98 / Měření výkonnosti
i odvádět pozornost od patřičných otázek zabývajících se příčinou vzniku negativní odchylky spotřebovaného materiálu od výše stanovené technologickou normou.
Přístupy k periodizaci času Protože čas je spojitá a sčitatelná veličina, je možné periodické informace o výkonnosti vrstvit do libovolného počtu úrovní, přičemž jednotlivé periody v určité vrstvě na sebe mohou navazovat nebo se mohou překrývat. Z hlediska těchto, tzv. horizontálních a vertikálních vztahů je možné rozlišit níže uvedené základní přístupy k periodizaci času uplatňované při měření výkonnosti.1 Než se však do jejich představení pustíme, je třeba uvést, že pojem elementární časový úsek pro měření výkonnosti vyjadřuje v dalším textu časovou periodu na nejpodrobnější úrovni informací o výkonnosti, která se při měření výkonnosti daného podniku uplatňuje. Obrazně řečeno, jedná se o jakýsi maximální časový optický zoom. Abychom dobře porozuměli jednotlivým variantám, jejich odlišnostem a výhodám i nevýhodám, uveďme u každé z nich elementární příklad, který vychází z následujícího zadání: Předpokládáme, že elementárním časovým úsekem pro měření výkonnosti zkoumaného subjektu je jeden měsíc, nadřazeným časovým obdobím pro zjišťování a komunikaci informací o výkonnosti je rok a v případě variant, které pracují s pevným začátkem období, je tímto začátkem 1. leden. Okamžikem, ve kterém se při měření výkonnosti právě nacházíme, je ukončený měsíc září. Nyní však již zaměřme pozornost na jednotlivé přístupy k periodizaci.
Fixní přístup Podle tohoto přístupu na sebe elementární časové úseky pro měření výkonnosti navazují, tj. nepřekrývají se, a informace o výkonnosti na vyšší hierarchické úrovni, tj. za delší časová období, se zjišťuje a komunikuje uživatelům až po skončení tohoto nadřazeného časového období. V uvedeném příkladu bude předmětem našeho zájmu po skončení elementárního časového úseku (tedy na začátku října) pouze výkonnost za měsíc září. Výkonnost za zbylé části roku, a tím pádem za celý rok, se stane předmětem našeho zájmu až po skončení celého roku. Výhodou tohoto přístupu je bezpochyby jednoduchost jeho použití. Základní nevýhodou je však skutečnost, že kvůli mechanickému přístupu ke členění času zcela izoluje výkonnost činnosti v jednom dílčím období od činnosti ostatních období. Konec každého elementárního časového úseku (v příkladu měsíc) je vnímán jako malý milník, konec většího časového období (v příkladu rok) je vnímán jako milník – s nadsázkou řečeno – tak velký, že přes něj není vidět dál ani na jednu stranu (tj. dále do minulosti ani do budoucnosti).
Kumulativní přístup Podle tohoto přístupu na sebe elementární časové úseky pro měření výkonnosti navazují, tj. nepřekrývají se, a informace o výkonnosti na vyšší hierarchické úrovni, tj. za delší časová
1
Jednotlivé varianty jsou uvedeny v podobě odpovídající popisu výkonnosti již uskutečněné činnosti, tedy činnosti, která již proběhla. Pro přístupy k měření výkonnosti vyjadřující predikovanou výkonnost budoucí činnosti by platily analogicky s tím, že místo výchozího časového okamžiku v minulosti by se jednalo o konečný časový okamžik v budoucnosti.
M ení výkonnosti.indd 98
1.10.2009 11:41:43 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181043
Měření výkonnosti a čas / 99
období, se zjišťuje a komunikuje uživatelům průběžně za časový úsek od pevně stanoveného začátku nadřazeného období do okamžiku právě ukončeného dílčího období v kumulativních hodnotách a kromě toho následně po skončení nadřazeného časového období. V uvedeném příkladu bude předmětem našeho zájmu po skončení elementárního časového úseku (tj. na začátku října) výkonnost za měsíc září a dále výkonnost za období od začátku roku, tj. od ledna. Výkonnost za celý rok se stane předmětem našeho zájmu až po skončení prosince. Nespornou výhodou tohoto přístupu ve srovnání s předchozím přístupem je celistvější pohled na výkonnost a její vývoj v průběhu jednoho nadřazeného období. Nicméně právě tato „výhoda“ má za následek zásadní problém spojený s touto variantou, a to skutečnost, že přelom roku (tedy konec jednoho a začátek druhého) je považován za „o to větší“ milník – tak významný, že pro subjekty odpovědné za vývoj výkonnosti může „stát za to“ řešit otázku, které skutečnosti se projeví v měřené výkonnosti před milníkem a které až po něm.
Klouzavý přístup Podle tohoto přístupu na sebe elementární časové úseky pro měření výkonnosti navazují, tj. nepřekrývají se, a informace o výkonnosti na vyšší hierarchické úrovni, tj. za delší časová období, se zjišťuje a komunikuje uživatelům průběžně vždy za stejně dlouhý časový úsek, který končí okamžikem právě ukončeného dílčího období a jehož začátek je odvozen odečtením příslušného časového úseku od konečného okamžiku. Časová období, za která je poskytována informace na nadřazené úrovni, se překrývají. V uvedeném příkladu bude předmětem našeho zájmu po skončení elementárního časového úseku výkonnost za měsíc září a dále výkonnost za předcházejících dvanáct měsíců, tj. za předcházející období o délce jednoho roku. Stejný postup se bude opakovat po skončení každého měsíce. Proto se tento přístup někdy označuje jako (v čase) klouzavé měření výkonnosti. Tento přístup sleduje dva cíle, které současně představují i jeho hlavní výhody: – Odstraňuje velké milníky v měření výkonnosti, kterými v předchozích dvou přístupech byly vždy konce každého roku, a tím pádem odbourává (obvykle nežádoucí) snahu subjektu odpovědného za vývoj výkonnosti deformovat věcně přirozený průběh činnosti tak, aby se její důsledky – podle jeho potřeb – projevily buď před skončením jednoho období, nebo naopak po začátku období druhého. – Zajišťuje uživatelům informaci o výkonnosti na nadřazené časové úrovni vždy za stejně dlouhý časový úsek, a to na rozdíl od předchozího přístupu, kdy například po skončení února získal uživatel kumulativní informace pouze za dva předcházející měsíce, kdežto po skončení září za devět měsíců. Jako protiklad k uvedeným výhodám klouzavého měření výkonnosti se uvádějí – obvykle pro vysvětlení odmítavého postoje k využití tohoto přístupu – následující argumenty či námitky: – Zjištění a komunikace informací o výkonnosti za nadřazené období vyžaduje vykonat určité postupy spojené s uzavřením zkoumaného období. Časté (v našem případě každoměsíční) provádění těchto postupů je velmi náročné na práci i čas. Jedná se například o takové oblasti, jako jsou alokace výnosů a nákladů, přeceňování majetku, ověřování informací o výkonnosti a další. Domníváme se, že toto – v zásadě pravdivé – tvrzení není nutně argumentem proti klouzavému přístupu k měření výkonnosti. Všechny postupy, jako je třeba externí ověřování informací o výkonnosti, není totiž nezbytné v plné podobě každý měsíc provádět. Některé
M ení výkonnosti.indd 99
1.10.2009 11:41:44 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181043
100 / Měření výkonnosti
postupy mohou být pravidelně provedeny v podobě odhadu či zkráceného postupu s tím, že v plné šíři budou provedeny vždy jednou za delší čas v závislosti na očekávaném rozsahu nepřesností v dílčích odhadech. – Další uváděnou námitkou proti klouzavému přístupu k měření výkonnosti je, že informace o výkonnosti zjištěné za nadřazené (například roční) období slouží uživatelům jako podklad pro určité pravidelné manažerské procesy a rozhodnutí, jako je třeba stanovení odměn manažerům a zaměstnancům, které uživatel stejně neprovádí častěji než jednou za příslušné období, a tudíž kompletní (roční) informace ani častěji nepotřebuje. Pokud by je dostával v krátkých intervalech za sebou, byl by jimi spíše zahlcen. Myšlenka, která se dá vyjádřit i lidovým rčením, že „čeho je moc, toho je příliš“, je samozřejmě racionální. V této souvislosti se však nabízí i otázka, zda uplatňovaná délka periody pro uvedené procesy a rozhodnutí vychází vždy z potřeb uživatelů, nebo je spíše důsledkem skutečnosti, že uživatel nemá příslušné informace častěji k dispozici. Z uvedených výhod i námitek týkajících se klouzavého přístupu k měření výkonnosti se nabízí možnost odvodit pragmatické, prakticky velmi dobře uplatnitelné řešení, které vychází z kombinace dvou předchozích přístupů: – Ponechme určité nadřazené období mezi dvěma pravidelnými, pevnými milníky jako období základní, po jehož skončení se uplatní všechny fáze procesu měření výkonnosti v plném rozsahu (tj. v našem příkladu období od začátku ledna do konce prosince). – Při komunikaci průběžných výsledků po skončení každého elementárního časového období však uvádějme výkonnost tohoto období vždy v kumulativním vývoji nejen od předchozího milníku (tj. v našem příkladě od ledna), ale za celý předchozí – v našem příkladě roční – úsek (tj. od října předchozího roku) s poznámkou pro uživatele, že se jedná o průběžné informace, při jejichž zjištění nebyly uplatněny všechny postupy v plném rozsahu tak, jak se děje na konci roku. Rozdíly výše uvedených přístupů k periodizaci času můžeme pro názornost ilustrovat následujícím obrázkem 5.1.
Kontinuální přístup Kromě výše uvedených a v praxi používaných přístupů k hierarchické periodizaci času se nabízí pro danou oblast ještě jedno řešení, a to vymezení stejně dlouhého elementárního i nadřazeného časového úseku pro měření výkonnosti, který se neustále posouvá v čase. Měření výkonnosti se v takovém případě vnímá jako nepřetržitý, plně spojitý proces, ve kterém nejsou žádné pevné milníky. Podle tohoto přístupu bude předmětem našeho zájmu v každém okamžiku vždy výkonnost za měsíční a roční časový úsek předcházející danému okamžiku. Tento přístup bychom mohli označit jako kontinuální měření výkonnosti. Kontinuální měření výkonnosti odstraňuje z měření výkonnosti jakékoli milníky v čase, čímž na jednu stranu předchází vzniku jakýchkoli bariér, na druhou stranu však nedává měření výkonnosti žádný „pevný bod“. Z tohoto důvodu je vhodné pro použití při analytickém měření opakovaných, v zásadě stejnorodých jevů, jako jsou například pohyby a zůstatky peněžních prostředků na běžném účtu nebo počet nestandardních situací, ke kterým došlo na automatizo-
M ení výkonnosti.indd 100
1.10.2009 11:41:44 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181043