Slika 6. Proces realizacije narudžbe – Mjerne tačke
• Koje su glavne funkcije unutar naše organizacije koje primaju i transformišu svaki ulaz? • Kakve su veze između svake funkcije (veze između toka ulaza i izlaza) unutar naše dijela organizacije i koje su kritične veze vaše organizacije sa ostalim dijelovima? Kada imamo odgovore na ova pitanja, mi znamo s kim trebamo graditi čvrste linije komunikacija – naši kupci i naši isporučioci – i najmanje dvije stvari koje trebamo obraditi tokom komunikacija – zahtjevi naših kupaca za izlaze koje naša organizacija pribavljanja i naši zahtjevi za ulaze koje nam pribavljaju naši isporučioci. Mi također znamo prirodu učešća (izlazi) našeg dijela u poslu koji čini naša organizacija u cjelini, a također i uključene glavne funkcije u okviru našeg posla.
UPOTREBA MAPA ZA IDENTIFIKACIJU PRILIKA ZA POBOLJŠANJE Relaciona i među-funkcionalna mapa nam mogu pomoći da otkrijemo prilike da obavljamo posao bolje, brže i sa manje resursa. Često možemo imati značajne mogućnosti za poboljšanje na osnovu razmatranja i razumijevanja zahtjeva za ulaze i izlaze, posebno ako su u dobivanje konačnog izlaza uključene različite funkcije ili različiti organizacioni dijelovi. Općenito ulazi i izlazi, koji prelaze granice različitih funkcija, predstavljaju veliku mogućnost za poboljšanje. Ostale mogućnosti za poboljšanje su pojednostavljenje mape procesa, kao na primjer pojednostavljenje procesa eliminacijom ponavljajućih aktivnosti ili eliminacijom koraka bez dodate vrijednosti i dr. Mape procesa često možemo koristiti za praćenje performansi cijelog procesa
(bolje nego po funkcijama ili organizacionim jedinicama) definišući granice potrebnog posla za postizanje određenog izlaza.
UPOTREBA MAPA ZA MJERENJE PERFORMANSI PROCESA Relacione i među-funkcionalne mape sadrže ulaze i izlaze. Pored toga, među-funkcionalne mape pokazuju korake kojim se transformišu ulazi u izlaze. Ova informacija nam pomaže da ocijenimo performanse procesa identifikacijom šta i kada mjeriti, posebno ako to radimo na nivou organizacije. Najmanje je potrebno zahtijevati mjerenje krajnjih izlaza procesa. Procesne mape nam omogućavaju da lako identifikujemo mjerne tačke. Značajno je istaknuti da među-funkcionalne mape vidljivo ističu vrijednosni lanac glavnih procesa organizacije. Drugačije rečeno, jedan proces snabdijeva drugi proces i tako redom, dok se konačni izlaz ne preda eksternom kupcu. Upotrebom mapa za ilustraciju i razumijevanje uticaja posmatranog procesa na druge naredne procese, možemo uspostaviti set mjera koje će nam pomoći da upravljamo procesima cijele organizacije u realnom vremenu, a ne samo mjerenjem konačnog izlaza. Ovo nam omogućava da usmjerimo upravljačku pažnju na procese koji su kritični u odnosu na cjelokupnu operativnu uspješnost. S obzirom da nam pokazuju korake procesa, među-funkcionalne procesne mape možemo koristiti da utvrdimo mjesta mjernih tačaka na kojim osiguravamo kvalitet krajnjeg izlaza mjerenjem i kontrolom ključnih parametara koraka u toku odvijanja procesa. Na ovaj način, sistemom mjerenja i kontrole sprečavamo greške prije nego
220