TÍTULO: USO DE SOFTWARE CONTRATADO POR KOKUA POLÍTICA 3.92 Rev. julio 2023
________________________________________________________________________ OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política resume las expectativas de Kokua para los empleados con respecto al uso del software de Kokua y de los ordenadores portátiles de Kokua. No todas las aplicaciones de software que utiliza Kokua se enumeran a continuación. Para todo el software no referenciado el personal mantendrá la HIPAA, el lenguaje profesional y manejará el software de manera profesional en todo momento.
Terapia: Therap es un servicio basado en la web que proporciona documentación y recursos de comunicación para Kokua con el fin de ofrecer un apoyo eficaz y significativo a nuestros clientes. Therap requiere un componente en línea para acceder, componer, almacenar y revisar las aplicaciones Therap, así como para enviar comunicaciones seguras. Los ordenadores de la agencia y las capacidades de Internet deben utilizarse para los documentos y aplicaciones Therap designados por Kokua y el Director Ejecutivo. El software informático es propiedad de los servicios Therap. Los equipos y la información son propiedad de Kokua, y sólo deben utilizarse para fines comerciales legítimos. A los usuarios se les proporciona acceso a la red informática para ayudarles en el desempeño de su trabajo, y a ciertos usuarios también se les puede proporcionar acceso a Internet a través de la red informática. Todos los empleados tienen la responsabilidad de utilizar los recursos informáticos de Kokua, Therap e Internet de forma profesional, legal y ética, y de acuerdo con la política de Kokua 3.9, Uso de los ordenadores de la agencia, y 3.91, Uso de los medios sociales. El abuso de la red informática o de Internet, o la violación de esta política, puede dar lugar a medidas disciplinarias, hasta e incluyendo el despido, y/o responsabilidad civil o penal. Procedimientos Lo siguiente es obligatorio para todos los empleados que utilicen el sistema Therap:
Los empleados elegirán una contraseña de su elección para poder acceder al sistema y revisar el seguimiento de la actividad. La "firma electrónica" registra la hora y la fecha de todas las entradas de los empleados dentro de Therap. Los empleados nunca deben dar esta contraseña a otros empleados. Los ordenadores del programa y las capacidades de Internet no deben utilizarse para uso personal, lo que incluye, entre otras cosas, las compras en línea (personales), el acceso a cuentas de correo electrónico personales, la visita a sitios de medios sociales, etc. y el acceso a sitios web de contenido inapropiado (ofensivo, violento, de contenido sexual, etc.). Los ordenadores pueden utilizarse para apoyar actividades de los clientes, compras o investigación. La comunicación a través de Therap debe ser profesional, precisa, sensible y respetuosa con todas las partes implicadas. No se permite ninguna documentación o comunicación despectiva, difamatoria, discriminatoria, acosadora, obscena o inapropiada por cualquier otro motivo.
Los empleados no están autorizados a instalar aplicaciones informáticas en los ordenadores del programa sin la autorización previa de la dirección de Kokua. Los amigos, familiares o tutores de los clientes no pueden acceder a los ordenadores de Kokua. El uso de la comunicación segura para compartir información sensible es estrictamente confidencial. Cualquier intercambio no autorizado de dicha información puede considerarse una violación de la confidencialidad. A los equipos se les prestan ordenadores y acceso a Therap para ayudarles en el desempeño de su trabajo. El personal no debe tener ninguna expectativa de privacidad sobre cualquier cosa que cree, almacene, envíe o reciba utilizando los equipos informáticos de la empresa y Therap. La red informática es propiedad de Kokua y sólo puede utilizarse para fines de la empresa. Kokua tiene derecho a supervisar y registrar todos y cada uno de los aspectos de sus sistemas informáticos, incluyendo, entre otros, la supervisión de los sitios de Internet visitados por los usuarios, la supervisión del acceso a Therap, la supervisión de los sitios de chat y medios sociales, la supervisión de las descargas de archivos y todas las comunicaciones enviadas y recibidas por los usuarios. Los empleados tienen prohibido firmar en Therap durante su tiempo no remunerado, y tienen prohibido firmar en Therap en un lugar que no sea la casa de un cliente o la oficina de Kokua. Se pueden conceder excepciones en casos de pandemia, desastre natural o caso por caso (aprobado por el Director de Programas para Clientes o el Director Ejecutivo). Toda la documentación del turno debe completarse al final de cada turno, y los informes generales del evento deben completarse según los requisitos de Kokua y del estado. Cada turno requiere cierta documentación (por necesidad individual del cliente) sin embargo todos los turnos deben registrar los eventos de este turno en un T-Log. Si no hay electricidad en el hogar, el ordenador no funciona u otra razón similar por la que Therap no esté disponible, el personal utilizará documentos en papel para capturar la información del día. El uso del documento en línea debe ser eficaz y en ningún caso debe disminuir las interacciones directas con los clientes que reciben ayuda.
Wellsky (antes Clearcare): Wellsky es un servicio basado en la web que proporciona recursos de programación, dotación de personal y comunicación a Kokua con el fin de ofrecer un apoyo eficaz y significativo a nuestros clientes. Wellsky requiere un componente en línea para acceder, componer, almacenar y revisar el software Wellsky, así como para enviar comunicaciones seguras. Los dispositivos que se pueden utilizar para los datos y aplicaciones designados de Wellsky son designados por Kokua y el Director Ejecutivo. El software informático es propiedad de los servicios Therap. El personal puede utilizar sus teléfonos móviles personales así como los ordenadores y dispositivos de Kokua para acceder a Wellsky. Los únicos miembros del personal autorizados a alterar los horarios son los Directores Residenciales de las residencias, el personal de Programación y Control de Calidad y cualquier miembro del Equipo de Coordinación de Servicios. El personal al que se descubra alterando los horarios sin aprobación se someterá al proceso disciplinario de Kokua. Todos los empleados tienen la responsabilidad de utilizar los recursos informáticos de Kokua, Wellsky e Internet de forma profesional, legal y ética, y de acuerdo con la política de Kokua 3.9, Uso de los ordenadores de la agencia, y 3.91, Uso de los medios sociales. El abuso de la red informática o de Internet, o la violación de esta política, puede dar lugar a medidas disciplinarias, hasta e incluyendo el despido, y/o responsabilidad civil o penal.
He leído la política anterior y comprendo las condiciones que se esperan de mí en relación con el uso del software Kokua. ___________________________________________ Firma del empleado ___________________________________________ Nombre en letra de imprenta
_______________________ Fecha