3
jsou vìtšinou koncovými uživateli, u kterých je tøeba pøedpokládat, že nemají žádné zkušenosti s tvorbou webových stránek. Komponenta proto umožòuje, aby se koncoví uživatelé zabývali pouze kvalitou obsahu a aby celkovou koncepci a grafické zpracování pøenechali návrháøi a administrátorovi webu.
`
Komponenta pro správu webového obsahu je soubor nástrojù pro tvorbu, schvalování a automatickou publikaci informací rùznými typy informaèních kanálù (intranet, internet, WAP apod.).
Ekvivalentní anglické názvy l l l l
Web Content Management (WCM) Web Content Management System Content Management Content Management System
Pokrytí fází životního cyklu podnikového obsahu Aplikace pro správu webu zajišťuje publikování informací.
VSTUP
ZPRACOVÁNÍ
Pøijetí
Uložení Úpravy Užívání
Poøízení
VÝSTUP Archivace Publikování Skartace
Obr. 3.24 Pokrytí fází životního cyklu podnikového obsahu komponentou pro správu webového obsahu
3.9.1 Úèel komponenty Prezentace organizace na internetových stránkách je v souèasné dobì podmínkou její konkurenceschopnosti. Kromì vlastního vývoje webových stránek mohou uživatelé použít pøipravené aplikace, kterými mùže být buï redakèní (publikaèní) systém, nebo Web Content Management System – systém pro správu webového obsahu. Tyto aplikace jsou si velice blízké a z vìtší èásti se jejich funkcionalita vzájemnì pøekrývá. Publikaèní webové aplikace slouží k vytváøení a publikování webových pøíspìvkù, obsahují editory jak pro
98
Efektivní správa dokumentù – Co nabízí ECM
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180730
3
tvorbu obsahu, tak pro design, vèetnì bohaté škály šablon. Jsou to však nástroje, které jsou v rukách administrátora, jenž umístìní pøíspìvku zprostøedkuje. Typické pro tyto aplikace je, že publikované informace jsou sestavovány primárnì za úèelem jejich webové prezentace. U komponent pro správu webového obsahu realizují publikování pøíspìvkù koncoví uživatelé, administrátor zodpovídá za design webu, nastavení uživatelských rolí, strukturu menu apod. Komponenta integruje a publikuje data z rùzných datových úložišť. Této komponentì se daøí øešit hlavní problém, který je s publikováním informací na webu spojen, což je jeho aktuálnost. To, že jsou informace stále aktuální, je zajištìno tím, že jsou publikovány pøímo a automaticky z místa jejich primárního uložení. Na obr. 3.25 je zachycena realizace komponenty pro správu webového obsahu v prostøedí Lotus Notes / Domino. Uživatelé ukládají a aktualizují data v odpovídajících dokumentových databázích, ze kterých je obsah pravidelnì replikován do pøipravených webových stránek v databázi WCMS. Replikace i aktualizace webového serveru probíhá automaticky v nastavených èasových intervalech. Uvedený obrázek ukazuje shodný seznam dokumentù jak v prostøedí klientské aplikace, tak na webových stránkách.
Dokumentové databáze Lotus Notes
WCMS
WWW stránky
Pohled v databázi Lotus Notes
Obr. 3.25 Ukázka užití WCM v prostøedí Lotus Notes / Domino
3.9.2 Hlavní principy a základní funkce Aplikace pro správu webového obsahu oddìlují tvorbu obsahu webu od jeho formátování. Grafický návrh a uspoøádání jednotlivých komponent webové prezentace je podpoøeno širokou nabídkou šablon, které je možné dále upravovat. Tyto šablony jsou pøipraveny pro rùzná koncová zaøízení, tj. kromì standardního výstupního rozhraní nabízejí verzi vhodnou napø. pro tisk, pro malá mobilní zaøízení s malým displejem, PDA apod.
Komponenty ECM
99
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180730
3
Protože publikují data, která jsou primárnì uložena ve svých úložištích, poskytují nástroje na jejich integraci do webového obsahu, automaticky konvertují obsah do formátù HTML, XHTML, XML èi PDF, podporují vícejazyènost webových stránek, nìkteré funkce mají shodné jako systémy pro správu dokumentù (napø. evidence metadat, nastavení pøístupových práv, správu verzí, sledování historie, automatizované procesy pro tvorbu a schvalování textu, obrázkù, audiovizuálních souborù). Vyhledání informací je zajištìno integrovaným nástrojem pro fulltextové vyhledávání. Návštìvníci webu mohou využívat službu RSS, která je bude automaticky upozoròovat na zaøazení nové zprávy. Dále poskytují funkcionalitu na øízení èasu publikování jednotlivých stránek, tj. je možné nastavit odkdy dokdy má být stránka publikována, nebo zda se jedná teprve o pracovní verzi, èi naopak o pøíspìvek, který je již z webu stažen apod. Administrátorùm èi vedoucím pracovníkùm jsou k dispozici nástroje na analýzu publikovaného obsahu, sledování pøístupù apod. Správì webového obsahu se podrobnì vìnuje napø. publikace Content Management Bible [Boiko, 2005].
3.9.3 Oèekávané pøínosy Hlavním pøínosem komponent pro správu webového obsahu je odlišný pøístup k tomu, kdo obsah webu vytváøí, od toho, kdo navrhuje design a strukturu celého webu. Tyto aplikace vycházejí z principu, že webové stránky nejsou naplòovány pracovníky informatiky, správci, administrátory apod., ale uživateli, kteøí rozumí jejich obsahu. Dalším pøínosem této komponenty je, že jsou eliminovány veškeré èasové prodlevy spoèívající v pøedávání obsahu k publikování od uživatelù k administrátorùm apod. Jsou odstranìny pochybnosti o kvalitì publikovaných dat, protože koncoví uživatelé publikují informace, za které jsou odpovìdni. Nejsou problémy s aktuálností dat, protože komponenta pro správu webu je integrována s podnikovými aplikacemi, ze kterých data prùbìžnì pøebírá.
Ò
Shrnutí Komponenty pro správu webového obsahu poskytují jednotnou správu publikovaných dat. Zveøejòují informace z rùzných datových zdrojù v rùzných výstupních formátech a zajišťují, že jsou tyto informace konzistentní.
3.10 Správa znalostí (Knowledge Management) Správa znalostí je øazena mezi komponenty ECM, protože s touto oblastí úzce souvisí – pøedmìtem jejího zpracování je generování znalostí z uloženého podnikového obsahu. Tato komponenta je zamìøena na zaznamenávání znalostí, jejich rozšiøování a racionální využití. Disponuje kvalitním fulltextovým vyhledáváním a je schopna na základì automaticky vytvoøených metadat kategorizovat jednotlivé èásti obsahu dokumentu. Umožòuje rozeznávat zákonitosti mezi dokumenty, porovnávat je, uspoøádávat a znovu je použít za úèelem vytvoøení nového obsahu.
100
Efektivní správa dokumentù – Co nabízí ECM
Ukázka elektronické knihy, UID: KOS180730