98
Time management
způsobem. Klíč k osvobození se od stresu, přetížení a časové tísně a zároveň klíč k úspěchu leží totiž v nás samotných. Převezměte odpovědnost za to, co se nedaří. Promyslete si danou situaci, pátrejte po jejích příčinách a změňte to, co je ve vaší moci!
Nejdůležitější ze všeho je motivace Dalším důležitým faktorem je motivace, která úzce souvisí s naším vnitřním přístupem. Hraje přitom mnohem podstatnější roli než všechny pomůcky a techniky. Srovnejte svou produktivitu v den, kdy nemáte do práce chuť nebo jste frustrovaní, se svým výkonem den před dovolenou, kdy ještě musíte narychlo vyřešit všechny zbývající úkoly.
Buďte optimističtí Když máme k věcem negativní přístup, jen se tak blokujeme a demotivujeme. Spousta lidí se pak také velmi snadno vzdává.
Příklad Pan Pešek rád běhá. Nedávno přišel do nového oddělení. Jednoho dne se zeptá dvou nových kolegů: „Nemáte chuť si se mnou jít ráno hodinku zaběhat?“ Minulý týden měli sice oba kolegové každé ráno dost času na dlouhou zábavu, ale teď jako jeden muž prohlásí: „Kdepak, moc práce.“ Pana Peška se to dotkne a přestane si jich všímat. Jako pesimista si tuhle reakci vyložil jednoznačně: „Nemůžeme tě vystát.“ Jenže netušil, že jeho kolegové zrovna druhý den brzo ráno museli ještě narychlo a v časové tísni dokončovat důležitý projekt, který měl být do devíti hotový. Přitom celé věci mohl snadno přijít na kloub – bývalo by se stačilo zeptat: „Tak co třeba pozítří? Nebo je hodina moc dlouho?“
Proto ani vy nehledejte ve všem hned to nejhorší, ale snažte se věci brát pozitivně. Tahle zásada nicméně neznamená, že máte rezignovat na rozumnou analýzu rizik, která vám poskytne realistickou představu o nákladech a potenciálních problémech projektu nebo že si nemáte brát deštník, když je nebe černé jak bota.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS183324
Jak se stát pánem svého času
99
Nestačí jen vědět, vědění se musí též použít; nestačí jen chtít, je třeba i konat. Goethe Buďte disciplinovaní a odvážní. Klíč k úspěšnému řízení času, účinné práci a cestu z časové pasti najdete sami v sobě. Záleží na vašem přístupu a disciplíně při konání. Plánujte, začněte a vytrvejte, i když se objeví nesnáze!
Jak přijít na účinné strategie Kdybych v den semináře dostal bolesti zubů, vzal bych si prášek. Ale hned další den bych se vydal za zubařem, protože léky proti bolesti jsou jen krátkodobé a nouzové řešení. Jenže jiné druhy problémů – často právě ty pracovní – běžně řešíváme právě různými „prášky“. V první chvíli sice pomohou zmírnit největší bolest, ale z dlouhodobého hlediska nadělají mnohem víc škody než užitku.
Příklad Pan Majer často ztrácí důležité dokumenty. A běžně se mu stává, že věci, které potřebuje, musí hekticky hledat, což ho stojí enormní množství času. Proč? Protože nemá pořádek na stole. Pan Majer to sám moc dobře ví, proto si stůl pravidelně pečlivě uklízí. Znovu a znovu. A za dva týdny je jeho pracovní stůl zase jeden velký chaos.
Když chcete skutečně využít své poznatky a něco změnit, jsou nutné tři kroky: 1. Identifikujte zdroj problémů. 2. Bojujte proti příčinám, ne symptomům. 3. Připravte si akční plán.
Příklad V případě pana Majera je „práškem“, o němž jsme mluvili, úklid stolu. K nalezení dlouhodobého řešení by však pan Majer musel jít více do hloubky a položit si další otázky: „Proč je můj stůl neuklizený?“ Protože nemám žádný odkládací systém a žádný systém pro zpracování příchozích dokumentů. Proč jsem si zatím žádný
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS183324
100
Time management
nepřipravil? Protože jsem měl moc práce. Proč? Protože dávám přednost naléhavým lehkým úkolům, které mě baví, ale mají nízkou prioritu, před o něco nepříjemnějšími a těžšími úkoly s vysokou prioritou, které mohou skutečně něco změnit.
Řešením pro pana Majera tedy je začít používat rozumný systém klasifikace úkolů podle priorit, v němž jednou z vysokých priorit bude příprava systému odkládání písemností a jeho důsledná realizace. K tomu bude pan Majer mimochodem potřebovat mnohem kratší dobu než na neustálé hledání ztracených dokumentů. Příprava takového systému vám zabere odhadem pět hodin. Jednorázově. I jeho následné aplikování je pak mnohem méně náročné nežli neustálé hledání.
Začněte hned teď! 1. Najděte si hned jeden nebo dva body, kterým jsme se v knize věnovali a u nichž vidíte největší potenciál pro zlepšení. Sepište si své problémy v této oblasti. 2. Identifikujte příčiny. Promyslete si strategie řešení. Najděte někoho, kdo vám pomůže, bude vás kontrolovat a motivovat (v případě nouze třeba externího kouče). Stanovte si realistické a jasné cíle. 3. Zamyslete se na závěr nad skutečnou odměnou, kterou si po dosažení svého cíle dopřejete. 4. Udělejte si následně krátkou přestávku a rozšiřte svůj akční plán o další bod, na němž pak hned začněte pracovat.
Využívání seminářů a koučování Zakoupením této knihy jste získali dostatek materiálů k samostudiu. Navštěvování seminářů proto není nutné – na druhou stranu je ale pravda, že na semináři se zde probírané tematické okruhy můžete naučit a následně je realizovat snáze, rychleji a příjemněji. Učení se ve skupině osob se stejným cílem působí díky zkušenostem a zapojení jednotlivých účastníků jako další motivace a obsahové obohacení. Krom toho na seminářích si můžete osvěžit získané znalosti a pracovat na jiných klíčových bodech. Funguje to stejně jako ve sportu – zajít si občas hodinku zatrénovat ještě nikomu neuškodilo.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS183324