Moderní rétorika
1. Naplno využijete první minuty svého projevu Při sledování čehokoli (teď mluvíme o prezentaci) lidská pozornost kolísá. Na začátku je bezkonkurenčně nejvyšší, leč záhy po prvních větách prudce klesne. Dále kolísá už jen v malých amplitudách, zpravidla ve druhé třetině je nejnižší (proto usínáme za polovinou koncertu či ve druhém dějství divadelního představení) a v závěru (kdy organismus zjistí, že už nic dalšího nedostane) opět prudce stoupne, aby s koncem zákonitě klesla k nule. Můj popis si můžete vyjádřit i graficky, abyste si plně uvědomil, že posluchačova pozornost je nejvyšší na začátku a v závěru vašeho vystoupení, přičemž ta v úvodu jasně vede. Proto se říká „dobrý úvod – třetina úspěchu“. „Co je na začátku, nejsilněji působí, co chceš, aby si lidé zapamatovali nebo udělali, dej na konec,“ radí jeden z komunikačních zákonů, jinými slovy – nevadí, když se uprostřed něco nepovede, koncem to spravíš, ale už nikdy nezískáš tolik sociálních bodů jako v úvodu svého vystoupení. Celým tím filozofováním vás chci přesvědčit, abyste „nezabíjel“ nejcennější minuty představováním vlastní osoby (to v lepším případě) ani organizačními pokyny či větami „děkuji, že jste mě pozvali“, „je dobře, že vás přišlo tolik“, „škoda, že je vás tak málo“, „jak se vám sedí a hledí“ apod. (to v horším případě). Jestliže před vámi někdo vystoupí a představí vás (byť bude mluvit chvilku), vy pak předstoupíte a s plnou parádou spustíte po svém, neošidíte se o vlastní start. Jste se mnou zajedno, aby vás představil někdo jiný, ale nevíte, proč musíte vyrábět vizitku? Co se totiž může stát: a) Představuje vás někdo, kdo vám fandí a nekriticky vás vychválí – ač se to nezdá, není to pro vás výhodný start. b) Organizátor vás uvede slovy: „Pan ministr je zaneprázdněn, jeho náměstek musel nečekaně odcestovat a ředitel odboru je na dovolené. Aktuální informaci o situaci nám tedy podá tiskový mluvčí.“ V tu chvíli i kdybyste se „postavil na hlavu a odpichoval ušima“, očekávání svých posluchačů naplníte stěží. c) Čeká vás projev o nejnovějším produktu vaší počítačové firmy a jste představen jako bývalý reprezentant v házené. Může to být stokrát pravda, ale „teď a tady“ to vašemu cíli „starou belu“ pomůže, jen se rozptyluje posluchačova pozornost. (Na jednom kursu neverbální komunikace mě kolega představil jako operetní subretu a z auditoria kdosi krátce po zahájení zaprosil: „Zazpíváme si…“) d) Nejhorší varianta, kdy organizátor si důležitost vašeho uvedení nepřipouští (má přece podstatnější starosti) a zkomolí vám jméno (několikrát už jsem byla Ptáčková nebo Slavíčková; pokud se to stane, nepromarněte úvod svého vystoupení upřesňováním vlastního příjmení). Organizátor může také poplést vaši funkci či přeformulovat téma prezentace.
98
Příprava projevu krok za krokem Ukázka elektronické knihy, UID: KOS192691
9 Těmto a podobným rizikům však lehce předejdete, když si napíšete vizitku. Náš druhý důvod je následující: 2. Přičiníte se o pozitivní haló-efekt Napíšete ve vší neskromnosti pravdivě o svých odborných kvalitách. Pokud si vizitku sestavíte dobře, dozvědí se vaši posluchači to, co potřebujete, a nabudou k vám důvěry dřív, než otevřete ústa. Když vaši vizitku přečte osoba v místě dostatečně mocná, pak část její autority automaticky padne na vás a opět získáte. Správně tušíte, že pro různé prezentace v různých prostředích musíte mít i různé vizitky, ale taky jste si jist jejich účelností. Informaci o sobě napište na počítači (ob řádek, velikost písma asi 18 bodů), v krátkých větách bez jazykolamných slov (cizí výrazy foneticky), maximálně jednu stránku. Můžete se pochlubit vzděláním, letitými zkušenostmi, objevy a vynálezy, publikační činností, spoluprací s významnými klienty. Pomlčte však o svých soukromých vztazích, dětech, zálibách, majetkových poměrech a chovatelských úspěších, pokud nejste právě na schůzi kynologického kroužku. Svou vizitku nabídněte tomu, kdo vás bude představovat. Pochopitelně s dovětkem „samozřejmě si to upravte podle sebe“. (Nebojte se, přečte to tak, jak jste to napsal.) Ještě jednou zdůrazňuji: představení vaší osobnosti je vaší starostí, a proto vy sám se rozhodněte, jak bude vaše vizitka rozsáhlá a které informace bude obsahovat. Minimálně předejte organizátorovi v písemném provedení svoje jméno a název tématu své prezentace. Jestliže si žádný vizitkový materiál nevyrobíte, nic hrozného se nestane – vždyť jiní to také nedělají. Chcete-li se však oddělit od šedivého průměru a působit profesionálně, musíte to zkusit!
9.3 Určete svůj cíl Svým klientům pravidelně kladu otázku: „Co uděláte při přípravě projevu nejdřív?“ a oni pravidelně odpovídají: „Stanovím si cíl.“ Přesvědčím je o nutnosti dříve vybrat posluchače a připravit vizitku. A když se prokoušeme k určování cíle prezentace (bezpochyby nejdůležitějšího bodu celé přípravy), hledáme spolu odpovědi na otázky „Jak cíl definovat, aby byl jasný, srozumitelný a nerozmělněný?“ a „Proč je vlastně cíl pro úspěch vystoupení tak zásadní věc?“
Příprava projevu krok za krokem
99 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS192691
Moderní rétorika
Jak cíl definovat Záleží na tom, zda připravujete projev informativní nebo přesvědčovací. V informativní prezentaci cíl stanovte jasnou odpovědí na otázku „Co se potřebuje můj posluchač dozvědět?”. Všimněte si rozdílu mezi formulací řečníka začátečníka „Co chci posluchači sdělit?“ a vaší, kterou považuji za výhodnější. Již od prvních kroků přípravy projevu tak v sobě pěstujete vědomí služby posluchačově zájmu. Při určování cíle pro prezentaci přesvědčovací odpovíte na dotaz „Co chci, aby můj posluchač udělal?“ Odpověď vytvořte stručnou, musí mít podobu jednoduché, byť rozvité věty, jinak váš cíl zapůsobí rozmazaně a vy nedůvěryhodně.
L
Příklad
Informativní promluva: a) Dobře: „Sdělím vám podmínky poskytování úvěrů.“ Špatně: „Sdělím vám, za jakých podmínek můžete získat úvěr a zkrátit si tak cestu k lepšímu bydlení a tím zvýšit životní úroveň svou i svých blízkých.“ b) Dobře: „Seznámím vás s průběhem profesionálního telefonátu.“ Špatně: „Seznámím vás se způsobem profesionálního telefonování, jehož základem je rozdělení celého průběhu na tři základní fáze, abyste sobě i druhým ušetřili nervy a peníze.“ Přesvědčovací projev: a) Dobře: „Zvažte důvody pro uzavření smlouvy o stavebním spoření.“ Špatně: „Zpříjemněte si život tím, že začnete spořit jinak a uzavřete smlouvu o stavebním spoření, které vám díky státní podpoře přinese ročně 14% zisk a v případě potřeby získáte levný úvěr pro stavbu nebo renovaci bytu či domu.“ b) Dobře: „Vezměte si do opatrování psa z útulku opuštěných zvířat.“ Špatně: „Nestarejte se pouze sami o sebe, vyjádřete sounáležitost se světem, který nás obklopuje, a realizujte se v péči o opuštěná zvířata, jak to dělají mnozí jiní.“ Svůj cíl zformulujte jako větu ke svým posluchačům, abyste ji tak mohl i použít. Není to sice nutné, ale doporučuji vám to. Až budete s formulací spokojeni, několikrát si ji vyslovte nahlas, abyste se přesvědčil, že zní čistě a srozumitelně. Posluchači vám budou vděčni, když jim od začátku bude jasné, co je čeká, a dáváte jim tím i možnost, aby eventuálně dali najevo nesouhlas s vaším cílem. Jestliže se tak opravdu stane, nemá smysl pokračovat, prohrál byste. Jestliže však s vaším cílem souhlasí, nemylte se – zvlášť v přesvědčovací prezentaci – ještě tím neříkají, že jsou pro, pouze vám dávají šanci, abyste se pokusil je přesvědčit. Zkrátka, když definujete před svými posluchači cíl,
100
Příprava projevu krok za krokem Ukázka elektronické knihy, UID: KOS192691