Global Payroll Management –Herausforderungen und Lösungen für den Einsatz von international tätigen Arbeitnehmern

Zunehmende Bedeutung von mobilem Arbeiten

Die globale Mobilität verändert sich und mit ihr auch die regulatorischen Anforderungen, die Ansprüche der Mitarbeitenden und die technologischen Möglichkeiten. Hinzu kommt die geradezu katalytische Wirkung der Covid19-Pandemie auf den traditionellen „Arbeitsplatz im Büro“, was sich u.a. darin zeigt, dass Unternehmen verstärkt flexible Arbeitsmodelle bis hin zu „Workation“ anbieten. So hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass Arbeitnehmer räumlich nicht länger an einen bestimmen Arbeitsplatz gebunden sind, sondern grundsätzlich von überall aus arbeiten können. Entsprechend haben Mitarbeitende inzwischen vielfach die Möglichkeit, aus dem Homeoffice im Ausland oder auch unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten. Gerade in Zeiten des war for talents kann die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes dabei einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil darstellen und ermöglicht eine über den regionalen Umkreis hinausgehende globale Erweiterung des zur Verfügung stehenden Talentpools.

Herausforderungen für die Payroll

Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen

Die fachlichen Herausforderungen des mobilen Arbeitens sollen exemplarisch anhand von zwei konkreten Fällen verdeutlicht werden. Im ersten

Beispiel wird ein Mitarbeiter für die Dauer eines Jahres von seinem deutschen Arbeitgeber zur Muttergesellschaft in die USA entsendet. Das Gehalt trägt weiterhin das deutsche Unternehmen. In der Regel wird die Ansässigkeit des Arbeitnehmers im Sinne des Art. 4 des Doppelbesteuerungsabkommens USA/Deutschland bei einer kurzfristigen Entsendung im Heimatland, also in Deutschland, verbleiben. Sobald jedoch die Grenze von 183 Aufenthaltstagen in den USA überschritten wird, sind US-Arbeitstage dort steuerpflichtig und entsprechend von der deutschen Besteuerung freizustellen (Art. 15 Abs. 1 i. V. m. Art. 23 Abs. 3 Buchst. a des Doppelbesteuerungsabkommens USA/ Deutschland). Unternimmt der entsandte Arbeitnehmer aber beispielsweise eine Geschäftsreise nach Kanada, sind diese Arbeitstage wiederum in Deutschland zu versteuern und dem dortigen Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. In der deutschen sowie amerikanischen Payroll wäre also eine Aufteilung des Gehalts anhand der tatsächlichen Arbeitstage vorzunehmen. Dies setzt allerdings voraus, dass eine exakte Aufzeichnung aller Arbeitstage in Form eines Reisekalenders vorliegt.

Zu einem ähnlichen Ergebnis führt auch das folgende Beispiel eines Arbeitnehmers mit lokalem Arbeitsvertrag in Deutschland und Familienwohnsitz in Tschechien. Übt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit für das deutsche Unternehmen zum Teil im Homeoffice in Tschechien aus, muss – unabhängig vom Überschreiten der 183-TageGrenze – für steuerliche Zwecke eine Aufteilung der Vergütung nach Arbeitstagen erfolgen. Da das Gehalt vom deutschen Arbeitgeber gezahlt wird, kann das Besteuerungsrecht auch nicht gemäß Art. 15 Abs. 2 des Doppelbesteuerungsabkommens Tschechien/Deutschland an den Ansässigkeitsstaat Tschechien zurückfallen.

Neben der steuerlichen Thematik stellt die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung regelmäßig eine zusätzliche Herausforderung dar. Diese ist anhand der EU-Verordnung zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (VO (EG) Nr. 883/2004) zu prüfen. Bezogen auf das zweite Beispiel besteht nach dem Territorialitätsprinzip grundsätzlich Sozialversicherungspflicht in Deutschland als Tätigkeitsstaat. Übt der Arbeitnehmer allerdings eine wesentliche Tätigkeit, das heißt mindestens 25 Prozent, im Heimatland aus, unterliegt er der Sozialversicherung seines Wohnsitzstaates, in diesem Fall in Tschechien. Während es steuerlich zu einer Aufteilung des Besteuerungsrechts zwischen Wohnsitz- und Tätigkeitsstaat kommt, wird das Recht zur Erhebung von Sozialversicherungsbeiträgen immer nur einem der beiden Staaten zugewiesen. Entsprechend können die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung auseinanderfallen, was in der Gehaltsabrechnung entsprechend abgebildet werden muss.

Koordination von Gehaltsdaten und Mitarbeiterinformationen

Der globale Wandel in der Arbeitswelt ist gerade im Bereich der internationalen Gehaltsabrechnung ein oftmals unterschätztes ComplianceThema. Die Komplexität liegt dabei vornehmlich in der Koordination und Umsetzung der Heimatund Einsatzland-Payroll. Auch wenn die Vergütung beispielsweise während einer Entsendung weiterhin im Heimatland ausbezahlt wird, ist es unabhängig davon notwendig, dass alle Zahlungen an die Gehaltsabrechnung im Gastland gemeldet werden. Dort müssen die Daten dann im Rahmen einer Schattenabrechnung verarbeitet und ggf. der Besteuerung unterworfen werden. Im Gegenzug muss die HeimatlandPayroll über alle (Sach-)Bezüge im Einsatzland informiert werden, wozu etwa die unentgeltliche Wohnungsüberlassung oder die Übernahme von Steuerzahlungen gehören.

Neben den Gehaltsdaten sind auch die demographischen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie etwa Familienstand oder Beginn und Ende der Entsendung zu synchronisieren. Diese werden häufig in mehreren IT-Systemen wie der internen Personalverwaltungssoftware des Arbeitgebers sowie von externen Beratern und Mobility-Providern erfasst. Um die erforderliche Datenintegrität zu gewährleisten, ist ein zentrales Erfassungssystem zu empfehlen (sog. „System of Record“). Dieser Informationsspeicher stellt die maßgebliche Bezugsquelle für alle anderen Softwaresysteme dar und definiert die verbindliche Datenbasis.

Technologielösung – der Global Payroll Manager Vollständige und konsistente Daten bilden damit die wesentliche Grundlage einer jeden korrekten globalen Gehaltsabrechnung. Wie sich die skizzierten Herausforderungen technologisch lösen und unterstützen lassen, soll nachfolgend anhand des Global Payroll Managers illustriert werden, eine Lösung, die von KPMG entwickelt wurde und bereits global im Einsatz ist.

Mit Blick auf eine valide Datengrundlage gilt es zunächst Gehaltsdaten und geldwerte Vorteile aus verschiedenen Datenquellen global zu sammeln. Dafür importiert die Softwarelösung die relevanten Informationen aus internen und externen Daten- und Zahlungsquellen, zum Beispiel aus dem ERP- oder HR-System. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Vielzahl von Beteiligten, die in die globalen Reporting-Prozesse involviert sind und damit die Komplexität und Fehleranfälligkeit erhöhen. Dazu gehören neben den Payroll-Teams im Heimat- und Gastland sowie der HR-Abteilung auch externe Anbieter wie RelocationProvider, die im Zusammenhang mit der Entsendung Dienstleistungen für die Mitarbeiter erbringen. Zugleich sind die Integration in die IT-Landschaft des Mandanten und Schnittstellen zu allen relevanten Systemen von entscheidender Bedeutung, um den Datenaustausch zu beschleunigen, zu vereinfachen und die Qualität zu sichern. Dabei lassen sich mit der illustrierten Lösung Softwareplattformen über Programmierschnittstellen (sog. APIs) in Echtzeit anbinden. Außerdem ist ein standardisierter Datenaustausch zwischen den Systemen per Massenimport (sog. Bulk Upload) möglich.

Im Anschluss an die Sammlung bzw. Akquise der Daten findet eine Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit statt. Außerdem werden die lokalen Lohnarten, die den Gehaltsdaten von der jeweiligen Payroll zugewiesen wurden, in globale KPMG-Lohnarten übersetzt. Auf diese Weise können die Gehaltsbestandteile unter Berücksichtigung der Steuermerkmale der Mitarbeitenden in einem standardisierten Prozess steuer- und sozialversicherungsrechtlich gewürdigt werden. Über einen Reisekalender besteht zusätzlich die Möglichkeit einer Aufteilung des Gehalts auf die verschiedenen Einsatzländer. Als Resultat erstellt der Global Payroll Manager automatisiert monatliche und jährliche (globale) „Payroll-Instruktionen‘‘, die der lokalen Gehaltsabrechnung als Anleitung dient.

Werden im Nachhinein neue Informationen bekannt oder Verarbeitungsfehler offenkundig, so lassen sich mit dem Global Payroll Manager automatisiert korrigierte Instruktionen erstellen und ein neuer Gehaltslauf initiieren. Im Nachgang wird schließlich systemseitig ein Plausibilitätscheck durchgeführt, um sicher zu stellen, dass die instruierten Daten vollständig verarbeitet wurden. Ein zusätzlicher Vorteil der Lösung ist die systemintegrierte Kommunikationsplattform, die den Austausch mit den lokalen Payroll Ansprechpartnern erleichtert und zusätzlich Transparenz schafft.

Fazit

Die maßgeblichen Veränderungen des globalen Einsatzes von Mitarbeitenden stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Diese müssen im Detail analysiert und kontrolliert werden, um die Arbeitgeberverpflichtungen im Rahmen der Lohnsteuer und Sozialversicherung entsprechend den lokalen Anforderungen einzuhalten. Lösungen wie der Global Payroll Manager können dabei die globale Gehaltsabrechnung unterstützen und so Payroll-Compliance sicherstellen. ■