N E B O J T E S E D Ě L AT C H Y B Y V Č E Š T I N Ě
centních částek do rozpočtu projektu (jsou vyznačeny červeně), prosím o schválení z Vaší strany a následnou kontrolu, jestli jsem ještě nepřehlédl některá pole, která mají být vyplněna. Přílohy nemusíte již zasílat poštou, já si je zde vytisknu. Přeji hezký den. (…)
Tomuto e-mailu je sice rozumět, ale působí trochu jako rozsypaný čaj. Obsahuje jedno trochu zmatené maxisouvětí a co se od adresáta očekává, se dozvíme někde v jeho prostředku. Touto informací bychom měli začít a další dobře strukturovat. Všimněte si také předmětu – často se nám stane, že si na e-maily odpovídáme tak dlouho, až předmět přestane korespondovat s obsahem e-mailu. Máme dvě možnosti – buď předmět přejmenovat, nebo založit nové vlákno komunikace. Lepší by bylo tento e-mail napsat například takto:
Ukázka 14: Pracovní e-mail s uvedeným předmětem – upravený
Předmět: žádost o schválení a kontrolu rozpočtu Dobrý den, zasílám Vám upravený rozpočet a prosím o jeho kontrolu a schválení.
98 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS213552
R ů z n é typy textů a pravidla jejich tvorby
V rozpočtu jsem opravil několik procentních částek, které chyběly (jsou vyznačeny červeně). Přílohy mi již nemusíte posílat poštou, vytisknu si je zde. S pozdravem (…)
A nakonec jeden e-mail, který hezky ukazuje, co se nám stane, když píšeme text plni emocí.
Ukázka 15: Pracovní e-mail a emoce
Předmět: RE: CZ.85.9621.78-2541 Dobrý den, chtěl bych se na Vás u toho projektu obrátit s nešťastnou zprávou. U toho projektu při zakládání materiálů bylo zjištěno, že rozpočet projektu je o sedm tisíc větší než schválený rozpočet. Je to způsobeno tím, že jak jsme po dohodě opravovali ještě dvě položky v rozpočtu (03.01 a 03.02), tak na tyto dvě položky byly nataženy automatické vzorce počítání součtů dotace, což jsme při kontrole nezjistili, ale jakmile to poté bylo automaticky uloženo, tak se ta částka změnila a navýšila o sedm tisíc a tento rozpočet Vám byl potom zaslán e-mailem.
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS213552
N E B O J T E S E D Ě L AT C H Y B Y V Č E Š T I N Ě
V tomto případě musí dojít k úpravě rozpočtu tak, aby odpovídal schválené částce. Děkuji. Přeji hezký den. Ing. Roman Nešťastný (…)
Co je tady špatně? Věděli byste, co po vás pan Nešťastný chce? Máte něco udělat, nebo je to jen informace? Budete si muset asi několikrát napsat, nebo (doufejte) jednou zavolat, abyste si to vyjasnili. Docela zbytečně promarněný čas bychom ušetřili, kdyby pan Nešťastný napsal svůj e-mail rovnou srozumitelně. Co tedy pomůže? Podle předchozích ukázek už asi tušíte – ano, napsat hned v úvodu, proč někomu píšete a pak teprve vysvětlit problém. Text strukturovat a vyhnout se maxisouvětím… A poslední detail – předmět také není zrovna sdělný. Číslo projektu je sice dobré uvádět jako jasný identifikátor, ale chybí tu podstata toho, o čem si píšete. Tak co třeba takto?
Ukázka 16: Pracovní e-mail a emoce – upravený
Předmět: RE: CZ.85.9621.78-2541: informace o úpravě rozpočtu Dobrý den, rád bych Vás informoval o změně, kterou jsme byli nuceni provést v rozpočtu Vašeho projektu.
10 0 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS213552