ČSN EN ISO 19011
6.3.4 Příprava dokumentovaných informací pro audit
6.3.4 Preparing documented information for audit
Členové týmu auditorů mají shromažďovat a přezkoumávat informace týkající se jejich pracovních úkolů a připravovat dokumentované informace pro audit s využitím jakýchkoli vhodných médií. Dokumentované informace pro audit mohou mimo jiné zahrnovat:
The audit team members should collect and review the information relevant to their audit assignments and prepare documented information for the audit, using any appropriate media. The documented information for the audit can include but is not limited to:
a) fyzické nebo digitální checklisty (seznamy kontrolních otázek);
a) physical or digital checklists;
b) podrobnosti o vzorkování při auditu;
b) audit sampling details;
c) audiovizuální informace.
c) audio visual information.
Použití těchto médií nemá omezovat rozsah činností auditu, který se může na základě informací shromážděných v průběhu auditu měnit.
The use of these media should not restrict the extent of audit activities, which can change as a result of information collected during the audit.
POZNÁMKA Návod k přípravě pracovních dokumentů pro audit je uveden v A.13.
NOTE Guidance on preparing audit work documents is given in A.13.
Dokumentované informace, které jsou připravené pro audit nebo jsou jeho výsledkem, mají být uchovávány minimálně do dokončení auditu nebo po dobu specifikovanou v programu auditů. Uchovávání dokumentovaných informací po dokončení auditu je popsáno v 6.6. Dokumentované informace vytvořené v průběhu procesu auditu a obsahující důvěrné informace nebo informace, které jsou předmětem duševního vlastnictví, mají být neustále vhodně zabezpečeny ze strany členů týmu auditorů.
Documented information prepared for, and resulting from, the audit should be retained at least until audit completion, or as specified in the audit programme. Retention of documented information after audit completion is described in 6.6. Documented information created during the audit process involving confidential or proprietary information should be suitably safeguarded at all times by the audit team members.
O čem to je? Do dokumentace k interním auditům patří dokumenty pro komunikaci mezi vedením, vedoucím programu auditů a auditovanými, ve větších organizacích i nástroje pro vedení videokonferencí a sdílení informací v rámci informačních systémů. Zajímavým nástrojem pro auditování jsou checklisty a formuláře pro zaznamenávání informací podporujících dokazování, zjištění z auditu a záznamy pro další projednávání. Použití checklistů a formulářů by nemělo omezovat rozsah auditních aktivit, které se mohou měnit důsledkem informací, získaných v průběhu auditu. Rozsah připravených podkladů pro audit by měl vycházet z celkové kompetence týmu auditorů i z kompetence a praxe jednotlivých auditorů. Checklisty jsou pro méně zkušené auditory užitečnou pomůckou; naopak jejich vyplňování může zkušeného auditora zdržovat a orientovat na kladení rutinních otázek namísto pružné komunikace s auditovaným. Komentář specifický pro BOZP Z provedeného auditu je potřebné pořídit vhodné dokumentované informace, které slouží jako důkaz o provedení auditu a jako důkaz shody auditovaných činností s požadavky. Norma nestanovuje žádný vzhled ani název takových dokumentovaných informací, jen uvádí jejich možný charakter (checklist, audiovizuální záznam, podrobnosti o vzorkování). Důležité je nastavení systému uchovávání vyhotovených dokumentovaných informací tak, aby nebyly zneužity či znehodnoceny. Komentář specifický pro ISMS Vedoucí týmu auditorů by měl zajistit klasifikaci důvěrnosti auditorské dokumentace a průběžně kontrovat, zda auditoři pracují s dokumentovanými informacemi v souladu s jejich klasifikací. 98
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS284790
ČSN EN ISO 19011
Komentář specifický pro laboratoř laborato Příprava íprava auditora zahrnuje mimo studia studi dokumentovaných informací a přípravy plánu auditu také přípravu podpůrného rného dokumentu pro zápis zjištění. V laboratořii je praktické přistupovat p k přípravě konkrétního auditu formou tvorby kontrolního listu (checklistu) kam si auditor připraví p auditní otázky v logickém sledu činností, č ale i specifik příslušného standartu tak, aby proběhlo prob dostatečné prověření procesů v návaznosti na definovaná kritéria auditu. Vyplněný Vyplně kontrolní list slouží jako podklad pro tvorbu zprávy z auditu. Inspirativní příklady Tento článek lánek ISO 19011 se odkazuje na přípravu p checklistů. Použití checklistů: I když checklisty nejsou vyžadovány v rámci systémů systém managementu,, mohou být jedním z nástronástr jů vhodných pro přípravu ípravu a realizaci auditu. auditu Řada ada organizací je využívá pro zajištění, zajišt aby auditor neopomněl prověřitit všechny požadavky definované v rozsahu auditu. Checklist ale nelze vnímat jako jedinečný jedine nástroj pro provádění ní auditu, protože tento dobrý sluha může že být v nezkušených rukách ruk také špatný pán. Výhody checklistu 1) Checklisty připravené ipravené pro určitý audit a správně použité: •
podporují plánování auditu;
•
zajišťují ují konzistentní p přístup k auditu;
•
působí sobí jako plán vzorkování a time manažer;
•
slouží jako podpora paměti; pam
•
poskytují prostor pro poznámky nasbírané v průběhu pr hu procesu auditu.
2) Checklisty pro audit musí být připraveny tak, aby poskytly podporu procesu auditování. 3) Auditoři potřebují výcvik na používání specifických checklistů a musí si osvojit zkušenosti, jak získat v krátké době ě maximum informací. 4) Checklisty pomáhají auditorovi cítit se komfortně komfortn v rámci průběhu hu procesu auditu. 5) Checklisty ty pomáhají zajistit, aby byl audit veden systematicky a aby byly shromážděny shromážd adekvátní objektivní důkazy. ůkazy. 6) Checklisty mohou poskytnout strukturu a kontinuitu auditu a pomohou zajistit, že je dodržen rozsah auditu. 7) Checklisty mnohou poskytnout prostředky prost ke komunikování a místo k zaznamenávání údajů údaj pro budoucí odkazy. 8) Vyplněný ný checklist poskytuje d důkaz, že byl audit proveden. 9) Checklist může že sloužit jako informační informa podklad pro plánování příštích íštích audit auditů. Nevýhody checklistu 1) Checklist může že auditovaného zastrašit. zastraš 2) Soustředění ní se jen na checklist může m být příliš omezující přii hledání problému. 3) Checklisty jsou nástrojem auditora, ale pokud jsou jediným nástrojem, mohou být omezující. 4) Checklisty nenahrazují plánování auditu. 5) Nezkušený auditor může mů díky checklistu nesprávně komunikovat s auditovaným. 6) Špatně připravený ipravený checklist může m audit zdržet nebo úplně znehodnotit. 7) Příliš íliš obecné checklisty, které nezohledňují nezohled ují specifika systému managementu auditovaného pracoviště nebo organizace, organizace nemají pro zúčastněné strany přidanou danou hodnotu. 99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS284790
ČSN EN ISO 19011
Efektivní využití tohoto nástroje si mohou dovolit jen zkušení a vhodně vhodn informovaní auditoři. audito
Komentář specifický pro EMS Seznam kontrolních otázek (checklist) by měl m l obsahovat, co se má zkontrolovat při p každém auditu na každém pracovišti a co naopak kontrolovat jen jednou za tři t roky. Seznam kontrolních otázek má být osnovou čii vodítkem pro auditora nikoliv výčtem vý uzavřených otázek předpokládajících ch jen odpověď ano, či ne. Tento přístup ístup nevede k hledání příležitostí pro zlepšování. Komentář specifický pro BOZP Mezi dokumentované informace při přípravě na audit patří: -
plán auditu;
-
časový asový program posuzování na místě míst (může být součástí ástí plánu auditu, nebo i samostatně); samostatn
Mezi další možné dokumentované informace vznikající během b dalších činností procesu prováděprovád ní auditu patří např.: -
záznam z úvodního jednání;
-
záznamy zjištění ění (zpráva, protokol, posudek, souhrnná zpráva) z auditu (obsahují důkazy a hodnocení shody, vč. v vyhodnocení);
-
záznam o neshodě (byla-li identifikována);
-
záznam ze závěre ěrečného jednání (má mj. obsahovat i jména zúčastn častněných osob);
-
zpráva z auditu (zpráva pro auditovanou organizaci s uvedením přesného, p stručného a jasného záznamu o auditu – slouží jako podklad pro udělení lení certifikace).
Dokumentované informace musí být vytvořeny s ohledem na přiměřenost enost k auditovanému systému managementu BOZP. Při P přípravě pracovních dokumentů pro audit by m mělo být zváženo: -
pro koho je dokument určen; ur (kdo bude uživatelem – poskytnuté informace musí být pro uživatele relevantní)
-
jaké informace jsou potřebné pot pro přípravu tohoto dokumentu; (např. ke zjištění ění jeho vhodné struktury – obzvláště důležité ležité při p koordinaci obsahu u kombinovaných auditů); audit
-
jaké činnosti innosti jsou spojeny s tímto konkrétním pracovním dokumentem;
-
jaké záznamy z auditu bude b dokument obsahovat. (poskytnuté informace by se neměly nem zdvojovat a neměly ly by být na dokumentech, které se nevztahují k dané fázi auditu)
Je vhodné připomenout, ipomenout, že pracovní dokumenty mohou být poskytovány na jakémkoli médiu – není nutné je převádět z média pořízení na médium výstupu. Komentář specifický pro laboratoře Přii auditu je praktické zaznamenávat si zjištění zjišt ní ke konkrétní otázce uvedením odkazů odkaz na faktické informace, jako je identifikace vzorku/ kalibrační kalibra položky, datum činnosti, innosti, identifikaci osoby odpovědné dné za proces, odkaz na dokumentovaný postup/ informaci a další záznamy dokládající soulad nebo nesoulad s prověřovanou ěřovanou ovanou specifikací. Velké množství konkrétních dat a informací, které si auditor přii praktickém provád provádění auditu nezaznamená, může že snadno zapomenout. zapomenout Kde to ještě najdete v příloze př nebo v jiných dokumentech? ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on Checklists
100
Ukázka elektronické knihy