Obsah Úvod Verze Microsoft Office Minimální požadavky na Microsoft Office 2016 Jak spustit jednotlivé programy Microsoft Office Přihlášení
KAPITOLA 1 Co je Microsoft Word Word po spuštění Popis prostředí Microsoft Word Panel nástrojů Rychlý přístup Nový formát Podpora formátů OpenDocument (ODT) Převod dokumentu do nového formátu Podpora PDF Obnova neuložených souborů Tvorba šablony Digitální podpis Integrace s blogovacími službami Tisk a ukázka dokumentu před tiskem Vlastnosti dokumentu Zabezpečení dokumentu Sdílení dokumentu
Karta Domů Skupina Písmo Skupina Odstavec Skupina Styly Skupina Úpravy Skupina Schránka
Karta Vložení Skupina Stránky Skupina Tabulka Skupina Ilustrace Manipulace s obrázkem na kartě Formát Vybrané manipulace s obrázkem po vyvolání místní nabídky
Podrobná uživatelská příručka
15 15 17 18 18
21 22 23 24 26 26 26 27 27 29 30 32 32 33 34 35
37 37 40 42 44 48
50 50 51 57 58 61
3
Obsah
Přímá manipulace s obrázkem Obrazce Manipulace s obrazcem Ikona SmartArt Práce se SmartArtem – organizační diagram Manipulace s diagramem SmartArt Graf Manipulace s grafem Skupina Doplňky Skupina Multimédia Manipulace s videem Skupina Odkazy Skupina Komentář Skupina Záhlaví a zápatí Manipulace s hlavičkou a patičkou Číslování stran v dokumentu Vkládání čísel stran od konkrétní strany Rychlé části Skupina Symboly
Karta Návrh Skupina Formátování dokumentu Skupina Pozadí stránky
Karta Rozložení Skupina Vzhled stránky Skupina Odstavec Skupina Uspořádat
Karta Reference Skupina Obsah Skupina Poznámky pod čarou Skupina Zdroje informací Skupina Citace a bibliografie Skupina Titulky Skupina Rejstřík Skupina Seznam citací
Karta Korespondence Hromadná korespondence – 6 kroků k cíli
Karta Revize Kontrola pravopisu Sledování změn Blokovat autory Omezit úpravy
Karta Zobrazení Skupina Zobrazení Skupina Zobrazit Skupina Lupa Skupina Okno Skupina Makra
4
63 64 64 66 66 67 68 69 70 70 72 72 72 75 76 76 79 79 82 86
87 88 88
89 89 93 96
96 96 98 100 101 103 104 106
107 108
116 116 119 126 127
131 131 133 133 134 135
Microsoft Office 2016
Obsah
Spuštění, úprava a odstranění makra Ukládání a spuštění makra Vytváření formuláře
Pomocník v Microsoft Wordu Řeknete mi, co chcete udělat Popis prostředí
KAPITOLA 2 Tabulkový kalkulátor Microsoft Excel Excel po spuštění Popis prostředí Microsoft Excel 2016 Panel nástrojů Rychlý přístup Nový formát Podpora formátů OpenDocument Spreadsheet (ODS) Převedení sešitu do nového formátu Kompatibilita formátů Podpora PDF Obnova neuložených souborů Tvorba šablony Tisk a ukázka dokumentu před tiskem Tisk velkých tabulek Vlastnosti dokumentu Zabezpečení sešitu Sdílení sešitu Seznámení se základními pojmy v Excelu
Formátování údajů Formátování čísel Formátování sloupců, řádků a listů Kopírování údajů Přemisťování údajů Přilepení údajů Přidání sloupce a řádku Odstranění sloupce a řádku Vložení, odstranění, přejmenování a změna barvy listu
Vložení hlavičky a patičky, číslování stran Vkládání komentářů Úprava/odstranění komentáře
137 138 139
142 143 143
145 146 147 150 150 152 152 153 154 155 156 156 158 158 159 159 162
163 167 168 168 169 169 170 170 170
171 172 173
Nastavení okrajů Změna orientace strany Změna velikosti strany Vkládání údajů do pracovního listu
173 173 174 174
Vkládání číselných a textových údajů Dynamické doplňování údajů Vkládání jednoduchého vzorce Vkládání funkce Výpočty ve stavovém řádku
174 174 175 177 178
Podrobná uživatelská příručka
5
Obsah
Absolutní odkaz v Excelu (fixace buňky) – práce s konstantou Maticové vzorce Vkládání složitějších funkcí Matematické funkce Funkce ZAOKROUHLIT (ROUND) Funkce POWER (POWER) Funkce ABS (ABS) Funkce SUMIF (SUMIF) Funkce AVERAGEIF (AVERAGEIF) Funkce COUNTIF (COUNTIF) Funkce SUMIFS (SUMIFS) Funkce AVERAGEIFS (AVERAGEIFS) Funkce COUNTIFS (COUNTIFS) Funkce MAXIFS (MAXIFS) Funkce MINIFS (MINIFS) Funkce SUBTOTAL (SUBTOTAL)
Datové funkce Přičítání a odečítání dnů od data Odečítání mezi dvěma daty Funkce DAYS (DAYS) Funkce DATEDIF (DATEDIF) Funkce NETWORKDAYS (NETWORKDAYS) Funkce WORKDAY (WORKDAY) Funkce DNES (TODAY) Funkce NYNÍ (NOW) Funkce DENTÝDNE (WEEKDAY) Funkce DEN (DAY) Funkce MĚSÍC (MONTH) Funkce ROK (YEAR) Funkce DATUMHODN (DATEVALUE)
Textové funkce Funkce CONCAT (CONCAT) Funkce TEXTJOIN (TEXTJOIN) Funkce VELKÁ (UPPER) Funkce VELKÁ2 (PROPER) Funkce MALÁ (LOWER) Funkce DÉLKA (LEN) Funkce PROČISTIT (TRIM) Funkce ZLEVA (LEFT) Funkce ZPRAVA (RIGHT) Funkce ČÁST (MID) Funkce HODNOTA (VALUE) Funkce HODNOTA.NA.TEXT (TEXT) Funkce HLEDAT (SEARCH)
Logické funkce Funkce KDYŽ (IF) Funkce A (AND) Funkce NEBO (OR)
6
178 180 181 184 184 184 185 186 187 188 189 190 192 193 194 196
197 197 198 198 199 200 201 202 203 204 205 205 206 207
207 207 209 210 211 211 212 213 213 214 215 216 216 218
219 219 220 221
Microsoft Office 2016
Obsah
Funkce NE (NOT) Funkce IFS (IFS) Funkce SWITCH (SWITCH) Funkce IFERROR (IFERROR)
Vyhledávací funkce
222 222 224 225
226
Funkce SVYHLEDAT (VLOOKUP) Funkce VVYHLEDAT (HLOOKUP) Funkce POZVYHLEDAT (MATCH) Funkce INDEX (INDEX)
226 228 230 231
Vnořování funkcí Chyby ve vzorcích Konverze vzorců na hodnoty Zobrazení toku dat v listu Kontrola chyb Podmíněné formátování
233 234 235 236 237 238
Typy pravidel Kontrola duplicitních záznamů Prvních nebo posledních N položek Podmíněné formátování na celé řádky Chování pravidel Odstraňování pravidel
Propojení dat na listech Tip na rychlé sečtení Jak použít hodnotu v dalším sešitě
Řazení údajů Detailní řazení údajů Řazení měsíců a dní
Filtrování údajů Rozšířené filtrování Interpretace kritérií Odstranění rozšířeného filtru
Vyhledávání Rozšířené vyhledávání Nahrazení textu
239 240 240 241 241 242
242 244 244
246 247 248
248 250 252 252
252 253 254
Použití názvů ve vzorcích
254
Definování nového názvu Správa názvů
255 256
Automatické vyplňování Ověřování vstupních údajů Odstranění ověřování dat Ověřování už zadaných dat Odstranění ověřování už zadaných dat Omezení zápisu do buněk – ochrana listu Ochrana sešitu Sdílení sešitu mezi uživateli Zrušení sdílení sešitu mezi uživateli
Podrobná uživatelská příručka
256 257 259 259 259 259 260 261 261
7
Obsah
Sledování změn Zrušení sledování změn
Slučování údajů Slučování údajů s propojením
Naformátovaná tabulka Co je graf Popis grafu Tvorba grafu Karta Návrh Karta Formát Úprava a filtrování grafu pomocí tlačítek Vlastní šablony grafu Typy grafů Sloupcové grafy Spojnicové grafy Výsečové grafy Pruhové grafy Plošné grafy Grafy XY bodové Burzovní grafy Povrchové grafy Prstencové grafy Bublinové grafy Paprskové grafy Kombinovaný graf Sekundární osa Y Trendová čára Chybové úsečky Mapové grafy Vícevrstvé prstencové grafy Stromové mapy Histogram Paretův graf Krabicový graf Vodopádový graf Trychtýřový graf 3D grafy Interaktivní grafy Tisk grafu Minigrafy
Karta Návrh ve skupině Nástroje minigrafu Vytvoření prognózy
Co je makro Jak vytvořit makro Nahrávání makra Spuštění makra Jak odstranit makro Jak upravit makro
8
261 263
263 264
264 269 270 271 272 274 275 275 276 277 277 278 278 279 280 280 281 282 283 284 285 285 287 288 289 289 290 291 292 293 294 294 295 296 300 301
302 303
305 305 305 306 307 307
Microsoft Office 2016
Obsah
Nahrávání makra vs. programování – efektivita kódu Tvorba vlastní funkce (function) Doplnění pomocníka k uživatelským funkcím Ukládání makra Povolení makra Relativní odkazy v záznamu makra Globální ukládání maker – sešit osobních maker Jak spustit globální makro Umístění globálního souboru s makry Jak smazat globální makro
Kontingenční tabulky Jak vytvořit kontingenční tabulku Seskupení dat Aktualizace údajů v kontingenční tabulce Změna funkce v kontingenční tabulce – součet na průměr, počet, maximum, minimum a další Zobrazení hodnot v kontingenční tabulce v podobě výpočtu Doplnění dalšího pole do kontingenční tabulky – Počítané pole Počítaná položka Seznam všech počítaných polí a položek Filtrování údajů Vizuální filtrování dat – průřezy Časová osa Formátování průřezů a časové osy Odstranění průřezů a časové osy
Kontingenční graf Dashboard Automatická aktualizace údajů v kontingenční tabulce Slučování více zdrojových tabulek Jak zobrazit nabídku Průvodce kontingenční tabulkou a grafem
Power Pivot Instalace Power Pivotu Power Query Zdroje dat Power Query Power View
Analýza dat prostřednictvím Power Pivotu Import dat prostřednictvím Načíst a transformovat (Power Query) Tvorba datového modelu Výpočty v Power Pivot Jazyk DAX Kontingenční tabulka z Power Pivotu Klíčový ukazatel výkonu (KPI)
Pomocník v Microsoft Excelu Řeknete mi, co chcete udělat Popis prostředí
Podrobná uživatelská příručka
309 310 312 312 312 313 313 314 314 315
316 316 318 318 319 319 320 321 322 322 322 323 323 324
324 325 325 327 328
329 329 329 331 331
333 333 336 338 340 343 345
347 348 348
9
Obsah
KAPITOLA 3 Co je Microsoft Powerpoint Prostředí Microsoft PowerPoint Snímek prezentace Rozložení snímku
Všeobecná doporučení pro tvorbu prezentací Vkládání obsahu Vkládání různého typu obsahu Nový snímek Tabulka Obrázky Online obrázky Snímek obrazovky Manipulace s obrázkem na kartě Formát Vybrané manipulace s obrázkem příkazy z místní nabídky Fotoalbum Obrazce Ikona SmartArt Graf Doplňky Náhled Hypertextový odkaz Akce Komentář Textové pole Záhlaví a zápatí WordArt Datum a čas Číslo snímku Objekt Rovnice Symbol Video Audio Nahrávání obrazovky Karta Návrh Karta Přechody Karta Animace
Tvorba interaktivních testů Interaktivní test Karta Prezentace Vyzkoušet časování Karta Revize Tisk prezentace Export prezentace „na cestu“ Exportovat jako video
10
349 350 352 352
353 354 354 354 355 357 358 358 358 361 362 363 364 365 367 368 369 370 370 371 371 371 373 373 373 373 374 374 374 377 378 379 380 381
383 383 385 390 391 398 399 399 Microsoft Office 2016
Obsah
Pomocník v Microsoft PowerPointu Řeknete mi, co chcete udělat Popis prostředí
KAPITOLA 4 Outlook 2016
400 401 401
403
Spuštění a ukončení Outlooku
404
Okno aplikace Outlook Práce s pásem karet Panel nástrojů Rychlý přístup Složky a seznam složek Manipulace se složkami Obsluha prostředí Outlooku Místní nabídky Bublinová nápověda Správa aplikace – karta Soubor
405 407 407 409 410 411 412 413 413
Elektronická pošta Několik pojmů úvodem Vytvoření nového účtu pro práci s poštou Sestavení a odeslání jednoduchého e-mailu Příjem zprávy Reakce na zprávu Vytváření poštovních správ od A do Z Tisk zásilek Zpracování částí doručených zpráv Přerozdělení zpráv do složek Mazání zpráv Vyhledávání zpráv Nevyžádaná pošta Nastavení elektronické pošty v Outlooku
Kalendář Význam a možnosti kalendářů v aplikaci Outlook Otevření a zobrazení kalendářů Naplánování události Upozornění na časový limit Naplánování celodenní události Vymazání události Naplánování událostí, které se mají opakovat Plánování schůzek Pozvánka v poště zvané osoby Sdílení kalendáře Tisk kalendářů
Kontakty (Lidé) Okno Kontakty (Lidé) Vytvoření nového kontaktu Úprava kontaktu Vymazání kontaktu Podrobná uživatelská příručka
414 414 415 415 417 419 420 428 429 431 433 434 435 437
438 438 439 442 443 444 445 445 447 449 450 452
452 453 454 456 456
11
Obsah
Skupina kontaktů Úprava skupiny kontaktů Vymazání skupiny kontaktů Vyhledání kontaktu Tisk kontaktů
Úkoly Okno pro plánování úkolů a jeho karty Záznam nového úkolu Detailní záznam nového úkolu Splněný úkol Vymazání úkolu Upozornění na časový limit Usnadnění orientace v úkolech přiřazením kategorií Složky vlastních úkolů Úkoly, které se pravidelně opakují Ukončení opakování úkolu Předání úkolu jinému řešiteli Přehled v úkolech Vyhledávaní v úkolech Tisk přehledu a popisu úkolů
Deník Pomocník v Microsoft Outlooku Řeknete mi, co chcete udělat Popis prostředí
KAPITOLA 5 Microsoft OneNote Spuštění a ukončení OneNote Okno aplikace OneNote Umístění poznámek Poznámkový blok Vytvoření poznámkového bloku Uložení poznámkového bloku Zavření poznámkového bloku Přejmenování poznámkového bloku Přepínání mezi poznámkovými bloky Sdílení poznámkového bloku
Oddíl Vytvoření oddílu Vytvoření nové skupiny oddílu Manipulace s oddíly
Stránka Seznam stránek Vytvoření stránky Manipulace se stránkami Vkládání textu
12
456 458 458 458 459
460 461 461 462 463 463 463 463 464 464 465 465 466 467 467
468 469 470 470
473 474 474 475 476 476 477 477 478 478 479
481 481 481 481
482 483 483 483 484
Microsoft Office 2016
Obsah
Karta Domů Karta Vložení Karta Kreslení Karta Historie Revize Vyhledávání v obsahu Karta Zobrazení Tisk a náhled poznámek Posílání poznámek do OneNote
484 485 498 500 502 506 507 508 509
Pomocník v Microsoft OneNote
511
Rychlé vyhledávání
Rychlé poznámky Týmová spolupráce Online verze OneNote.com Rozdíly mezi online a offline verzí OneNote OneNote Web Clipper
Verze pro mobilní zařízení
Rejstřík
Podrobná uživatelská příručka
511
512 512 514 515 517
519
521
13
1 Co je Microsoft Word V této kapitole: Word po spuštění Karta Domů Karta Vložení Karta Návrh Karta Rozložení Karta Reference Karta Korespondence Karta Revize Karta Zobrazení Pomocník v Microsoft Wordu Řeknete mi, co chcete udělat
Kapitola 1 – Co je Microsoft Word
Microsoft Word můžeme de facto považovat v mnoha oblastech za standard při tvorbě, úpravě a čtení dokumentů. Často se používá ve firemní, výukové i osobní sféře. Pomocí Wordu je možné vytvářet jednoduché, ale i sofistikovanější dokumenty. Zároveň je vhodný nejen na individuální, ale i týmovou spolupráci. Od verze Microsoft Word 2013 dokonce dokáže otevírat a upravovat dokumenty PDF a v tomto formátu je i ukládat.
Word po spuštění Po spuštění Wordu se vlevo zobrazí historie naposled otevřených souborů. Napravo máte k dispozici náhledy k jednotlivým šablonám společně s možností vytvořit prázdný dokument. Tím při vytváření jakéhokoliv nového dokumentu začnete. Existující šablony mají výhodu v tom, že nabízejí předpřipravený obsah, který jednoduše změníte nebo doplníte. Pod každým náhledem vidíte odpovídající název, díky němuž volíte vhodný typ šablony (například Životopis, Hlavičkový papír, Obchodní leták, Svatební oznámení atd.). Pokud vám žádná z existujících šablon nevyhovuje, můžete dodatečně vyhledat další, a to prostřednictvím pole Hledat šablony na internetu. Šablony jsou rozděleny do kategorií, například Sady návrhů, Firma, Osobní, Průmysl, Událost, Karty, Dopisy. Ty, které plánujete často využívat, můžete připnout (ale i zrušit připnutí), a to pomocí špendlíku u šablony. Připnuté šablony zůstanou zobrazeny nastálo.
Obrázek 1.1: Nabídka šablon
Zajímavou možností, jak se naučit, co je nového ve verzi Word 2016, je získání několika jednoduchých tipů na zjednodušení práce, a to pomocí šablony Vítá vás Word.
22
Microsoft Office 2016
Word po spuštění
Microsoft Word následně vytvoří nový dokument sestávající z názorných tipů, ve kterých jsou zmíněny nejužitečnější novinky programu. Na konci dokumentu najdete odkaz na oficiální (a zároveň bezplatnou) výuku Wordu (aktivujete stisknutím klávesy Ctrl a klepnutím levým tlačítkem myši).
Popis prostředí Microsoft Word Základ grafického a uživatelského prostředí Microsoft Wordu 2016 tvoří pás karet (nebo anglicky ribbon), který obsahuje příkazy (ikony) uspořádané do skupin. Dané uspořádání se nazývá Fluent User Interface (Fluent UI) a stalo se standardem už ve verzi Microsoft Office 2007.
Obrázek 1.2: Pás karet ve Wordu
Každá karta na pásu karet má konkrétní a logický název reprezentující možnosti vyplývající z daného názvu: Domů, Vložení, Návrh, Rozložení, Reference, Korespondence, Revize a Zobrazení. Při tvorbě a úpravě dokumentu využijete hlavně příkazy na kartě Domů. Karty jsou v základní nabídce nastaveny v tomto rozložení, ale počet karet závisí na typu vloženého objektu (například tabulky nebo obrázku) a typu používaného zařízení, na kterém Microsoft Office „běží“ (například zařízení s dotykovým displejem). Následně Word podle situace přidává a odebírá karty – ty mají odpovídající název a obsahují relevantní příkazy (například u obrázku máte k dispozici příkazy na úpravu obrázku, u tabulky příkazy na úpravu tabulky apod.). Uživatel, pokud se mu to hodí, si může nastavit nebo vytvořit jemu vyhovující karty. Úplně vlevo najdete „kartu“ Soubor, která představuje ekvivalent nabídky Soubor známé z jiných programů. Po jejím zvolení najdete příkazy vztahující se k aktuálnímu dokumentu, vytvoření nového, respektive otevření/uložení dokumentu, tisk, export, sdílení, nastavení a další relevantní možnosti týkající se dokumentu, účtu přihlášeného uživatele a Wordu všeobecně. Od verze 2007 v Microsoft Office dostala karta Soubor pojmenování backstage.
Podrobná uživatelská příručka
23
Kapitola 1 – Co je Microsoft Word
Poznámka: Pás karet odkryjete nebo skryjete poklepáním na kteroukoliv kartu, například Domů. Další možnosti najdete po klepnutí na tlačítko Možnosti zobrazení pásu karet (vpravo nahoře v záhlaví okna).
Obrázek 1.3: Tlačítko Sbalit pás karet
Pokud na chvíli ponecháte kurzor myši nad některým příkazem, aktivuje se pomocník obsahující krátký popis společně s příslušnou klávesovou zkratkou (pokud existuje). Příkazy, které nabízejí více možností, mají vpravo umístěnou „šipečku“ (například na kartě Domů příkaz Podtržení nebo Najít). Příkazy jsou logicky seskupeny do jednotlivých skupin, které nesou odpovídající pojmenování. Některé skupiny obsahují napravo dole malou „šipku ve čtverečku“. Jedná se o tlačítko dialogu, které obsahuje další možnosti a nastavení, která nejsou přímo viditelná na pásu karet. Nad pásem karet najdete panel nástrojů Rychlý přístup, obsahující příkazy, které uživatel plánuje nejčastěji ve Wordu používat. Najdete zde předvolené příkazy jako Zpět, Znovu, v případě dotykového displeje i Režim dotykového ovládání / ovládání myší. Seznam příkazů na panelu Rychlý přístup můžete kdykoli rozšířit nebo omezit pomocí volby Další příkazy. Pod pásem karet najdete prázdnou stranu dokumentu, na kterou vkládáte samotný obsah (textový nebo grafický). Ať už naplníte jednu nebo více stran, v konečném důsledku vytváříte dokument. Dole vespod najdete stavový řádek, který nalevo zobrazuje informace o aktuální straně z celkového počtu všech stran dokumentu, o počtu slov a jazyku pravopisu. Vpravo přepínáte zobrazení dokumentu mezi režimem čtení, rozložením při tisku a webovým rozložením. Úplně vpravo najdete posuvník lupy, kterým přibližujete nebo oddalujete obsah dokumentu, aby byl pro uživatele dobře čitelný.
Panel nástrojů Rychlý přístup Panel obsahuje příkazy rychlého přístupu, které máte k dispozici bez ohledu na to, na které kartě se aktuálně nacházíte. Ve výchozím nastavení najdete na panelu trojici standardních příkazů, a to Uložit, Zpět a Znovu, u zařízení s dotykovou obrazovkou i Režim dotykového ovládání / ovládání myší. Jak vyplývá z názvu, jedná se o činnosti, které běžně s dokumentem provádíte, a to o jeho ukládání, krok zpět, respektive opakování úprav v dokumentu. Další užitečné příkazy lze doplnit klepnutím na šipku s výběrem a poté volbou příslušného příkazu. Poznámka: Doporučujeme přidat další užitečné příkazy, jako jsou například Nový, Rychlý tisk, Náhled a tisk.
24
Microsoft Office 2016
Word po spuštění
Obrázek 1.4: Panel nástrojů Rychlý přístup
Po klepnutí na Další příkazy se otevře okno Možnosti aplikace Word, kde úplně vpravo najdete seznam už používaných nástrojů. Nalevo najdete seznam příkazů, které můžete prostřednictvím tlačítka Přidat postupně umístit na panel.
Obrázek 1.5: Možnosti aplikace Word – přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup
Podrobná uživatelská příručka
25
Kapitola 1 – Co je Microsoft Word
Nový formát Jedná se o nový formát souborů postavený na Office Open XML využívající kontejner ZIP. Soubory se ukládají s příponou DOCX pro Microsoft Word, XLSX pro Microsoft Excel a PPTX pro Microsoft PowerPoint. Nový formát má až o 75 % menší velikost oproti stejnému souboru uloženému v předchozí verzi. Jeho výhodou je vyšší kompatibilita mezi aplikacemi různých výrobců, bezpečnost a zpětná kompatibilita mezi budoucími verzemi Microsoft Office.
Podpora formátů OpenDocument (ODT) Microsoft Office podporuje ukládání dokumentů do formátu OpenDocument Text (ODT). Formát vychází z formátu ODF (OpenDocument Format), což je zkratka pro OASIS Open Document Format for Office Applications. Jedná se o otevřený souborový formát určený k ukládání a výměně dokumentů vytvořených kancelářskými aplikacemi různých výrobců. ODF zahrnuje textové dokumenty (například poznámky, knihy, dopisy a jiné), prezentace, tabulky, grafy a databáze. Standard ODF vyvinulo sdružení OASIS a vychází ze staršího souborového formátu používaného aplikacemi OpenOffice.org; více informací na http://cs.wikipedia.org/wiki/OpenDocument.
Převod dokumentu do nového formátu V případě, že pracujete s dokumentem vytvořeným ve starší verzi Wordu, mohou být některé nové funkce (například možnosti formátování obrázku) deaktivované. To, že pracujete se starším formátem souboru, poznáte v názvu dokumentu v záhlaví okna, kde je přidaná poznámka [režim kompatibility]. Microsoft Word vám nabízí možnost konverze do nového formátu, a to prostřednictvím karty Soubor. Zde se automaticky zobrazí kategorie Informace, která obsahuje příkaz Převést.
Obrázek 1.6: Převedení dokumentu do novějšího formátu
26
Microsoft Office 2016
Word po spuštění
Po jeho aktivování Word informuje o způsobu konverze. Po potvrzení pomocí tlačítka OK se dokument automaticky převede do nejnovějšího formátu dokumentu (v názvu v záhlaví okna zmizí text [režim kompatibility]) a dokument zůstane dále otevřený. Poznámka: Jiný způsob konverze spočívá v uložení dokumentu ve formátu Dokument Word (DOCX). V tomto případě zůstanou v počítači uložené oba soubory (převedený i původní se starým formátem).
Podpora PDF Microsoft Word dokáže ukládat dokumenty ve formátu PDF s možností vytvoření záložek, zabezpečení heslem, ovlivňování kvality a podobně. Můžete se rozhodnout pro optimalizaci výsledného PDF pro publikování online a tisk (Standardní) nebo jen publikování online (Minimální velikost), což v daném případě znamená, že dojde ke značné degradaci kvality použitých obrázků. Další nastavení najdete po klepnutí na tlačítko Možnosti.
Obrázek 1.7: Publikování dokumentu ve formátu PDF
Z daných možností bychom neměli zapomenout na volbu Při vytváření záložek použít, jíž zabezpečíte vytvoření záložek, které lze využít jako obsah dokumentu, případně možnost Šifrovat dokument heslem a tím ho zabezpečit proti neoprávněnému otevření nepověřenou osobou. Kromě ukládání dokáže Word dokumenty PDF otevřít a zároveň převést do editovatelné podoby (v případě, že v souboru nejsou nastavená bezpečnostní omezení). V počítači najděte uložené PDF, které otevřete například přes Soubor→Otevřít (stejně jako jakýkoliv jiný dokument). Před samotnou konverzí vás o postupu informuje Word informačním oknem.
Obnova neuložených souborů Microsoft Word nabízí možnost vrátit se k neuložené verzi dokumentu. Funkcionalita přijde vhod v případě, že jste omylem hotový dokument neuložili. Word tuto možnost nabízí automaticky, raději se ale přesvědčte, že ji máte aktivní. Nejprve přejděte na kartu Soubor a vyberte Možnosti. V okně Možnosti aplikace Word klepněte vlevo na Uložit a napravo označte (zaškrtněte) možnost Při zavření bez uložení zachovat poslední automaticky uloženou verzi. Poznámka: Aby funkce Při zavření bez uložení zachovat poslední automaticky uloženou verzi správně fungovala, doporučujeme nastavit kratší čas v nabídce Ukládat informace pro automatické obnovení po, například na 1 minutu.
Podrobná uživatelská příručka
27
Kapitola 1 – Co je Microsoft Word
Obrázek 1.8: Nastavení automatického ukládání
Po otevření poslední verze dokumentu se můžete „vrátit“ k jeho neuložené verzi přes Soubor→Informace, kde se napravo nachází Spravovat dokument. Dokument, který nebyl uložen, obsahuje v této části čas (případně i datum) uložení společně s poznámkou (při zavření bez uložení).
Obrázek 1.9: Předchozí verze dokumentu
28
Microsoft Office 2016
Word po spuštění
Po klepnutí na tuto informaci dojde k otevření neuložené verze dokumentu, která se uživateli ihned zobrazí. Následně ji může uložit nebo porovnat klepnutím na tlačítko Porovnat v notifikačním panelu nacházejícím se pod pásem karet. Word automaticky přerozdělí obsah dokumentu na několik podoken. Uprostřed vidíte nejnovější verzi dokumentu (tedy tu, kterou jste neuložili). Nalevo se nachází seznam změn, které byly realizovány v neuložené verzi vůči poslední uložené verzi. Úplně vpravo najdete panel se dvěma částmi, kde v horní se nachází neuložený a ve spodní části naposled uložený dokument. Jinými slovy se jedná o funkci Porovnat, kterou najdete na kartě Revize. V dokumentu umístěném uprostřed (Porovnaný dokument) vidíte barevně označené změny vůči originálnímu textu – ty můžete prostřednictvím karty Revize (případně pomocí místní nabídky, kterou zobrazíte klepnutím pravým tlačítkem myši) přijmout nebo odmítnout. Více se dozvíte v podkapitole Karta Revize. Revidovaný (porovnaný) dokument s odsouhlasenými změnami nakonec můžete uložit.
Obrázek 1.10: Výsledky porovnání dvou dokumentů
Tvorba šablony Smyslem ukládání dokumentu jako šablony je vytvoření jakéhosi vzoru pro budoucí dokumenty. Můžete si takto předpřipravit obsah (například hlavičkový papír), který budete často používat. V praxi se často stává, že uživatelé mají odložené vzorové dokumenty „bokem“, nechtěně ale při jejich úpravě přepíší i ten původní. Výhodou šablon je, že takovýto dokument už omylem nepřepíšete (pokud budete soubor ukládat přes Soubor→Uložit, Word se vždy zeptá na název nového souboru).
Podrobná uživatelská příručka
29
Kapitola 1 – Co je Microsoft Word
Šablona se vytváří jednoduchým způsobem, a to uložením dokumentu jako šablony. Přejděte do Soubor→Uložit jako, kde zvolte Procházet. Při ukládání zvolte typ souboru Šablona Word a místo, kam šablonu uložíte.
Obrázek 1.11: Uložení dokumentu jako šablony
Digitální podpis Digitální podpis je elektronická značka zabezpečení, která zaručuje autorství a integritu (celistvost, neporušenost) dokumentu. Digitální podpis vydává na podnět žadatele certifikační autorita, tj. společnost oprávněná vydávat elektronický podpis. Po instalaci elektronického podpisu uživatel podpisuje otevřený dokument pomocí nabídky Soubor→Informace→Zamknout dokument, kde vybere Přidat digitální podpis. Po potvrzení vás Word vyzve k přidání podpisu. Zvolte Typ závazku, případně účel podepsání dokumentu (Účel podepsání tohoto dokumentu). Můžete zobrazit detaily podpisujícího, případně změnit podpisujícího uživatele prostřednictvím tlačítka Změnit. Informaci ohledně podepsání dokumentu najdete v Soubor→Informace, případně po otevření dokumentu napravo, kde můžete jako autoři dokumentu podpis odebrat.
30
Microsoft Office 2016