C. Jenis Suat Niaga

C. Jenis Suat Niaga

Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain:

1. Surat Perkenalan

surat perkenalan ialah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi dari perusahaan. Dalam suatu surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

2. Surat Penawaran

surat penawaran ialah surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk dapat menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran ialah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual wajib pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka punyai menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga dapat menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. jika dibuat untuk surat balasan, surat penawaran perlu mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan si pembeli.

3. Surat Permintaan Penawaran

Surat jenis ini nantinnya dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada sang penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan.

Namun, surat permintaan penawaran juga dapat dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan tentang permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang pada suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.

Inti utama dari surat ini ialah nama dan harga produk yang dijual, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.

4. Surat pesanan

Surat pesanan ialah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan / surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. jika pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli perlu menyertakan bukti transfer dalam surat

pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan si pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan ialah memberitahukan secara detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.

6. Surat pemberitahuan pengiriman barang

Surat ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli jika pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap untuk menerima barang tersebut.

7. Surat penolakan pesanan

Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual jika mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan secepat mungkin.

8. Surat pengaduan

Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada sang penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut dapat berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

9. Surat jawaban pengaduan

jika penjual menerima surat pengaduan, penjual perlu sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini ialah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.

10. Surat penagihan

Surat penagihan dibuat karena ada transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem hutang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar hutang mereka karena sudah jatuh tempo atau sudah diluar perjanjian.

11. Surat pengiriman pembayaran

jika si pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli harus untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan secara non-tunai. Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran

12. Surat pengangguhan pembayaran

surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari para pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi

pernyataan yang sesuai tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak dapat membayar sesuai dengan perjanjian. Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah dijanjikan.

13. Surat jawaban penagguhan pembayaran

surat ini dibuat oleh si penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.