98 MARKETINGOVÉ ŘÍZENÍ A PLÁNOVÁNÍ PRO MALÉ A STŘEDNÍ FIRMY třeba vytvořit určitý systém, aby každý věděl, kam potřebné informace uložit, kde je hledat, jak s nimi pracovat atd. Databáze obsahuje data, která byla organizována podle určitého kritéria, např. seznam všech zákazníků podle abecedy, seznam dodavatelů, odběratelů či konkurence tříděný podle abecedy, vzdálenosti od naší firmy, preference spolupráce s nimi či dalších hledisek. Databáze jsou vytvořeny tak, aby nám pomohly ukládat, vyhledávat a využívat data určitým strukturovaným způsobem. Existují různé typy databází od jednoduchých přes složité, umožňující vyhledávání podle různých kritérií. Jak bylo řečeno, někdy postačí tabulka v MS Excel, jindy poslouží MS Access, Oracle, SQL či jiný typ databází a aplikací. Někdy si firma může koupit databázi vytvořenou na míru, která odpovídá jejím potřebám a specifikacím. Tyto databáze pak také umožňují informace analyzovat a dávat do souvislostí, např. je možné získat seznam zákazníků, kteří si objednali zboží v pátek odpoledne. Při konečném výběru vhodné varianty skladování a využití informací je třeba zvážit nákladovou efektivnost, jednoduchost systému, technickou náročnost a snadnost použití pro uživatele. Jak vypadá v praxi situace s informačními systémy? Někdy se lze setkat s následujícími problémy: • firmy nevynakládají dostatečné prostředky na informační systémy; • velké množství uložených informací se nikdy nevyužije; • informace, které více zaměstnanců potřebuje pro svoji práci, nejsou uloženy a zpřístupněny na centrálním místě, a tak každý stráví určitý čas vyhledáváním potřebných informací; • informační systém obsahuje velké množství informací, ale ne těch správných; • firmy používají různé databáze, které se překrývají, nejsou spolu kompatibilní či obsahují specifikace informací, které firma nikdy nevyužije; nebo naopak některé specifikace chybí. Také občas dochází k tomu, že firmy nemají žádný informační systém ani formalizovaný způsob ukládání informací, a proto skladují veškeré získané informace na různých místech bez možnosti tyto informace využít, analyzovat či interpretovat. Je třeba si uvědomit, že získat informace je jedna věc, ale zpracovat je, interpretovat a následně využít je věc druhá. Proto je třeba přemýšlet o informačním systému, vytvořit určitá pravidla, procedury a postupy, aby všichni ve firmě věděli, co dělat.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181032
99
POTŘEBUJEME HODNĚ INFORMACÍ
Jako výhody využívání informačních systémů (v jakékoli podobě) lze uvést: • • • • • • •
vytvoření určitého systému v ukládání informací; získané informace v průběhu času nabývají na větší významnosti a užitečnosti; lepší porozumění zákazníkům, dodavatelům, odběratelům; lepší znalost konkurentů; zlepšení kvality získaných informací; přeměna nesouvislých informací v hodnotné zdroje; využití informací pro vývoj nových výrobků či služeb, pro zlepšení podnikových výkonů; • snížení času nutného na správu dat.
6 Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181032
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS181032