Управление проектами в ситуации форс-мажор

Управление проектами в ситуации форс-мажор Сергей Пронин

Сергей Пронин ● ● ● ●

MA in Game Design Консультант по стратегическому планированию и геймификации проектов Член редколлегии журнала “Иначе” Координатор некоммерческих литературных сообществ “Проект литературных инициатив” и “КЛКВМ”

О чём будем говорить? ● ● ● ● ● ●

“Houston, we have a problem!” Что делать прямо сейчас? Как переизобрести проект? Команда во время шторма Координация и планирование «Заморозка» и «Разморозка» Крепость заднего ума: как подготовится к следующему шторму?

Первые шаги

Первые шаги ● ● ●

Учёт наличных ресурсов Оперативная и открытая внутренняя коммуникация План внешней коммуникации

Первые шаги

Как переизобрести проект? ●

Сосредоточится на решаемых задачах ○ ○

●

Оплатить победителю олимпиады обучение за границей Помочь с переводом документов для студенческой визы

Как найти решаемые задачи? ○ ○ ○

Не нужно денег Ограниченный временной горизонт Работают на ваши цели

Как переизобрести проект? ●

Для новых задач нужны новые процессы: ○

○ ○

Дробить задачи на множество однородных простых частей ■ Чёткие границы ■ Предсказуемая нагрузка Масштабирование через волонтёров Больше формализации: ■ В идеале, волонтёр должен взять понятную задачу со всей необходимой информацией и решить её самостоятельно.

■ Процесс распределения/отчёта лучше всего автоматизировать

Как переизобрести проект?

Как переизобрести проект?

Команда во время шторма ●

Узкая группа координаторов. ○ ○ ○

●

Эмоциональная устойчивость Жизненная «стабильность» (есть работа, квартира, поддерживающая сеть близких, ничего не требует исключительного внимания) Организационные задачи, координация, коммуникации, техническая поддержка и так далее

Много волонтёров ○ ○ ○

Специалисты, готовые «жертвовать» время и навыки Люди с возможностями(машина, собственное помещение и т.д.) Работают на «конвейере»

Команда во время шторма ● ●

Необходимо быть готовым к текучке на всех уровнях На волонтёрском уровне текучка будет постоянной, нужно быть к этому готовыми организационно и морально: ○

●

Набор и инструктаж волонтёров лучше всего автоматизировать (памятки и инструкции)

Замены и выпадения в управленческой команде более редки, но более ощутимы. ○

Идеальный вариант: постепенно вводить в команду кого-то из наиболее активных волонтёров (скамейка запасных)

Команда во время шторма ●

Необходимо думать о поощрениях и наградах ○ ○ ○ ○

●

Названия должностей Представление в социальных сетях Визитки для управленческой команды Сертификаты

Необходимо думать о чистоте рядов ○

Управленческая команда должна иметь чёткий план по разрешению конфликтов среди волонтёров и удалению нежелательных элементов

Планирование ●

Обозримый горизонт планирования или короткие циклы ○

●

Чем дольше время реализации, тем сложнее удержать команду под контролем: ■ Отсутствие результата/признания ■ Накопление личных форс-мажоров

Примеры: ○ ○ ○

Выпуск журнала раз в два месяца Единоразовые сборы необходимых вещей/денег для определённых целевых групп Тематический портал с большой волонтёрской командой копирайтеров и несколькими ключевыми редакторами

Координация ●

Координировать волонтёров придётся при помощи какого-то онлайнинструмента ○

●

Подойдёт то, что удобно волонтёрам и управленческой команде, например: ■ Файл в облачном хранилище ■ Виртуальная доска Kan-Ban

Волонтёры жертвуют личное время и не всегда глубоко вовлечены в проект. Поэтому задачи для них должны быть с чёткими критериями выполнения и сроками: ○ ○

Завтра, в 18:00 нужен человек с легковой машиной, отвести пять пакетов детских игрушек от Адреса 1 к Адресу 2. Погрузка не требуется, будет 2 помощника. На этой неделе, или, если неудобно, на следующей, нужно отвезти игрушки в детдом, лучше днём или вечером. Адрес сообщим позже.

«Заморозка» проекта ●

Идеальный вариант: ○ ○

○

●

Экстренный вариант ○ ○ ○

●

Заранее объявленная приостановка или остановка в конце очередного цикла Чёткая информация по срокам приостановки: до лета, до следующего года, мы не знаем ■ В зависимости от глубины вовлечения управленческой команды полезно иногда отправлять проект в отпуск ■ Инструкция для волонтёров: как общаться с целевой группой в случае необходимости Все контакты, чаты и пр. обязательно сохраняются. Автоматический набор волонтёров останавливается. Экстренная приостановка в момент оповещения всех участников Чёткая коммуникация: почему, на какое время, что делать сейчас Инструкция для волонтёров: куда направлять вопросы от целевой группы

Постарайтесь не оставлять волонтёров хотя бы какое-то время в одиночестве, напоминайте о себе апдейтами

«Разморозка» проекта ●

Оповещение волонтёров ○ ○ ○

●

Инструктаж управленческой команды: ○ ○

● ●

Опрос о готовности начать работу Напоминание о правилах, регламенте и руководителях Подготовка большого количества волонтёров к работе в первые дни запуска Как работаем дальше Если необходимо, перераспределение обязанностей и представление новых членов

Оповещение целевой группы Работа с «первой волной»

Если кризис ещё не наступил ●

Составьте план на случай кризиса, лучше даже несколько сценариев ○

●

Необязательно тратить на это все силы всей команды, но небольшая рабочая группа должна потратить на это некоторое время

Проведите инструктаж команды

Подведём итоги ● ● ● ● ● ●

Сохраняйте спокойствие Чёткий план действий и коммуникации Информировать всех как можно скорее. Прежде, всего, команду Дайте всем время решить личные вопросы. Поддержите команду в этом Начинайте думать о переформатировании с теми, у кого всё стабилизировалось Добро победит

Спасибо за внимание!