, složenosti procesa i kompetenciji zaposlenika. Dokumentacija je informacija na raznim medijima. Medij može biti papir, magnetni, elektronički ili optički kompjuterski disk, fotografija ili “master” uzorak, ili njihova kombinacija.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 371 -


Natalija Uršulin-Trstenjak, Saša Šušnić, Davor Levanić

Upravljanje dokumentima zahtjeva postojanje dokumentiranog postupka kako bi se uspostavio potreban nadzor za: - odobravanje primjerenosti dokumenta prije upotrebe, - pregled i ažuriranje kada je potrebno i ponovno odobravanje dokumenata, - osiguravanje identifikacije izmjena i statusa važećeg izdanja dokumenata, - osiguravanje dostupnosti odgovarajuće verzije dokumenata na mjestu upotrebe, - osiguravanje trajne čitljivosti dokumenata i njihovo brzo prepoznavanje, - osiguravanje da su dokumenti vanjskog porijekla koji su od strane subjekta određeni nužnima za planiranje i provođenje sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću hrane identificirani te da je njihova raspodjela pod nadzorom, - sprečavanje nehotične primjene zastarjelih dokumenata te primjereno označavanje ako se čuvaju iz bilo kojeg razloga. Zapisi su dokumenti u kojima su navedeni ostvareni rezultati ili koji osiguravaju dokaz o provedenoj radnji. Zapise je potrebno uspostaviti kako bi osiguravali dokaz o sukladnosti sa zahtjevima norma i djelotvornoj provedbi sustava. Upravljanje njima zahtjeva uspostavu dokumentiranog postupka koji definira nadzor potreban za identifikaciju, pohranu, zaštitu, pronalaženje, vrijeme čuvanja i dostupnost. Uspostavljeni zapisi moraju ostati čitljivi, prepoznatljivi i dostupni. Pored pružanja dokaza o sukladnosti, zapisi služe za analizu uzroka problema i analizu trendova kao predispoziciju za poduzimanje preventivnih radnji. 2. CILJ Prikaz implementacije sustava upravljanja kvalitetom prema normi HRN EN ISO 9001:2009 i HACCP sustava. 3. MATERIJALI I METODE Kao primjer iz prakse uzet je u obzir poslovni subjekt (tipa zadruga) za proizvodnju meda i proizvoda od meda koji je uspješno implementirao sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2008 i HACCP sustav. Proizvodnja obuhvaća: - med (razne vrste i pakiranja), - proizvode od meda (rakija s dodatkom meda, matična mliječ, propolis). Subjekt zapošljava četiri radnika (direktor, voditelj proizvodnje i dva operatera), odnosno u periodima sezonskih opterećenja u proizvodnji i prodaji do deset radnika (pomoćni operateri, prodavači). Subjekt posluje tri godine i posjeduje vlastitu poslovnu lokaciju na kojoj se obavlja djelatnost proizvodnje i na kojoj je smještena uprava. U vrijeme turističke sezone subjekt ima u najmu izdvojene poslovne lokacije (u najmu), isključivo za potrebe privremenog skladištenja i prodaje proizvoda. Vlasnik zadruge ujedno je upravitelj i predstavnik poslovodstva.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 372 -


Natalija Uršulin-Trstenjak, Saša Šušnić, Davor Levanić

4. RASPRAVA Pristup formiranju dokumentacije u takvoj organizacijskoj koncepciji baziran je na minimalizmu. Formalni zahtjevi sustava realizirani su najosnovnijoj formi, dok su svi potrebni detalji preneseni putem edukacije zaposlenika i provjere njene učinkovitosti. U svim slučajevima, kada je to bilo primjenjivo, obavljena je integracija sustava upravljanja kvalitetom i sigurnošću hrane. Na taj se način postigla neodvojivost kompatibilnosti i značaja oba sustava čime su i zaposlenici prihvatili postulate s ciljem ostvarenja zadovoljstva kupaca i neprekidnog poboljšanja. Dokumentacija sustava sadrži: - dokumentiranu izjavu o politici kvalitete - poslovnik kvalitete i sigurnosti proizvoda - HACCP plan - obavezne dokumentirane postupke - dokumente za koje je procjenjeno da su nužni za djelotvorno planiranje, provođenje i nadzor procesa. Specifičnost djelatnosti i struktura tvrtke uvjetovali su izradu i odobravanje: - plana proizvodnih i prodajnih aktivnosti/realizacije plana proizvodnih i prodajnih aktivnosti - postupka proizvodnje (u istom su integrirana postupanja vezana za prijem sirovina, proizvodne postupke, skladištenja i provjere kvalitete i sigurnosti proizvoda) - postupka prodaje (uključujući postupanja zaposlenika s proizvodima i kupcima na izdvojenim lokacijama). Dostupnost nastale dokumentacije osigurana je u informatičkom obliku. Za povremene izdvojene lokacije osigurana je nužno potrebna pisana dokumentacija. Kod primjene informatičke distibucije uzeti su u obzir potrebni zahtjevi - osigurana je dozvoljena razina prisupa, redovita antivirusna zaštita i pohranjivanje podataka. Upravljanje dokumentacijom vanjskog porijekla obaveza je Voditelja proizvodnje. Ističe se značaj tehničke dokumentacije vezane uz proizvodnu opremu, praćenje zakonskih propisa i postupanje s analitičkim izvješćima. Odgovornosti i ovlaštenja su definirana i zaposlenicima prenesena aktom upravitelja. Kako je, zbog veličine zadruge, nemoguće potpuno jasno definiranje i isključivost područja poslova, povremenim se aktima ili usmenim uputama preraposdjeljuju obaveze zaposlenika, bez umanjenja značaja zahtjeva za preciziranjem odgovornosti. Interna komunikacija odvija se putem održavanja tjednih sastanaka upravitelja i voditelja proizvodnje, dok se operativni dnevni sastanci s zaposlenicima obavljaju prema procjeni potrebe voditelja proizvodnje. Kratki zapisnici o obavljenom sastanku koji sadržavaju obaveze, rokove i odgovornosti su obavezni. Upravina ocjena, kao obavezni dokument, čini u potpunosti jasan pregled aktivnosti, uvažavajući ulazne i izlazne podatke, i upućuje na moguća poboljšanja sustava. Da bi se ostvarila svrsishodnost i potpuna operativnost dokumentacije obavljen je niz edukacija od strane upravitelja, voditelja proizvodnje i poslovnih savjetnika pri čemu je naglašavan značaj primjene dokumentacije i upoznavanje s istom. Prilikom planiranja edukacija predviđen je način i termin provjere njihove učinkovitosti, što je uglavnom činjeno intervjuiranjem zaposlenika, praćenjem postupanja i stupnja kvalitete i sigurnosti proizvoda. Proveden je i čitav niz aktivnosti na dobivanju povratne informacije od kupaca. Anketiranje značajnih kupaca (dostavljanje ankete poštom), anketiranje direktnih kupaca na licu mjesta, prikupljanje informacija putem web stranice, obrada pohvala i pritužbi, praćenja odaziva

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 373 -


Natalija Uršulin-Trstenjak, Saša Šušnić, Davor Levanić

tržišta na pojedine proizvode aktivnosti su na osnovu kojih se donosi ocjena o zadovoljstvu kupaca i na osnovu čega se čine preventivne mjere. Kako bi se osigurala potpuna objektivnost, unutrašnji audit se provodi od strane poslovnog savjetnika ili, periodički, od strane voditelja proizvodnje tvrtke koja obavlja sličnu djelatnost. 5. ZAKLJUČAK Rezultat ove razine dokumentiranosti sustava, apsolutno prilagođenoj poslovanju, je razumjevanje i poštivanje zadanih pravila, osiguranje kvalitete i sigurnosti proizvoda. LITERATURA [1] HRN EN ISO 9001:2009 Sustav upravljanja kvalitetom - zahtjev [2] Codex Alimentarius CAC RCP 1 rev. 4 (2003) [3] HRN EN ISO 22005:2006 Sustavi upravljanja sigurnošću hrane - Zahtjevi za svaku organizaciju u lancu hrane [4] HRN ISO/TR 10013:2002 Smjernice za izradu dokumentacije sustava upravljanja [5] ISO Central Secretariat/International Trade Centre: ISO 9001 for Small Businesses [6] www.iso.org

SPECIFICS OF FULFILMENT OF REQUIREMENTS FOR DOCUMENTATION MANAGEMENT IN FOOD QUALITY ASSURANCE AND SAFETY IN A BUSINESS FOR PRODUCTION OF HONEY AND HONEY PRODUCTS Summary Pursuant to ISO 9001:2008, a Quality Management System requires the establishment, implementation and maintenance of documented procedures for document management. In some companies in the food business – which is characterized by a small number of employees, significant number of products, highly seasonal business, and complex legislation – the specifics of satisfying this requirement and the assurance of continuity in improving the management system are shown. The paper emphasizes an approach to meeting the requirements in a business for the production of honey and honey products of a cooperative society type, where the size of the organization, types of activities, the complexity of processes, interaction, and the competence of employees were taken into account. The company has integrated the HACCP system into its management system, thus ensuring product safety. In order to meet the requirements and specifics of the business, several documents were created: food quality and safety policies, the rules of quality procedures, documented procedures and records required by the standard, documents and records necessary for effective planning, implementation and process monitoring. Special emphasis was put on the activities of making the documents that will ensure effectiveness in handling, by achieving an optimal effect. Keywords: ISO 9001:2008, documentation, HACCP, honey, honey products

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 374 -

SPECIFIČNOSTI ISPUNJAVANJA ZAHTJEVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U OSIGURAVANJU KVALITETE...  

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI