Innføring i funksjonsbasert klassifikasjon

Lars Buskø Gustavsen

Innføring i funksjonsbasert klassifikasjon Inspirasjon – forståelse – utførelse

KOMMUNEFORLAGET

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 1

12.08.2024 12:45:27

© 2024 KF (Kommuneforlaget AS) 1. utgave, 1. opplag 2024 Omslag: have a book Sats: have a book Trykk og innbinding: LOS Digital AS ISBN: 978-82-446-2440-4 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med KF er enhver eksemplarframstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk.

Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

KF Postboks 1263 Vika 0111 OSLO Telefon: 24 13 28 50 Henvendelser vedrørende utgivelsen rettes til: kundeservice@kf.no www.kf.no

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 2

12.08.2024 12:45:27

INNHOLD

FORORD, LESERVEILEDNING OG TAKK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

del 1 INSPIRASJONEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

1.0 – Bevisstgjøring av taus viten og av uttrykt viten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

«Perspektivering» av funksjon og aktivitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fokusering av innhold og emne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1 – Beskrivelse av problemstilling og utfordring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Analyse og «perspektivering» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2 – En forsmak på funksjonsinndeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Planlegging, gjennomføring, evaluering og læring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Skifte av handlingsfokus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Inndeling og oppsett av skjema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utbygging og utvidelse av skjemaoppsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Skille mellom hovedfunksjoner og støttefunksjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kommunikasjon som makrofunksjon og mikrohandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering og syntese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14 15 16 19 24 25 26 27 27 28 29 38 40

del 2 FORSTÅELSEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43

2.0 – Innledning og overblikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1 – Forståelse av verden og virkeligheten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ontologi eller metafysisk fortolkning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hypotese om aktivitet og mening i «cyberspace» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2 – Forståelse av funksjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Analogi mellom funksjoner og motivasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sammenhenger mellom funksjon og formål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Idealenes møte med virkeligheten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dypdykk i funksjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonalisme i samfunnsvitenskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44 44 45 47 53 53 55 56 60 63 64 67

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 3

3

12.08.2024 12:45:27

innhold

4

2.3 – Forståelse av systemer, samarbeid og virksomheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dypdykk i systemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Handlinger og aktiviteter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonelt og formålsrettet samarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Samarbeid i virksomheter eller organisasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

«Samarbeidssystemet» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Organisering og inndeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dypdykk i virksomheter eller organisasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonalisering og spesialisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Opprettholdelse og balansering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formålsbestemte verdier og holdninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Inndeling av formell og uformell organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Inndeling av virksomhetstyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ansvarsfordeling, mandater og roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Maktfordeling, lovregulering og private drivkrefter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4 – Forståelsen av dokumentasjon og arkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nyansering av begreper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Internasjonale definisjoner av «the record» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arkiveringsprosessens mange trinn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arkivtjenestene som støttefunksjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utdypning av arkivforståelse og et blikk på verden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utforskning av natur, samfunn, individ og virksomhet som systemer . . . . . . . . . . . . . .

Definisjon av dokumentasjon – nok en gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Definisjon av arkiv – nok en gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Definisjon av aktivt arkiv – nok en gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Definisjon av saksdanning og saksbehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ansvarsdeling og samarbeid i saks- og arkivdanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sammenligning av arkiv og bibliotek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arkivteoretisk fundament for funksjonsbasert ordning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppgaver forsvinner sjelden helt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5 – Utredning av forskjellen mellom funksjon og emne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

«Agens» og «patiens» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

«Ta den ring, og la den vandre» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utdypning av primærkilder og sekundærkilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kildefortolkning og kildekritikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Iterering av funksjoner og emner – nok en gang – for arkivfaget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6 – Grunnleggende ordningsteori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Metadata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Taksonomi og folksonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kontrollert vokabular og «thesaurus» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Klassifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7 – Studier av ordning og klassifikasjon i arkivfaget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dokumentsentrering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Registratur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 4

68 68 71 72 73 74 75 77 78 81 83 84 88 89 93 95 95 96 98 100 101 101 102 103 106 107 112 115 117 118 119 120 121 123 126 127 128 132 132 133 135 138 142 143 144

12.08.2024 12:45:27

innhold Dossierer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bevis-verdi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Organisatorisk proveniens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kompetanse og mandater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Schellenberg og etterfølgerne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Helen Samuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Standardisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

DIRKS-manualen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Hybride tilnærminger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arkivforskning og profesjonalisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonsstudier og sammenligninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dimensjonsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Behovet for deling og utveksling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

145 146 147 148 149 151 153 154 156 157 158 159 162

del 3 UTFØRELSEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

165

3.0 – Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1 – Funksjonsanalyse i arkivvitenskapen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjoner og aktiviteter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

«Gjøren og laden» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sekvensanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dypdykk i prosessforståelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Prosessforbedring og prosedyre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Effektivitet og effektivisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funksjonsanalysen – nok en gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2 – Funksjonsbasert klassifikasjon i arkivvitenskapen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Identifisering av funksjoner og aktiviteter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formålene med funksjonsbasert klassifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bakgrunn og begrunnelser for funksjonsbasert klassifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3 – Klassifikasjonsskjema og oppsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

To tilnærminger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Den vanskelige delen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tolkning av Riksarkivarens forskrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Konsistente valg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Samarbeid og samhandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Internasjonalt eksempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4 – Erfaringer fra eget arbeid med klassifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.5 – Flere praktiske eksempler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rekruttering og tilsetting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Opplæring og kompetanseutvikling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Veiledning, informasjonsarbeid og kommunikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Politikk, eierskapsutøvelse og ledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Organisering, organisasjonsutvikling og virksomhetsstyring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Internkontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

166 166 167 170 171 173 176 177 180 183 183 184 188 195 198 201 206 208 209 211 215 226 230 231 231 232 233 234 235

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 5

5

12.08.2024 12:45:27

innhold

6

Klagebehandling og avvikshåndtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sikkerhet og beredskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kjernefunksjoner fra mandater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Variasjoner i spesialitet og vektlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Egenforvaltning i kommunal sektor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Anskaffelse, kontrakt- og leverandøroppfølging og annen «avtaleforvaltning» .

Kjernefunksjoner i kommunal sektor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Prosjektstyring og prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6 – Eksempel fra privat selskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7 – Kritikk av funksjonsbasert klassifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.8 – Råd og veiledning om utforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Forankring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Metodikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Intervjuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Begrepsarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Suksessfaktorer og risikofaktorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Presentasjon av klassifikasjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.9 – Råd ved klassering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Handlingsfokus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Praktisk arbeid med klassering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

236 237 237 238 239 239 240 241 242 242 245 248 248 249 250 253 255 256 257 258 259 259

del 4 OPPNÅELSEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

261

4.0 – Konklusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 LITTERATUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 OM FORFATTEREN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 STIKKORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 6

12.08.2024 12:45:28

FORORD, LESERVEILEDNING OG TAKK

Denne boka er et forsøk på å samle og dele kunnskaper og erfaringer om funksjonsbasert klassifikasjon.

Boka har sitt opprinnelige utgangspunkt i ønsker og motivasjon jeg fikk flere steder hvor jeg arbeidet, om å forstå prosessene og funksjonene i virksomheten, og beskrive og dele dem inn så klart eller presist som mulig.

Jeg stusset over at en rekke saksbehandlere, oppgaveutførere og tjenesteytere syntes å ta det de gjorde som en selvfølge. Det ble en taus viten, eller litt som en blind flekk, både for dem og for andre rundt dem.1

7

Selv om denne boka kan synes å ha et snevert tema, er fenomenet som den prøver å beskrive og bevisstgjøre, å betrakte som mellommenneskelig og allment. Det er mulig å oppfatte og tolke dette fenomenet som noe som er til stede overalt der mennesker er og opptrer. Fenomenet tar nemlig utgangspunkt i handlingene våre, det vi gjør.

Denne boka ønsker å tydeliggjøre handlinger og aktiviteter og den funksjonen eller de funksjonene som disse representerer i perspektiver av aktøren, virksomheten eller samfunnet.

Som kjent kan enhver gjøre noe på egen hånd, individuelt, for å oppnå ulike formål. Og like kjent kan en gjøre det i samarbeid med andre. Denne boka handler først og fremst om det som gjøres i formålsrettede samarbeid i virksomheter.

Det vi gjør er for det første forgjengelig. Det skjer til en gitt tid, og så er det skjedd.

1

Jf. Nickols, 1998, s. 18–19.

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 7

12.08.2024 12:45:28

forord, leserveiledning og takk

For det andre gjør vi ofte flere operasjoner i kjeder, slik at en operasjon bygger på den forrige, og det hele blir til en prosess. I tillegg kan en ny prosess bygge videre på en annen tidligere prosess. Det vil si at en prosess kan bruke noe fra en annen tidligere prosess eller stå i en annen bestemt sammenheng med en tidligere prosess.

Ta for eksempel prosessen «klagebehandling». Den vil bygge på en annen tidligere behandlingsprosess, som det klages på. Men skal vi legge klagen i den samme saken, som en underordning og tematisering? Eller skal vi lage en egen sak, som en sentralisering og funksjonalisering?

Og hva med gjennomføring av opplæringstiltak i informasjonssikkerhet? Vil vi klassere dette funksjonelt og sentralisert under «Kompetanseutvikling», eller emnemessig og underordnet under «Informasjonssikkerhet»?

8

Hvordan vi vil beskrive, samle og koble sammen det vi selv eller noen andre gjør eller har gjort, og det som er oppnådd, er relativt i den betydning at det kan fortolkes forskjellig. Det kan avgrenses, beskrives og sorteres på ulike måter, og i flere tenkelige nivåer, for eksempel når det gjelder omfang og detaljeringsgrad. På et grunnleggende nivå kan en kan snakke om bestemte transaksjoner, interaksjoner eller hendelser, og handlingstrinn. På gradvis høyere og sammensatte nivåer kan en snakke om aktiviteter, oppgaver, tjenester og tilhørende prosesser og delprosesser, støtteprosesser eller kjerneprosesser, og siden funksjoner, formål, motivasjoner eller behov.

Hvor godt man evner å skape og enes om slike avgrensninger og beskrivelser, er utgangspunktet for denne boka, og framstår stadig som det store spørsmålet og den praktiske utfordringen.

Om man lykkes med dette, kan det ha en verdi og mening, både for dem som skal forvalte informasjonsmaterialet og de innholdsmessige sporene, og for dem som senere skal gjenfinne, forstå og gjenbruke informasjon og opplysninger.

Med dette som bakgrunn kan boka være relevant for de fleste virksomheter og enkeltpersoner som jobber med å forvalte og beskrive data, informasjon og kunnskap, dokumentasjon og arkiv. Og den kan være relevant for dem som ønsker å forstå og gjenbruke og dra nytte av slikt materiale. I tillegg er det en intensjon at boka skal nå ut til studenter innen relevante fag på universiteter og høgskoler.

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 8

12.08.2024 12:45:28

forord, leserveiledning og takk

Hensikten med denne boka er flere, blant annet: 1 2 3 4

å gi en grundig innføring i temaet eller kunnskapsfeltet funksjonsbasert klassifikasjon for dokumentasjonsforvaltnings- og arkivfaget spesielt, og for forvaltningen og saksbehandlere generelt å gi praktiske eksempler på funksjonsbasert klassering å bidra til at flere virksomheter kan utvikle funksjonsbaserte klassifikasjoner og metadatasett, enten disse virksomhetene er offentlige organer eller private virksomheter å bidra til at flere funksjonsbaserte klassifikasjoner og metadatasett på sikt kan deles og gjøres til gjenstand for kritikk og fornyelse, for å fremme samordning og forbedring innenfor sektorer og bransjer, og på tvers av disse

Boka forsøker ellers å følge opp et poeng som er blitt påpekt om funksjonsbasert klassifikasjon i den arkivfaglige litteraturen: at teori, metoder, modeller, veiledere og forklaringer knyttet til arbeidet med funksjonsbasert klassifikasjon til dels har vært for sprikende og for ulike, og også forvirrende og mangelfulle.2 Tilsvarende forsøker boka å ta opp et annet moment fra faglitteraturen: at brukerne i en virksomhet med funksjonsbasert klassifikasjon skal få god opplæring og støtte både ved utvikling, innføring og praktisk bruk av et funksjonsbasert klassifikasjonsskjema for arkivmateriale.3

9

Boka kan sies å være både teoretisk og praktisk. Den bygger riktignok ikke på noen systematisk lesning av forskningskilder, men er preget av spredt, nysgjerrighetsdrevet lesning av faglig teori. Teoretisk er boka derfor ufullstendig. Spesielt interesserte oppfordres til å sette seg dypere inn i de baken­ forliggende filosofiske eller samfunnsvitenskapelige retningene knyttet til blant annet funksjonalisme og systemteori.

Boka har først og fremst et praktisk siktemål, nemlig å bidra til å gjøre det lettere å konstruere funksjonsbaserte klassifikasjonsskjema og å gjøre det lettere å bruke slike klassifikasjoner. Her er boka basert både på egne erfaringer og refleksjoner gjennom et tolvårig yrkesliv innen dokumentasjonsforvaltning og arkiv, et formelt bachelorstudium i arkivvitenskap og praktisk arbeid med revidering av flere arkivnøkler.

2 3

Jf. Orr, 2005, gjengitt av Foscarini, 2009, s. 59; Alberts, Schellinck, Eby & Marleau, 2010a, s. 2; Foscarini, 2012, s. 20–21; Nylund, 2019, s. 7.

AIIM udatert, s. 12; Blackburn, Smallwood & Earley, 2013, s. 97.

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 9

12.08.2024 12:45:28

forord, leserveiledning og takk

Boka er delt i fire deler. Etter en første introduksjonsdel, ment for inspirasjon og innledende forståelse, gir del 2 en tyngre «teoretisk ramme» med blant annet virksomhetsteori og funksjonalisme, arkivteori og ordningsteori, samt et forsøk på en historisk oversikt og en liten litteraturstudie om funksjonsbasert klassifikasjon i arkivfaget. Så følger del 3, der jeg går praktisk til verks med eksempler og råd. Det er mulig å gå rett fra den første delen til del 3.

Del 4 inneholder en avslutning og konklusjon.

Generelt er alle eksemplene gitt ut fra en pedagogisk hensikt, for refleksjonseller læringsformål. Deres bruk er kun ment for denne bestemte sammenhengen, som del av denne boka. Leserne må selv vurdere om de vil følge og bruke dem videre, tilpasse dem og finne sine egne svar. Det er tenkemåten som er viktigst.

De praktiske eksemplene skal med andre ord underbygge tenkningen som jeg mener man bør lære seg, og som man kan øve inn når man skal klassere arkivmateriale på en funksjonsbasert måte.

10

Det kan være på sin plass å presisere at boka er utgitt av Kommuneforlaget og skrevet av meg som privatperson, basert på erfaringer og refleksjoner samlet fra et variert yrkesliv og kombinert med en ganske aktivt lesende fritidstilværelse og faglig fordypning. Boka må heller ikke leses som noen formell offisiell veiledning eller autoritativ framstilling eller mening fra noen av arbeidsgiverne i min egen yrkeskarriere. Bokas innhold og eksempler skal kun leses og betraktes som uttrykk for forfatterens egne tidsbestemte tolkninger, rasjonaliseringer og etterrasjonaliseringer.

Håpet er uansett at kombinasjonen av samlet teori og erfaring, idealtenkning og egen rasjonalisering, skal være til nytte for dem som vil beskjeftige seg med lignende problemstillinger.

Jeg vil rette en personlig takk til Pål R. Johansen i Kommuneforlaget, som ga meg muligheten til å videreutvikle ideen om å skrive en egen innføring i funksjonsbasert klassifikasjon. Dette ga en ekstra puff til å lese dypere, «researche» og undersøke mer om ordning og beskrivelse i arkivfaget, og om funksjonsbasert klassifikasjon og om funksjoner, aktiviteter og prosesser i samfunnsfaget.

En særskilt takk vil jeg også rette til Inger Berit Eidsten, Stephanie ­Løvenskiold og Haakon Meland Eriksen, som jeg, i tillegg til Pål R. ­Johansen, fikk samarbeide med fra 2018 til 2023 om utredning og grunnarbeid til

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 10

12.08.2024 12:45:28

forord, leserveiledning og takk

den funksjonsbaserte utgaven av K-kodene. Dette omfattende og lærerike prosjektarbeidet ble i stor grad brakt i havn av prosjektleder Inger Berit Eidsten, og endelig ferdigstilt i 2024. Denne klassifikasjon er nå utgitt av Kommuneforlaget som nettutgave. Jeg vil varmt anbefale lesere av denne boka til også å sette seg inn i «K-kodene, funksjonsbasert versjon».

Jeg vil videre takke nåværende og tidligere kolleger i Arkivverket, spesielt min nærmeste leder Halvor Høgh Winsnes, samt Tor Anton Gaarder, Jørgen Engestøl, Øivind Kruse, og ikke minst Olav Sataslåtten for oppfølging og samarbeid om ny funksjonsbasert klassifikasjon og arkivnøkkel i Arkiv­ verket. En ekstra takk går til Heidi Einarsen for overtakelsen av kurs­materiale fra AIIM – The Association for Intelligent Information Management, og til ­Martin Bould for givende faglige utvekslinger i Arkivverket. I tillegg takker jeg Anneli Sundqvist og Herbjørn Andresen ved OsloMet, som delte kunnskap og pekte på sentral faglitteratur om funksjonsbasert klassifikasjon. Og endelig en takk til Bjørn Faye-Schjøll og Anneli Niemi som har hjulpet meg med språket i boka.

Alle de nevnte har på ulike måter utfordret og beriket min egen faglige tenkning og refleksjon, og fått meg til å tenke nytt, til å oppdage nye sammen­ henger og til å innse og lære nye ting.

11

Denne boka og dens innhold er likevel fullt og helt min egen streben og refleksjonsreise, og mitt eget verk og ansvar. Å finne ut av ting er en opplevelse som hører til tilværelsens gleder – om det så bare er en mindre oppdagelse og et lite skritt på veien, eller bare en liten puslebit av et større og ennå ikke fullt erkjent bilde. Det føles og oppleves iblant som om man har beveget seg videre til en annen ny og tryggere tilstand, og kanskje til et nytt nivå, om enn også dette bare blir en forestilling.

Når man gjør noe, får man testet og erfart om det man vet, leder til det resultatet man enten forventet eller ønsket seg. Faren med tankeforestillinger er at de er konstruksjoner, og iblant illusjoner. Og at de styrer oss i ring og sirkel, til bare å få bekreftet det vi mente. Men det kan føles godt å sette seg mål, og nå dem!

Jeg har fått en forestilling om at noen funksjonsbaserte, sinnrike, erfaringsbaserte og kunnskapsfylte klassifikasjonssystemer kan bli erkjent og skapt

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 11

12.08.2024 12:45:28

forord, leserveiledning og takk

i samarbeid og fellesskap – at de kan bli sett og brukt, at de kan bli dokumentert og delt, og at de kan virke med hensyn til sine formål, ganske ofte.

Forsøk det gjerne selv i praksis, og finn ut om resultatet duger!

Lars Buskø Gustavsen August 2024

12

Innforing i funksjonsbasert klassifikasjon.indd 12

12.08.2024 12:45:28