98 / Manažerské dovednosti
4. krok: Výběr nejlepší alternativy na základě provedené rozhodovací analýzy Přijmout opatření Opatření se musí z cílů a plánu strategie odvodit, zavést a uskutečnit, pokud má mít systém plánování smysl a účel. Na prosazení opatření záleží nejvíce, pokud chceme dosáhnout zlepšení situace nebo vyřešit problém. Stanovení cílů a plánování strategie nebo výroby bez realizace odvozených opatření, která jsme uznali za správná, nemá smysl! Opatření se tak stávají závaznými pokyny pro manažery a spolupracovníky, kteří byli realizací pověřeni. Jednání a činnosti s tím spojené by měly zlepšit zejména neuspokojivou situaci a uskutečnit nově zaváděný věcný obsah za pomoci rozhodnutí z rozhodovací analýzy. Opatření je možno realizovat jen když jsou zajištěny personální, finanční a věcné prostředky, které jsou nutné k prosazení. Potřebná opatření je nutno sestavit do seznamu v plánu opatření! Jsou pak závazná pro další činnost. Postup pro přijetí opatření
Určit opatření, vytvořit jejich seznam a zařadit je do plánu podle obsahu (co?) a pořadí (kdy?).
Pro každé opatření určit, kdo ho zajistí a jaké prostředky bude potřebovat, včetně výše nákladů.
Zajistit požadované pracovní síly. Stanovit výši nákladů, určit termíny a kontrolní body – indikátory postupu.
Rozhodnout o zahájení prací na přijatém opatření, včetně poskytnutí podpory a zdrojů pro realizaci.
Obr. 22 Kroky k rozpracování jednotlivých opatření
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182588
Řešení problémů / 99
5.3.3 Opatření a jejich fixace Potenciální problémy jsou eventuální další možné odchylky od plánu, případně od alternativ strategie. Je třeba jim předem zabránit, případně strategii zajistit. Obrázek 23 znázorňuje kroky k zabránění nebo odstranění možných problémů. Při tomto postupu musíme dbát zejména na: • další, jiná rizika než ta, která jsme zohlednili v analýze a která mohou přijít navzdory velmi pečlivé přípravě; • další nutné kontroly; • systém včasného varování – měl by rychle upozornit na vzniklé potíže; • preventivní opatření (je třeba mít připravena i tzv. opatření v šuplíku); • všechny předem naplánované akce a připravené prostředky je třeba při eventuální odchylce ihned zavést a realizovat. Pro dobrou organizaci průběhu všech je dobré se přidržovat následujících pokynů: • Potenciální problémy se týkají těch aktivit nebo opatření, které jsou nutné pro splnění cílů. • Musíme se koncentrovat na silně ohrožená opatření a ostatní zatím zanedbat. • Pomocí fantazie, představivosti nebo užitím kreativních metod je třeba sestavit paletu všech možných potenciálních problémů pro každou kritickou oblast. • Vznikne-li z pravděpodobnosti (P) a velikosti škody (V) závažná hodnota, je nutno zavést preventivní opatření. • Je proto nutné se koncentrovat na potenciální problémy, u nichž je součet z P × V v uvažovaném případě vysoký. • Je třeba zavést opatření proti možným příčinám, nikoli proti symptomům. Možné příčiny je tedy nutno zkoumat; bude nutno provést selekci podle pravděpodobnosti výskytu nebo vzniku. • Preventivní opatření je třeba přijímat jen u příčin s vysokou pravděpodobností vzniku. • Jestliže se správné příčiny nestanoví předem nebo preventivní opatření zůstanou neúčinná, je třeba pamatovat na případná opatření proti účinku eventuálních odchylek. • Podle této systematiky je třeba zpracovávat jen nejdůležitější potenciální problémy.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182588
100 / Manažerské dovednosti
Přijetí opatření. Zařadit opatření do plánu a uvést rizika spojená se zavedením opatření. Stanovit potenciální riziko každého opatření: R=PxV Prozkoumat možné problémy podle možných příčin problémů. Odhadnout pravděpodobnost, že se příčiny problému znovu objeví. Dopředu určit preventivní opatření k zabránění vzniku příčin problémů. V případě vzniku příčiny problému připravit scénář na jeho vyřešení. Určit informační kanály: Komu se budou odchylky hlásit? Komu bude nahlášeno jejich odstranění? Určit termíny kontroly a indikátory, podle kterých se bude správný průběh opatření hodnotit.
Obr. 23 Zabránění a odstranění možných problémů 5.3.4 Kontrolní procesy Kontroly jsou samozřejmě nutné, aby se zajistil úspěch zavedených opatření. Obrázek 24 znázorňuje potřebné kontrolní úkony. Zavedené kontroly by měly
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS182588