Как организовать качественное мероприятие и сделать его визитной карточкой

FEST КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КАЧЕСТВЕННОЕ МЕРОПРИЯТИЕ И СДЕЛАТЬ ЕГО ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКОЙ

Спикер: Екатерина Дзоря

ПЛАН ВЕБИНАРА О чем мы будем говорить Форматы мероприятий и наполнение. Концепция и позиционирование. Площадка. Техническое оснащение и персонал. Законодательные особенности организации мероприятий.

PR и продвижение проекта.

01 Офлайн-мероприятия

ФОРМАТЫ МЕРОПРИЯТИЙ Какие варианты существуют

Фестивали, маркеты, выставки, прессконференции, мастер-классы, лекции, ужины, прессс-конференции и так далее.

02 Онлайн-мероприятия Вебинары, мастер-классы, зум-вечеринки, презентации, пресс-конференции, квизы, выставки, онлайн-фестивали и так далее.

НАПОЛНЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ Маркет Фудкорт Лекторий Зона мастер-классов Welcome-зона Партнерские зоны Фотозона Места для отдыха Другие зоны

Тематика отдельных зон мероприятия может быть: развлекательной образовательной тематической Расписание активностей: равномерное заполнение всех зон + наличие активностей в течение всего дня; учет удобного для каждой группы гостей времени (родители с детьми, студенты, пожилые люди и так далее); мероприятия не должны мешать друг другу (рок-концерт нельзя ставить одновременно с медитациями).

Другие зоны могут быть кинозалом, выставкой, местом для дегустации, местом где можно оставить ребенка под присмотром, место приема вторсырья, консультации врачей и так далее.

КОНЦЕПЦИЯ И ПОЗИЦИОНИРОВАНИЕ Для какой аудитории готовить мероприятие

Закрытое мероприятие

Открытое мероприятие на проходной площадке

учитывать интересы приглашенных;

понятное позиционирование;

заранее проводить опросы и

"массовые" развлечения без

собирать идеи;

сложных механик;

обязательно предварительно

большое количество

регистрировать гостей и

информации об организаторе и

оценивать аудиторию по

других фажных факторах.

интересам и др показателям.

Открытое мероприятие на удаленной от зон проходимости площадке масштабный пиар; точное описание маршрута до точки, а также понятное и подробное анонсирование всех активностей; локальная информация на площадке.

ПЛОЩАДКА ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЯ Расположение

Оформление

Влияет на концепцию и позиционирование. Кроме того, может

Сочетаемость внешнего вида площадки с идей и форматом

поставить в зависимое положение от конкурентов рядом

мероприятия. В противном случае потребуется большое

(например, платный детский фестиваль рядом с бесплатным

количество вложений, чтобы переделать, например, модный

парком атракционов).

лофт под детский праздник.

Зонирование (застройка и вместимость)

Комфорт и безопасность

Если зон большое количество, все они должны быть отделены

Наличие не только карты с зонами, но и плана эвакуации (его

друг от друга. Громкие зоны должны быть вынесени

вы сами должны проверить до начала мероприятия).

максимально далеко. Самые "перспективные" по активности

Предупреждение о спусках и лестницах (ограждение, цветные

зоны - на противоположном от входе конце, торговля и прочее

ленты на ступенях и так далее). Наличие свободного подхода к

- ближе ко входу. К самым активным зонам - подходы со всех

туалету, комната для персонала и так далее.

сторон и большое количество пустого пространства.

Свет Общее хорошее освещение (проверять по зонам), отдельное освещение для зон мастер-класса и любых активных пространств. Учет "темных" зон при зонировании - например, театра и

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ

кинотеатра и так далее. Независимость от дневного света.

Звук Фоновая музыка. Отдельные колонки для разных зон, возможность объявления важной информации на всем пространстве. Регулирование громкости, проверка оборудования до мероприятия.

Кондиционирование Естественное проветривание или система кондеционирования. В холодное время года обязателен обогрев помещения.

Санитарные зоны Достаточное количество мусорок на площадке. Баки в быстрой доступноести (но не на виду). Дополнительные баки для фудкорта, обязательная договоренность со всеми участниками и партнерами о чистоте.

ПЕРСОНАЛ Охрана

Гардероб

На входе, на зоне торговли, в самых активных точках а также на

Минимум два человека, своевременная проверка номерков, БЕЗ

потенциально опасных местах (подходы к воде, щитки

функции куратора (welcome-зона должна быть в зоне

электроэнергии и так далее) + обходы площадок.

видимости от гардероба).

Клининг

кураторы

Несколько человек на весь день, которые должны регулярно

Отдельно для гостей и партнеров. Закрепление за каждым

обходить площадку. У организатора и кураторов обязательно

куратором его зоны ответственности. Отдельно пара человек

должен быть не только общий телефон клининга, но и каждого

на welcome-зону + несколько свободных людей на смену.

отдельного уборщика.

Организатор БЕЗ прикрепления к отдельной зоне.

ОФИЦИАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Разрешения на мероприятия и обязательные согласования 01

Письма и заявления

02

Работа на площадке

Письмо в департамент региональной

дежурная "Скорая помощь" или врач;

безопасности;

пожарная машина;

письмо в МВД (обычно замначальнику);

охрана.

письмо в МЧС; письмо префекту административного округа; согласование ярморочной торговли.

Что указывать в письмах расписание мероприятия и место проведения; актуальность события; ожидаемое количество гостей; потенциально опасные активности (фейерверки); ответственные лица (за пожарную безопасность, за предоставление документов); план-схема (карта) и график демонтажа и монтажа.

МОНТАЖ И ДЕМОНТАЖ Обязательные правила

01

Отдельный график и карта

02

Подрядчики и оборудование

Для фестиваля - минимум день на монтаж.

Наличие техники и рабочих для монтажа и

Обязательный график заезда партнеров +

демонтажа. Охрана на время заезда и выезда.

куратор, встречающий их.

Контроль качества сборки, проверка и

Согласование монтажа и демонтажа с площадкой.

утверждение партнерских зон согласно договору.

Карта для всех участников (с точным зонированием и их расположением).

РЕКЛАМА МЕРОПРИЯТИЯ

Анонсы и постанонсы СМИ и блогеры

в социальных сетях

Наружная реклама

С акцентом на цепляющие детали -

Розыгрыши и другие механики

Для проходимых мест - баннеры с описанием

необычные активности (особенно

взаимодействия с аудиторией.

события, QR-кодами, ведущими на сайт или в

бесплатные), звездные имена, ценности и

Таргетированная реклама на жителей города,

соц сети.

цели мероприятия.

запуск тематических хештегов. Подробная

Отдельный плюс - оформление маршрута с

В каждом анонсе - точный адрес и график

информация о маршруте к месту проведения и

помощью внешних объектов (карт,

работы (без ошибок!)

всех возможных маршрутах.

указателей).

Эфиры и прямые включения во время мероприятия. Если мероприятие серийное - обязательные постанонсы в социальных сетях.

FEST КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КАЧЕСТВЕННОЕ

МЕРОПРИЯТИЕ И СДЕЛАТЬ

ЕГО ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКОЙ

Спикер: Екатерина Дзоря