Udělej to zítra
Je snadné si den naplánovat.
Je obtížné si den naplánovat.
Za den zvládneme průměrný objem práce připadající na jeden pracovní den.
Objem práce neodpovídá rozsahu, který je možné vyřešit za jeden den.
Dostaneme-li se do skluzu, snadno zjistíme, v čem je problém.
Dostaneme-li se do skluzu, je obtížné zjistit, v čem je problém.
Každý den naplánovanou práci dokončíme.
Práci nikdy nedokončujeme.
Doporučuji vám, abyste si práci, která přibude během pracovního dne, jen shro‑ mažďovali a následující den ji vyřizovali ve stejnorodých blocích. Práci je možné rozdělit do bloků podle druhu činnosti, například e-maily, hlasová schránka, korespondence, doklady, tištěné materiály a úkoly. Pojďme se nyní podrobněji zaměřit na jednotlivé činnosti.
E-maily E-maily představují pro některé lidi zásadní problém. Stále zdůrazňuji, jak ne‑ smírně důležité je vyřizovat doručenou poštu systematicky. Bohužel, povaha e-mailů svádí k chaotickému, nekoordinovanému přístupu. Už jsme si ukázali, jak nejlépe poštu vyřizovat: neodpovídejte na zprávy hned, počkejte, až se jich během dne nashromáždí více a pak je vyřizujte v jednom bloku. Díky principu mañana vyřešíte všechny e-maily jednou za den. E-mailové zprávy mají obrovskou výhodu, přichází do stejné složky a jsou sys‑ tematicky řazeny. To znamená, že je velmi snadné vyřídit poštu, která přišla během jednoho dne, protože všechny e‑mailové programy řadí doručené zprávy podle data a času. Novější verze Microsoft Outlooku práci výrazně usnadňují. Já osobně používám program Nelson E-mail Organiser, který pracuje jako nástavba Outlooku a do‑ káže automaticky roztřídit doručené e-maily do složek. Jedna z funkcí programu umožňuje uložit včerejší e-maily do samostatné složky. Pak mohu nastavit filtr, který uklidí zprávy do jiné složky, jakmile je dořeším. Tím pádem mi zmizí z očí,
98
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS185295