3.1.1 Prüfungsvorbereitung

n) Anhang, o) Finanzkennzahlen, p) Kreditrechtliche Angaben zu Verpflichtungskrediten sowie Exekutivkrediten, q) Details zur Rechnung, bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung je nach Funktionen und Sachgruppen, r) Details zu Fonds und Legaten.

Das Inhaltsverzeichnis (a), der Antrag der Exekutive (c), die Genehmigung der Jahresrechnung (e) und die Detailangaben zur Rechnung (q und r)) stellen keinen Prüfgegenstand dar. Die Detailangaben (q und r) sind nicht Bestandteil der offiziellen Jahresrechnung, das Amt für Justiz und Gemeinden (AJG) benötigt aber diese Angaben zur Genehmigung der Jahresrechnung.

Neben der Prüfung der Jahresrechnung bildet die Durchführung der unangemeldeten Zwischenrevision Gegenstand des Prüfauftrages.

Im Weiteren sind Art und Umfang der Prüfung einzugrenzen. Das RPO hat dabei zu klären, welche Regelungen dazu in Gesetzen und Verordnungen oder Ausführungsbestimmungen vorhanden sind. Die vorliegende AH RPO und die Arbeitspapiere geben dabei den minimalen Rahmen vor.

Die Prüfung muss so geplant und durchgeführt werden, dass wesentliche Fehlaussagen in der Rechnung mit angemessener Sicherheit erkannt werden. Die Erarbeitung einer Prüfungsstrategie hilft sicherzustellen, dass die Prüfung zielgerichtet sowie sach- und zeitgerecht durchgeführt werden kann. Das vorgesehene Vorgehen (die sogenannte Prüfungsstrategie) wird dabei nachvollziehbar dokumentiert. Grundlage für die Prüfungsdurchführung im engeren Sinne bildet ein Prüfungsprogramm. Dabei werden Prüfungsmethoden und Prüfungsumfang in den einzelnen Prüfgebieten gemäss der vorgängigen Risikobeurteilung festgelegt.

Neben dem Jahresprüfungsplan wird ein Mehrjahresprüfungsplan erstellt, welcher die Rotation der Prüfgebiete enthält. In den Jahren, in welchen ein Prüfgebiet der weiteren Prüfungshandlungen nicht als Schwerpunktprüfung festgelegt ist, wird in diesem Prüfgebiet lediglich ein sogenannter Follow-Up11 vorgenommen.

3.1.1 PRÜFUNGSVORBEREITUNG

Einige Prüfgebiete erfordern im Einzelfall Akteneinsicht in besonders schützenswerte Personendaten, um der Anforderung von ausreichenden Prüfungsnachweisen zu genügen. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass dem RPO nur Einsicht in Informationen gewährt wird, welche zur Aufgabenerfüllung geeignet und erforderlich sind. Für einen zielgerechten Informationsaustausch zwischen Gemeinde und RPO gilt es, vorerst abzuklären, welche Personen für die Leitung und Aufsicht der Gemeinde verantwortlich und welche Personen oder Gremien für die Zusammenarbeit mit dem RPO die passenden Ansprechpartner sind.

11 Als Follow-Up wird das nachträgliche Verifizieren der Wirksamkeit und Nachhaltigkeit von früheren Prüfungshandlungen verstanden.