doc.PhDr.Ing.JanUrban,CSc.
Jakzvládnout10nejobtížnìjšíchsituacímanažera
VydalaGradaPublishing,a.s. UPrùhonu22,17000Praha7 tel.:+420220386401,fax:+420220386400 www.grada.cz jakosvou3281.publikaci
OdpovìdnáredaktorkaMgr.AndreaBláhová SazbaMilanVokál Poèetstran208
Prvnívydání,Praha2008
VytisklyTiskárnyHavlíèkùvBrod,a.s. Husovaulice1881,HavlíèkùvBrod
©GradaPublishing,a.s.,2008
CoverPhoto©fotobankaallphotoimages
ISBN978-80-247-2465-2
1.Situaceprvníavýchozí:Jakøíditsebesama ........................
1.1Jakdosáhnoutosobníefektivity
1.1.1Jakstanovovatosobnícíle
1.1.2Jakplánovatsvouèinnostastanovovatjejípriority
1.1.3Jakbojovatsesklonemkodkládáníanerozhodnosti
1.1.4Jakzvyšovatsvéosobnítempoa„tahnabranku“
1.1.5Jaksebránitvyrušování
1.1.6Jakaproèdelegovat
1.1.7Jakøíditproduktivníèas,pøestávkyapsychickébloky
1.2Jakpøiøízenísebesamavyužítemocionálníinteligenci
1.2.1Jakchápatemocionálníinteligenci?
1.2.2Jakbránitvlastnídemotivaci
2.Situacedruhá:Jakzvládnoutpøechodzvýkonnéfunkcenafunkci
2.1Èímseprácevedoucíholiší
2.2Jaksevyhnoutnejèastìjšímchybámpøipøechodunavedoucímísto..37
2.2.1Nedostatekpozornostikjasnýmcílùmaoèekáváním ......37
2.2.2Sklonuzavíratsepøedzamìstnancianekomunikovat snimi
2.2.3Obavyzdelegování ................................38
2.2.4Delegováníúkolù,kterédelegovatnelze ................39
2.2.5Nedostateènákontrola
2.2.6Sklontolerovat„delegovánívzhùru“ ...................41
2.2.7Neschopnostnebonezájemnaslouchatzamìstnancùm .....42
2.2.8Sklonobklopovatsepøivýbìrupodøízenýchsvými známými ........................................42
2.2.9Obavaøešit(personální)problémy ....................42
2.2.10Sklonzanedbávatpoznánívlastníchpodøízených .........43
2.2.11Tendencezapomínatnapotøebupochvalyauznání .......43
2.2.12Tendencenehájitsvépodøízené
2.2.13Sklonvyhýbatseodpovìdnosti
2.2.14Tendencezapomínatnasvéhonadøízeného
2.2.15Tendenceukazovatvšem,„kdojezdešéfem“
3.Situacetøetí:Jakúspìšnìmotivovatapøesvìdèovat
3.1Motivaceneníjenodmìòování
3.1.1Jakúspìšnìmotivovat:tøipravidla
3.1.2Jakrozpoznatzdrojepracovnímotivace
3.1.3Desetpraktickýchmotivaèníchnástrojù
3.1.4Desetosvìdèených„zabijákù“motivace
3.1.5Jakmotivaèníschopnostitrénovat
3.1.6Jaksevyvarovatmanipulace
3.1.7Jakzískataneztratitzajímavéuchazeèe
3.2Jakpøistupovatkodmìòování ..............................64
3.2.1Osmzásadmotivaèníhoodmìòování
3.2.2Jakzabránit„nevyvážené“motivacipøiodmìòování .......71
3.3Jakúspìšnìpøesvìdèovatapùsobitpøesvìdèivì .................73
3.3.1Pìtpøedpokladùúspìchupøiosobnímpøesvìdèování ......74
3.3.2Jakzaujmoutapøesvìdèitpøiveøejnémvystoupení ........78
3.3.3Písemnásdìlení:nebezpeèíkomunikacebezobsahu .......83
3.3.4Jakneztratitpøesvìdèivostaninaschùzích ..............84
4.Situaceètvrtá:Jakkontrolovatapøedávatnepøíznivézprávyanenièit pøitommotivacispolupracovníkù ...............................
4.1Jakkontrolovat .........................................88
4.1.1Pravidlaanejèastìjšíchybykontroly ...................89
4.1.2Jakhodnotitvýkon ................................91
4.2Jakpøedávatnepøíznivéhodnocení:tøipravidla .................93
4.2.1Základemjeokamžitéhodnocení .....................93
4.2.2Emocionálníreakcenejsounezbytné ...................95
4.2.3Spoleènéhledánívýchodisek .........................97
4.3Jakprovádìtpravidelnéhodnocení ..........................98
4.3.1Tøipøedpoklady ..................................98
4.3.2Jaksevyvarovatsubjektivnímuhodnocení .............100
5.Situacepátá:Jakzvládatobtížnézamìstnance(anadøízené) .......... 103
5.1Hlavníobtížnéprojevy ..................................104
5.2Jakrozpoznatobtížnézamìstnancejižpøivýbìru ...............105
5.2.1Nacosezamìøit
5.2.2Neverbálníprojevy
5.3Pøíèinyobtížnéhochováníajejichprevence
5.3.1Prevenceobtížnéhochování
5.4Jakobtížnéchováníøešit
5.4.1Výkonovéproblémy
5.4.2Porušováníkáznì
5.4.3Osobníproblémyaemocionálníreakce
5.4.4Problémovímohoubýti„talenti“
5.4.5Problémovízamìstnanciavlastníemocionálnízátìž
5.5Jakreagovatnaobtížnénadøízené
5.5.1Jakdosáhnouttoho,abynásnadøízenývyslechl
5.5.2Jakzvládnoutnároènénadøízené
5.5.3Manažeøipsychickynevyrovnaní
6.Situacešestá:Jakpøekonávatkonfliktyastres
6.1Kterékonfliktyjsouškodlivé
6.2Jakškodlivýmkonfliktùmpøedcházetajakjeøešit
6.2.1Jakéstrategiearolepøiøešeníkonfliktùvolit
6.3Jakpodporovatkonfliktyzdravé
6.4Jak„øídit“stres
6.4.1Jakéjsounejèastìjšípøíèinynegativníhostresu
6.4.2Jakápreventivníopatøenípoužít
7.Situacesedmá:Jakprovádìtzmìnya„zeštíhlovat“podnik
7.1Jakøíditzmìnyanevyvolatobavyachaos
7.1.1Jakstanovitcílezmìn
7.2Jakzmìnypøipravit,naplánovatazajistitjejichpodporu ..........143
7.2.1Základníúkoly ..................................143
7.3Jakzvládnoutzeštíhlování ................................150
7.3.1Jakzeštíhlovánípøedejít ...........................150
7.3.2Jakpøizeštíhlovánípostupovat ......................151
7.3.3Jaksevyhnoutnejèastìjšímúskalímzeštíhlování .........153
7.4Proèajakmìnitpodnikovoukulturu ........................154
7.4.1Cojepodnikovákulturaajakvzniká
7.4.2Jakzmìnypodnikovékulturyøídit ...................157
7.5Jakèelitsklonupodléhatmódnímzmìnám ...................159
7.5.1Pøínosyaúskalímódníchnovinek ....................159
7.5.2Jaksevyvarovatproblémù .........................160
8.Situaceosmá:Jakzvládnoutpøechododøízeníkvedeníakouèování
8.1Proèpodnikypotøebujíøízeníivedení
8.1.1Jakájeúlohavùdcù
8.2Jaksestátvùdcem ......................................167
8.2.1Jednánívùdcù ...................................168
8.3Proèajakzamìstnancerozvíjetakouèovat
8.3.1Proèzamìstnancerozvíjet
8.4Jaksestátkouèem ......................................173
8.4.1Èímsekouèováníliší
8.4.2Jakpøikouèovánípostupovat
9.Situacedevátá:Jakvytvoøitaøíditúspìšnýtým
9.1Cojetýmaproètýmyvytváøet .............................182
9.1.1Èímsetýmlišíodbìžnépracovnískupiny
9.1.2Proèakdetýmyzavádìt
9.2Jaktýmvytvoøitaøídit ...................................186
9.2.1Tvorbatýmu
9.2.2Øízenítýmù
9.2.3Èehosepøiøízenítýmùvyvarovat
10.Situacedesátá:Jakzvládnoutøízenívmezinárodnímprostøedí
10.1Jakvnímatkulturnístereotypy
10.2Kulturnírozdílypøiøízení
10.3Nejèastìjšízdrojeproblémù
10.4Jakkulturníchrozdílùvyužít
10.4.1Vèemmohoupomocitréninky
11.Testnazávìr: Jstedobrýmanažer?
Oautorovi Doc.PhDr.Ing.JanUrban,CSc. VystudovalVŠEapsychologiiøízenínaFFUK.Pùsobiljakošéfredaktorèasopisu Ekonom,dlouhodobìsevìnujepodnikovémuporadenstvívoblastiøízení,organizacearozvojelidskýchzdrojù.JeøeditelemporadenskéspoleènostiConsilium Group,ManagementConsultants,s.r.o.,aautoremøadyèlánkùinìkolikaknižních publikacízabývajícíchse„mìkkými“aspektyfiremnívýkonnosti,øízenímavedením lidíamanažerskýmjednáním.PodílelsenazaloženíÈeskéspoleènostiprorozvoj lidskýchzdrojù,pùsobíjakouèitelnaUniverzitìKarlovìijakolektorvzdìlávacích akcípropodnikovousféru.
Úvodem Narozdílodèastéhonázorusemanagementvìtšinounezabývávýznamnýmiudálostmi.Vìtšinaøídícíchaktivitneníspojenastvorboudalekosáhlýchvizíanismistrovskýmistrategickýmitahy,ráznýmiorganizaènímizmìnami,ohromujícíminápadyotevírajícíminovétrhynebosvysoceúspìšnýmiobchodnímijednáními,která zajistínovézákazníky.Naopak,podstatnouèástmanažersképrácetvoøíkaždodenní odstraòovánídrobnýchlidskýchproblémù,pozvolnézdokonalováníschopností aposilovánímotivacezamìstnancù.
Øízenílidíneníjednoduché.Neníprotodivu,žesepøinìmzejménazaèínající manažeøidopouštìjíèastochyb.Vìtšinìtìchtoomylùsevšaklzeúspìšnìvyhnout. Pøedpoklademjeuvìdomitsinejèastìjšísituace,vekterýchknimdochází,izpùsoby,kteréumožòujítytosituaceúspìšnìøešit.
Názorynato,kterézøídícíchsituacíjsounejsložitìjší,sepochopitelnìmohoulišit.Situace,kteréjsmeprotutoknížkuvybrali,ktìmsložitýmvšaknespornìvelmi èastopatøí;atopøesto,žebyjejichvýbìrmožnámohlbýtširšínebonaopakužší, pøípadnìponìkudodlišný.Poèetvybranýchsituacívšaknenírozhodující.Cílem autorabylopokrýthlavníkomplikovanéøídícíúkoly,sahajícíodzákladníchpøedpokladùúspìšnéhoøízení(øízenísebesama)ažponejsložitìjšísituacespojenésøízenímlidí,kterévyžadujívùdcovskéschopnostièischopnostiøíditosobypocházející zrùznýchkultur.
Hlavníøídícísituace,kterýmvìnujemepozornost,majíobecnouplatnostanezávisejínaoblastineboúrovniøízení,vekterémanažeøipùsobí.Øešeníobtížnýchsituací sesnažímeprezentovatnejenvýklademúspìšnýchøídícíchpostupùametod,ale iformounázornýchilustrací.Uvádìnémetody–vzhledemkpovazejednotlivých situací–zahrnujíjak„mentálnítechniky“,taksociálníèikomunikaènídovednosti. Uvšechsledovanýchsituacísivšímámeinejèastìjšíchmanažerskýchchyb.
Publikacejeurèenavedoucímpracovníkùm,studentùmekonomickýchamanažerskýchsmìrùivšemdalším,kdochtìjízdokonalitsvépraktickéøídícípostupy azvyklosti,alenejenjim.Autorbudevdìènýzajakékolinámìtypøispívajícíkdoplnìníneborozšíøeníobtížnýchøídícíchsituací,okterýchjevtétoknížceøeè.Zaslatje lzenaadresu urban@consilium-group.cz.
Situaceprvníavýchozí: Jakøíditsebesama Jakdosáhnoutosobníefektivity
Jakstanovitosobnícíle
Jaksiplánovatèinnostastanovovat priority
Jakbojovatsodkládáním anerozhodností
Jakzvýšitsvéosobnítempo a„tahnabranku“
Jaksebránitvyrušování
Jakdelegovat
Jakøíditproduktivníèas,pøestávky apsychickébloky
Jakvyužítemocionálníinteligenci
Jakbránitvlastnídemotivaci
14 JAKZVLÁDNOUT10NEJOBTÍŽNÌJŠÍCHSITUACÍMANAŽERA Pøedpoklademøízeníostatníchje schopnostøíditsebesama– plánovatacílevì-
domìusmìròovatsvouèinnost,kontrolovatjejívýsledky,neztrácetosobní energiiadosahovatstanovenýchcílù.Øíditbyprotomìlijenti,kdoprokázali,že umìjíøíditsamisebe.Sneschopnostímanažerùefektivnìøíditsebesamajeèasto spojenaøadapodnikovýchproblémù.Mnohdyitìch,kterénavenekstouto (ne)schopnostízdánlivìnesouvisejí.
Schopnostøíditsebesamavystupujenavenekpøedevšímjako osobníefektivita. Patøíkníschopnostivytyèovatsi(správné)cíle,soustøeditsenato,cojepodstatné (atutoschopnostneztrácetanivestresovýchsituacích),neplýtvatúsilímnadbanalitami,neodkládatdùležitéúkoly,nebránitseobtížnýmrozhodnutím,nezamìòovat èinnostiavýsledky,úspornìmluvitapsátapod.Jdetedydoznaènémíryoschopnostúèinnìvyužívatvlastníèas.Kdùležitýmpøedpokladùmosobníefektivitypatøí všakischopnostobjektivnìhodnotitvýsledkyvlastníèinnosti,realistickyposuzovat svéschopnostiavìnovatpozornostjejichdalšímurozvoji.Hlavnímpraktickým pøedpokladùmosobníefektivityvìnujemeprvníèásttétokapitoly.
Øadapøedpokladùosobníefektivitymá povahuúspìšnýchzvykù.Lzejezískat neboposilovat,aťjižnazákladìpøíkladù,vedenízestranyostatníchnebovlastního úsilí.Bližšípohlednaschopnostøíditsebesamavšakukazuje,žejejípodmínkou jsouiponìkudhlubšíschopnosti.Jsoutoschopnostiovlivòovatnebopovzbuzovat vlastnímotivaci,usmìròovatèikontrolovatsvéemoce,vypoøádávatsesfrustrací apod.Tytoschopnostijsouzpravidlashrnoványpodnázvem emocionálníinteligence.Zabývatsejimibudemevedruhéèástitétokapitoly.
Schopnostøíditsebesamabychom nemìlizamìòovatsesebekontrolou.Sebekontrolaspoèívávomezováníèitlumenívlastníchprojevù.Schopnostøíditsebe samamùženaopakpøispìtkrozvojivlastnínezávislostinebospontaneity.Úspìšnýmøízenímsebesamanemámevšaknamysli anisklonkvlastnímuprosazování, „sebestøednosti“,nebodokonceknarcismu.Projevemúspìšnéhoøízenísebesama jerealistickéhodnocenívlastníchschopnostíidalšíchosobníchpøedpokladùamožnostíjejichuplatnìní.
Schopnostøíditsebesamanenísamozøejmá.Znaènáèástlidísebeznívesvém pracovním(aèastoiosobním)životìdoceladobøeobejde.Jejichcíleaúkoly,pracovníirozvojové,vèetnìtermínù,jimstanovímanažeøinebodalšíosoby,kterésouèasnìkontrolujíjejichplnìní.Øadalidípracujevtomtoprostøedívelmiefektivnì asvouprácivykonávádobøeavèas.
Rostoucípoèetpracovníchmístvšakdnespøicházísvyššíminároky.Vyžaduje, abylidébylischopnisvoupráciøíditzvìtšíèástisami:abyvrámcisvýchdlouhodobìjších,osobníchneboskupinovýchcílùdokázalisamostatnìvolitconejlepšípostupy, efektivnìvyužívalisvùjèas,rozhodovaliovyužitíurèitýchpodnikovýchzdrojùapod. Jejichprácesicenenípøímomanažerskouèinností(vesmysluøízenílidí),jevšakøídící
Situaceprvníavýchozí
èinností,pokudjdeoøízeníobsahuèièasovéhoprùbìhuvlastnípráce.Vykonávat takovoupráciúspìšnìvyžadujezpravidlachápatjejíširšísmysl,samostatnìzacházet sinformacemi,zvažovatalternativyasamostatnìserozhodovat.
Schopnostøíditsebesamaje prvnímzezákladníchpøedpokladùúspìšného zvládnutímanažerskéfunkce.Odosob,kterésvouvlastnípracovníèinnostnejsou schopnycílevìdomìøídit,usmìròovat,hodnotitakontrolovat,nelzeoèekávat,že budouschopnyúspìšnìøíditvýkonapracovníèasostatních.Dalekospíšesepro ostatnístanoubariérouznemožòujícíjimrozumnìvykonávatsvouvlastnípráci.
> 1.1Jakdosáhnoutosobníefektivity Projevemosobníefektivityje pomìrmezidosaženýmivýsledkyaèasem,kterýjsme nanìvynaložili.Pøípadnì,vyjádøenopøesnìji,jdeo pomìrmezièasemvìnovaným „skuteènépráci“acelkovýmèasempracínebovprácistráveným.Dùsledkemnízké osobníefektivityjezpravidlaznaènýpoèethodin,který„práci“vìnujeme.Dojdeme-likzávìru,ženáš„koeficientosobníefektivity“jenižšínež25procent,mìlibychomomožnostechzlepšenísvéosobníefektivityzaèítvážnìuvažovat.
Khlavnímpøedpokladùmosobníefektivitypatøíschopnosti(nebozvyky):
stanovitsisvéosobnícíle; plánovatvlastníèinnost; soustøeditsenadùležitévìcianevìnovatzbyteènoupozornostvìcemneproduktivním;
vnímatsvéosobnítempoazamìøovatsenavýsledky,nikolinaèinnosti; vyvarovatsenerozhodnostièiprovádìtsvározhodnutíbezzbyteènýchodkladù; omezitzbyteènépøerušovánísvéèinnosti; delegovat; respektovatrytmusvlastnípracovnívýkonnosti.
1.1.1JAKSTANOVOVATOSOBNÍCÍLE Východiskemschopnostiøíditsebesamaje schopnoststanovitsisvéosobnícíle aprùbìžnìsledovatahodnotitjejichplnìní.Mùžejítpøitomjakocíleživotní,tak oodborné,kariérovénebopracovní.
Prvýkrokúspìšnéhosebeøízenípøedpokládáprotopoložitsiotázku: „Jakéjsoumé životnícíle?“ Odpovìïnaleznemenejlépetak,žesivezmemelistpapíruapokusíme
16 JAKZVLÁDNOUT10NEJOBTÍŽNÌJŠÍCHSITUACÍMANAŽERA svéživotnícílepísemnìzachytit.Zamìøímesepokudmožnonenavšeobecnécíle, jakobýtšťastný,alenakonkrétnívýsledky,zanimižbychomserádiohlíželizpátky, ažnámbudetøebaosmdesátlet:napøíkladnabýturèitýchznalostí,projetcelýsvìt nebosipostavitvlastnídùm.
Druhýmkrokemjeformulovatsvéprofesionálníèiodbornécíle.Opìtnikolity obecné,jakodosáhnoutvyššíhoplatu,povýšenínebovyššíprestiže,alekonkrétní. Napøíkladnastoupitdourèitéhomístaèibýtzvolendourèitéfunkce.
Stanovenécílemìlybýtdosažitelnéiskuteènì„autentické“.Mìlyby,vyjádøeno jinýmislovy,zachycovatmety,kterýchchcemeskuteènìdosáhnoutaprojejichž získáníjsmeochotnivynaložitodpovídajícíúsilí.Vytvoøenýseznambudeproto možnátøebaanalyzovat.Pravdìpodobnìbudetotižobsahovatvícecílù,nežlzena základìrozumnýchpøedpokladùdosáhnout.Analýzabymìlavéstkseøazeníjeho priorit–tedykvýbìrutøíažètyøcílùzkaždékategorie,kteréprosebepovažujeme zanejdùležitìjší.
Zdlouhodobýchosobníchcílùbymìlvycházetseznamcílùkrátkodobých.Mùže jítoosobní,pracovníneboodbornécíle,kterýchbychomchtìlièimìlidosáhnout vnejbližšídobì,napøíkladvpøíštíchšestimìsících.Dlouhodobéikrátkodobécíleje vhodnésenauèitnazpamìťnebojealespoòmítkaždýdennaoèích.Sloužítotižjako vodítkopøinašemkaždodennímrozhodování.
Musíme-liserozhodnout,zdaprovéstneboneprovésturèitouèinnost,nebostanovit,jakouprioritubychommìliurèitéèinnostidát,jenamístìsipoložitotázku: „Pøibližujemìtatoèinnostkdosaženímýchcílù?“ Je-liodpovìïnegativní,jevhodné uvažovatotom,jakdanouaktivituomezitnebozcelaeliminovat.Napøíkladjakji delegovatnanìkohojinéhonebojejívykonávánípøevéstdoménìproduktivního èasu.Vopaènémpøípadnìtotižhrozí,žesemístonacílebudemezamìøovatjenna èinnosti.Pøípadnìto,žesenašeèinnostiaprioritynebudouøíditnašimivlastními cíli,alecíliaprioritamiostatních.
Stanovenécílesepochopitelnìmohoumìnit.Jednímzúkolùøízenísebesamaje protojejichseznamèasodèasuprojítaaktualizovat.Seznamcílùbymìlvždypøedstavovatnašinejlepšísouèasnoupøedstavuotom,èehobychomchtìlivjednotlivýchoblastechdosáhnout.
Stanovenídlouhodobýchikrátkodobýchcílùajejichprùbìžnáaktualizacenení pochopitelnìzárukoutoho,žejichskuteènìdosáhneme.Dopracovatsekjejichnaplnìnívyžadujeosvojitsiidalšínástrojeosobníefektivity.Jdepøedevšímometody plánovánísvýchèinností,aleiotechnikybránícísklonuodkládatnaplánované úkoly,ozvyšovánísvéhoosobníhotempa,posilovánívlastníkoncentrace,delegováníèinností,kterémohouefektivnìjivykonatdruzí,asamozøejmìtakéoto,plnì využívatsvùjproduktivníèas.
Tytonástrojejsoumnohdymylnìchápánypøedevšímjakoprostøedkyøízení èasu.Ikdyžsvyužívánímvlastníhoèasubezprostøednìsouvisejí,veskuteènostijde o metodyanástrojeøízenísebesama
1.1.2JAKPLÁNOVATSVOUÈINNOSTASTANOVOVAT JEJÍPRIORITY Øíditsebesamapøedpokládá plánovatsvouèinnost.Základemmetod,kterézvyšují pravdìpodobnost,ževytyèenýchcílùdosáhneme,jeèasovéplánovánísvéèinnosti astanovováníjejíchpriorit.
Nemáme-lialespoòrámcovýplánsvéèinnosti,budemesevelmipravdìpodobnì vìnovatèemukoli,cosenámnáhodouoctnenastole.Budemelpìtnaúkolech, kteréjsoupøíjemné,našeprioritybudousouèasnìdalekosnadnìjipodléhatpotøebámostatních.Aještìdùležitìjšímùžebýt,žesebudemezabývathlavnìproblémy, nikolipøíležitostmi.
Plánvlastníèinnosti,aťjiždennínebotýdenní,bymìlhlavnípozornostvìnovat dvìmaèitøemdùležitýmcílùm.Alespoòjedenznichbynáspøitommìlpøibližovat knašimdlouhodobým,nebodokonceceloživotnímcílùm.
Nepatøí-linašezamìstnáníktìm,ukterýchjemožnémítvlastníèinnostzcela podkontrolou,nemásmyslsièasovýplánèinnostipøipravovatpøílišdopodrobna.
Vyrušeníaneoèekávanéudálostibynámtotižvelmipravdìpodobnìjakýkolidetailníèasovýplánrychlenarušily,avdùsledkutohonásmožnáiodradilyoddalšího plánovánínašíèinnosti.
Èasovýplánèinnostípøestopotøebujeme.Klíèemkúspìšnémuplánování vlastníèinnostijevšakvtomtopøípadìplánovatèasvevìtšíchcelcích:rezervovatsi najedennebodvaskuteènìdùležitéúkolyvìtšíèasovébloky,stanovenénejlépena obdobínašínejvyššívýkonnosti,aponechatsidostateènémnožstvíèasuproúkoly nepøedvídatelnénebodruhoøadé.
Plánováníèinnostíjevhodnézaložitnadvouseznamechvyhotovenýchpro každýden,nejlépenajednomlistì.Najednéstranìtohotolistusiuvedemeúkoly naplánovanénaurèitýèas,napøíkladschùzeasetkání,nadruhoustranuúkoly, kterébychomchtìlibìhemdnevykonat,atovpoøadíodpovídajícímnašimprioritám.Proprácinatìchtoúkolechsipaknaplánujemeurèitýobjemèasu.
Významiúspìšnostplánováníèinnostíúzcesouvisísezpùsobem stavovánípriorit,tedyúkolùdùležitýchprodosaženínašichcílù.
18 JAKZVLÁDNOUT10NEJOBTÍŽNÌJŠÍCHSITUACÍMANAŽERA Tøimetodystanovovánípriorit Existujívzásadìtøizpùsoby,jak prioritníèinnosti stanovovat: nazákladìjejichèasovénaléhavosti; podledùležitosti; pomocípomìrumezijejichpøínosyaèasem,kterýjenanìtøebavynaložit.
Nevšechnyvšakvedoukestejnìdobrýmvýsledkùm.
Vìtšinalidísistanovujepriorityna základìèasovénaléhavosti.Plándenních nebotýdenníchúkolùstanovenýtímtozpùsobemzahrnujezpravidlaèinnosti,jejichžtermíndokonèenísekritickypøiblížil.Neberesezdeovšemohlednato,zda jsoudùležité,nebonikoli.Úkoly,kteréjsoudùležité,alekjejichždosaženínásbezprostøednìnicnetlaèí,odsouvátentozpùsobstanoveníprioritvìtšinouažnadruhou kolej.
Stanoveníprioritnazákladìèasovénaléhavostivedezpravidlaktomu,žeøada úkolùsemeziprioritydostáváažvokamžiku,kdyseèasnutnýkjejichvykonánínezadržitelnìblíží.Vtétochvílivšakjižmnohdynelzeúkolprovéstnatolikdùkladnì, jakbychomsipøáli;napøíkladproto,žejižneníèashledatpronìjodbornoupomoc. Povykonáníúkolusizpravidlaslíbíme,žepøíštìzaènemevpodobnésituacipracovat døíve.Budeme-livšakuplatòovatstejnýzpùsobvytyèovánípriorit,ješancenatuto zmìnupomìrnìmalá.
Ještìvážnìjšíproblémspojenýsestanovovánímprioritnazákladìèasovénaléhavostispoèívávtom,žeskuteènìdùležitéúkoly,kterénemajíjednoznaènýtermín,aježlzeprotodlouhodobìodkládat,nemusejíbýtdokonèenynikdy.Vìtšina skuteènìdùležitýchvìcítotižneníbezprostøednìèasovìurgentní.Zhlediskaefektivníhoøízenísebesamamávšaktatokategorieúkolùpodstatnìvìtšívýznam.
Vhodnìjšímzpùsobem stanovovánípriorit jeprotojejichurèování nazákladì dùležitosti.Èasovánaléhavostmùžezùstávatvýznamnýmkritériem,pøiplánování èinnostísevšakocitáažnadruhémmístì.
Použitítétometodypøedpokládá,žesepøisestavovánísvéhodenníhonebotýdenníhoplánuèinnostínachvílizamyslímenadseznamemsvýchdlouhodobých cílù.Jednotlivépoložkysvéhoèasovéhoplánupakzkoumámevesvìtletoho,zda anakolikpøispívajíkjejichdosažení.Je-liodpovìïkladná,mùžemesitytoúkoly oznaèithvìzdièkouavykonatjevpoøadíodpovídajícímbuïjejichèasovénaléhavosti,nebo pomìrumezijejichpøínosyavynaloženýmèasem. Tøetíkritériumstanovovánípriorit,pomìrmezipøínosyèinnostíavynaloženým èasem,berevúvahuskuteènost,žeurèitéúkolymùžebýtrozumnévykonatpøednostnìpøesto,žejsouménìvýznamnénežjinénebožepostrádajíjejichèasovou
naléhavost.Dùvodemje,žepøínosypramenícízjejichdokonèeníjsoupomìrnìvýznamné,zatímcomnožstvíèasupotøebnékjehovykonáníjejenmalé.
Našímnejdùležitìjšímúkolemdnemùžebýtnapøíkladpøípravaurèitézprávy. Tanámzaberevìtšinuèasu.Máme-livšaksouèasnìnìkolikmenšíchúkolù,které mùžemedelegovat,jezøejmìrozumnézadatjehned.Nìkolikminut,kterénámpøidìlenítìchtoúkolùpøedpøípravouzprávyzabere,poskytnetotižtìm,kteøíjebudouvykonávat,nìkolikhodinèasunavíc.
1.1.3JAKBOJOVATSESKLONEMKODKLÁDÁNÍ ANEROZHODNOSTI Nasklonkupracovníhodnesepravdìpodobnìnedostanemeažnakonecseznamu úkolù,kteréjsmesinadanýdenvytyèili.Tobynámvšakvìtšinounemìlodìlatstarosti.Pokudjsmesepøijehosestaveníøídilisvýmiprioritami,postupovalijsme efektivnì.
Pozornostbychomvšakmìlivìnovattomu,zdaurèitéúkolynekonèínakonci seznamuopakovanì.Pøesunujeme-litotižtrvaleurèitýúkolzdnešníhoseznamu èinnostínaseznamzítøejší,nemusítobýtvždyproto,žesejednáoúkolsnízkou prioritou.Mùžesejednatojeho odkládání.
Tendenceodkládatúkolydobudoucnavystupujevøadìpodobamùžemítivíce pøíèin.Vjejímpozadímùžestátlenostèilhostejnost,zapomnìtlivostipøepracování.Velmièastojevšakpøíèinoutohotojednáníurèitáemoce,zpravidlastrach. Mùžemítpodobuobavyzneúspìchu,odmítnutí,pocitutrapnostinebojenurèitéhonepøíjemnéhopocitu.
Sklonkodkládánídùležitých,avšaknepøíjemnýchúkolù,èastotakdlouho,jak tojemožné,vyžadujeokamžitéøešení.Patøítotižkchování,kteréosoby„efektivní“ a„neefektivní“výraznìodlišuje.
Existujítøihlavnízpùsoby,jakproblémodkládáníøešit: metoda„salámová“; metodabilanèní; metodarozvojenovýchzvyklostí.
První, „salámová“metoda,jezaloženanarozdìlenínepøíjemnéhoúkoludovìtšího poètuúkolùmalých,kteréjdezvládnousnadnoneborychle.Pøedpokládejmenapøíklad,žejiždelšídobuodkládámenepøíjemnýtelefonnírozhovor.Použitísalámovémetodymùževtomtopøípadìvypadattakto:
20 JAKZVLÁDNOUT10NEJOBTÍŽNÌJŠÍCHSITUACÍMANAŽERA Vyhledámetelefonníèísloazapíšemesiho.
Stanovímesièas,kdytelefonnírozhovorprovedeme.Stanovittentotermínokamžitìbymohlovyžadovatvícesílyvùle,nežmámekdispozici.Jeprotolepší, stanovíme-lisitermínkprovedenítelefonátupevnìnaurèitoudobuazaneseme sijejdosvéhodiáøe.
Rozhodnemese,cozamýšlímevtelefonátuuvést.
Provedemerozhovor.
Je-liúkolrozsáhlý,mùžebýtpoèet„plátkù“,dokterýchjejrozdìlíme,znaèný.Klíèemkúspìchujeuèinitkaždýzdílèíchúkolùvelmijednoduchý,abybylomožnéjej vykonatzanìkolikminut.Prvnímmalýmúkolemmùžepøitombýtnapsatsiseznammalýchkrokù,zekterýchsesplnìníúkolubudeskládat.
Bilanènímetodou oznaèujemepostupzaloženýnarozboru„pro“a„proti“vztahujícíchsekøešeníodkládanéhoúkolu.Postupovatmùžemenapøíkladtak,žesina levoustranupapíruzapíšemeseznamdùvodù,proèúkolodkládáme,anapravou všechnypøínosy,kterénámjehoprovedenípøinese.
Úèinekjeèastopøekvapující.Zatímconalevéstranìbudememítzpravidlajen jednunebodvìemocionálníbariéry(napøíkladžebyøešeníúkolumohlovéstknepøíjemnékonfrontaci),nastranìdruhénajdemedlouhýseznampozitiv.Prvým znichbudepocitúlevy,žemámenezbytný,byťnepøíjemnýúkolzasebou.
Tøetí,svoupodstatounejhlubšízpùsobøešenísklonukodkládání,jezaloženna zmìnìvlastníchzvyklostí.Odkládánísetotižjenzøídkavztahujekjedinému úkolu.Obyèejnìješirším,èastopevnìzakoøenìnýmzvykem.Dokážeme-litento zvykzmìnit,nebudemepøedchozímetodypotøebovat.
Aplikacemetodyzmìnyvlastníchzvyklostímùžepostupovatnapøíkladnásledujícímzpùsobem:
Sezmìnamiserozhodnemezaèítokamžitì. Podniknoutrychleprvníkrokjetotiž dùležité.Pøinuťmeseprotookamžitìprovéstjedenúkol,kterýjsmeodkládali. Nesnažmesevšakvykonatpøílišmnohonajednou.
Poèínajenásledujícímdnemzaènìmekaždýdentím,žeudìlámetunejménì pøíjemnouvìc,kterounasvémseznamuúkolùmáme. Nejménìpøíjemnou vìcímùžebýtvelmièastomalièkost,napøíkladomluva,kterousejiždlouho chystámeuèinit,rozhovorsespolupracovníkem,kterýjižnìkolikdníodkládáme, otravná,alenezbytnápráce,okteréjiždelšídobuvíme,žejimámeudìlat,apod. Tentojednoduchýpostupnámumožnípøedznamenatatmosféruceléhodne. Získámepocitpovznesenípramenícízvìdomítoho,žeikdyžnášpracovníden teprvezaèal,jižsenámpodaøilovypoøádatsesnejménìpøíjemnouvìcí,kterou jsmemìlitendenvykonat.
