Vår uppförandekod för leverantörer
Innehåll
Bakgrund och syfte
Alecta Fastigheter arbetar långsiktigt för att skapa värde för våra intressenter och samhället För att säkerställa att detta arbete håller en hög etisk, social och miljömässig standard ställer vi krav på alla leverantörer� Uppförandekoden är baserad på Global Compacts principer om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och motverkande av korruption Vi ställer oss bakom dessa principer, tillsammans med Institutet mot mutors (IMM) Kod mot korruption i näringslivet (”Näringslivskoden”)
Denna uppförandekod utgör en bindande del av alla avtal och beskriver vilket ansvar leverantören har för att verksamheten bedrivs på ett lagligt, hållbart och etiskt korrekt sätt� Uppförandekoden gäller samtliga leverantörer och personer som arbetar på uppdrag av leverantören, oavsett anställningsform� Leverantören ska säkerställa att samtliga underleverantörer i hela värdekedjan följer motsvarande krav�
Lagkrav och regelefterlevnad
Alecta Fastigheters leverantörer ska uppfylla alla lagar, förordningar och föreskrifter inom arbetsmiljö, konkurrens, miljö, datasäkerhet, skatter, korruption samt övriga relevanta regelverk Leverantören ska kontinuerligt hålla sig uppdaterad om förändringar i lagstiftningen och anpassa sina rutiner därefter Samtliga nödvändiga tillstånd och licenser ska vara aktuella och tillgängliga vid förfrågan� Arbetsvillkor ska motsvara relevanta kollektivavtal Allt arbete ska utföras under ingångna avtal som är godkända enligt gällande lag�
Mänskliga rättigheter och sociala villkor
Icke-diskriminering och respekt
Leverantören ska säkerställa att mänskliga rättigheter respekteras i hela leveransen� All form av diskriminering, trakasserier, repressalier eller orättvis behandling är förbjuden Arbetsplatser ska vara inkluderande och präglas av respekt� Arbetstagare ska informeras om sina rättigheter och ges möjlighet att uttrycka synpunkter utan risk för negativa konsekvenser� Leverantören ska arbeta aktivt för att skapa ett icke-diskriminerande arbetsklimat och motverka omedveten bias�
Föreningsfrihet
Arbetstagare ska ha rätt att organisera sig fackligt och delta i kollektiva förhandlingar utan risk för vedergällning�
Anställningsvillkor
Samtliga anställda ska ha skriftliga anställningsavtal på ett språk de förstår och lön, ersättningar och arbetsvillkor minst enligt lag eller branschens kollektivavtal Disciplinära löneavdrag är inte tillåtna� Likvärdiga villkor ska ges till dem som arbetar under anställningslika förhållanden�
Tvångsarbete och barnarbete
Tvångsarbete, skuldarbete eller arbete under hot om bestraffning är förbjudet� Barnarbete får inte förekomma Om nationell lag saknas är lägsta ålder femton (15) år� Arbetstagare under arton (18) år får inte utföra farligt arbete, nattskift eller uppgifter som skadar hälsa, säkerhet eller moral�
Arbetsmiljö och säkerhet
Leverantören ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att förebygga olyckor och ohälsa, inklusive riskidentifiering, utbildning och tillgång till relevant information på språk som samtliga förstår Adekvata skydd, säker utrustning, ventilation, belysning, rent dricksvatten, låsbara toaletter, nödutgångar och första hjälpen ska finnas Brandsäkerhet ska säkerställas genom utrustning, utbildning och övningar� Olycksfallsförsäkring ska omfatta alla verksamma, oavsett anställnings- eller kontraktsform� Olyckor och tillbud under arbete för Alecta Fastigheter ska rapporteras utan dröjsmål Alkohol- eller drogpåverkan under arbetstid är förbjuden�
Informationssäkerhet och dataskydd
Information och data som rör Alecta Fastigheter, dess anställda eller kunder får endast användas för avsett ändamål och ska skyddas mot obehörig åtkomst, användning eller spridning GDPR och övriga tillämpliga dataskyddslagar samt avtalsvillkor ska följas vid all behandling av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, lagring, användning, bearbetning och delning av personuppgifter Personuppgiftsincidenter ska rapporteras till Alecta Fastigheter utan otillbörligt dröjsmål Sekretesskrav och dataskydd ska även säkerställas gentemot underleverantörer
Underleverantörer
Leverantören ansvarar fullt ut för efterlevnad av denna uppförandekod hos samtliga underleverantörer, oavsett led Kraven i uppförandekoden ska införlivas i leverantörens avtal med underleverantörer� Leverantören ska på begäran kunna visa hur efterlevnad säkerställs och följas upp�
Transporter
Leverantören ska välja resurseffektiva transportmetoder med hänsyn till klimatpåverkan, tid och kostnad Vid egen logistik ska utbildning i miljömässig körning säkerställas� Lastbilar ska minst uppfylla miljöklass Euro 6 Diesel bör ersättas med fossilfria drivmedel när det är praktiskt möjligt och i linje med uppdragskrav�
Klimat och miljö
Leverantören ska arbeta för att minimera negativ miljö- och klimatpåverkan�
Miljöledning
• Identifiera väsentlig miljöpåverkan och sätta mål för minskning (energi, vatten, råvaror)�
• Uppfylla tillämpliga miljölagar och relevanta standarder (t�ex� ISO 14001 om tillämpligt)�
Resurser, avfall och cirkularitet
• •Minimera avfall, prioritera återanvändning och materialåtervinning, undvika deponi och förbränning där alternativ finns
Kemikalier och farliga ämnen
• Säker användning, förvaring, transport och avyttring av kemikalier; giltiga tillstånd ska upprätthållas
• Samtliga ämnen ska vara märkta med säkerhetsdatablad (MSDS)
• Krav enligt EU-direktiven REACH och RoHS ska respekteras
Utsläpp och effektivitet
• Minska utsläpp till luft, mark och vatten�
• Effektivisera energi-, vatten- och resursanvändning
Etik, affärsmässighet och antikorruption
Antikorruption
Korruption, utpressning, maktmissbruk, mutor eller penningtvätt – direkt eller indirekt – är förbjudet� Otillbörliga förmåner får varken erbjudas eller tas emot
Rättvis konkurrens
Leverantören ska följa konkurrenslagstiftning; otillåtna prisuppgörelser, marknadsuppdelning, anbudskarteller eller missbruk av dominerande ställning är förbjudet�
Representation och gåvor
Representation och gåvor ska präglas av öppenhet och måttfullhet, med naturligt samband till affärsrelationen, och får aldrig användas för otillbörlig påverkan
Intressekonflikter
Leverantören ska förebygga intressekonflikter� Situationer där Alecta Fastigheters medarbetare eller konsulter kan ha personligt intresse i leverantörens verksamhet ska omedelbart rapporteras till Alecta Fastigheter
Betalningspraxis
Leverantören ska ha rutiner som motverkar sena betalningar, särskilt gentemot småföretag
Uppföljning och rätt till revision
Alecta Fastigheter kan genomföra dialoger, självskattningar, platsbesök eller revisioner (egen personal eller oberoende tredje part) för att verifiera efterlevnad�
Leverantören ska ge skäligt tillträde till relevanta anläggningar, dokumentation och personal�
Rapportering av överträdelser och visselblåsning
Leverantören ska utan dröjsmål rapportera överträdelser av lagstiftning och/eller denna uppförandekod till Alecta Fastigheter via ordinarie kontaktvägar (samtal eller e-post) eller via visselblåsartjänsten på alectafastigheter�se� Visselblåsning kan ske anonymt enligt tjänstens villkor
Avvikelser och åtgärdsplaner
Vid avvikelser från denna uppförandekod kan Alecta Fastigheter kräva omedelbara åtgärder och åtgärdsplaner för kritiska och mindre avvikelser Om förbättringar inte sker inom överenskommen period, eller vid kritiska överträdelser, kan Alecta Fastigheter stoppa arbete eller avsluta samarbetet (häva avtal)�
Giltighet, tolkning och ändringar
Denna uppförandekod gäller från ikraftträdandedatumet och till dess att den ersätts av ny version Ändringar kommuniceras och ska accepteras av leverantören Vid konflikt mellan denna uppförandekod och avtalstexten ska den striktare bestämmelsen gälla om inte annat avtalats� Om det uppstår motstridighet mellan denna uppförandekod och tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, ska de högre ställda kraven gälla�
Klarabergsviadukten 70
Trapphus B, våning 7
111 64 Stockholm
Box 3668
103 59 Stockholm