Personvernerklæring for KNIF AS

PersonvernerklĂŚring for KNIF AS

Personvernerklæring for KNIF AS 1. Hvem er KNIF? KNIF skal forenkle hverdagen for alle frivillige og ideelle organisasjoner. Vi har et særdeles bredt bransjekompetent tilbud som omfatter ferdigforhandlede, kvalitetssikrede og konkurransedyktige innkjøpsavtaler innen de områdene som er viktigst for medlemsorganisasjonene våre.

I tillegg tilbyr vi spesialtilpassede regnskapsog fundraisingstjenester for medlemmene, samt bransjekompetanse, rådgivning og opplæring.

Vi har også noen fordelsavtaler for ansatte i medlemsorganisasjonene.

For medlemmene innebærer dette en bedre utnyttelse av ressursene, og en grunnleggende trygghet for at man har gode innkjøpsbetingelser.

KNIF er organisert ved at KNIF AS eier 100 % av Knif Regnskap, 100 % av Bidra og 24,99 % av Knif Trygghet Forsikring. Knif Innkjøp, Knif Storhusholdning, Knif Fundraising og Knif Samfunn er virksomhetsområder under KNIF AS Vi tar personvern på alvor, og i denne personvernerklæringen viser vi hvordan vi behandler personopplysninger i KNIF AS. Dette omfatter virksomhetsområdene Innkjøp, Storhusholdning, Fundraising og Samfunn, mens Knif Regnskap AS og Knif Trygghet Forsikring AS har egne erklæringer spesialtilpasset sine bransjer.

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger for å gjøre medlems- og kundeopplevelsen så god som mulig, og for å administrere medlemskapet i KNIF. KNIF har mange innkjøpsavtaler med en rekke samarbeidspartnere, og det leveres også tjenester direkte fra oss samt selskaper vi har eierskap i.

01.09.2019

Opplysningene sikrer at rett kontaktperson hos eksisterende og potensielle medlemmer får tilsendt informasjon fra KNIF og våre samarbeidspartnere om relevante avtaler, tjenester, kurs og temaer. Deling av opplysningene med samarbeidspartnerne sikrer også at dere får tilgang til de gode prisene dere har krav på gjennom KNIF.

3. Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Vi samler inn kontaktinformasjon som navn, epostadresse, telefonnummer og postadresse, samt hvilken stilling og ansvarsområde personen har, og i hvilken organisasjon de jobber eller har et verv i. Tilsvarende opplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører og samarbeidspartnere, samt andre relevante organisasjoner og bedrifter registreres også.

I tillegg registrerer vi de relasjoner personen har i forhold til KNIF, samt avtaler, tjenester og tilsvarende som personen har meldt interesse for, eller er ansvarlig for i sin organisasjon. Gjennomførte aktiviteter som deltakelse på kurs og abonnement på nyhetsbrev og medlemsblad registreres også.

Vi registrerer også informasjon som er nødvendig for å inngå ulike avtaler. Dialog fra e-post, telefon og møter samt informasjon som fylles ut i registrerings- og påmeldingsskjemaer på nettsiden kan registreres, og disse kan inneholde personopplysninger.

Nettstatistikk Knif Innkjøp samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettsiden: knif.no.

Formålet med dette er å utarbeide statistikk som benyttes til forbedring og videreutvikling av informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på

KNIF AS | Storgt 33 A, 0184 Oslo | post@knif.no | knif.no | Org.nr 980 404 706

2

Personvernerklæring for KNIF AS hva statistikken gir svar på, er antall besøkende på ulike sider, lengde på besøket, hvilke nettsteder den besøkende kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Dette betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. All data slås sammen til en gruppe og behandles aldri individuelt. Vi samler inn hele IPadressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første tallgruppene i adressen benyttes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx.

Informasjonskapsler Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Knif Innkjøp benytter seg av informasjonskapsler til å generere statistikk slik at vi kan spore din bruk av nettstedet, men dette gjøres anonymisert.

Lagring og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre brukeren både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på knif.no: • Analyseverktøyet Google Analytics som lagrer statistikk ved bruk av nettstedet brukt til analyse og forbedringspunkter.

• Våre publiseringsløsninger (Wordpress og Sharepoint) plasserer også informasjonskapsler på din maskin. Disse brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og slettes etter 90 dager.

01.09.2019

•

•

Facebook Pixel, Linkedin og Adform samler informasjon brukt til markedsføring, og lagres anonymt.

Google Tag Manager holder styr på alle våre publiserings-script

4. Grunnlag for å samle inn og behandle personopplysninger KNIF AS har i henhold til personvernlovgivningen flere grunnlag, eller hjemler, for å samle inn og behandle personopplysninger. Disse omfatter registrering og behandling i forbindelse med inngått avtale/kontrakt, oppfyllelse av lovhjemmel, aktivt samtykke og berettiget interesse.

Oppfyllelse av kontrakter og avtaler Vi samler inn og behandler personopplysninger for å oppfylle de forpliktelsene vi har med i hovedsak samarbeidspartnere, organisasjonsmedlemmer, ansatte i medlemsorganisasjonene og leverandører som vi har inngått avtaler og kontrakter med.

Oppfyllelse av lovhjemmel I enkelte tilfeller er det nødvendig å samle inn og behandle personopplysninger i henhold til norsk lovgivning og rapportering til myndighetene. For KNIF gjelder dette primært i henhold til regnskapsloven og arbeidsmiljøloven.

Aktivt samtykke Alle som er interessert i informasjon fra KNIF kan samtykke til å få tilsendt informasjon, kampanjer, invitasjoner osv. på e-post og følge oss i ulike sosiale medier. De vanligste måtene å gi samtykke på er gjennom varsel og skjemaer på nettsidene, som svar på e-post eller i sosiale medier eller direkte i telefonsamtaler og på samlinger eller i møter.

KNIF AS | Storgt 33 A, 0184 Oslo | post@knif.no | knif.no | Org.nr 980 404 706

3

Personvernerklæring for KNIF AS Berettiget interesse KNIF kan behandle personopplysninger utfra berettiget interesse så langt dette ikke overstiges av hensynet til den enkelte persons personvern.

Ved bruk av berettiget interesse som behandlingsgrunnlag gjennomfører vi en vurdering av interesseforholdene for enkeltpersonen og KNIF. Berettiget interesse benyttes hovedsakelig i kommunikasjons-, salgs- og markedsarbeidet, samt i arbeidet relatert til Knif Samfunn.

Hjemmelen benyttes primært til registrering av kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle leverandører og samarbeidspartnere, eksisterende og potensielle medlemsorganisasjoner samt interesseorganisasjoner og enkeltpersoner med samme arbeidsområder som KNIF, samt ved utsendelser av relevant informasjon til disse.

5. Hvordan sikrer vi personopplysningene?

I KNIF drifter vi løsningene våre hos kompetente samarbeidspartnere som ivaretar sikkerheten.

Den ordinære IT-driften ligger hos Telecomputing, og i tillegg har vi noen tredjepartsleverandører av programvare og applikasjoner. Det skal foreligge en avtale om databehandling med det respektive selskap som definerer ansvaret de har for å oppfylle personvernlovgivningen.

I de tilfeller vi deler personopplysninger med våre samarbeidspartnere og leverandører, gjør vi dette på bakgrunn av spesifikt avtalte aktiviteter som skal sikre at rett kontaktperson hos medlemmene får informasjon som er relevant.

6. Hvor lenge lagrer vi opplysningene Det er behovet for å gjennomføre formålet for behandlingen av personopplysningene som er styrende for hvor lenge de lagres hos oss. For eksempel vil kontaktopplysninger til kontakt

01.09.2019

personer i medlemsorganisasjonene lagres til vi får melding om at personen har sluttet. Et annet eksempel er spesielle behov som er meldt inn for deltakelse på et kurs, som kun vil bli lagret og behandlet i forbindelse med det respektive arrangement.

7. Hvilke rettigheter har jeg?

Personvernlovgivningen sikrer gode rettigheter for deg som enkeltperson. Datatilsynet deler rettigheten inn slik: •

• • •

Rett til innsyn i hvilke opplysninger vi har registrert om deg Rett til retting av opplysningene Rett til sletting av opplysninger Rett til begrensning i behandling av

personopplysningene • Rett til å protestere mot behandling

av personopplysningene • Rett til å beskytte seg mot automatiske avgjørelser (benyttes ikke av KNIF) • Rett til å ta med deg dine data (data portabilitet) De ulike rettigheten gjelder så langt ikke det er andre hjemler eller forhold i regelverket som hindrer dette. For eksempel kan man ikke kreve sletting av opplysninger som skal rapporteres til myndighetene, eller opplysninger som er nødvendige for å oppfylle en avtale. Utfyllende informasjon om rettighetene finner du hos Datatilsynet: datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter

8. Spørsmål om dine personopplysninger i KNIF Alle spørsmål om personopplysninger, herunder krav om retting og sletting, kan sendes til post@ knif.no. Ta også gjerne kontakt på telefon 23 10 37 30.

KNIF AS | Storgt 33 A, 0184 Oslo | post@knif.no | knif.no | Org.nr 980 404 706

4