Page 1

Ivanka Baglama IVANKA BAGLAMA Petrokemija d.d. Kutina ivanka.baglama@petrokemija.hr

POSTUPAK NABAVE I OSIGURAVANJE KVALITETE DOBAVLJAČA Stručni rad / Professional paper Sažetak Od 1995.godine primjenjujemo, održavamo i stalno poboljšavamo sustave upravljanja kvalitetom, okolišem, akreditiranim umjernim i ispitnim laboratorijima, a posebnu pažnju u svim sustavima posvećuje postupcima nabavljanja i sigurnosti dobavnih lanaca. Politika Petrokemije d.d. je zadovoljstvo kupca postignuto visokom kvalitetom proizvoda i usluga uz najmanji mogući štetni utjecaj na okoliš. Važan preduvjet za postizanje navedenih ciljeva je nabava ulaznih materijala, sirovina i usluga koje moraju biti sukladne postavljenim zahtjevima (specificirana kvaliteta, rok isporuke, prateća dokumentacija, cijena, itd.). Proces nabave je planiran i kontroliran i s obzirom da imamo puno dobavljača sa domaćeg i inozemnog tržišta uspostavljen je sustav za postupak nabavljanja koji se sastoji od: zahtjeva za nabavu, ocjene dobavljača, liste dobavljača, pregleda, uzorkovanja i kontrole ulaznih roba pa sve do postupka reklamacije dobavljačima ako je potrebno. Petrokemija d.d. na Listi dobavljača ima provjerene dugogodišnje partnere jer bez sigurnog i kvalitetnog dobavljačkog lanca ne bi bila u mogućnosti ostvarivati planiranu proizvodnju. Cilj nam je da imamo sustav dobavljača sa kojim ćemo bez obzira na tržišne, geopolitičke, vremenske i druge faktore moći osigurati rad svojih postrojenja i zadovoljiti potrebe kupaca. Ključne riječi: nabava, dobavljač, ocjena dobavljača, lista dobavljača 1.UVOD Kvaliteta nabavljenih roba (sirovine, materijali i oprema) i usluga od velike je važnosti u procesu proizvodnje i cilj svakog proizvođača je uspostaviti s dobavljačima takve odnose koji će omogućiti da se proizvede kvalitetan proizvod pogodan za uporabu , uz minimum ulaznog nadzora i potrebnih popravnih radnji. Cijena ulaznih roba i usluga ima jako veliki utjecaj pri odabiru jer se mora ugraditi u cijenu proizvoda. S dobavljačima treba uspostaviti dobre dugoročne poslovne odnose jer se na taj način postiže sigurnija i brža isporuka uz povoljnije troškove nabave. Dobavljači su u pravilu i proizvođači, ovlašteni izvršitelji usluga ili distributeri roba. Ni jedan proces bilo u privatnom ili poslovnom okruženju nije moguće realizirati bez postupka nabavljanja, njegovog planiranja i kontrole nabavljenog, a zadovoljstvo kupca je garancija za ponovnu kupnju i vjernost proizvođaču. U Petrokemiji d.d. od izgradnje tvornice pa sve do današnjih dana , a s posebnim naglaskom od uvođenja Sustava upravljanja kvalitetom, zaštite okoliša i akreditacije ispitnih i umjernih laboratorija posebna pažnja se posvećuje postupku nabavljanja. Postupak nabavljanja propisan je na nivou tvrtke i obuhvaća sve zahtjeve normi od procesa nabave, informacija za nabavu do verifikacija nabavljenog proizvoda.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 22 -


Ivanka Baglama

2. PROCES NABAVLJANJA Sustavi upravljanja kvalitetom – Zahtjevi u normi ISO 9001:2008 u točki 7.4 Nabava, definirani su zahtjevi koji se odnose na organizaciju koja provodi postupak nabavljanja, što je također navedeno i u normama: • Sustavi upravljanja okolišem – Zahtjevi s uputama za primjenu (ISO14001:2004) • Opći zahtjevi za osposobljenost ispitnih i umjernih laboratorija (EN ISO/IEC 17025:2006) Tablica 1. Podudarnost po zahtjevu Postupak nabavljanja u normama ISO 9001:2008

Proces nabave

Informacije za nabavu Verifikacija nabavljenog proizvoda

7.4.1

ISO 14001:2004

Nadzor rada

4.4.6

7.4.2

Nadzor rada

4.4.6

7.4.3

Nadzor rada

4.4.6

ISO/IEC 17025:2006 Nabava usluga i potrepština (postupak za odabir i kupovanje, pregled i provjera sukladnosti s zahtjevima, vrednovanje dobavljača, popis odobrenih dobavljača) Nabava usluga i potrepština (nabavni dokumenti, pregled i odobrenje) Nabava usluga i potrepština (osigurati da se prije upotrebe provede pregled ili drugi način provjere njihove sukladnosti s normiranim specifikacijama ili zahtjevima određenim u metodama)

4.6.1 4.6.2 4.6.4 4.6.3

4.6.2

Prethodno navedeno propisano je postupcima i uputama i sukladno tome primijenjeno u svakodnevnom radu. Postupkom nabavljanja utvrđen je tijek i način nabave roba i usluga s domaćeg i inozemnog tržišta, a primjenjuje se za sve nabave i namijenjen je svim sudionicima u procesu nabavljanja. Važno je obratiti pozornost na usluge koje su rezultat barem jedne radnje koja se nužno obavlja između dobavljača i kupca i općenito je neopipljiva. Pružanje usluga može obuhvaćati: - radnje koje se provode na opipljivom proizvodu kod kupca (npr. popravak kompresora, hladnjaka, mjernog uređaja..) - radnje koje se provode na opipljivom proizvodu koji kupac dostavlja ovlaštenom izvršitelju usluge (npr. umjeravanje mjernog uređaja, popravak pumpe...) - isporuke neopipljivog proizvoda (na primjer davanje informacija u sklopu prijenosa znanja) - stvaranjem ozračja za kupce – jedna od usluga kojima se u Petrokemiji d.d. daje veliki značaj i provodi se na više načina: - besplatno educiranje naših kupaca i pružanje usluga (promidžbeni materijali i proizvodi, analiza tla i preporuka gnojidbe, egzaktni pokusi i radionice) - putem predavanja – Savjetodavne službe Republike Hrvatske - Poljoprivredne zadruge 12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 23 -


Ivanka Baglama - Kupci naših proizvoda - Udruge raznih proizvođača (maslinara, vinogradara...) - na Stručno-znanstvenim skupovima proizvođača u suradnji s Agronomskim fakultetom u Zagrebu, Ministarstvom poljoprivrede, Institutima i drugima - na savjetovanjima organiziranim od strane ovlaštenih državnih institucija ili raznih udruga proizvođača na kojima se daju informacije i usluge - oglašavanjem u medijima i pisanim materijalima 2.1. Odabir i vrednovanje dobavljača Način procjenjivanja dobavljača u Petrokemiji provodi se na sljedeće načine: - slanjem upita dobavljaču (Upitnik za procjenu dobavljača anketiranjem) - provjerom mogućnosti dobavljanja analizom liste referenci - stručnom posjetom i upoznavanjem s dobavljačem - procjenom financijsko komercijalnih zahtjeva i mogućnosti - ispitivanjem uzorka proizvoda (ako je primjereno) - praćenjem sposobnosti prosudbom sustava kvalitete - prikupljanjem informacija o iskustvima drugih korisnika Komercijalisti ili predstavnici krajnjeg korisnika primjenjuju jedan ili više načina procjenjivanja primjereno prirodi robe ili usluge koja se nabavlja. Sposobnost dobavljača kontinuirano se prati prema sljedećim elementima: - kvaliteta, količina, dinamika isporučenih roba i usluga - poštivanje ugovorenih rokova - cijena, način plaćanja i rokovi plaćanja Rezultate praćenja upisuje komercijalist u ocjenu koja se vodi za svakog značajnijeg dobavljača, a to su oni dobavljači koji Petrokemiji isporučuju robe i usluge koje omogućavaju kontinuirani proces rada i direktno utječu na učinkovitost procesa, uspješnost poslovanja i kvalitetu proizvoda. Provjera sustava kvalitete dobavljača provodi se kod dobavljača koji se nalaze na Listi dobavljača, a izvješće o rezultatima provjere iznosi se na Odboru za kvalitetu i oni su podloga za donošenje Ocjene sustava Petrokemije. 2.2. Ocjena dobavljača Ocjena dobavljača je sastavni dio zapisa o dobavljaču i temelj za svrstavanje značajnih dobavljača na Listu dobavljača. Ocjena dobavljača provodi se najmanje jedanput godišnje i svaka ocjena mora imati dokumentiranu podlogu, a konačnu ocjenu izrađuju komercijalisti prema kriterijima ocjenjivanja i elementima ocjene iz obrasca Ocjena dobavljača. Ocjena dobavljača u PC Proizvodnja gnojiva provodi se na propisanom obrascu „Ocjena dobavljača u PC PG za ---- godinu“ i sadrži sljedećem elemente : 1. ocjena kvalitete sirovina 2. ocjena kvalitete isporučenih roba 3. ocjena kvalitete izvršenih radova ili usluga 4. ukupna ocjena kvalitete (roba, radova ili usluga) 5. rokovi isporuke 6. ocjena prateće dokumentacije, a svaki od navedenih elemenata ima tri kriterija koji služe kao mjerilo za ocjenu. Obrazac popunjavaju rukovoditelji organizacijskih jedinica i upravitelji postrojenja u siječnju tekuće godine za prethodnu godinu i služi za ocjenu krajnjeg korisnika u skladu sa dokumentom „Procjenjivanje i izbor dobavljača“ 12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 24 -


Ivanka Baglama U Petrokemiji se ocjenjivanje provodi po osam elemenata koji se smatraju relevantnim za robe i usluge od kojih pet ocjenjuje komercijalna funkcija , a tri krajnji korisnik. Elementi ocjene su sljedeći: 1. razina cijena 2. broj i učestalost reklamacija 3. rok plaćanja u danima 4. osiguranje plaćanja 5. sustav kvalitete 6. rokovi isporuke 7. ocjena kvalitete (roba, radova ili usluga) 8. ocjena prateće dokumentacije. Prema mjerilima za ukupnu ocjenu i rangiranje dobavljači se svrstavaju u 4 kategorije ili ranga. Dobavljači se na Listu dobavljača stavljaju prema rastućem broju bodova, a u slučaju istog broja bodova prednost ima dobavljač koji je dobio veću ocjenu od krajnjeg korisnika a ako su i dalje sa istim brojem bodova uzima se ocjena za broj i učestalost reklamacija. Dobavljač s kojim se nije poslovalo u godini koja se ocjenjuje zadržava istu ocjenu kao i prethodne godine i ona se označava sa (*) na Listi dobavljača . 2.3. Utvrđivanje Liste dobavljača Lista dobavljača sadrži popis značajnih roba (sirovine, oprema, materijali) i usluga te značajnih dobavljača poredanih na osnovu provedene ocjene dobavljača. Za svaki proizvod na Listi dobavljača trebaju biti najmanje tri dobavljača, a ako na tržištu ne postoje tri dostupna dobavljač u tom slučaju može biti i manje. Listu dobavljača priprema Marketing i nabava i odgovarajući profitni i/ili troškovni centri najmanje jedanput godišnje na sljedeći način: - komercijalisti na propisanom obrascu izrađuju prijedlog svog dijela ocjene za asortiman roba/usluga koje nabavljaju i dostavljaju ga na dopunu u odgovarajuće profitne i /ili troškovne centre - u profitnim i/ili troškovnim centrima krajnji korisnici daju ocjenu za svoj dio - ukupni zbroj bodova (ocjena krajnjeg korisnika zajedno sa ocjenom komercijaliste) čini podlogu za rangiranje dobavljača na Listu dobavljača - Lista dobavljača na razini Petrokemije objedinjuje se u Marketingu i nabavi, a odobrava je Uprava Ako se želi neki potencijalni dobavljač po prvi put uvrstiti na Listu dobavljača komercijalista mu obavezno dostavlja „Upitnik za procjenu dobavljača anketiranjem“ koji se vraća popunjen i nakon pregleda donosi se ocjena koja će biti jedna od podloga za konačnu ocjenu. Dobavljač se briše s Liste dobavljača zbog neizvršenja ugovornih obveza ili drugih učinjenih štetnih radnji za Petrokemiju , a to se provodi na zahtjev Uprave ili na pisani zahtjev profitnih i/ili troškovnih centara tj. od krajnjih korisnika uz suglasnost nalogodavatelja. U Marketingu i nabavi izrađuje se popis dobavljača koji se skidaju s Liste dobavljača i zajedno s obrazloženjima uz prethodnu suglasnost krajnjeg korisnika dostavljaju se Upravi na suglasnost. Svi zapisi čuvaju se sukladno propisanom postupku Upravljanja zapisima. 2.4. Postupak nabavljanja Postupak nabavljanja provodi se planirano i kontrolirano na temelju: - godišnje planiranih potreba koje obuhvaćaju sirovine, kemikalije, opremu, rezervne dijelove, repromaterijal, ambalažu, usluge vanjskih izvođača 12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 25 -


Ivanka Baglama -

mjesečnih planova kojima je temelj godišnji plan jednokratnih zahtjeva koji obuhvaćaju robe i usluge koje nije bilo moguće planirati hitnih zahtjeva koji se pojavljuju samo u slučajevima koji onemogućavaju redovitu proizvodnju Naručivanje počinje otvaranjem Zahtjeva za nabavu koji sadrži sve bitne podatke o robama, radovima i uslugama koje definira krajnji korisnik, a odobrava nalogodavatelj. Pored osnovnih podataka prilaže se Specifikacija predmeta nabave koja mora sadržavati: - dokumente koji precizno određuju predmet nabave (nacrti, skice, specifikacije...) - norme koje propisuju kvalitetu proizvoda - metode i kontrolu kvalitete - plan kontrole kvalitete i kriterije prihvaćanja - transportne i skladišne instrukcije Nalogodavatelj je dužan definirati kvalitetu tražene robe: - odgovarajućim prilozima zahtjevu za nabavu - utvrđivanjem certifikata ili atesta - prateće tehničke dokumentacije zahtijevane kod isporuke i preuzimanja robe - ako je potrebno posebni zahtjevi za pakiranje i označavanje robe - poštivanje zakonskih propisa kod nabavke i isporuke opasnih tvari Za robe s ino tržišta nalogodavatelj izrađuje zahtjev na hrvatskom i engleskom jeziku zbog specifičnih izraza. Zahtjev za nabavu s potrebnim prilozima dostavlja se u Nabavu koja ispostavlja Upit potencijalnim dobavljačima s važeće Liste dobavljača. Upit sadrži sve relevantne podatke vezane za predmet nabavljanja uz obavezno definiranje mjesta, načina i rok isporuke, te jedinične i ukupne cijene s uvjetima plaćanja. Prikupljanje ponuda, odabir najpovoljnije ponude, ugovaranje te praćenje ostvarenja ugovorenog s posebnom pažnjom na zaprimanju, pregledu i ovjeri roba i usluga , provodi se sukladno propisanom u postupcima i uputama. 2.5. Zaprimanje, pregled i ovjera roba i usluga Zaprimanje opreme i rezervnih dijelova vrši se putem prijema roba u Marketingu i nabavi, odnosno putem skladišta nalogodavatelja / krajnjeg korisnika. Zaprimanje sirovina, kemikalija i ambalaže vrši se preko skladišta u skladu s propisanim postupkom „Nadzor i mjerenje proizvoda“. Naručene i izvršene usluge i radovi zaprimaju se putem zapisnika o izvršenim radovima i uslugama vanjskih izvoditelja prema dokumentu „Obračun radova i usluga vanjskih izvoditelja“. Certifikat o kvaliteti robe i ostale dokumente propisane specifikacijom, nabavna funkcija mora pribaviti prije početka iskrcaja robe i proslijediti u profitne i/ili troškovne centre i odgovarajućoj kontrolnoj funkciji, kako bi se mogao provesti zahtjevani stupanj kontrole pri preuzimanju robe. Ukoliko se ulaznom kontrolom (pregled, uzorkovanje) ili primjenom ustanovi da rezultati ispitivanja nisu sukladni navedenom specifikaciji i narudžbi, roba i usluga se proglašava nesukladnom i pokreće se postupak reklamacije prema uputi „Reklamacija dobavljačima“. Nekvalitetno izvršene usluge i radovi reklamiraju se na temelju zapisnika nalogodavatelja /krajnjeg korisnika.

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 26 -


Ivanka Baglama 3. ZAKLJUČAK Postupak nabavljanja je jako važna karika u poslovnim procesima jedne tvrtke jer bez nabavljenih sirovina, energenata, ostalih roba i usluga nije moguće ostvariti planiranu proizvodnju i na tržište isporučiti kvalitetan proizvod koji će udovoljiti svim zahtjevima našeg kupca. Sigurnost dobavnih lanaca ima veliku ulogu za tvrtke koje ovise o sirovinama, opremi ili uslugama s ino tržišta zbog toga što se mora voditi briga o zalihama, pravovremenoj isporuci, transportu, poštivanju propisa i uredbi pri nabavci, transportu, preuzimanju i kontroli. Pomno planiranim i kontroliranim postupcima nabavljanja roba i usluga od provjerenih dobavljača koji se nalaze na našoj Listi dobavljača sa kojima imamo dugogodišnje poslovne odnose daju nam garanciju i sigurnost da ćemo biti u mogućnosti osigurati rad svojih postrojenja bez obzira na tržišne, geopolitičke, vremenske i druge faktore. Osnovni preduvjet da bi se postiglo zadovoljstvo kupca visokom kvalitetom proizvoda i usluga uz najmanji mogući štetni utjecaj na okoliš je kvalitetan i dobro organiziran postupka nabavljanja roba i usluga od sigurnih i provjerenih dobavljača. LITERATURA 1. Norma HRN EN ISO 9001:2008 Sustav upravljanja kvalitetom – Zahtjevi (ISO 9001:2008) 2. Norma HRN EN ISO 14001:2009 Sustav upravljanja okolišem – Zahtjevi s uputama za primjenu (EN ISO 14001:2004) 3. Norma HRN EN ISO/IEC 17025:2007 Opći zahtjevi za osposobljenost ispitnih i umjernih laboratorija (uključuje ispravak AC:2006), (ISO/IEC 17025:2005+Cor. 1:2006; EN ISO/IEC 17025:2005+AC:2006) 4. T. Lazibat, Upravljanje kvalitetom, Sinergija, Zagreb, 2009.

PURCHASING PROCESS AND SUPPLIER QUALITY ASSURANCE Summary Since 1995 we have been applying, maintaining and continually improving management systems for quality and the environment, and for accredited testing and calibration laboratories. Special attention has been paid to purchasing procedures and the safety of supply chains. The policy of Petrokemija plc is customer satisfaction achieved through high-quality products and services with the least possible adverse impact on the environment. An important prerequisite for achieving the stated objectives is the purchasing of input materials, raw materials and services that meet the requirements (specified quality, delivery, supporting documentation, price etc.). The purchasing process is planned and controlled. As we have a lot of suppliers in domestic and foreign markets, a purchasing process system has been established that consists of: purchase requisition, supplier evaluation, supplier lists, inspection, sampling and control of incoming goods, through to the process of complaints to suppliers if necessary. Petrokemija plc’s supplier list contains proven long-term partners because, without a good, safe supply chain, the Company would not be able to achieve the planned production. Our aim is to have a supplier system which will, regardless of the market, geopolitical factors, the weather or other factors, ensure the work of our facilities and the meeting of our customers’ needs. Keywords: purchasing, supplier, supplier evaluation, supplier list

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI I 3. ZNANSTVENI SKUP HRVATSKOG DRUŠTVA ZA KVALITETU, Brijuni 10. – 12. svibnja 2012. g. - 27 -

POSTUPAK NABAVE I OSIGURAVANJE KVALITETE DOBAVLJAČA  

12. HRVATSKA KONFERENCIJA O KVALITETI

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you