Budete sdílet informace, přičemž se budete opírat o svůj vyjednávací plán. Během rozhovoru budete vznášet své podmínky s jejich ambicemi (nezapomeňte: neprozrazujte své limity). Budete to dělat takovým způsobem, aby bylo jasné, že jsou vyjednatelné (pokud jsou). Budete dávat najevo, že jste otevření a zvídaví. Že tohle je jen (první) diskuse, začátek. Během schůzek nebudete nic slibovat ani se k ničemu zavazovat. Tím pomůžete vzniknout uvolněné atmosféře, snížíte nervozitu a zesílíte pocit emočního bezpečí. Správný přístup je být uvolněný, otevřený a vstřícný a současně maximálně cílený a soustředěný.
Při setkání se nikdy neupisujete k plnění jakýchkoli podmínek. Ty se projednávají pouze hypoteticky. Neuzavíráte smlouvu, ale postupujete krok za krokem směrem k možné dohodě.
Účel setkání a jak to skutečně funguje
Nezapomínejte, že schůzek může být – a většinou i bývá – více, protože vyjednávání je opakující se proces. Cíl setkání je trojí:
• Říct, co potřebujete; sdělit vašemu protějšku, jaký je váš cíl a podmínky.
• Zjistit, co chce a potřebuje váš protějšek, co pro něj má hodnotu. Jaký je kontext, z čeho může mít obavy, jaké problémy potřebuje vyřešit. Jaký je jeho zájem.
• Případně objevit nové podmínky.
Během schůzky se v podstatě snažíte zmapovat akční plán protistrany: její cíl, podmínky, ambice, limity – jako poradce, který společně s klientem určuje, co skutečně chce. Případně mu to pomáhá vymezit, pokud si není jistý.
Jelikož spousta lidí má tendenci přemýšlet za ostatní, bývá kupodivu jedním z důsledků setkání zjištění nových skutečností, které lze proměnit ve své podmínky. Diskuse a zvídavost plodí kreativitu a příležitost. Multikulturní setkání bývají obzvláště zajímavá z hlediska objevování nových možností, neboť lidé z různých prostředí a kultur mívají rozdílné vnímání.
Struktura
Struktura setkání vypadá takto:
• Úvod:
– přivítání,
– seznámení,
program jednání, – logistika, – úvodní prohlášení, – otevření se druhému.
• Jádro: – otázky a odpovědi, – sdílení informací.
• Závěr: – další kroky, – shrnutí,
rozloučení.
STRUKTURA SETKÁNÍ
5′ ÚVOD PŘIVÍTÁNÍ SEZNÁMENÍ PROGRAM JEDNÁNÍ LOGISTIKA ÚVODNÍ PROHLÁŠENÍ A VY?
90 % JÁDRO OTÁZKY A ODPOVĚDI SDÍLENÍ INFORMACÍ & PODMÍNEK
krátké, jednoduché, žádné hodnoty, žádné odůvodnění
žádné scénáře
DALŠÍ KROKY
SHRNUTÍ
5′ ZÁVĚR ROZLOUČENÍ
Obrázek 6.2
Úvod (pět minut)
soustřeďte se až do konce
Dva rozhodující a strategické3 momenty při schůzce jsou na jejím začátku a na konci. Na začátku vytváříme pocit bezpečí a na konci chceme vyjasnit přítomným následující kroky a rozhodnutí. Smyslem krátkého úvodu je vytvořit konstruktivní
a bezpečnou atmosféru, pokud možno nezatíženou nepříjemnými či ožehavými tématy. Těmi mohou být například neprojednané záležitosti, nevyslovené otázky, nejrůznější obavy, podezření ze skrytých úmyslů jedné ze stran a podobně. Lidé se potřebují cítit bezpečně, aby se odvážili otevřeně hovořit. Je tedy nezbytné vytvořit důvěryhodné prostředí, s čímž se může začít již ve chvíli, kdy plánujete místo konání a časový harmonogram jednání (viz kontextová analýza v kapitole 4).
Přivítání
Je důležité si připravit půdu a přivítat jednotlivé účastníky. Zde je třeba dbát na dodržení a respektování různých kulturních zvyklostí. Chyba či společenská neobratnost by v tomto stádiu mohla narušit vzájemné vztahy nebo přinejmenším vyvolat nepříjemnou situaci.
Seznámení
Všechny strany se představí. Kdo jste, co chcete, aby o vás váš protějšek věděl? Co je ve vašem zájmu, aby věděl? Tuto část si můžete připomenout v kapitole věnované kontextové analýze a informacím ve vašem plánu. Pamatujte si, že vše, co o sobě řeknete, ovlivní způsob, jakým vás protistrana vnímá. Slova jako taková samozřejmě nejsou tím jediným, na čem záleží, ale rozhodně se počítají. Je strategické na to pamatovat. Ujasněte si tedy, co chcete sdělit: chcete uvést svůj titul, funkci, hodnostní zařazení a kolik let již pracujete pro svou organizaci, vaši osobní situaci, národnost či aktivity, jimž se věnujete jako dobrovolník? Pokud vyjednáváte jako tým, nezapomeňte představit všechny jeho členy, včetně role, kterou budou plnit v průběhu jednání. Nemůžete pochopitelně říct: „Já jsem pilot a X je kopilot.“ Místo toho to zkusíte takto: „Já povedu schůzku. Kolega bude průběh jednání zapisovat a bude nám hlídat čas.“
Program jednání
V tuto chvíli upřesníte délku trvání schůzky a potvrdíte si, že pravděpodobně proběhnou ještě další setkání. Vědomí toho, že během prvního sezení se nemusí vyřešit úplně všechno, často zmírní celkové napětí. Vždy je zapotřebí přesně dodržovat časový plán, zejména tehdy, je-li situace složitá a náročná. Pokud má setkání trvat déle než hodinu, naplánujte v jeho průběhu krátkou přestávku. Nezapomeňte o tom informovat všechny zúčastněné.
Logistika
Je něco, co by vaši hosté měli vědět, aby se cítili příjemněji? Potřebujete něco k tomu, aby vyjednávání proběhlo hladce – vybavení, elektroniku, prezentační tabuli, specifická pravidla (viz kapitola 8 o vyjednávání on-line)? V případě
Ukázka elektronické knihy