8. Práce offline
8. Práce offline Ve většině kapitol této knihy, zejména v těch zabývajících se e-maily, vycházíme z předpokladu, že máte počítač a Outlook připojený ke své poštovní přihrádce. Připojení může být realizováno prostřednictvím počítačové sítě nebo se může jednat o pevné připojení k internetu, kdy nemusíte vytáčet telefonní číslo přes modem a jste neustále online. Lze ale Outlook používat, i když připojeni k poštovní přihrádce nejste? Jak se potom Outlook chová? Co když pracuji na notebooku a jsem právě někde v přírodě, bez připojení k firemní síti? Nebo právě prostě nejsem připojen k internetu? Na tyto otázky nabízí odpověď tato kapitola.
8.1 Způsoby práce offline Píšeme-li v této knize o tom, že se Outlook nebo počítač nachází ve stavu online, znamená to, že jste připojeni ke své poštovní přihrádce. Zpravidla to je prostřednictvím počítačové sítě, na níž běží program Microsoft Exchange Server, který spravuje poštovní přihrádky, nebo je to pomocí internetových služeb a připojení vašeho počítače k internetu. Tento stav znamená, že můžete posílat a přijímat e-maily, posílat pozvánky na schůzky, přidělovat úkoly a plně využívat funkcí a vlastností Outlooku. Na rozdíl od stavu online stav offline znamená, že k poštovní přihrádce připojeni nejste, nicméně váš počítač i Outlook bude i tak bez problémů fungovat. Dostupné však budou pouze položky, které
98
jsou uloženy ve vašem počítači. A tím se dostáváme k podstatě problému. Doposud jsme předpokládali, že všechny položky (tedy nejen e-maily, ale také záznamy v kalendáři, úkolech atd.) jsou uloženy v poštovní přihrádce. Pokud jste tedy offline, nemáte tyto položky k dispozici. Řada uživatelů však se svým počítačem cestuje nebo pracuje doma, kde nemají připojení k firemní síti, nebo firemní politika nedovoluje připojení do firemní sítě přes internet. V tomto případě je možné si potřebné údaje ukládat na disk počítače nebo vytvořit kopii údajů z poštovní přihrádky přímo v počítači. Možná vás již nyní napadá jedna funkce Outlooku, která již byla v knize zmíněna, a tou je datový soubor. Datový soubor je vlastně soubor se systémem složek pro e-maily, které chcete mít uchovány samostatně, mimo poštovní přihrádku. Máte-li datový soubor vytvořen (viz kapitolu 2) a uložen: • na síťovém disku, pak je možné pracovat s e-maily ve složkách tohoto souboru, i pokud nejste připojeni k poštovní přihrádce, ale musíte být připojeni k počítačové síti a mít přístupný daný síťový disk; • na lokálním disku přímo v počítači, pak je možné pracovat s e-maily ve složkách tohoto datového souboru, i když je počítač odpojen od poštovní přihrádky a případně i od počítačové sítě. Datový soubor samozřejmě umožňuje otevřít a upravit e-maily, kterou jsou v jeho složkách uloženy. Neumožňuje ale synchronizovat údaje mezi počítačem a poš-
Outlook 2007
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181179