EdiceManagementvinformaèníspoleènosti
Ediènírada:
Prof.Ing.JosefBasl,CSc.–VysokáškolaekonomickávPraze–pøedseda
Ing.KateøinaDrongová–GradaPublishing,a.s.–místopøedseda
Prof.Ing.JanEhleman,CSc.–TechnickáuniverzitaLiberec
Doc.RNDr.JosefHynek,MBA,Ph.D.–UniverzitaHradecKrálové
JUDr.MartinMaisner–kanceláøROWANLEGAL
Doc.Ing.KarolMatiaško,CSc.–ŽilinskáuniverzitavŽilinì
Prof.RNDr.JaroslavPokorný,CSc.–MFFUKvPraze
Doc.Ing.JanPour,CSc.–VŠEvPraze
Doc.Ing.KarelRichta,CSc.–FELÈVUTvPraze
Doc.Ing.PetrSodomka,Ph.D.–UTBveZlínì
Doc.Ing.MilenaTvrdíková,CSc.–VŠB-TUOstrava
Prof.Ing.IvanVrana,DrSc.–ÈeskázemìdìlskáuniverzitavPraze
Ing.RenátaKunstová,Ph.D.
Efektivnísprávadokumentù
ConabízíEnterpriseContentManagement
©GradaPublishing,a.s.,2009
CoverDesign©GradaPublishing,a.s.,2009
VydalaGradaPublishing,a.s.,UPrùhonu22,Praha7 tel.:+420234264401,fax:+420234264400, jakosvou3867.publikaci
Odbornárecenze: Prof.Ing.JanDohnal,CSc. Ing.VáclavDerfler
OdpovìdnáredaktorkaBc.KamilaNováková SazbaMilanVokál Poèetstran208
Prvnívydání,Praha2009
VytisklyTiskárnyHavlíèkùvBrod,a.s. Husovaulice1881,HavlíèkùvBrod
TatoknihavzniklazapodporygrantùGA201/08/0663aGA402/08/0529.
ISBN978-80-247-3257-2
1.1Vysvìtlenípojmu„správapodnikovéhoobsahu“
1.2HistorievývojeECM
1.3ProblémysouvisejícísECM
2.3ZaèlenìníECMdoaplikaèníarchitektury
2.4Životnícykluspodnikovéhoobsahu
3.1.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.1.3Oèekávanépøínosy
3.2Vytìžovánídat(DataCapture)
3.2.1Úèelkomponenty
3.2.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.2.3Oèekávanépøínosy
3.3Systémprosprávudokumentù(DocumentManagementSystem)
3.3.1Úèelkomponenty
3.3.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.3.3Oèekávanépøínosy
3.4Správazáznamù(RecordsManagement)
3.4.1Úèelkomponenty
3.4.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.4.3Oèekávanépøínosy
3.5Správaelektronicképošty(E-mailManagement)
3.5.1Úèelkomponenty
3.5.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.5.3Oèekávanépøínosy
3.6Archivace(Archiving) ................................73
3.6.1Úèelkomponenty
3.6.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.6.3Oèekávanépøínosy
3.7Automatizaceprocesù(Workflow)
3.7.1Úèelkomponenty
3.7.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.7.3Oèekávanépøínosy
3.7.4Spisováslužba
3.8Týmováspolupráce(Groupware)
3.8.1Úèelkomponenty
3.8.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.8.3Oèekávanépøínosy
3.9Správawebovéhoobsahu(WebContentManagement)
3.9.1Úèelkomponenty
3.9.2Hlavníprincipyazákladnífunkce
3.9.3Oèekávanépøínosy
3.10Správaznalostí(KnowledgeManagement)
3.11Správamultimediálníhoobsahu(DigitalAssetManagement)
ÈástII:PøístupykECMzhlediskalegislativy,standardùaøízení 4LegislativníaspektyECM
4.1Zahraniènílegislativa
5.1Standardyvztahujícísekekvalitìøízeníaslužeb
5.1.1NormyøadyISO9000
5.1.2NormaISO20000
5.2Standardyvztahujícísekesprávìzáznamùadokumentù
5.2.1NormyISO15489aISO23081
5.2.2DublinCore
5.2.3DoD5015.2
5.2.4MoReq
5.3Standardyvztahujícísekdigitálníarchivacidokumentù
5.3.1ReferenènímodelOAIS
5.3.2FormátsouborùPDF
5.4Standardyvztahujícísekmodelováníaautomatizaciprocesù
6.1.1Strategiedigitalizacelistinnýchdokumentù
6.1.2Strategiezavedenísprávyzáznamù
6.2SlužbyECM
6.2.1Nabídkaslužeb
6.2.2Výbìrslužeb
6.3.1AspektyvýbìruECMøešení
6.3.2Rizikaimplementace
6.4MìøeníefektivnostiECM
ÈástIII:SouèasnostabudoucnostECM
7.2Nabídkaproduktùnaèeskémtrhu
7.3Nabídkaslužebnaèeskémtrhu
7.4Nabídka„opensource“produktù
8.1Integracestrukturovanýchanestrukturovanýchdat
Oautorce
Ing.RenátaKunstová,Ph.D.
VystudovalaVysokouškoluekonomickouvPraze,kdedodnespùsobínakatedøeinformaèníchtechnologiíjakoodbornáasistentka. ZároveòjeexternílektorkounaVysokéškoleekonomieamanagementuvPraze.Vesvévìdeckéipedagogickéèinnostisezamìøuje naanalýzuanávrhinformaèníchsystémùanaoblastsprávypodnikovéhoobsahu.VrámcispoluprácesfirmouITG,s.r.o.,sevìnuje konzultaèníèinnostiproprùmyslovéaobchodnípodnikyaúøady státnísprávy.
Úvod
Váženýètenáøi,
držítevruceknihu,jejížnázev„Efektivnísprávadokumentù“zamìøujevašipozornostnadokumenty. Zábìrknihyjevšakmnohemširší.Jejímcílemjeporaditapomocipøiøešeníproblémùsouvisejících nejenomsdokumenty,aleise-maily,faxy,weby,archivyaøadoudalšíchzdrojùinformací,kteréjsou souhrnnìoznaèoványtermínem„podnikovýobsah“,cožvyjadøujepodtitulknihy„ConabízíEnterprise ContentManagement“.
Mítpøehledovšechinformaèníchzdrojíchaefektivnìjevyužívatnenípøisouèasnéexplozielektronickýchinformacíjednoduché.Aèkolivjsouorganizacevybavenykvalitnímiinformaènímisystémy, prùzkumyukazují,ževevyužitíinformaèníchtechnologiíprozpracování,publikováníavytìžováníinformacízpodnikovýchinformaèníchzdrojùmáøadaznichznaènérezervy.
Cílemknihyjepopularizovatproblematikusprávypodnikovéhoobsahu,pøiblížitjiširokéveøejnosti asouèasnìpublikovatnejnovìjšípoznatkyztétooblasti.Jepsánatak,abyjírozumìliitiètenáøi,kteøí sebìžnìinformaènímitechnologieminezabývají,alekteøísezajímajíojejichvyužitíprozlepšenícelkovévýkonnostiorganizace.
Knihajerozdìlenadotøíèástí(vizobr.0.1).Prvníèástètenáøeseznamujesvlastnípodstatousprávypodnikovéhoobsahu.Vycházízhistorickéhovývojetétooblasti,zabývásesložitostíjejíarchitekturyapodrobnìsevìnujecharakteristicejejíchjednotlivýchkomponent.Druháèástobsahujekapitoly, kterépøistupujíkesprávìpodnikovéhoobsahuzetøíúhlùpohledu–legislativy,standardùaøízení.
Tøetíèástsezabývásouèasnostíabudoucnostísprávypodnikovéhoobsahu,poskytujepøehled otrhuproduktùaslužebatrendy,kterétentotrhovlivòují.
Prorychlouorientaciazpøehlednìnítextujsouvknizepoužitypiktogramysnásledujícímvýznamem:
Cílkapitoly.
Definicetermínu.(Pokudneníuvedenojinak,jednáseodefiniceformulovanéautorkou.)
Pøíkladyzpraxe,doplòujícíinformace,pøípadovéstudie.
Shrnutíazávìry,kterézkapitolynebojejíèástivyplývají.
Knihajeurèenapøedevšímmanažerùmavedoucímpracovníkùmorganizacíjakéhokolivzamìøení avelikosti,aletaképøedstavitelùmorgánùveøejnésprávy.Osvìtlujeproblematikusprávypodnikového obsahuamožnosti,jaklzeprostøednictvíminformaèníchtechnologiíprácisinformaènímizdrojizefektivnit.Jepodporouprododavateleproduktù,poskytovateleslužebakonzultanty,kteøísetematikou správypodnikovéhoobsahuzabývají.Vneposledníøadìjeurèenastudentùminformatickýchoborù, kteøíchtìjíbýtvybaveniaktuálnímiznalostmiztétooblasti.
Knihabylazpracovánajakosouèástvýstupùgrantovýchprojektù:„Inovaceinformaèníchsystémù podporujícíkonkurenceschopnostpodnikù“registrovanéhouGrantovéagenturyÈeskérepublikypod evidenènímèíslemGA201/08/0663a„Modelovánípodnikovýchprocesù“registrovanéhouGAÈR podevidenènímèíslemGA402/08/0529.
Velicerádabychtoutocestoupodìkovalazacennérady,pøipomínkyanámìty,kterémiposkytli jakrecenzentiknihyprof.Ing.JanDohnal,CSc.,aIng.VáclavDerfler,takmojikolegovéprof.Ing.Jiøí Voøíšek,CSc.,adoc.Ing.JanPour,CSc.
ÈÁSTI:ZÁKLADNÍORIENTACEVOBLASTISPRÁVY
PODNIKOVÉHOOBSAHU
Správapodnikovéhoobsahu
HISTORIE
ARCHITEKTURA KOMPONENTY
ÈÁSTI.
1 Historiesprávypodnikovéhoobsahu
Dynamickývývojvoblastiinformaèníchakomunikaèníchtechnologiíumožnil,abyprostøednictvímvýpoèetnítechnikybyloprodukovánoadistribuovánopraktickynepøeberné množstvíinformací.Rùstkvantityinformacísevšakstávánatolikneúnosný,ževyžaduje, abysezmìnilakvalitajejichzpracování.Vyššíkvalituzpracováníinformacímohouposkytnoutaplikaceprosprávupodnikovéhoobsahuazmìnysouvisejícíchpodnikových procesù.
1.1 Vysvìtlenípojmu„správapodnikovéhoobsahu“
TermínEnterpriseContentManagement(ECM)zavedlaavymezilaspoleènostAIIM(TheAssociation forInformationandImageManagement),kterájecelosvìtovìuznávanouautoritouvtétooblasti.První definicebylapublikovánavroce2001,odtédobybylasicenìkolikrátupravena,alejejípodstatazùstávástálestejná.1
Správapodnikovéhoobsahu jsoustrategie,metodyanástrojesloužícíkzískání,øízení, uložení,zachováníadoruèeníobsahuadokumentùvztahujícíchsekprocesùmorganizace.ECMnástrojeastrategieumožòujíøízenínestrukturovanýchinformacíorganizace všude,kdetytoinformaceexistují.
Èeskýpøekladnázvu„EnterpriseContentManagement”na„správapodnikovéhoobsahu“možnáneznípøílišlíbivì,alejetøebarespektovat,žejeunásjižbìžnìužívánaževystihujepodstatuanglickéhooriginálu.Jednotliváslovavtermínujemožnéinterpretovattakto:
Management/správa–apelujenaøízení,evokujesnahu„mítpodkontrolou“,„efektivnìvyužívat“, Enterprise/podnikový–zdùrazòujecelosystémovýcharakterøešení, Content/obsah–zahrnujevšechnyinformaènízdroje,kterésevorganizacinacházejí,bezohledu najejichformu(elektronickou,listinnou)aformát(text,obraz,zvukapod.).
Nabízíseotázka,proènenahraditslovo„obsah“,kteréjevtomtokontextunezvyklepoužito,bìžnìjšímslovem„dokument“.Jepravda,žezákonoarchivnictvívymezujedokument[Zákon,499/2004, §2bodd)]jako„každýpísemný,obrazový,zvukový,elektronickýnebojinýzáznam,aťjižvpodobì
1 OficiálnídefinicejeuvedenanastránkáchspoleènostiAIIM: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx#[cit.9.3.2009]
analogovéèidigitální,kterývzniklzèinnostipùvodce“,alemálokomusepøivyslovenítohotoslova asociativnìvybavínìcojinéhonežsvazekpapírùèitextnapsanývtextovémeditoruauloženýveformìsouboru.Aniprozvukováèiobrazovádatasetermíndokumentbìžnìneužívá.Vzhledemktìmto zažitýmpodvìdomýmasociacímbyslovo„dokument“byloveliceomezující.Slovo„obsah“,kteréje vtomtokontextupoužito,pokrýváinformaènívlastnictví,ježorganizacemá.Jetoslovoobecnìjšího charakteru,kterézdùrazòujedùležitostinformací,nikolivjejichformu.
Zhlediskapoèítaèovéhozpracováníjerozhodující,zdajsouinformacedostupnévlistinnéèielektronickéformì.Sèímsiodedávnaumívýpoèetnítechnikadobøeporadit,jsouinformace,kterémají strukturu.Informacejevytváøenadatyavýznamem,kterýjetìmtodatùmpøiøazen.Napø.nikomunic neøekneèíslo1990,kdyžsezároveònedozví,žejetopopisnéèíslodomu,telefonnílinkaèiroknarozenídcery.Pøihovorunebovtextujevýznamdatdánkontextem,vekterémjsoudatasdìlena(napø. „Zavolejminalinku “).Pøipoèítaèovémzpracováníjevýznamdatdánstrukturou,dokteréjsoudata uloženaakterájepopsána.Tatodatajsouoznaèovánajakostrukturovanáajejichpoèítaèovézpracováníjepodporovánoširokouškálouaplikací.
Vorganizacíchsevšaknacházíještìvìtšímnožstvíinformacíostatních,tj.takzvanìnestrukturovaných.2 Nìkteréjsouvelektronickéformì(napø.texty,tabulky,prezentace,obrázky,fotografie) ajinépouzenapapíøe.Správapodnikovéhoobsahusezamìøujeprávìnatytoinformace,kteréjsou, stejnìtakjakostrukturovanádata,proexistenciorganizacenepostradatelné,alekteré,narozdílod vìtšinystrukturovanýchdat,nejsouprimárnìzpracováványaplikacemitransakèníhocharakteru(tj.bìžnýmipodnikovýmiaplikacemi,jakojenapø.úèetnictví,správamajetku,personalistika,logistikaatp.).
Obr.1.1 Typydokumentùdlejejichstruktury
Nicménìivezdánlivìnestrukturovanýchdokumentechjemožnénìjakoustrukturuzachytit–vizobr. 1.1.Vpraxisetotižbìžnìsetkávámesøadouformuláøù,cožjevlastnìstrukturovanýdokument,kde
2 Vbìžnéorganizacijepouzeasi20%datvestrukturovanéformìa80%vnestrukturovanéformì–totoprocentnírozdìlenístrukturovanýchanestrukturovanýchdatjeuvedenonapø.v: IBMDigitalAssetManagement [IBM,2005,str.2], Content´sValueEhnahced [Marlin,2005,str.3], ImplementacesystémuproDocumentManagement [Kubát,Votruba,2004, str.29], I´mFromECM,You´reFromBPM [AIIM,2004,str.2].
jsoudatalogickyuspoøádánavestruktuøejednotlivýchdatovýchpoložekpodleurèitéhosystému (napø.formuláødaòovéhopøiznání).Alesetkávámeseisdokumentypolostrukturovanými,kdydokumentobsahujekombinacistrukturovanýchanestrukturovanýchdat(typickýmpolostrukturovaným dokumentemjezprávaelektronicképošty).Nestrukturovanýdokumentjetedyten,jehožobsahnení možnévícestrukturovat(napø.volnýtext,obrázek,graf)ajeuchovávánveformìjednohocelku.Existujívšakaplikace,kteréumožòujítytosouboryurèitýmzpùsobempopsat,charakterizovat,tj.opatøitje takzvanýmimetadatyatatometadatapakvyužívatprozefektivnìníprácesesoubory.
Metadata jsoudataodatech.Jsoutodata(atributy,vlastnosti),kteráposkytujídalšíinformaceodatechvlastních.Vztahujísekobsahu,kontextu,formì,typudatatp.
Zuvedenéhovyplývá,žedìlatostrouhranicimezistrukturovanýmianestrukturovanýmidatyapodle tohorozdìlovatpodnikovéaplikacenenímožnéaanisprávné.Napø.vrámciaplikaceproøízenívztahù sezákazníkymùžebýtkromìstrukturovanýchdatozákazníkoviuloženizáznamrozhovoruèipøipojenanìkolikastránkovásmlouva(typickánestrukturovanádata),naopakpøidigitalizacilistinnýchformuláøùmohoubýtztìchtoformuláøùvytìženadata,kterábudouuloženadorelaènídatabázeadále zpracovávánajižjakodatastrukturovaná.
Pokudsevrátímektermínu„správapodnikovéhoobsahu“,takjezøejmé,žeslovem„obsah“serozumípøedevšímvšechnyformynestrukturovanýchdat,aležestrukturovanádataztohonelzezcela vylouèit.
Prodokreslenípøedstavy,co„správapodnikovéhoobsahu“znamená,jsouuvedenyzjinýchzdrojù ještìtøidalšícharakteristiky:
„Správapodnikovéhoobsahuposkytujebezpeènýpøístup,uložení,zveøejnìníaarchivacivelkého množstvípodnikovéhoobsahu.Umožòujeorganizacímøíditprocesy,kterébudouzpracovávatrùznétypyobsahu,asledovatakontrolovatzmìnyobsahu.“[Jenkins,2005,str.20]
„Správapodnikovéhoobsahuješiroceuznávanýinformatickýtermínproprogramovétechnologie, kteréumožòujíorganizacímvytváøet/zachytit,øídit/zabezpeèit,uložit/uchovat/znièit,zveøejnit/distribuovat,vyhledávat,personifikovat,prezentovat/zobrazit/tisknoutdigitálníobsah,jakojsoukresby/obrazy,text,záznamy,video,zvuk,transakènídata,seznamy,kódy.Tytosystémyjsouprimárnì zamìøenynazískání,uložení,zpøístupnìníarozšiøovánídigitálníchsouborùproužitívpodniku aproøízeníjejichživotníhocyklu.“[Rockley,2003,str.329]
„Správapodnikovéhoobsahuseskládázaplikaceprosprávuwebuadalšíchnástrojù,kteréumožòujíspravovatpodnikovéinformacevširšímrozsahu,vìtšinousejednáoaplikaceprosprávudokumentù,správuzáznamù,správumultimediálníchzdrojùapropodporukomunikaceaspolupráce.“ [Robertson,2004,str.1]
Zuvedenýchcharakteristiksprávypodnikovéhoobsahu(prozpøehlednìnídalšíhotextubudepoužívánazkratkaECM)vyplývá,žesejednáoøadutechnologiísloužícíchkezpracovánípodnikovéhoobsahuvprùbìhujehoceléhoživotníhocyklu(blíževizkapitola2).Podnikovýmobsahemserozumíjak listinné,takelektronickédokumentyadalšítypypøedevšímnestrukturovanýchinformací,kterétvoøí nehmotnýmajetekspoleènosti.
1.2 HistorievývojeECM
PøibádánívhistoriiECMmusímejítmnohemdáldominulosti,nežjedatovánvzniktohototermínu. Zaèítmùžemejižnapøelomuosmdesátýchletminuléhostoletí,kdybylypoužíványprvnístrojepro zpracovánítextù.Kjednomupoèítaèibylopøipojenonìkolikterminálùsespeciálníklávesnicí,která umožòovalajakpsáttext,takhoupravovatprostøednictvímfunkèníchkláves.Tytoklávesynahrazovaly to,cojepronásdnessamozøejmousouèástívšechaplikací–menusnabídkoujednotlivýchfunkcí.
Atakbychommohlipostupovatdálasledovathistoriiminiaturizace,kterávedlakevznikuminipoèítaèùapozdìjiosobníchpoèítaèù,ažpojejichpropojenídopoèítaèovýchsítíavznikuinternetu.Za novinkamivoblastitechnickéhovybavenívždynásledovalynovinkyvoblastiprogramovéhovybavení, takžemístovelkéhostrojeurèenéhovýhradnìnazpracovánítextùdnesmámenaosobníchpoèítaèích,jakojednuzmnohadalšíchaplikací,textovýeditor.
Možnostzpracovávattextová,tudížnestrukturovanádataprostøednictvímvýpoèetnítechnikybyla nutná,nikolivpostaèujícípodmínkazroduECM.PoèátekhistorieECMjemožnédatovatobdobím, kdyorganizacezaèalydigitalizovatlistinnédokumentyscílempøenéstjedoinformaèníhosystému aøíditjejichdalšízpracování.Jednaloseostrategickérozhodnutí,kterézmìnilopøístupkøízenípodnikovýchinformací.
Nato,žeinformacemajíhodnotukapitálu,upozornilv90.letechminuléhostoletízakladatelmoderníhomanagementupanPeterFerdinandDrucker,kterývesvéknize Postkapitalistickáspoleènost [Drucker,1993,str.13]mj.uvedl,že:„Skuteènýmaurèujícímzdrojemazcelarozhodujícím,faktorem výroby‘dnesneníanikapitál,anipùda,anipráce.Jsoujímznalosti,vìdomosti,informace.“Význam informacíprokonkurenceschopnostorganizacíbylstáleposilovánavedlažkpojmenovánísouèasnéhopodnikatelskéhoprostøedítermínem„informaèníspoleènost“.Stáleplatí,žejakvèasné,pøesné, úplnéaaktuálníinformacemámanažerpøisvémrozhodováníkdispozici,takkvalitnímùžebýtjeho rozhodování.
Prozkoumáme-lizpìtnìhistoriivývojeinformaèníchsystémùainformaèníchakomunikaèníchtechnologií(dálebudeužívánazkratkaIS/ICT),shledámeanalogiimezivývojemaplikacíprozpracování strukturovanýchdatsvývojemaplikacíprozpracovánínestrukturovanýchdat.
Proprvnípoèítaèovéaplikacebylotypické,žekaždázpracovávalavlastnísoubordat.Teprvevznik databázovýchsystémù,napøelomusedmdesátýchletminuléhostoletí,vedlktomu,žedošlokoddìlení datodjejichzpracování.Aplikacezaèalysdíletspoleènoudatovouzákladnu,èímžseminimalizovaly duplicityvdatechatakéchybyplynoucízužitínepøesnýchaneaktuálníchdat.NapøelomudevadesátýchletdošlokintegraciaplikacídopodnikovýchsystémùoznaèovanýchzkratkouERP(Enterprise ResourcePlanning).Vrámcitìchtosystémùbylyintegroványzákladnípodnikovéaplikacejakojsou finance,úèetnictví,výroba,prodej,personalistika,zásoby,sklady,logistikaatp.Celistvosttìchtosystémùseprojevilanejenomvevyužíváníspoleènédatovézákladny,aleivintegracipodnikovýchprocesù,kterésezpracovánímtìchtostrukturovanýchdatsouvisí.
Podívejmesenynínavývojvoblastizpracovánínestrukturovanýchdat.Jakmiletotechnicképrostøedkyumožnily,vývojaplikacíprozpracovánínestrukturovanýchdatnasebenedaldlouhoèekat. Vosmdesátýchletechvzniklyprvníaplikacenazpracovánítextùatvorbutabulek.Každýuživatelsi zpracovávalaudržovalsvésouborydat.Kintegracidatovézákladnyvoblastinestrukturovanýchdat
došlovokamžiku,kdyorganizacezaèalypoužívatsystémyprosprávudokumentùposkytujícíjednotné aøízenéúložištìtìchtodat.Analogiisintegracíaplikacívoblastistrukturovanýchdatmùžemespatøovatvevznikuaplikacíproautomatizovanýobìhdokumentù,tzv.workflow(blíževizkapitola3.7),které serozšíøilyzaèátkemdevadesátýchlet.
Vývojvoblastechzpracovánístrukturovanýchanestrukturovanýchdatnaznaèuje,žesetytodvì oblastistálevícesbližují.Posledníuvedenáetapa–automatizacepodnikovýchprocesù–jejižpouze krùèkemodparalelníhozpracovánístrukturovanýchanestrukturovanýchdatvrámcièinnostípodnikovýchprocesù.Uobouoblastíjsmesedostalipøesintegracidatovézákladnyaprovázáníaplikací kjejichzastøešeníkomplexnímsystémem.ProoblastnestrukturovanýchdatjetímtokomplexnímsystémemECM.
Naobr.1.2jeschematickyzachycenjedenzøadypøíkladùmožnéhopropojenísystémù ERPaECM:informacezdokumentù(faktury,objednávky,dodacílistyatp.)došlýchdo organizacejsouukládánynejendoERPsystémukobvyklémutransakènímuzpracování, alezároveòjsouuloženyvelektronicképodobìdoECMsystému.Dokumentybuï velektronicképodobìorganizacejižobdrží,nebodojdekjejichnaskenováníadalšímu zpracováníveformìimage(obrazu)dokumentu.
KontrolasprávnostidošlýchdokumentùprobìhnevECMsystému.Uloženímdaného typudokumentudoECMjeautomatickyspuštìnpøíslušnýprocesjehozpracování(tj. workflowvrámciECM).Vpøípadì,žetentoprocesskonèípozitivnì(dokumentjevpoøádku),jeiniciovánprocesvERPsystému(tj.workflowERP)realizujícízpracováníobsahu dokumentuvtransakènímsystému.Vprùbìhutohotoprocesumajíodpovìdnípracovníci kromìzpracovávanýchdatkdykolivkdispoziciielektronickoupodobudošléhodokumentu.Vpøípadì,žedokumentneobsahujevšechnypožadovanénáležitosti,jevrácenodesílateli(dodavateli,zákazníkovi…)aERPprocesneníspuštìn.Pokudsenapø.naúèetní oddìleníobrátídodavatelsdotazem,zdajiždošlajehofakturaapokudano,kdybude proplacena,mùžedostattøebatakovoutoodpovìï:„Fakturabylapøijata(jezaevidována vERPsystému),alenebylopovolenojejízpracování,protožeobsahovalachybuXY abylazaslánazpìtkopravìdne…“(TytoinformaceúèetnísnadnozjistízECMsystému–obvyklekliknutímnatlaèítkotypu„Zobrazzdrojovýdokumentktìmtodatùm“.)
PozpracováníprocesuvERPsystémujsouanalytikùm,marketingovýmpracovníkùm, vrcholovémumanagementuatp.kdykolivkdispozicijakstrukturovanádata,takdokumenty,zekterýchbylatatodataèerpána.PropojenímECMaERPsystémujeumožnìn pøístupjakkpotøebnýmtransakènímdatùm,takksouvisejícímdokumentùm.
DOKUMENTY
STRUKTUROVANÁ DATA
ERPWORKFLOW
ERP
ZPRACOVÁNÍ
ZPRACOVÁNÍ
PROHLÍŽENÍ ANALÝZY DOTAZYZÁKAZNÍKA…
NESTRUKTUROVANÁ DATA
ECM ECMWORKFLOW
Obr.1.2 Integracezpracovánínestrukturovanýchastrukturovanýchdat
JaktedyECMhistorickyvznikalo?Prvníaplikace,kteréjsounynízaøazoványdosystémuECM,se objevilyvpolovinìosmdesátýchlet.Bylyzamìøenynadigitalizacidokumentù(Imaging)ajejich následnouintegracidodatovýchzdrojùinformaèníhosystému.Srozvojempoèítaèovýchsítíserozšíøilymožnostikomunikaceazvýšilasepotøebasdílenínestrukturovanýchdatovýchzdrojù.Objevilyse protoprvníaplikaceprovýmìnuzpráv(elektronickápošta)aaplikaceprosdíleníasprávudokumentù (DocumentManagementSystem).
Hitemdevadesátýchletbyloworkflow,aplikaceumožòujícíautomatizacipodnikovýchprocesù. Prototoobdobíjetypickásílícíintegraceaplikací(mj.jižzmiòovanývznikERP),kteráseprojevuje irozšiøovánímfunkcionalitystávajícíchproduktù.Napø.elektronickápošta,umožòujícíkomunikaci uživatelù,bylarozšíøenaofunkcionalitupodporujícíkooperaciuživatelùakoordinacijejichèinností. (TytoaplikacepropodporutýmovéspoluprácejsounyníznámypodtermínemGroupware.)Aplikace pùvodnìzamìøenénadigitalizacidokumentùbylyèastorozšíøenyomodulprojejichsdíleníanaopak,aplikaceprosprávudokumentùbylyrozšíøenyofunkcionalituzajišťujícízpracovánískenovanýchdokumentùaèastoifunkcionalituproøízeníjejichautomatizovanéhoobìhu.
Enormnínárùstelektronickýchdokumentùvedlkmyšlenkámojejichelektronickéarchivaci,atak vzniklyprvníarchivaènísystémy,souèasnìbylyzdokonaloványtechnologieprofulltextovévyhledávání,rozpoznáváníznaèek,èárovýchkódù,tištìnéhoipsanéhopísma.
Datovézdrojesealedálerozrùstaly,atojakoúložištìwebovýchdat,takoúložištìmultimediálních dat.Prosprávutìchtodatovýchzdrojùvzniklyspeciálníaplikace(WebContentManagement,Digital AssetManagement).Zmìnyvlegislativìpodpoøilyvznikaplikacíprosprávuarchiválií,správuzáznamù asprávupodnikovýche-mailù(ArchiveManagement,RecordsManagementSystem,E-mailManagement).
Adalobysepokraèovat.Spøibývajícímiaplikacemibylijejichvýrobcitlaèenidoposkytovánístále komplexnìjšíchøešení,prokterávroce2001zavedlaspoleènostAIIMoznaèení EnterpriseContent Management [AIIM,2004,str.2].Dodnespøibývajínovéaplikaceatechnologie,kterézkvalitòují zpracovánínestrukturovanýchdatajsouzahrnovány„podzastøešující“termín ECM.
ECM
Správazáznamù
Správae-mailù
Správamultimédií
Správaznalostí
Správawebu
Archivace
Automatizaceprocesù
Týmováspolupráce
Správadokumentù
Digitalizacedokumentù,vytìžovánídat
Obr.1.3 HistorievznikuECM
ECM(vizobr.1.3)jetvoøenosoustavourelativnìsamostatných,alevzájemnìpropojenýchaplikací asnimisouvisejícíchtechnickýchprostøedkù.Jetostavebnice,kterámusívesvémvýsledkuconejlépe pøispívatkpodpoøepodnikovýchprocesùatímikplnìnístrategickýchcílù.Ztìchtoprincipùjetøeba vycházetpøikombinaciaplikacíatechnologií,kterýmimábýtECMvdanéorganizacirealizováno.ØešeníECMmusíkorespondovatsmožnostmiapotøebamiorganizace,ajeprotovždyjedineènouaoriginálnízáležitostí.
Vodbornýchèláncíchsesetkávámesøadouodlišnýchnázorùnato,kteréaplikaceECM tvoøí.Napø.vencyklopediiBrainyjeuvedeno,žetradiènímiaplikaènímioblastmiECM jsou:
DocumentManagement, Collaboration/Groupware, WebContentManagement, RecordsManagement/ArchiveManagement, Workflow/BusinessProcessManagement.
ProfesorR.J.Glushko3,kterýjezakladatelemazároveòvedoucímpracovníkemvýzkumnì-vzdìlávacíhocentrasnázvem„CenterforDocumentEngineering“pøiUniversityofCalifornia,nakterérovnìžpøednáší,vymezujeECMjakosystémzastøešujícítytodisciplíny:
DocumentManagement, WebContentManagement, DigitalAssetManagement, E-mailManagement, RecordsManagement, ReportManagement, CollaborationTools.
Užjenomztìchtodvouukázekjezøejmé,jakrùznorodémùžebýtsloženíECMajakpestrémohoubýtnázvyaplikací.Blížesektétoproblematicevrátímevkapitole2.
1.3
ProblémysouvisejícísECM
Prùzkumyprokázaly,žeorganizacejsoukvalitnìvybavenyširokouškálouaplikacíanástrojùnazpracovánístrukturovanýchdat.Aèkolivjeobjemtìchtodatvýraznìmenšínežobjemnestrukturovaných dat,takseorganizacezlepšenímmanipulacesdokumentyèipracíseznalostminikteraknezabývají. Vpraxisebìžnìsetkávámesesituacemi,kdyzamìstnanecnemápøehledotom,kteréinformaèní zdrojejsouvorganizacikdispozici,kdejsoudokumentypublikovány,zdaknimmápøístupovápráva amùžejezískatvokamžiku,kdyjepotøebujeatp.
Centrálnídatabázestrukturovanýchdatserozvíjejíazdokonalujíjižnìkolikdesetiletíaproorganizacejsoupraktickysamozøejmostí.Narozdílodtohojesjednocenéúložištìelektronickýchdokumentù vorganizacíchvzácností.
3 Vizosobnístránkynaadresehttp://www.sims.berkeley.edu/~glushko
Pokudjsounapø.elektronickédokumentypoorganizaciroztroušeny,dostèastokoncovýuživatel rozhodujeotom,kterédokumentyuchová,kamjeuložíèizkopíruje,bude-lijesnìkýmsdílet,komuje poskytneakdyjesmaže.Jestližedokumenty,kterébymohlybýtpøedmìtemsoudníchsporù,ležíneøízenymimoinformaènísystém,vystavujeseorganizacevýznamnémuriziku.
Vnásledujícímtextujeuvedenonìkolikdalšíchpøíkladù,sjakýmiproblémyseorganizaceobvykle potýkají–napø.pøipøijímáníazpracovánílistinnýchdokumentùajejicharchivaci,pøisnazeøešitsdílenídokumentùprostøednictvímsdílenýchadresáøùèipøiopomíjenídokumentùveformìe-mailù.
Listinnédokumenty
Listinnédokumentyjsoutradièníastálepøetrvávajícíformoupøedáváníinformací,pøestožesnimi èastosouvisínásledujícíproblémy:
Pøijatélistinnédokumentymusíbýtzaznamenánydopodacíhodeníkuadlezákonaoarchivnictví [Zákon,499/2004,§2odst.8]od1.1.2006zároveòvrejstøíku.Rejstøíkjeevidenènípomùckakvyhledávánídokumentuvpodacímdeníku.Pøesahuje-liprùmìrnýpoèetdokumentùevidovaných vpodacímdeníkuzaposledních5letvjednomroceèíslo3000,musísevéstvždyjakrejstøíkjmenný,takrejstøíkvìcný.Dalšídruhyrejstøíkùmohoubýtzaloženypodlecharakteru,obsahuaèetnosti evidovanýchdokumentù.Rejstøíkjevedenvevázanéknize,veformìkartotékynebovdigitálnípodobìsmožnostítisku.Provelkéobjemypøijímanýchdokumentùjeruènívedenírejstøíkuneefektivní. Dobamezipøijetímdokumentuajehopøevzetímzodpovìdnouosoboujedlouhá.
Pøedávánílistinnýchdokumentù,schvalovacíprocesyapod.jsoupomalé.
Prùbìhzpracovánídokumentujeneprùkaznýproauditníkontrolu. Mohouexistovatneevidovanékopiedokumentù.
Archivacedokumentù
Archivovatvybranédokumentyjsouorganizacepovinnyzezákona.Kobecnýmproblémùmarchivace dokumentùvlistinnépodobìpatøínásledující:
archivylistinnýchdokumentùzabírajívelképrostory, majíspecificképožadavkynavnitøníprostøedí(stálostteploty,vlhkost), musísplòovatpožadavkynazajištìníbezpeènosti(fyzickézabezpeèenípøedpøístupemneoprávnìnýchosob,ochranapøedživelnípohromou–požár,povodeòapod.), vyhledáníkonkrétníhodokumentutrvánìkolikminut(pøišpatnìorganizovanémarchivuihodin), propracovníkyzevzdálenéhomístajearchivvokamžikupotøebynedostupný(týkásenapø.poboèek,aleipracovníkùnaslužebníchcestách), nutnostsouèasnéhopøístupunìkolikauživatelùkestejnýmarchivnímdokumentùmvedektomu, žesiuživatelédokumentykopírují,cožjednakznamenádalšínákladyazároveòsezvyšujeriziko zneužitídokumentù,
