Issuu

Vnútropodnikové smernice úvod

obsah

Systém riadenia každého podniku je kodifikovaný sústavou legislatívnych, organizačných, riadiacich, metodických a informačných noriem. Ich účelom je určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, definovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v podniku. Preto je nevyhnutnosťou, aby podnikateľské subjekty vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na konkrétne podmienky podniku. Je potrebné pritom dbať na to, aby predpisy boli záväzné pre všetkých zamestnancov podniku, prípadne pre cieľovú skupinu zamestnancov, ktorých sa týkajú. Ich nedodržiavanie môže byť klasifikované ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Zákonníka práce a pracovného poriadku.

1. Spôsob spracovávania vnútropodnikových smerníc . . . . . . . . . . . . . . 2

Interné (vnútropodnikové alebo vnútro firemné) predpisy možno definovať ako písomné normatívne akty. Vnútropodnikové predpisy možno členiť podľa toho, akej činnosti sa dotýkajú, či majú dlhodobý charakter a podobne. V publikácii poukazujeme na všeobecnú potrebu vnútropodnikových smerníc v každom podniku a približujeme základnú metodiku tvorby vnútropodnikových predpisov. Súčasne sú tu stručne charakterizované a vzorovo uvedené smernice, ktorých vypracovanie je pre podnik záväzné v zmysle platných právnych predpisov. Aj keď nie je možné priniesť komplexný rozsah interných noriem nevyhnutných či odporúčaných pre podnikateľskú prax, spolu s komentárom Vám môžeme pomôcť pri prenášaní jeho predstáv do vlastných noriem interného riadenia podniku.

Ing. Dušan Dobšovič

1.1 Účel spracovávania interných predpisov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2 Rozdelenie interných predpisov . . . . . 2 1.3 Metodika pre tvorbu vnútropodnikových predpisov . . . . . . . 4

2. Pracovnoprávne vnútropodnikové predpisy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 2.1 Pracovný poriadok . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 2.2 Mzdový poriadok . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 2.3 Pracovné cesty a cestovné náhrady . . 77 2.4 Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 2.5 Sociálna politika . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

3. Účtovné smernice . . . . . . . . . . . .149 Ing. Ľudmila Novotná

3.1 Interná smernica pre systém vedenia účtovníctva . . . . . . . . . . . . . . 152 3.2 Registratúrny plán . . . . . . . . . . . . . . . . 172 3.3 Smernica pre obeh účtovných dokladov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 3.4 Smernica pre vykonávanie inventarizácie majetku a záväzkov . 220 Interná smernica pre vykonanie inventarizácie pokladne . . . . . . . . . . . 241 Interná smernica pre účtovanie zásob . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Interná smernica pre vedenie pokladnice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

Spôsob spracovávania vnútropodnikových smerníc Ing. Dušan Dobšovič

1.1 Účel spracovávania interných predpisov Sústava legislatívnych, organizačných, riadiacich, metodických a informačných noriem, príp. ďalších druhov pravidiel a nástrojov riadenia je základom systému riadenia každého podniku. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotnú a záväznú štruktúru základných pravidiel rôzneho charakteru podľa potrieb podniku, deﬁnovať metódy, spôsoby, prostriedky a postupy rôznych činností vyskytujúcich sa v podniku. Vzhľadom na rôznorodosť podnikateľských aktivít a s tým súvisiace špeciﬁcké problémy, je nevyhnutnosťou, aby podnikateľské subjekty vypracovávali vlastné vnútropodnikové smernice, ktorými upravia všeobecné právne predpisy na konkrétne podmienky podniku. Všetky predpisy sú súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému podniku a z hľadiska legislatívneho možno konštatovať, že slúžia aj ako podpora pre správne, úplné a preukazné zobrazenie niektorých skutočností v účtovníctve.

Tvorba niektorých takýchto smerníc vyplýva priamo zo všeobecne záväzných právnych predpisov, tvorbu iných si vyžaduje samotná prax a ich tvorba závisí od rozhodnutia manažmentu podniku. Pri aplikácii vnútropodnikových smerníc je potrebné dbať o to, aby predpisy boli záväzné pre všetkých zamestnancov podniku, príp. pre skupinu zamestnancov, ktorých sa týka. Ich nedodržiavanie môže byť klasiﬁkované ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami v zmysle Zákonníka práce a Pracovného poriadku, príp. s následkami individuálne deﬁnovanými priamo v konkrétnom predpise. Nutnosť mať vypracované interné smernice však súvisí nielen s potrebami internej či externej kontroly vykonávanej v podniku pre interné riadiace účely, ale aj s potrebami externej kontroly zo strany audítorov, či s potrebami externej kontroly zo strany štátnych orgánov (kontroly správcu dane, kontroly inšpektorátov práce, a pod.).

1.2 Rozdelenie interných predpisov Vnútropodnikové (interné) predpisy možno teda definovať ako písomné normatívne akty, ktoré usmerňujú konkrétne činnosti 2

v podniku, a to tak pravidelne opakujúcich alebo týkajúcich sa určitej jednorazovej, neopakujúcej sa skutočnosti. Takéto vnútro-

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

podnikové predpisy možno členiť práve podľa toho, akej činnosti sa dotýkajú, či majú dlhodobý charakter, či ide o jednorazové záležitosti a pod. V zmysle uvedeného možno vnútropodnikové predpisy rozčleniť na poriadky, smernice, metodické pokyny, rozhodnutia, opatrenia, príkazy, oznámenia, obežníky. Účelom vydávania takýchto interných predpisov v podniku je predovšetkým určiť jednotný a záväzný postup pre tvorbu, schvaľovanie, vydávanie, distribúciu a aktualizáciu interných normatívnych aktov.

Základné legislatívne normy Medzi základné legislatívne normy možno zaradiť dokumentáciu, ktorá je potrebná najmä z pohľadu vzniku a právnej existencie podniku. Ide o dokumentáciu, ktorá je spracovávaná v súlade s Obchodným zákonníkom, resp. osobitnými právnymi predpismi. Je diskutabilné, či ich zaradiť medzi vnútropodnikové predpisy, no keďže neriešia iba právnu stránku existencie podniku, ale môžu mať zásadný dopad aj na každodennú organizačnú a riadiacu prácu v podniku, použitie pojmu „vnútropodnikový predpis“ je na mieste aj v týchto prípadoch. Patrí sem najmä: z spoločenská zmluva, pokiaľ ide o verejnú obchodnú spoločnosť a komanditnú spoločnosť, z spoločenská zmluva alebo zakladateľská listina, pokiaľ ide o spoločnosť s ručením obmedzeným, z zakladateľská zmluva alebo zakladateľská listina, notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia alebo rozhodnutie zakladateľov o založení, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť, z notárska zápisnica o konaní ustanovujúceho valného zhromaždenia a založení družstva,

stanovy, pokiaľ ide o akciovú spoločnosť (povinnosť vydania), spoločnosť s ručením obmedzeným (možnosť vydania stanov) a družstvo (povinnosť vydania), iné listiny upravujúce založenie iných právnických osôb podľa osobitných predpisov.

Z týchto dokumentov sú aj napr. pre účtovníctvo dôležité údaje o výške základného imania a jeho splatenej časti ku dňu vzniku spoločnosti, údaje o výške vkladov každého spoločníka a lehoty splácania pohľadávok za upísané základné imanie, údaje o zvýšení resp. znížení základného imania, údaje o rozdelení základného imania na podiely alebo na akcie, informácie o štatutárnych orgánoch spoločnosti, o podpisových vzoroch osôb majúcich právo konať v mene spoločnosti, o predmete činnosti a členení vnútorných organizačných jednotiek, a pod.

Základné organizačné normy Základné organizačné normy riešia vzťahy dlhodobého charakteru, určujú pravidlá a zásady riadenia, prípadne metodiku činností v riadení. Zaraďujeme sem najmä Organizačný poriadok, Pracovný poriadok, či rôzne organizačné štatúty, ktoré s cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad systému riadenia vo vnútri podniku ustanovujú základnú pôsobnosť, kompetencie, vzájomné vzťahy, ako aj formy, metódy a nástroje riadenia vnútroorganizačných a ekonomických jednotiek podniku. Prehľadná schéma vnútorného členenia účtovnej jednotky, so súčasným vymedzením právomoci a zodpovednosti za jednotlivé oblasti, je nevyhnutná pre efektívne riadenie a organizáciu v spoločnosti. Mala by byť spracovaná v prehľadnej schéme s popisom jednotlivých útvarov (organizačných zložiek). Na organiVnú t r op od ni kové s me r ni ce

začnú schému má potom bezprostredne nadväzovať obeh účtovných dokladov. Vnútropodniková štruktúra má vplyv aj na spôsob vedenia vnútropodnikového účtovníctva, ktorému musí byť prispôsobený účtový rozvrh spoločnosti. Účtovná jednotka si môže zvoliť účtovanie buď v samostatných účtových triedach 8 a 9 – Vnútroorganizačné účtovníctvo, alebo v rámci ﬁnančného účtovníctva prostredníctvom vhodne zvolenej analytickej evidencie.

Riadiace normy Riadiace normy majú charakter samostatných opatrení vzťahujúcich sa na vyhradený okruh problémov s časovým obmedzením pre realizáciu stanovených opatrení. Riadiace normy sú vydávané formou príkazov, opatrení, rozhodnutí, a to nielen zo strany vrcholového vedenia podniku, ale aj zo strany vedúcich nižších organizačných zložiek.

Metodické normy Metodické riadenie je osobitná forma riadenia mimo vzťahov nadriadenosti a podria-

denosti. Metodicky riadia útvary (zamestnanci) iné útvary (zamestnancov), ktoré im nie sú priamo podriadené. Formami metodického riadenia sú záväzné metodické pokyny, smernice, odborné inštruktáže, pracovné postupy a pokyny. Ako doplnok týchto metodických noriem možno považovať uskutočňovanie porád a konzultácií, vykonávanie odborných kontrol. Účelom metodického riadenia je zabezpečiť jednotný a racionálny výkon tých istých činností vo všetkých častiach podniku.

Informačné normy Zabezpečenie kvalitného informačného toku v podniku je súčasťou každodennej riadiacej práce, keďže je dôležité oboznamovať zamestnancov s cieľmi, plánovanými úlohami, či uskutočnenými opatreniami. Za účelom postúpenia potrebných informácií na správne miesto sa používajú najmä také normy, ktoré majú zväčša jednorázový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti – rozhodnutia, oznámenia.

1.3 Metodika pre tvorbu vnútropodnikových predpisov Za účelom efektívnej tvorby vnútropodnikových predpisov je dôležité, aby podnik mal spracovanú metodiku tvorby takýchto predpisov. Cieľom takéhoto dokumentu je stanoviť jednotnú štruktúru predpisov, jednotné postupy pre spracovanie návrhu, pre pripomienkové konanie, pre schvaľovanie a vydávanie, pre aktualizáciu a zmenové konanie. Vzor Metodiky pre tvorbu vnútropodnikových predpisov je súčasťou tohto príspevku. Štruktúra jednotlivých interných predpisov začína zväčša definovaním účelu a dôvodu vydania predpisu, definovaním pojmov, od4

kazom na súvisiace predpisy s prípadnou citáciou príslušných ustanovení právnych predpisov. Na to nadväzuje hlavná časť spočívajúca v ustanoveniach konkrétneho interného predpisu. Obsahom záverečných ustanovení je najmä uvedenie záväznosti, platnosti a účinnosti, kontrolnej zodpovednosti a prípadných sankcií za nedodržiavanie daného predpisu. Súčasťou vnútropodnikového predpisu sú všetky prílohy formulárov používaných v danej oblasti. Je možné tiež uviesť odkaz na literatúru zaoberajúcu sa príslušnou problematikou.

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

ME TODIK A pre tvorbu interných predpisov ABC, s.r.o. Žilina ———————— Vypracoval: Ing. František Malý – vedúci odd. organizácie (autor a správca predpisu) Dňa: 25. 1. 2018 Podpis: Schválil: Ing. Roman Pekný – riaditeľ Dňa: 31. 1. 2018

Podpis:

Číslo výtlačku: I. Úvodné ustanovenie S cieľom určenia jednotného postupu pri príprave, spracovávaní a aktualizácii vnútropodnikových predpisov v spoločnosti ABC, s.r.o. sa vydáva tento metodický pokyn. II. Definícia pojmov a) Poriadky – vnútropodnikové predpisy organizačného a riadiaceho charakteru, ktoré definujú pravidlá základných subsystémov riadenia b) Smernice – vnútropodnikové predpisy organizačného, riadiaceho a metodického charakteru, ktoré ustanovujú metódy, spôsoby, prostriedky, formy a postupy vykonávania určitých činností c) Metodické pokyny – vnútropodnikové predpisy metodického charakteru, ktoré podrobne definujú postupy určitých konkrétnych činností alebo agend d) Rozhodnutia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné jednotky s jednorázovými výstupmi riadiaceho procesu v smere nadriadený – podriadený e) Opatrenia – vnútropodnikové predpisy riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné organizačné jednotky s výstupmi riadiaceho procesu f) Príkazy – vnútropodnikové predpisy riadiaceho charakteru, ktoré adresne a termínovo zaväzujú podriadených k uskutočneniu určitých úzko profilovaných opatrení g) Oznámenia – vnútropodnikové predpisy informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a organizačné jednotky s rôznymi záležitosťami jednorázového charakteru h) Autor a správca predpisu – organizačná jednotka, ktorá vnútropodnikový predpis spracovala, zodpovedá za jeho implementáciu, kontroluje jeho realizáciu, aktualizuje a navrhuje jeho zrušenie i) Evidenčné číslo – poradové číslo, pod ktorým je určitý vnútropodnikový predpis evidovaný a publikovaný j) Aktívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré boli novelizované alebo zrušené príslušným predpisom k) Pasívne derogácie – zoznam vnútropodnikových predpisov, ktoré novelizovali alebo zrušili príslušný predpis Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

l) Nadradené predpisy – zoznam predpisov vrátane externých (zákony, vyhlášky, nariadenia a pod.), na vykonanie ktorých bol predpis vydaný, resp. z ktorých vyplýva povinnosť alebo možnosť vydania vnútropodnikového predpisu m) Záväznosť – definovanie stupňa záväznosti vnútropodnikového predpisu voči jednotlivcom, kolektívom, organizačným jednotkám a pod. n) Dátum vydania – dátum, kedy vnútropodnikový predpis nadobúda účinnosť; tento dátum je totožný s dňom schválenia príslušného vnútropodnikového predpisu III. Postup vypracovania predpisu A. Spracovanie návrhu – Určený zamestnanec organizačnej jednotky, do ktorého vecne a podľa Organizačného poriadku predmetná činnosť patrí, vypracuje návrh vnútropodnikového predpisu. Riaditeľ spoločnosti môže aj priamo určiť organizačnú jednotku, ktorá bude návrh vypracovávať. – Autor a správca predpisu v priebehu vypracovávania spolupracuje s príslušnými vnútroorganizačnými útvarmi. – Autor a správca predpisu dbá na organizačnú, vecnú a formálnu stránku vnútropodnikového predpisu. V návrhu musí odôvodniť opodstatnenosť daného predpisu. – Autor a správca predpisu predkladá návrh predpisu na pripomienkovanie. B. Pripomienkovanie – Pripomienkovanie riadi a zabezpečuje oddelenie organizácie. – Autor a správca predpisu dohodne s oddelením organizácie okruh pripomienkujúcich osôb. Pripomienky ku všetkým vnútropodnikovým predpisom vykonáva právne oddelenie. – Oddelenie organizácie zašle spracovaný návrh predpisu všetkým pripomienkujúcim, ku ktorému priloží tzv. pripomienkový list (vzor v prílohe). – Pripomienkujúci do 15 dní odo dňa doručenia predložia na pripomienkovom liste pripomienky k návrhu. Ak nemajú k návrhu pripomienky, potvrdia to na pripomienkovom liste. – Autor a správca predpisu posúdi jednotlivé pripomienky a uvedie k nim svoje stanovisko. – Autor a správca predpisu vypracuje konečné znenie vnútropodnikového predpisu so zohľadnením akceptovaným pripomienok. Konenčné znenie odovzdá oddeleniu organizácie, ktorý predpisu pridelí evidenčné číslo. C. Vydanie – Oddelenie organizácie predloží spracovný predpis na schválenie príslušnému orgánu podľa Organizačného poriadku. V prípade neschválenia sa predpis vráti na dopracovanie autorovi a správcovi predpisu. Dopracovanie sa realizuje už bez pripomienkového konania. Schválenie sa vyznačí na prvej strane predpisu (dátum, podpis). – Po schválení predpisu oddelenie organizácie zabezpečí technickú stránku spracovania vnútropodnikového predpisu vrátane označenia jednotlivých výtlačkov a zabezpečí 6

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

distribúciu výtlačkov príslušným vedúcim zamestnancom vnútorných organizačných jednotiek, príp. iným osobám, ktorým je predpis určený. – Originál vnútropodnikového predpisu sa uschováva na oddelení organizácie. – Vnútropodnikový predpis nadobúda platnosť dňom vydania. D. Aktualizácia a zmeny – Oddelenie organizácie vedie zoznam vnútropodnikových predpisov (vzor v prílohe), ktorý zverejňuje oznámením k 1. 1. a 1. 7. kalendárneho roka. Držitelia príslušných predpisov si na základe tohto zoznamu skontrolujú úplnosť pridelených predpisov. – Autor a správca predpisu zabezpečuje kontrolu platnosti príslušného predpisu. Zistenie neplatnosti sa oznámi bezodkladne oddeleniu organizácie, aby bolo možné aktualizovať zoznam vnútropodnikových predpisov. – Autor a správca predpisu sleduje aktuálnosť spracovaného predpisu. V prípade potreby je povinný zabezpečiť aktualizáciu. – Aktualizácia sa vykonáva výmenou strán, ktorej sa daná zmena týka. Zmenu schvaľuje osoba, ktorá predpis schválila. Vykonané zmeny autor a správca predpisu uvedie v liste zmien (vzor v prílohe). – Ak aktualizácia obsahuje významnejšie zmeny väčšieho rozsahu vydá autor a správca predpisu nový vnútropodnikový predpis, v súlade s uvedeným postupom ako pri tvorbe nového predpisu. – Neplatné predpisy stiahnuté z obehu sa skartujú v zmysle pravidel podľa Registračného poriadku. Na oddelení organizácie sa ponecháva jeden originál spolu s rozdeľovníkom osôb, ktorý príslušný predpis mali k dispozícii. IV. Formálna štruktúra predpisu – Titulná strana a jednotlivé strany sú v úprave podľa tohto metodického pokynu. – Vnútropodnikový predpis obsahuje „Úvodné ustanovenie“, v ktorom sa uvedie dôvod a účel vydania predpisu, definujú sa používané pojmy a skratky. Súčasťou tohto ustanovania sú aktívne derogácie, pasívne derogácie, nadradené predpisy. – Vnútropodnikový predpis obsahuje „Všeobecné a osobitné ustanovenia“, kde sa uvádza samotná problematika vnútropodnikového predpisu. – Vnútropodnikový predpis obsahuje „Záverečné ustanovenia“, kde sa uvedie záväznosť, platnosť a účinnosť, zodpovednosť za kontrolu dodržiavania predpisu, sankcie v prípade nedodržiavania predpisu. – Vnútropodnikový predpis môže podľa potreby obsahovať aj prílohy (zoznam príloh s príslušnými formulármi), zoznam literatúry súvisiacej s danou problematikou. – Text vnútropodnikového predpisu sa spracováva v nasledovnom členení: A. Oddiel 1. Kapitola 1.1 Článok 1.1.1 Podčlánok Text vo vnútri týchto častí sa radí do odsekov označených vzostupne číslom, na nižšej úrovni vzostpne písmenom. Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

– Text predpisu v podobe príkazu, rozhodnutia, oznámenia, opatrenia nemusí mať osobitnú titulnú stranu. Náležitosti titulnej strany sa však musia umiestniť v hlavičke predpisu. V. Záverečné ustanovenia A. Záväznosť – Metodický pokyn je záväzný pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s r.o. B. Platnosť a účinnosť – Metodický pokyn nadobúda účinnosť dňom vydania. C. Zodpovednosť za kontrolu – Kontrolou dodržiavania tohto metodického pokynu je poverený vedúci oddelenia organizácie. D. Sankcie – Nedodržiavanie tohto metodického pokynu sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku. Prílohy Príloha č. 1 – Zoznam platných vnútropodnikových predpisov Príloha č. 2 – List zmien a doplnkov Príloha č. 3 – Pripomienkovací list

Príloha č. 1 Zoznam platných vnútropodnikových predpisov k ………………… Predpis Druh

Číslo

Názov

Rok vydania

Autor a správca

Platnosť

Pozn.

Príloha č. 2 List zmien a doplnkov Druh, názov a číslo vnútropodnikového predpisu: ………………………………………………………………………………………………… Zmena číslo

Dátum zmeny

číslo

Týka sa kapitoly názov

strana

Poznámka k zmene

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

Príloha č. 3 Pripomienkovací list Druh a názov vnútropodnikového predpisu: …………………………………………………………………………………………………… Pripomienkujúci: …………………………………………………………………………………………………… Pripomienky: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Dňa:

Meno a podpis:

Stanovisko autora a správcu predpisu: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Dňa:

Podnikateľský subjekt musí neustále sledovať zmeny v platnej legislatíve v jednotlivých oblastiach. Dôvodom je potreba aktualizácií, úprav, prípadne prepracovania jednotlivých smerníc, prípadne celého súboru smerníc tak, aby smernice boli neustále v súlade s aktuálnymi platnými právnymi predpismi. Za túto činnosť by mal zodpovedať autor a správca konkrétneho interného predpisu.

Archivácia a registratúry Pôvodcom registratúry, ako to vyplýva z § 2 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, je každá právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra. Registratúrou sa pritom myslí všetka dokumentácia súvisiaca s výkonom činnosti daného subjektu, vrátane obchodnej, účtovnej, daňovej agendy, ako aj napr. agendy vzniknutej v rámci personálnych vzťahov s vlastnými zamestnancami. Zákonom sa ukladá povin-

Meno a podpis:

nosť pôvodcovi registratúry zabezpečovať správu tejto dokumentácie (registratúry), t. j. zabezpečiť organizačné podmienky pre takýto výkon, najmä zdokumentovaním procesu riadenia záznamov, t. j. ich jednotnej, racionálnej a efektívnej správy, ďalej zabezpečiť personálne a priestorové podmienky, pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy a odovzdávať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu. Citovaný zákon ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov. Ukladá im povinnosť starať sa o: z riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov), z zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špeciﬁckých druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí, účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov), riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry, zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie, riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť

organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný archívny orgán na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky), z oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti, napr. zmenu právnej formy a pod., z odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu, z odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

'$Ė = 35Ì-029 V NRPHQWiURP z GDėRYQtNRP )2 D 32 SRGQLNDWHđRP GDėRYëP

SRUDGFRP z GDė I\]LFNHM RVRE\ GDė SUiYQLFNHM RVRE\ z SHėDæQp D QHSHėDæQp SOQHQLH z GDėRYQtN V REPHG]HQRX DOHER QHREPHG]HQRX

GDėRYRX SRYLQQRVģRX z ]GDQLWHđQë SUtMHP GDėRYp YëGDYN\

2EMHGQDģ P{æHWH RG GR KRG QD WHO ÿtVOH ² DOHER H PDLO DERV#SRUDGFD VN ZZZ SRUDGFD VN 10

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

SMERNICA PRE Archivácie a registratúry č. U-6 ABC, s.r.o. Žilina ———————— Vypracoval: 15. 12. 2017, Ing. Pavol TMAVÝ – vedúci Odboru organizácie a riadenia (autor a správca predpisu) Schválil: 22. 12. 2017, Ing. Roman Pekný – riaditeľ Číslo výtlačku: A. Úvodné ustanovenia 1. Účel a dôvod vydania predpisu S cieľom účinnej a jednotnej implementácie všeobecných zásad zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov na konkrétne podmienky spoločnosti ABC, s. r. o. sa vydáva tento Registratúrny poriadok pre správu registratúry. Vykonávací predpis je súčasťou interného riadiaceho a kontrolného systému spoločnosti a slúži ako podpora na zabezpečenia jednotného postupu organizačných útvarov spoločnosti pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie spoločnosti ABC, s. r. o. 2. Definícia pojmov a) Správa registratúry – organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry organizácie. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. b) Záznam – písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenávaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie, alebo bola organizácii doručená (vnútorná a vonkajšia korešpondencia, účtovné a daňové doklady, plány, rozpočty, zápisnice, správy, hlásenia, projektová a iná dokumentácia, CD disky, výkresy, mapy, filmy, diskety, zvukové záznamy a i.). c) Spis – súbor záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku. d) Spisový obal – neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami. e) Registratúra – súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov doručených organizácii, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre. f ) Registratúrny denník – základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov. Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

g) Podanie – každý podnet, ktorý organizácia prijala na úradné vybavenie. h) Vybavenie – záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania. i) Registratúrny plán – pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia. j) Registratúrna značka – symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. k) Registratúrne stredisko – miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. l) Zásielka – záznam pri doprave a doručení adresátovi. m) Správca registratúry – zamestnanec organizácie, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov organizácie na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v organizácii vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania. 3. Súvisiace predpisy a) Aktívne derogácie – zrušuje sa Smernica č. 13/2002 o archivácii a skartácii. b) Pasívne derogácie – žiadne. c) Nadradené predpisy – zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov – vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. B. Všeobecné a osobitné ustanovenia z Vedúci organizácie a riadenia dôsledne dbá, aby každý zamestnanec pri správe regis-

tratúry dodržiaval ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam. z Správu registratúry zabezpečujú podateľňa, zamestnanec poverený vedením regis-

tratúrneho denníka, organizačné útvary a registratúrne stredisko organizácie. z Vedenie registratúrneho denníka zabezpečuje poverený zamestnanec Oddelenia or-

ganizácie. Tento zamestnanec zároveň usmerňuje činnosť podateľne. Funkciu správcu registratúry organizácie zabezpečuje vedúci Oddelenia organizácie. z Zodpovední zamestnanci spravujú registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, ku

zničeniu, strate alebo k neoprávnenému použitiu záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, ku zničeniu alebo k strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Ak je dôvodné podozrenie, že poškodením, znížením alebo stratou bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží zápisnicu generálnemu riaditeľovi spoločnosti. 12

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

1. Prijímanie a odosielanie zásielok z Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli doručené, alebo ich prevzal zamestnanec spo-

ločnosti osobne a sú adresované spoločnosti. Podateľňa na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky (príloha č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len „súrne záznamy“) sa označia odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným podrobným časovým údajom o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá na zaevidovanie v registratúrnom denníku. z Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na

súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. z Podateľňa prijaté zásielky zapíše do evidenčného doručovacieho zošita a odovzdá na

zaevidovanie v denníku. z Zásielky sa triedia na:

– tie, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú v registratúrnom denníku, – odovzdávajú sa adresátom neotvorené, – noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu. z Zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú v denníku, zamestnanec podateľne

otvorí a záznam označí odtlačkom prezentačnej pečiatky. Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej ľavej časti strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej pečiatky sa vyznačí dátum doručenia a počet príloh. Prípadné nedostatky (napr. chýbajúce prílohy a podobne) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci. z Podateľňa odovzdáva neotvorené zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, označe-

né heslom verejnej súťaže, zásielky adresované organizačnému útvaru zabezpečujúcemu agendu ľudských zdrojov, ako aj zásielky adresované generálnemu riaditeľovi. Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku. z Za súkromnú sa považuje zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené

pod názvom organizácie. Označí sa iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená. Zamestnanec podateľne vedie evidenciu iba tých súkromných zásielok, ktorých prevzatie podateľňa potvrdila pošte. Zásielky adresované organizácii s označením do rúk určitej osoby nepovažujú sa za súkromné a otvárajú sa. Výnimku tvoria zásielky označené do rúk generálneho riaditeľa. z Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzVnú t r op od ni kové s me r ni ce

né predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu, neoznačujú sa odtlačkom prezentačnej pečiatky. z Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, zamestnanec podateľne označí okrem od-

tlačku prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom peňažný spis. Vyznačí v nej druh, hodnotu a počet cenín a zásielku odovzdá príslušnému vedúcemu organizačného útvaru, ktorého sa zásielka týka. z Zásielky účtovnej povahy (dodávateľské faktúry, listové dožiadania o úhradu) po prijatí

a označení odtlačkom prezentačnej pečiatky sa pridelia priamo príslušnému organizačnému útvaru, ktorý vedie ich evidenciu. z Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným registratúrnym záznamom, ak:

– registratúrny záznam nie je datovaný, alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na obálke, – registratúrny záznam nie je podpísaný, aj keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené, – adresa odosielateľa je uvedená len na obálke, – má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre odvolanie, verejné obstarávanie), – ide o sťažnosť, oznámenie alebo podnet občana, – je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky, – ide o zásielku doručenú na návratku. z V ostatných prípadoch obálky obyčajných zásielok sa uschovávajú jeden týždeň, do-

poručených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania. z Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenkou), ku-

riérskymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Registratúrne záznamy určené na odoslanie poštou sa odovzdávajú v zalepených obálkach s uvedením čísla spisu do podateľne. z Podateľňa roztriedi zásielky podľa spôsobu odoslania. Zásielky adresátom, s ktorými

je pravidelný poštový styk, spravidla združuje do spoločnej obálky. z Doporučené zásielky, zásielky na návratku (doručenku) a súrne zásielky sa zapisujú

do doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje. z Doporučene na návratku s označením do vlastných rúk sa odosielajú aj záznamy s do-

kladmi, ktoré sa vracajú, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia. Podpísané návratky podateľňa zaeviduje, t. j. zaznamená dátum doručenia. Návratku odovzdá príslušnému organizačnému útvaru na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia. z Ak pošta vrátila zásielku ako nedoručiteľnú, spracovateľ porovná správnosť údajov na

obálke s údajmi udanými adresátom; odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo o jej prípadnom opätovnom odoslaní poverený zamestnanec zaeviduje v registratúrnom denníku. 14

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

z Organizácia môže odovzdať občanovi iba zásielku, ktorá je mu adresovaná, po preu-

kázaní jeho osobnej totožnosti. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii registratúrneho záznamu alebo na doručovacom lístku (pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. 2. Evidencia záznamov v registratúrnom denníku z Poverený zamestnanec organizácie vedie centrálny registratúrny denník organizá-

cie. Jednotlivé organizačné jednotky vedú samostatne pomocný denník, pričom do denníka organizačnej jednotky sa záznamy zapisujú pod číslom spisu z centrálneho denníka. z V denníku sa evidujú záznamy pochádzajúce z činnosti organizácie, t. j. záznamy do-

ručené organizácii a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu organizácie. z Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časovo a vecne aktuál-

ne údaje o evidovaných registratúrnych záznamoch. z Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom organizácie

a rokom. Denník organizačnej jednotky sa označí aj jej názvom. z Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka

číslom jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka. Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom „Uzatvorené číslom…“, pripojí sa dátum, odtlačok pečiatky a podpis vedúceho oddelenia organizácie. z V denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa škrtnú takým

spôsobom, aby zostali čitateľné. z V denníku sa zásadne neevidujú tieto záznamy: noviny, časopisy, prospekty, reklamné

materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu. z Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli, alebo v akom boli doručené. Záznamy

sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku. z Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Z telefaxov

a elektronických záznamov sa vyhotovia alebo vytlačia kópie. z Ak sa po otvorení zásielky adresovanej organizácii a zaevidovaní záznamu v denníku

zistí, že vybavenie nepatrí do jej pôsobnosti, odstúpi ho sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu. z Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter,

vráti ho na zaevidovanie v denníku. z Organizácia zabezpečí podľa potreby preklad alebo overený úradný preklad zaevido-

vaného cudzojazyčného záznamu do štátneho jazyka. S cudzojazyčným záznamom a s pripojeným prekladom sa ďalej manipuluje ako s ostatnými doručenými záznamami. Dátum doručenia prekladu sa vyznačí na zázname aj v denníku. Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

z V denníku sa eviduje aj obeh registratúrnych záznamov realizovaných medzi organi-

začnými jednotkami v spoločnosti. z Periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jed-

nej veci alebo záznamy, o ktorých vedie organizácia zvláštnu systematickú evidenciu, evidujú sa v denníku prostredníctvom tzv. zberného hárku. z Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam

s vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou denníka. 3. Prideľovanie čísla spisu z Číslo spisu sa prideľuje registratúrnym záznamom:

– – – – – –

vybavenie ktorých patrí do pôsobnosti organizácie, obsahujúcim informácie dôležité pre činnosť organizácie, vzniknutým z vlastného podnetu organizácie, adresovaným organizácii, ale nepatriacim do jej pôsobnosti, korešpondencii medzi jednotlivými útvarmi, dodatočne pozvánke, ak na ňu organizácia písomne odpovedá.

z Číslo spisu pozostáva z podacieho čísla (poradové číslo v denníku), označenia orga-

nizačného útvaru a roku. z Ak prídu k prvému podaniu ďalšie podania v tej istej veci, dostane každé z nich nové

podacie číslo, pod ktorým sa zaeviduje aj odpoveď naň. Tieto podacie čísla sa zapisujú na spisovom obale. Číslo prvého podania je číslom základným. Súhrn všetkých záznamov pochádzajúcich z vybavenia jednej veci tvorí jeden spis. z Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový záznam v tej istej veci, alebo

nový záznam vznikne v organizácii, stáva sa číslo tohto záznamu základným číslom celého spisu a záznam dostáva nový spisový obal. Spis z predchádzajúceho roka sa k nemu pripojí aj so spisovým obalom. Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné podacie číslo. z Na vyhľadávanie spisov evidovaných v denníku a uložených v registratúre poverený

zamestnanec priebežne vedie menný register fyzických osôb a právnických osôb. K jednotlivým priezviskám fyzických osôb alebo názvom právnických osôb priraďuje čísla spisov týkajúcich sa danej osoby v rámci kalendárneho roku. Ak je v tej istej veci zúčastnených viacero osôb, čísla spisov musí vyznačiť pri mene alebo názve každej z nich. 4. Vybavovanie spisov z Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpis-

mi, inak lehotu určí príslušný vedúci zamestnanec v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia veci. Určená lehota sa vyznačí na spisovom obale aj v registratúrnom denníku. z Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote, alebo organizácia vec

odstúpi na vybavenie inému orgánu alebo organizácii, treba o tom informovať odosielateľa s uvedením dôvodov. 16

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

z Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vyba-

venia spisov. Spracovateľ zodpovedá aj za ochranu záznamov. Ak si to vybavenie veci žiada, zabezpečí súčinnosť organizačných útvarov spoločnosti alebo iných orgánov alebo organizácií. z Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu ulo-

ženia, vyznačí spôsob jeho vybavenia, dá pokyny na odoslanie vybavenia a určí ďalší pohyb spisu. Spracovateľ je povinný označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami obmedzený prístup a uviesť čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí na spisovom obale. z Spracovateľ volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vezme podanie iba na ve-

domie, napíše na odtlačok prezentačnej pečiatky „Na vedomie vzal…“, uvedie dátum a pripojí svoj podpis. Ak vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní, alebo vyhotoví úradný záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená. Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa súrny záznam (telefax, telegram, elektronická pošta) a doklad o jeho odoslaní sa pripojí k spisu. Odoslaný text sa zašle listom dodatočne do troch pracovných dní. z Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu sa vyznačia aj v denníku ešte pred jeho

uložením v registratúre organizačného útvaru. Registratúrny denník musí obsahovať údaje, ako bola vec vybavená a kde je spis uložený. Spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy. z Nazeranie do vybavovaného spisu povoľuje a informácie o jeho obsahu podáva ve-

dúci organizačného útvaru. 5. Tvorba záznamu z Spracovateľ vyznačí na koncepte vybavenia všetky nevyhnutné pokyny pre zamest-

nanca povereného správou registratúry, a to: – presnú adresu adresáta, číslo spisu, pod ktorým podanie vybavuje, číslo podania, na ktoré odpovedá, stručné označenie veci, – naliehavosť a spôsob odoslania záznamu, – počet výtlačkov, ktorý ma byť vyhotovený, – rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané, – jednotlivé odoslania, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov, – pokyn, ako má byť naložené so spismi po odoslaní. z Príslušný vedúci zamestnanec skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zod-

povedá za posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných predpisov. z Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu registratúrneho záznamu (Vec). Opis ob-

sahu registratúrneho záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého registratúrneho záznamu spisu označeného znakom hodnoty A. Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

z Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikač-

nými údajmi organizácie. Originál a prvá kópia čistopisu registratúrneho záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom hodnoty A sa vyhotovujú na trvanlivom kancelárskom papieri písacou látkou, ktorá zaručí trvanlivosť textu. Adresy na obálky sa píšu súčasne pri vyhotovení registratúrneho záznamu. 6. Používanie pečiatok z Organizácia používa pečiatku uvedenú v prílohe č. 2, ktorá sa odtláča modrou farbou.

Ak organizácia používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné. z Organizácia vedie evidenciu pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvede-

ním mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa. 7. Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov z Záznamy podpisuje vedúci organizačného útvaru alebo jeho zástupca v rámci pôsob-

nosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu. z Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam

v neprítomnosti vedúceho zamestnanca podpisuje jeho zástupca, pripojí pod svoj podpis skratku v z. (v zastúpení). z Ak sa záznamy odovzdávajú na rozmnoženie, vedúci organizačného útvaru podpíše

čistopis alebo koncept, v tomto prípade za jeho vytlačeným menom a priezviskom sa uvedie skratka v. r. (vlastnou rukou). Pod ukončeným textom v ľavom dolnom rohu sa uvedie doložka Za správnosť vyhotovenia doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za správnosť prepísania schváleného konceptu. 8. Registratúra organizačnej jednotky z Spisy určitej organizačnej jednotky tvoria registratúru organizačnej jednotky. Spisy

organizačnej jednotky vybavené a uzatvorené v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste v organizačnej jednotke, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušnej organizačnej jednotky. Manipulovať s nimi môže iba poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu. z Vedúci organizačnej jednotky dôsledne dbá o správu registratúry organizačnej jed-

notky v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku. Jej správou poverí jedného zamestnanca. z Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných oba-

loch pre každú registratúrnu značku. V obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. z Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomoc-

né poznámky. Koncepty zostávajú v spise. 18

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

z Poverený zamestnanec organizačnej jednotky pred uložením spisu skontroluje úplnosť

spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, predpísaným znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený) a lehotou uloženia, neprevezme. z Ukladacie jednotky (spisové dosky, obaly) sa označujú štítkom s názvom spoločnos-

ti, názvom organizačnej jednotky, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený), lehotou uloženia, číslami spisov a rokom spisov (príloha č. 3). z Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku (príloha č. 4). Vy-

požičanie a vrátenie sa eviduje. Za vypožičanie a vrátanie spisov zodpovedá vedúci organizačnej jednotky alebo ním poverený zamestnanec. z Vybavené a uzatvorené spisy po roku úschovy v príručnej registratúre sa odovzdávajú

do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (príloha č. 5), ktorý pripraví v dvoch vyhotoveniach administratívny zamestnanec. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu. z Odovzdávací zoznam obsahuje názov spoločnosti, názov organizačnej jednotky, dá-

tum odovzdania, registratúrnu značku, číslo spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry. 9. Registratúrne stredisko z Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie

spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov. z Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa regis-

tratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky. z Registratúrne stredisko umožňuje oprávneným osobám nazeranie do spisov, ako aj

ich vypožičiavanie a vydávanie výpisov a odpisov z nich. z Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených na základe

preberacích zoznamov podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, policu, ukladaciu jednotku). z Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca

registratúry ďalej metodicky usmerňuje a kontroluje dodržiavanie ustanovení registratúrneho poriadku pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu. Pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska vrátane vyraďovania špeciálnych druhov registratúrnych záznamov. 10. Využívanie registratúry z Registratúru môžu využívať jej zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, ako

aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiaVnú t r op od ni kové s me r ni ce

vaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov. Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom č. 128/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov. Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu. z Zamestnanci organizácie môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre

organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných úloh v prítomnosti povereného zamestnanca organizačného útvaru alebo správcu registratúry takto: – zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia, – zamestnanci organizácie môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru. z Spoločnosť umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov

právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh. Spoločnosť môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky. z Zamestnanci organizácie si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku

takto: – zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia, – zamestnanci organizácie môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru. z Zamestnanec organizácie potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na vý-

požičnom lístku. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok do času vrátenia na miesto vypožičaného spisu. Vypožičanie spisu mimo organizácie môže povoliť len generálny riaditeľ. V takomto prípade na výpožičný lístok sa uvedie aj dôvod vypožičania. z Spisy sa spravidla požičiavajú na 15 dní. Správca registratúry kontroluje dodržiavanie

výpožičnej lehoty, v odôvodnených prípadoch môže lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka tomu, kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu. z Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov

žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti. 11. Vyraďovanie spisov 11.1 Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov z Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností. Pri nich sa vyčleňujú z regis-

tratúry registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota. 20

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

z Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť spo-

ločnosti a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia. z Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:

– spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu, – spis nemá trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie. 11.2 Znak hodnoty z Znakom hodnoty A sa označuje registratúrny záznam, ktorý ma trvalú dokumentár-

nu hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty A sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti podnikového archívu. z Znak hodnoty A sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Všet-

ky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, všeobecne sa považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné na ďalšiu činnosť spoločnosti. 11.3 Lehota uloženia z Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán spoločnosti (príloha č. 6). Lehota

uloženia je počet rokov, počas ktorých spoločnosť potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa stane spis predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní. z Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch po prerokovaní s archívom pre-

dĺžiť. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť. z Registratúrny plán a jeho dodatky pripravuje správca registratúry organizácie v spo-

lupráci s odbornými riaditeľmi alebo nimi poverenými zamestnancami. 11.4 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov z Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase

vzniku spisu. Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom stredisku. z Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie

z registratúrneho strediska, a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty A a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty A (príloha č. 7). Takto členený zoznam je usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu organizácie s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa). Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

z Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov podľa

vzoru uvedeného v prílohe č. 8. Návrh schválený vedúcim Odboru organizácie a riadenia zaeviduje správca registratúry v denníku. Originál sa spolu s prílohami odovzdá archívu, kópie si ponechá registratúrne stredisko. z Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbor-

nej archívnej prehliadke mohli byť predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov označených znakom hodnoty A a spisov bez znaku hodnoty A vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke. z Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie kona-

nie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti organizácii na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví: – ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti, – ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. C. Záverečné ustanovenia 1. Záväznosť: Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti ABC, s. r. o. 2. Platnosť a účinnosť: Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania. Dňom schválenia tejto smernice sa ruší platnosť Smernice č. 13/2002 o archivácii a skartácii vrátane jej dodatkov. 3. Zodpovednosť za kontrolu: Kontrolou dodržiavania tejto smernice je poverený riaditeľ Úseku riadenia ľudských zdrojov. Za komplexnú kontrolnú činnosť dodržiavania a uplatňovania sústavy organizačných noriem zodpovedá Útvar kontroly. 4. Sankcie: Nedodržiavanie tejto smernice sa klasifikuje ako porušenie pracovnej disciplíny s následkami podľa Pracovného poriadku.

Prílohy: Príloha č. 1 – Prezentačná pečiatka Príloha č. 2 – Vzor pečiatky Príloha č. 3 – Štítok na označenie ukladacej jednotky Príloha č. 4 – Výpožičný lístok Príloha č. 5 – Odovzdávací zoznam Príloha č. 6 – Registratúrny plán spoločnosti Príloha č. 7 – Zoznam registratúrnych záznamov na vyradenie Príloha č. 8 – Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov Príloha č. 9 – List zmien a doplnkov

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

Príloha č. 1: Vzor prezentačnej pečiatky Prezentačná pečiatka 1. Názov organizácie: Dátum: Podacie číslo: Prílohy/listy:

Číslo spisu: Vybavuje:

Príloha č. 3: Štítok na označenie ukladacej jednotky Štítok s identifikačnými údajmi Názov organizácie: Vec: Registratúrna značka:

Znak hodnoty a lehota uloženia:

Ročník spisov:

Čísla spisov (rozsah od – do):

Príloha č. 4: Výpožičný lístok Registratúrna značka: Číslo spisu:

Vybral: (kto, kedy) Založil: (kto, kedy)

Žiadateľ: Podpis potvrdzujúci prevzatie:

Počet listov a príloh:

Dôvod vypožičania (uvádza sa pri výpožičke mimo spoločnosti):

Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

Príloha č. 5: Odovzdávací zoznam Zoznam spisov odovzdávaných z organizačných útvarov do registratúrneho strediska Organizácia: Organizačný útvar: Dátum odovzdania: Odovzdaný ročník: Registratúrna značka Číslo spisu

Znak hodnoty – lehota ulo- Poznámka ženia

Registratúrne stredisko:

Odovzdávajúci organizačný útvar:

Podpis:

Pozn.: Do poznámky sa zapisuje znak 0, t. j. neodovzdaný spis.

Príloha č. 6: Registratúrny plán spoločnosti 1. Všeobecná správa a riadenie 1.1

Valné zhromaždenie

– rokovací poriadok, zápisnice z rokovaní vrátane príloh (pozvánka, prezenčná listina, program, materiály) – zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti

1.2

A 10 S3

Operatívne riadenie

– vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, spisový poriadok a pod.) – príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky – zápisnice z pracovných porád vedenia spoločnosti – zápisnice z pracovných porád na iných organizačných celkoch – správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie, – správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové – projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia 24

Predstavenstvo a dozorná rada

– rokovacie poriadky, zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami, zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami, správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch – zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady na iných organizačných celkoch spoločnosti

1.3

A 10

A5 A5 A5 S5 A5 S5 A 10

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

– výročné správy

1.4

A 10

Právna agenda

– spoločenská zmluva + podkladový materiál, stanovy spoločnosti a ich zmeny, notárske zápisnice, výpisy z obchodného registra + podkladový materiál, živnostenské listy, koncesné listiny – majetkovoprávne zmluvy – úverové zmluvy, poistné zmluvy – výpisy z pozemkových kníh – súdne spory – pracovnoprávne spory – právne posudky a právna korešpondencia – evidencia akcionárov, predaj a prevod akcií a cenných papierov, listiny upisovateľov akcií – menovanie likvidátorov a správcov majetkovej podstaty – zásadné materiály k príčinám, priebehu a ukončeniu likvidácie – konečná správa o priebehu likvidácie a likvidačná bilancia – ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení, evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia) – právna prevencia a výchova, vyjadrenia k interným normám, posudzovanie návrhov zmlúv – materiály k medzinárodnej normalizácii – ISO normy (návrhy na udelenie certifikátov, certifikáty)

1.5

A S5 A5

S5 A5 S5

Agenda obrany a ochrany

– protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru – správy o stave CO, PO – smernice a pokyny CO a PO – povolenia vstupu do podniku, evidencia návštev – priepustky – strážne predpisy – evidencia služobných zbraní – knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby – požiarna kniha – záznamy z kontrol protipožiarnej techniky, dodržiavania predpisov o PO

1.7

A 10 V5 A5 V 10 S5 V5 A A A A

Agenda kontroly

– plány revíznej a kontrolnej činnosti, bežné operatívne kontroly a previerky – správy z kontrol a revízií, ročné – všeobecné záležitosti, informácie, pokyny

1.6

A5 V5 A5 S3 S1 S5 S 10 S5 A5 S5

Styk s verejnosťou a reklama

– záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi – prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti – reklamné publikácie spoločnosti (v dvoch exemplároch) – kroniky a pamätné knihy Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

V3 A5 A5 A 25

2. Personálna práca, sociálna starostlivosť, BOZP, vzdelávanie 2.1

Personálna práca

– metodiky, smernice a pokyny, rozbory, analýzy a projekty personálnej práce – ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov – žiadosti o prijatie, dotazníky, evidenčné listy, zápočtové listy, materské dovolenky, neplatené voľno, čestné prehlásenia, pracovné zmluvy, doklady o funkčnom zaradení, platové dekréty a výmery, kvalifikačné posudky a doklady, výsledky psychologických skúšok a testov, výpovede, žiadosti o skončenie pracovného pomeru, pracovné hodnotenia, výstupné a prepúšťacie listy, likvidačné listy – osobné spisy zamestnancov – popisy pracovných činností – konkurzné konania na vyššie funkcie – žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov – osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy, preraďovanie zamestnancov – evidencia dochádzky, evidencia dovoleniek, dovolenkové lístky – dohody o výkone prác mimo pracovného pomeru – dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti)

2.2

A5 A 50 S5 V5

V5 A5 S5 A5 A5 S5

Vzdelávanie

– študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk – zahraničné stáže a študijné pobyty, správy – evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov, evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii – odborná prax a odborný výcvik absolventov – učňovské zmluvy 26

A 50 V5 V5 S3 S3 S3 S3 S5

Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)

– organizácia a metodika BOZP – kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom a bezpečnostnom stave v spoločnosti – záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP – evidencia úrazov a havárií – záznamy o pracovných úrazoch – evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov

2.4

V 20

Sociálna starostlivosť

– programy a prehľady sociálneho rozvoja, výsledky sociálnych prieskumov – evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna, prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia, dávky nemocenského poistenia, štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti, evidencia o pracovnej neschopnosti – zabezpečovanie stravovania zamestnancov – vyznamenania zamestnancov a životné jubileá

2.3

A5 A5

V5 V5 A 10 S5 S 10

Spôsob spracov á v ania v nútropodnikov ý ch sme r ní c

3. Technický rozvoj, informatika 3.1

Technický rozvoj

– koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja – záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory, štatistické výkazy technického rozvoja – materiály o spolupráci s inými subjektmi – technicko-hospodárske normy, vlastné – doklady o prevádzke technických zariadení – revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti, opravy zariadení – zavádzanie patentov a vynálezov do výroby

3.2

A5 V5 A5 S 10 S5 A5

Informatika

– koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému, metodika IT – testy hardvéru, sietí a systémového softvéru

3.3

A5 S3

Výskum

– plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé – podkladový materiál k výskumným úlohám, správy o plnení plánu výskumných úloh – výskumné správy a štúdie – výroba prototypov, skúšobné protokoly a testy výrobkov – rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty)

A5 S 10 A 10 A5 A5

4. Obchodné a súvisiace činnosti 4.1 Zásobovanie, nákup a predaj – plány nákupu a odbytu výrobkov – rozpis plánu nákupu, analýzy, prognózy a koncepcie nákupu – prieskum trhu – štatistické výkazy – obchodné zmluvy (nákup a predaj) – správy zo služobných ciest – hlásenia o obchodnej činnosti – rozbory obchodných aktivít, plán spotreby materiálov a potreby služieb, objednávky a požiadavky na dovoz, dodacie listy, interné faktúry, normy zásob a materiálu – prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru – inventarizácia zásob a obchodného tovaru – skladová evidencia – výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade – evidencia predaja a fakturácia – colné písomnosti, colné deklarácie – hlásenia colného skladu – reklamácie obchodného tovaru a služieb – výkazy čerpania pohonných hmôt Vnú t r op od ni kové s me r ni ce

S 10 S5 V5 A5 V 10 V5 S1 S5 S2 S5 S5 S5 S5 S 10 S5 S5 S5 27

4.2

Ceny

– cenníky výrobkov a tovarov, vlastné – cenníky výrobkov a tovarov, cudzie – cenové dohody s inými právnymi subjektmi – štatistické prehľady tvorby cien, ročné

4.3

A5 S5 A5 A5

Propagácia

– účasť na veľtrhoch a výstavách – vzorkovnice – ocenenia výrobkov, katalógy, prospekty, reklamy, publikácie – stanoviská, vyjadrenia, odporúčania

V5 A5 A5 S5

5. Investičná činnosť 5.1 Všeobecne – štúdie dlhodobého rozvoja, plány investícií, ročné a dlhodobé – plány investícií krátkodobé a čiastkové – rozpisy investícií a objektov – zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania – investičné zákazky, ostatné, investičné zmeny, investičné požiadavky – účasť na výberových konaniach a súťažiach

5.2

Investičná výstavba

– rozpočty a bilancie stavieb – záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami – projekty nových realizovaných stavieb – základná dokumentácia stavieb (majetkovoprávna dokumentácia, úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe – dôležitá) – geometrické a zastavovacie plány – rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia, povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu) – fotodokumentácia stavieb, objektov a ich okolia – pasporty budov a stavieb, po zbúraní – znalecké posudky – doklady z kolaudácie stavieb (kolaudačné protokoly, delimitačné protokoly, uvedenie stavieb do trvalej prevádzky) – kalkulácie – harmonogramy dodávok a sledovanie ich plnenia – vyúčtovanie stavieb, záznamy z kontrolných dní, po ukončení stavby, stavebné denníky, po ukončení stavby

5.3

A5 S5 A5 A5 A5 A5 A5 V A5 A5 S5 S5 V5

Stroje a zariadenia

– evidenčné listy a karty strojov, po vyradení – generálne opravy strojov, knihy inštalovaných strojov, plány rozmiestnenia strojov, čiastkové, výkresy a fotodokumentácia strojov, po vyradení, pasporty strojov, po vyradení, písomnosti o údržbe strojov a zariadení 28

A5 S5 S3 A5 S5 V5

S7 S5