98
ôJak efektivně vést porady
Úkol k zamyšlení Zamyslete se nad tím, jak probíhá vaše porada: n V jaké náladì odcházíte z porady? n V jaké náladì odcházejí lidé z vámi øízené porady? n S èím jste byli spokojeni a s èím nespokojeni na poslední vámi øízené poradì? n S èím jste byli spokojeni a s èím nespokojeni na poslední poradì, kterou øídil nìkdo jiný? n Co mùžete vy sami udìlat pro zmìnu? ZÁVĚR S cílem snazšího zavedení a vytvoření návyku důkladné přípravy je prospěšné zapojit jednotlivé členy týmu do „logistické přípravy“ porady, a tím je i motivovat. Předat jim určité kompetence a přenést na ně zodpovědnost. Záležitosti, které může dělat a zajistit pouze ten, kdo poradu řídí, ovlivňuje individuální lidský faktor. Osobní přípravu a vlastní angažovanost delegovat nelze. To musí zajistit ten, kdo poradu řídí – buď pravidelně, nebo podle potřeby, případně vlastník tématu, nositel zadání, které je právě na programu. Když chceme, aby lidé poradu brali vážně, aby chtěli spolupracovat a aby porada byla opravdu efektivní, pak je důkladná příprava základem. Tak, jak jsou popsány jednotlivé fáze detailně, je třeba se jim opravdu věnovat. Zpočátku se to může zdát zbytečné, složité a časově náročné. Ale ve velmi krátkém čase se z toho dá vypěstovat užitečná rutina, jejíž význam se projeví na práci celého týmu a na konkrétních výsledcích.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180858
Příklady struktur pro některé konkrétní případyô
99
PŘÍKLADY STRUKTUR PRO NĚKTERÉ KONKRÉTNÍ PŘÍPADY Příklad č. 1: základní struktura porady Cílem v tomto pøípadì bude konání pravidelné porady a øešení prùbìžných i strategických záležitostí. Struktura porady: 1. Úvod: £ seznámení s programem porady £ seznámení s cílem jednání £ èasový harmonogram £ pravidla 2. Prùbìh: £ výsledky – kontrola úkolù a jejich plnìní na základì pøedchozích zadání a potøebná doplnìní – závìry a vyplývající úkoly £ operativa – aktuální a akutní záležitosti a problémy £ nová aktuální témata – nové úkoly a potøeby, následné kroky, závìry a vyplývající úkoly £ nové možnosti a námìty – závìry a vyplývající úkoly £ strategické záležitosti – závìry a vyplývající úkoly £ individuální informace pro všechny £ diskuse, zpìtné vazby 3. Závìr: £ rekapitulace nejdùležitìjších výstupù z porady a jejich odsouhlasení £ motivace, pochvala, vyzdvižení jednotlivcù £ termíny další porady, dalšího jednání k tématu apod. V závislosti na tématu, jeho složitosti a potøebì aplikujeme všechny nebo vybrané èásti strukturované øízené diskuse (viz strukturovaná øízená diskuse, její jednotlivé fáze a význam).
Příklad č. 2: struktura porady k projektovému zadání V tomto pøípadì je cílem vyjasnìní zadání projektu, seznámení všech èlenù týmu a pøípadné korekce a vylepšení tak, aby byl projekt úspìšný a byl dokonèen podle požadavkù zadavatele.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180858
100 ôJak efektivně vést porady
Struktura porady: 1. Úvod: £ seznámení s programem porady £ seznámení s cílem jednání £ èasový harmonogram £ pravidla 2. Prùbìh: £ téma: zadání projektu a jeho prezentace spolupracujícímu týmu – vlastník tématu, zadavatel nebo øešitel projektu a jeho sdìlení ostatním úèastníkùm na základì pøedchozí spolupráce s partnerem: spolu s interním nebo externím facilitátorem prezentujeme vydefinované zadání, které poskytuje všem èlenùm týmu stejné základní informace a znalost toho, co se od nich oèekává £ dotazy èlenù projektového týmu a odpovìdi prezentujícího – vzájemné vyjasnìní informací a doplnìní na základì dotazù, informací a zkušeností ostatních èlenù projektového týmu £ námìty na doplnìní informací, podkladù, prostøedkù, techniky, administrativy… – zapojení úèastníkù porady a jejich postøehy a námìty a možná øešení £ zpìtné vazby, doladìní a upøesnìní na základì pøedchozích námìtù a diskuse £ ztotožnìní se se zadáním £ formulace a shrnutí 3. Závìr: £ individuální zodpovìdnost a motivace £ „akèní plán“ – konkrétní zadání a jednotlivé úkoly èlenù týmu a pro celý tým; kroky, které budou podniknuty na základì sumarizace námìtù, informací a zkušeností týmu, vèetnì doplnìní a korekcí zadání £ harmonogram fází projektu, prùbìžných a kontrolních porad projektového týmu £ podìkování za spolupráci, pochvala, uznání Takto pojatá strukturovaná øízená diskuse k projektovému zadání umožòuje na zaèátku všem èlenùm projektového týmu: l Vyjádøit se ke všemu, co slyšeli. l Doplnit si vzájemnì informace a zkušenosti, které jednotliví èlenové týmu mají z pøedchozí práce na podobných nebo jiných projektech a mohou zde být využity. l Zabránit možným chybám, zbyteèným èinnostem a ztrátovým èasùm. l Sdìlit nìco, co vedoucí projektového týmu nemusí znát, a zabránit již na zaèátku nereálným oèekáváním a èinnostem. l Získat nové informace pro vedoucího týmu a souèasnì i zadavatele projektu. l Korigovat, doplnit, vylepšit, urychlit jeho prùbìh. Tímto zpùsobem je vhodné v prùbìhu projektu uspoøádat nìkolik pracovních setkání s celým týmem, aby vedoucí i zadavatel prùbìžnì sledovali a zjistili, zda a jaké je tøeba provést korekce na základì souèasných výsledkù a zkušeností všech èlenù týmu.
!
Když lidé v projektu komunikují individuálně, mohou unikat návaznosti a to má negativní dopad na konečný výsledek. Absence společných setkání celého týmu je jednou z nejčastějších příčin nesplnění cílů projektů a jejich zadání a zpoždění v čase.
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180858