98
EXCEL A ACCESS
způsobem. Do buňky vložte libovolné číslo, například 2002. Buňkový kurzor umístěte do této buňky (s číslem) a pak táhněte levým tlačítkem myši za úchyt v pravém dolním rohu při současném držení klávesy CTRL. Podle směru tažení se vytvoří vzestupná (doprava, dolů) či sestupná (doleva, nahoru) řada.
Obr. 7.2: Vytvoření číselné řady (levé tlačítko myši + klávesa CTRL)
Právě vytvořenou řadu můžete vytvořit i bez stisknuté klávesy CTRL. V tomto případě musíte jako výchozí oblast označit alespoň dvě buňky. Vložte do dvou buněk první dvě hodnoty řady (například 2002 a 2003). Tyto dvě buňky označte jako oblast a pomocí úchytu v pravém dolním rohu oblast rozšiřujte tažením myši. Po uvolnění tlačítka myši bude oblast buněk vyplněna daty, v tomto případě podle lineárního trendu. Rozšiřujete-li oblast tažením myši při současném stisku klávesy CTRL, nevytvoříte řadu, pouze označenou oblast zkopírujete. Několik situací vytváření řad či kopírování znázorňuje obrázek 7.3.
Obr. 7.3: Rozšíření oblasti známka Po
Rozdíl mezi hodnotami v prvních dvou buňkách řady určuje hodnotu, o kterou se bude řada zvyšovat, popř. snižovat. Přetažením směrem dolů (vpravo) bude oblast vyplněna vzestupnými hodnotami. Podobně přetažením směrem nahoru (vlevo) sestupnými.
Při vkládání dat do oblasti prostřednictvím řad můžete využít i možnosti, které nabízí místní nabídka při přetahování úchytu (uchopte úchyt pravým tlačítkem myši a táhněte přes oblast buněk). Po uvolnění tlačítka se zobrazí volby místní nabídky (viz obrázek 7.4). Oblast buněk můžete vyplnit daty kopírováním podle hodnot v prvních buňkách (Kopírovat buňky). Oblast lze vyplnit vytvořením řady buď hodnotami (Vyplnit řady, Vyplnit hodnoty, Lineární trend, Růstový trend) nebo formáty (Vyplnit formáty). U řad tvořících datové hodnoty lze využít další možnosti – Vyplnit dny, Vyplnit pracovní dny, Vyplnit měsíce, Vyplnit roky. Volbou Řady vyvoláte dialogové okno Řady, kde můžete také vytvořit definici řady.
7. Pracujeme efektivně
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180749
EXCEL A ACCESS
99
Obr. 7.4: Vkládání dat do oblasti místní nabídkou
Přesnost řady růstového trendu lze zvýšit větším počtem vybraných počátečních buněk.
Tip
Vytvoření lineárních a růstových trendů pomocí příkazu Řady: V dialogovém okně Řady můžete vytvořit vlastní definici řady (viz obrázek 7.5). Dialog vyvoláte nejenom místní nabídkou při vyplňování oblasti buněk, ale také příkazem Úpravy → Vyplnit → Řady. Předtím vyberte buňku, v níž má řada začínat, tato buňka musí obsahovat první hodnotu řady.
Obr. 7.5: Dialogové okno Řady
Přepínačem Řady tvoří je definováno, zda se řady mají vytvořit ve směru řádků či sloupců. Přepínačem Typ určíte druh řady. Typ řady můžete zvolit jako lineární, růstovou, kalendářní či automatickou. Hodnota zadaná do pole Velikost kroku určuje nárůst řady. V lineární řadě se hodnota nárůst přičítá k hodnotě první buňky a dále ke každé následující hodnotě. V růstové řadě se hodnota počáteční buňky hodnotou kroku násobí. Dále se hodnotou kroku násobí každý následující výsledek. Do pole Konečná hodnota zadejte hodnotu, na níž se má řada zastavit. U datových řad můžete navíc prostřednictvím přepínače Jednotka zvolit druh jednotky (Den, Týden, Měsíc, Rok). Chcete-li rychle vyplnit aktivní buňku obsahem buňky nad ní, stiskněte kombinaci kláves CTRL+D.
Tip
7.2 Efektivní vkládání dat
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180749
100
EXCEL A ACCESS
Vytvoření vlastních řad: V předcházejících odstavcích jste se seznámili s efektivním zadáváním čísel či datových údajů prostřednictvím řad. Podobným způsobem lze efektivně zadávat i údaje textové, popř. textové v kombinaci s číselnými. Tomuto účelu napomáhají tzv. seznamy. Můžete definovat vlastní seznamy, které využijete především při opakovaném vkládání posloupnosti údajů do buněk. Několik seznamů je již v aplikaci implicitně nadefinováno, například dny v týdnu či měsíce roku. Přesvědčit se o tom můžete jednoduše. Vložte do buňky text pondělí, popř. úterý… a následovně tuto buňku přetáhněte prostřednictvím úchytu v pravém dolním rohu přes další buňky. Co se stalo? Vytvořili jste řadu pomocí seznamu. Několik situací rozšíření oblasti pomocí seznamů je znázorněno na obrázku 7.6.
Obr. 7.6: Rozšíření oblasti pomocí seznamů Tip
Vlastní seznamy lze definovat, popř. editovat v dialogovém okně Možnosti (příkaz Nástroje → Možnosti), na kartě Vlastní seznamy (viz obrázek 7.7).
Obr. 7.7: Dialogové okno Možnosti, karta Vlastní seznamy
Nový seznam lze vytvořit buď importováním údajů z buněk listu, nebo přímým zápisem údajů v dialogovém okně Vlastní seznamy prostřednictvím okna Položky seznamu. V prvním případě – importování, klepněte myší do textového pole Importovat seznam z buněk a definujte oblast buněk v listu, které obsahují údaje pro seznam (přímým zápisem nebo označením
7. Pracujeme efektivně
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180749