Policy 3.35 Absenteeism (old)

TÍTULO: POLÍTICA DE ABSENTISMO 3.35 septiembre 2023

POLÍTICA Rev.

OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: Esta política resume las expectativas de Kokua con respecto al absentismo.

La política de absentismo de Kokua describe los distintos requisitos para la asistencia efectiva de los empleados en los turnos de trabajo por horas. El propósito es:  Establecer una política justa y eficaz para los empleados  Gestione de forma proactiva la asistencia, las ausencias y las tardanzas de los empleados.  Minimice el absentismo.  Promover una alta calidad de los servicios a los clientes y un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal de todos los empleados.

Tenga en cuenta:  La "puntualidad" es indispensable en los turnos por horas.  El comportamiento "impuntual" (llegar tarde, tomar descansos más largos o firmar la salida antes de tiempo sin aprobación) y otras ausencias repercuten en los servicios y la seguridad de los clientes.

Esta política detalla varias medidas para contrarrestar dichas infracciones, incluido el comportamiento esperado de los empleados y las medidas disciplinarias de la agencia.

Véase también la Política 3.3 de Kokua. Esta política se adhiere a la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica, a la Ley de Licencia Familiar del Estado de Washington, a la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados de 1994, a la Iniciativa 1433 y a todas las normas de Trabajo e Industria.

A. Asistencia de los empleados Kokua cree en una política justa, que tenga en cuenta las circunstancias de la vida y cree parámetros a seguir para garantizar una buena experiencia laboral a sus empleados.

Todos los empleados tienen derecho a lo siguiente: 1. Tiempo libre personal: incluye los días libres programados, así como el uso del tiempo libre remunerado.

2. Tiempo personal de emergencia: incluye acontecimientos repentinos o inesperados como enfermedades, citas médicas y legales, accidentes, fallecimientos y otras emergencias inevitables.

Los empleados deben haber acumulado tiempo libre remunerado para poder utilizar el PTO para dichas ausencias. Consulte la política 3.3 relativa a la acumulación y transferencia de PTO de un año a otro.

Los empleados que necesiten ausentarse más de tres (3) turnos consecutivos por razones médicas deben presentar una nota/carta de un profesional médico que justifique esta ausencia.

Las notas médicas sirven tanto de verificación de la necesidad como de prueba de la aptitud para volver al trabajo.

3. Permiso compasivo - Ausencia del empleado debido a un accidente grave o a urgencias médicas, en las que el empleado no puede presentarse inmediatamente.

Nota: Lo siguiente no se considerará tiempo libre justificado:  Despertarse tarde  Hacer recados personales  Tiempo libre no aprobado  Mal tiempo  Tráfico  Problemas de mantenimiento/reparación del coche  Retrasos en el transporte público Las excusas durante fenómenos meteorológicos extremos serán consideradas para su aprobación.

B. Entrada y salida del turno "Clocking in" y "Clocking out" se refieren a empezar y terminar un turno. Kokua los considera herramientas esenciales para medir la asistencia y la productividad. Es un requisito de todo el personal de Kokua fichar a la entrada directamente al empezar el turno y fichar a la salida cuando el turno termina tanto en el Registro de Personal como en la Hoja de Horarios. Estas horas deben coincidir con las horas que el personal tiene programadas para trabajar, a menos que lo apruebe la dirección de Kokua.

El fichaje de entrada y salida crea un registro exacto de las "horas reales trabajadas". No documentar correctamente las horas de entrada y salida viola la política y las expectativas de asistencia al trabajo.

El incumplimiento sistemático de estas políticas dará lugar a medidas disciplinarias.

C. Procedimientos de aprobación y notificación Kokua fomenta un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal para todos los empleados. Para proporcionar esto a nuestros empleados es vital que todo el personal respete a sus compañeros de trabajo obteniendo tiempo libre previamente autorizado. El supervisor de ese personal revisará todas las solicitudes de tiempo libre y las concederá si es posible/factible.

La viabilidad puede depender de muchos factores, entre ellos:  Dotación de personal  Niveles de delegación  Necesidades de atención al cliente  Época del año  Disponibilidad de los empleados La siguiente lista esboza el calendario previsto para notificar a los supervisores la necesidad de tiempo libre: 1. Notificaciones de emergencia:  Una ausencia imprevista requiere que se avise antes del comienzo del turno. Pedimos a todo el personal que avise con suficiente antelación al supervisor o al personal de

guardia sobre la necesidad de la ausencia. Por ejemplo: una emergencia médica de un familiar.  Para abandonar el turno antes de tiempo, el personal debe informar al supervisor/personal de guardia en cuanto tenga conocimiento de la emergencia.  Nota: un patrón de llamadas fuera de turno con poco o ningún aviso requerirá una acción disciplinaria, aunque se considerará el uso de PTO protegido. Esto no es solidario con los compañeros ni con los clientes que confían en usted para su cuidado.

2. Notificaciones previstas:  La aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 5 días laborables antes de la ausencia prevista de un (1) turno.  La aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 7 días antes de la ausencia prevista de dos a tres (2-3) turnos.  La aprobación debe ser concedida por el supervisor al menos 14 días antes de las ausencias previstas superiores a 3 turnos consecutivos.

3. Notificaciones injustificadas:  Esto incluye la ausencia del turno sin previo aviso ("No Call-No Show").  Los empleados deben estar al tanto de todos los turnos, se proporciona un horario en línea a todos los empleados (Wellsky). Es responsabilidad del empleado asegurarse de que conoce y llega a cada turno.  Se considerará que los empleados que se ausenten durante más de tres (3) turnos consecutivos sin aprobación abandonan su turno y autodeterminan su empleo según la política At-Will de Kokua. Kokua marcará el tercer turno abandonado como la fecha de separación/terminación del empleado. El abandono del turno dará lugar a la revisión del turno o a la terminación del empleo.

Tenga en cuenta que todas las ausencias cualificadas por Permiso Médico Familiar Pagado/FMLA estarán exentas del sistema de puntos. Véase la política 3.3.

Excedencia no retribuida: Las solicitudes de permisos no retribuidos que no cumplan los criterios de los permisos por motivos familiares y médicos u otros programas de permisos protegidos, podrán recibir una autorización de permiso no retribuido.

La cantidad de permiso no retribuido será de 40 horas al año.

El uso aprobado de este permiso:  Necesidades graves de salud mental/hospitalización  Muerte en la familia o miembro de la familia que se está muriendo  Servicio de jurado  Muerte de la mascota/enfermedad grave  Único miembro de una familia/amistad necesario para apoyar un embarazo o una enfermedad Los empleados que se acojan a una excedencia no retribuida no tendrán derecho a prestaciones médicas retribuidas por ningún mes completo que estén ausentes del trabajo.

D. Sistema de puntos de absentismo y responsabilidad Kokua espera que al establecer esta política todo el personal reciba apoyo y ningún miembro del personal o del equipo se vea agobiado por aperturas repentinas de turnos o falta de comunicación.

Intentamos encontrar formas de ayudar al personal a encontrar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada, así como garantizar que la continuidad de la atención al cliente sea óptima; en las siguientes secciones se describen los pasos que Kokua dará para garantizarlo.

Kokua ha adoptado un "sistema de puntos" diseñado para garantizar que los problemas de absentismo se tratan de forma adecuada, objetiva y rápida.

En cualquier momento, a un empleado que infrinja esta política se le asignará una designación de puntos. Existen diferentes niveles de infracción y respuestas escalonadas. Nuestra esperanza es que todo el personal tenga éxito sin el uso de este sistema, sin embargo el personal de Kokua y los clientes han soportado la carga de las llamadas a filas del personal, las llegadas tarde y las ausencias, esto es inaceptable y peligroso. Tenga en cuenta que la aprobación para llegar tarde, salir temprano es concedida por SQA antes del turno.

Ejemplos de aprobados (no se dan puntos):  Emergencia que le afecte a usted o a un ser querido. Puede que sea necesario comprobarlo; consulte más arriba las expectativas relativas a las llamadas de Notificación de Emergencia.  Demasiado personal en el turno - se aprobó que uno se fuera antes de tiempo  El personal entrante trabajaba el doble y necesitaba tiempo entre turnos para descansar, se aprobó que entrara más tarde de la hora de inicio normal  Las citas programadas (véase el calendario de avisos más arriba) no cuentan para este sistema de puntos si se avisa con la debida antelación.

La administración de Kokua se reserva el derecho de dispensar al personal de la obtención de puntos por razones verificables y razonables. El personal puede solicitar al equipo SQA de Kokua su nivel de puntos actual en cualquier momento. Los puntos se pierden al cabo de un año.

Infracción: Salida anticipada Retrasos Retrasos graves Llamadas no protegidas

No Show

Explicación: Salir más de 30 minutos antes del turno sin aprobación previa De 20 a 120 minutos de retraso en el turno Más de 2 horas tarde al turno Llamar fuera de turno con poco o ningún preaviso (véase la política anterior) y/o no cubrir su propio turno si no tiene PTO No llegar al turno (no llamar, no avisar)

Puntos por instancia: 10 puntos 10 puntos 15 puntos 10 puntos

20 puntos

Los empleados se enfrentarán a medidas disciplinarias cuando su total de puntos alcance estos niveles.

Cada nivel sólo se ofrece una vez antes de pasar al siguiente. Estos puntos se eliminan al cabo de un año natural desde la última infracción.  10 puntos: Recapacitación paso 1  30 puntos: Recapacitación paso 2  40 puntos: Acción correctiva  50 puntos: Acción correctiva final  60 puntos: Terminación E. Prima de asistencia Kokua trata de reconocer al personal que cumple con sus obligaciones llegando a tiempo, limitando las llamadas a filas y, por lo demás, siguiendo la política y apoyando a sus equipos/clientes. Reconocer a este personal es importante para la cultura de Kokua.

Si los empleados tienen:  Actuado para obtener la aprobación de todas las ausencias según la política y no han sido marcados por ninguna infracción (véase la tabla anterior), podrán optar a una prima de vacaciones mejorada en el nivel más alto.  Actuaron para obtener la aprobación de todas las ausencias según la política y han tenido menos de 3 infracciones, podrán optar a una prima de vacaciones en el segundo nivel.  Los que hayan tenido más de 3 infracciones o no hayan demostrado un buen trabajo en equipo, no hayan obtenido la aprobación de las ausencias, etc. no podrán optar a una prima de vacaciones mejorada.  El Director Ejecutivo se reservará el derecho a considerar las circunstancias de la vida a la hora de determinar el nivel de bonificación.

Tenga en cuenta que todas las ausencias amparadas por la ley federal o estatal están exentas de infracción y de alteración de la bonificación. Véase la política 3.3.

Todos los empleados deben firmar una copia de esta política en el momento de su adopción, edición y/o contratación de un nuevo empleado.

Al firmar a continuación, está aceptando los términos de esta política (y su empleo).

Nombre del empleado (en letra de imprenta): ________________________ Firma del empleado: ____________________________ Fecha de la firma: ____________________________ Una copia de esta política firmada residirá en el expediente de formación de cada empleado.