Redefining the workplace (NO)

OMDEFINERING AV ARBEIDSPLASSEN KONTORETS FREMTID OG HVORDAN DU KAN GJØRE DEG KLAR FOR DEN

Skap løsninger som varer

Siden etableringen har vi i Kinnarps vært opptatt av å skape den perfekte arbeidsplassen. Vi har fulgt utviklingen og funnet nye løsninger på trender, kriser, internasjonalisering, teknologi, samt nye måter for samarbeid og oppgaveløsning. I nesten 80 år har vi levert produkter og innredning-løsninger basert på krav fra næringslivet, og skapt arbeidsmiljø der ansatte trives.

Vi har jobbet bærekraftig, og tenkt sirkularitet helt fra starten. Vi har alltid strebet etter det beste grensesnittet mellom et bærekraftig miljø, mennesket og økonomi.

Så befinner vi oss alle på inngangen til en ny æra. Under og etter covid-19pandemien. Bruk av hjemmekontor har satt mange fordommer til side, satt søkelyset på ulike behov vi ikke visste at vi hadde og gitt bedriftene nye muligheter til å skape gode arbeidsplasser.

Dette white paperet er fra Kinnarps: Omdefinering av arbeidsplassen er ment som et grunnlag for å planlegge fremtidens arbeidsplass. Finne en ny balanse mellom hjem og kontor, som sikrer en bærekraftig og varig fremtid som støtter effektivitet, både på jobb og hjemme.

Dette er et dokument både for bedriftsledere, sjefer, HR ansvarlige og dere som er involvert i ulike innredningsprosjekt av arbeidsplassen.

Håper du finner innholdet interessant. Det er bare å ta kontakt hvis du har noen spørsmål.

Vennlig hilsen Dan Molander Salgsdirektør i Kinnarps Group

Bakgrunn

Pandemien har endret vår adferd. Vi har sett på fakta og tall, men også hvordan feks leieavtaler, finansiering og arbeidsmønster har utviklet seg. Her har vi fokusert på den ansattes evne til å holde fokus og til å gjennomføre arbeidet sitt på en god måte. Hvordan kan man være kreativ, motivert og effektiv på lang sikt.

I tillegg til tradisjonell forskning (vi ser på rapporter fra hele verden) har vi dybdeintervjuet 25 Europeiske bedrifter om deres situasjoner hjemme og på kontoret. Vi har ønsket å fange opp endrede mønster i gjennomføring og rutiner, og finne ut hva de selv tror vil prege fremtidens arbeidsplass.

Ulike land har hatt ulike nivå av nedstengning, noe som selvfølgelig påvirker hvordan folk oppfatter mulighetene og begrensningene. Vi har forsøkt å se utover den direkte effekten av nasjonale restriksjoner, og i stedet fokusere på et bredere perspektiv på hvordan endringer i dagens arbeidsplasskonsepter kan og bør påvirke avgjørelsene du tar for lokalene i fremtiden.

FJERNARBEID (JOBBE UTENFOR ARBEIDSPLASSEN) ER KOMMET FOR Å BLI. Samfunnet endrer seg over tid. Det gjør også måtes vi jobber på, våre arbeidsmetoder og innredning av arbeidsplassen.

Covid-19 har ført til at mange har jobbet hjemmefra.

Konsekvensene av dette fjernarbeidet begynner nå å vise seg. Å jobbe hjemmefra har vist seg å være langt mer fordelaktig enn arbeidsgivere forestilte seg. Det å sitte hjemme viser seg å fungere godt for arbeid som krever fokus og konsentrasjon.

Ansatte rapporterer om bedre effektivitet, god gjennomføring av møter og verdien i nye måter å skape relasjoner på. Å jobbe hjemmefra har også gitt arbeidstagere større fleksibilitet, og mange har fått bedre balanse mellom jobb og fritid. Tiden man sparer på transport til og fra jobb, kombinert med muligheten til å gjøre f.eks husarbeid i pauser, gir mer tid til både tid med familien og gjennomføring av egne interesser.

Denne fleksibiliteten er meningsfylt for mange mennesker.

Det å flytte arbeidsplassen hjem, kan i visse tilfeller skape utfordringer. Feks kan det være vanskelig å sette en sluttid for arbeidsdagen, samarbeid kan bli vanskelig, det kan være utfordrende å skille mellom arbeid og privatliv osv. 27% av de som har jobbet hjemmefra har i en Europeisk undersøkelse svart at de jobber flere timer enn vanlig, og at de har brukt fritiden for å møte forventningene til bedriften. 2 Hvis ansatte gis frihet til å arbeide når som helst og hvor som helst i løpet av dagen, kan det være nyttig å ha en samtale om forventningene til samarbeidet. Har du lov til å sende e-post etter kl. 20.00? Er det forventet at man svarer sent på kvelden?

Hva er reglene og grensene for fjernarbeid og fjernsamarbeid?

Har bedriften definert disse?

Til tross for de direkte kortsiktige fordelene ved fjernarbeid, kan vi se i våre intervjuer at vi må være varsomme når vi trekker konklusjoner om dette. Selv om noen ansatte har hatt gode erfaringer med å jobbe hjemmefra, gjelder det ikke for alle.

Flere har opplevd perioden som utfordrende, og mange opplever reelle problemer med å kunne gjøre en god jobb hjemmefra. Vi ser at de som har tatt seg av små barn under nedstengning, bor i mindre boliger eller hatt liten fokus på ergonomiske møbler, har hatt en mindre positiv opplevelse enn andre.

“ Med pandemien oppdaget kundene våre at det er mulig å arbeide annerledes og nærmere hjemmet, optimalisere timeplanen og balansere yrkes- og privatlivet.

Til fordel for familien og seg selv.”

SEDAT ADIYAM AN, DIREKTØR I COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, SVEITS.

4

HVA SAVNER VI FRA KONTORET VIKTIGHE TEN AV SAMH ANDLING ANSIKT TIL ANSIKT

I våre intervjuer og i samtaler med kunder og partnere, har det blitt tydelig at det vi savner mest fra arbeidsplassen er HVERANDRE. Uten et sted å møtes, føler mange ansatte seg mer ensomme og blir lett uinspirert. Dette er ikke heldig for en arbeidsplass, og noe alle bør være oppmerksomme på. Ikke minst fordi psykiske lidelser og diagnoser som utmattelse eller depresjon har tiltatt det siste tiåret. Dette har blitt mer tydelig under Covid 19-pandemien, og enda flere rapporterer om forverret psykisk trivsel.

Komplekse samarbeidsoppgaver som kreative møter, brainstorming og testing av nye ideer gjøres best sammen i fysiske møter. Det å komme inn på jobben er avgjørende for godt samarbeid.

Det ser også ut til å være enighet om at noen former for samarbeid kan gjøres mer effektivt i digitale møter, og mange opplever at de har blitt flinkere til å bruke de digitale verktøyene bedriften tilbyr. Å la flere møter bli digitale fremover, kan bidra til å spare reisekostnader og også være gunstig for miljøet. Det vil fortsatt være viktig å møtes ansikt til ansikt.

Her er balansegangen viktig. Det å møtes fysisk tilfører noe til samarbeidet som ikke en digital løsning tilbyr. Løsningen er å finne rett kombinasjon, tilrettelegge med gode teknologiske verktøy slik at vi kan ivareta det fysiske aspekt i digitale møter.

WHO-5 VELVÆREINDEKS Trivsel-indeksen WHO-5 måler mental velvære på en skala fra 0-100.

64

49

53

EQLS 20161

APRIL 2020 2

JULY 2020 2

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Quality of life, quality of public services, and quality of society, EUs publikasjonskontor, Luxembourg.

2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19 series, EUs publikasjonskontor, Luxembourg.

“ Interaksjonen i fysiske møter er annerledes og ofte bedre. Det kan være vanskelig å gå i dybden og gjennomføre fruktbare diskusjoner i telefonkonferanser. Dette fordi du ikke ser personen du snakker med, og har mulighet til å vurdere kroppspråk. Vi må finne rett balanse mellom møter ansikt til ansikt og telefonmøter.”

ANNE STEINICKE, PROSJEKTLEDER VED SEN ATE DEPARTMENT FOR FIN ANCE BERLIN, T YSKL AND.

5

Å SKAPE EN GOD ARBEIDSKULTUR

Kontorlokalene er ikke bare stedet for spontane møter og en prat ved kaffemaskinen. Det handler mest om å skape samhørighet og felles kultur. Dette får de ansatte til å føle en tilhørighet til jobben og samfunnet de er en del av.

En god arbeidskultur inkluderer hver enkelt, og får den ansatte til å føle seg anerkjent og sett. Det er vanskelig når man jobber eksternt. Det kan bli vanskelig å fange opp ansatte som har det vanskelig eller trenger hjelp. Det er viktig å sette igang tiltak som støtter oppunder samarbeid og gjør at ansatte likevel føler seg knyttet til hverandre.

TILRE T TELEGGING FOR NYANSAT TE

Et av våre mest interessante funn er spørsmålet om hva som skjer med nye og unge ansatte når sjefene, mentorene og mer erfarne kolleger ikke er tilgjengelige for å svare på spørsmål og gi råd. Å tiltrekke og beholde nyansatte er en av de største utfordringene europeiske selskaper har hatt i det 21. århundre. Og selv om det er lett å bli oppmerksom på temaet, har vi funnet ut at mange arbeidsplasser har oversett det faktum at juniormedarbeidere og nyansatte faktisk har det største behovet for å være på kontoret.

Den nyoppdagede komforten ved digitale møter og fjernarbeid som en effektiv og funksjonell løsning kan også påvirke rekrutteringsprosesser i fremtiden. Den nyoppdagede komforten ved digitale møter, kan også påvirke en rekruttering prosess. Det kan også utvide søkeområdet for fremtidige rekrutteringer hvis muligheten til å arbeide hjemmefra finnes.

“ Arbeidsmiljø og arbeidskultur er de viktigste aspektene ved kontoret, som er vanskeligere å gjenskape hjemme.”

L AURA PIHL AJA, HR SPECI ALIST HOS ADVEN, FINL AND.

Kontorlokalene er det beste stedet å lære, stille de spontane spørsmålene, gi og motta tilbakemeldinger og gjennomføre ulike tester. Det er også det beste stedet å dele selskapets verdier og bli en del av kulturen. Hva skjer når de mest erfarne på kontoret ikke er der for å veilede og samarbeide med nye og unge talenter?

”Jeg synes det er bra at det er tatt hensyn til å ivareta utvikling og opplæring, men det er ikke alltid vært tilfellet for nyansatte eller nyutdannede. Problemet med å jobbe hjemmefra er at nyansatte ikke får noen naturlige mentorer eller mulighet til å bli inspirert fra de med mer erfaring. Noe som gjør starten vanskeligere. Derfor er hjemmekontoret en dårligere løsning for de nyeste, da de får mindre mulighet til å opparbeide seg erfaringen. Dette avhenger selvsagt også av hvilken bransje de jobber innenfor. De kan også opparbeide seg kvantitativ erfaring, men kvaliteten på oppgavene uteblir.”

KONRAD KRUSIEWICZ, ARKITEKT OG GRUNNLEGGER AV THE DESIGN GROUP WARSZ AWA, POLEN.

6

IKKE UNDERVURDER ERGONOMIEN

Kontoret er ikke bare et bedre sted å bygge bedriftskultur, ha kreative idédugnader og møtes ansikt til ansikt.

Et annet viktig aspekt er de ergonomiske løsningene som tilbys på kontoret.

Kontoret, med mindre du tilfeldigvis har et eget hjemmekontor, er nesten alltid mer ergonomisk utformet enn et arbeidsoppsett i hjemmet. Personer som jobber hjemme merker kanskje ikke noe ubehag i starten, men å jobbe fra kjøkkenbordet eller sofaen kan ha langsiktig innvirkning på kroppen. Studier viser at personer som arbeider utenfor den definerte arbeidsplassen over lengre tid har opplevd smerter i nakke, skulder, albue og rygg. Dette kan forårsake langvarige smerter, føre til høyere sykefravær og redusert trivsel, samt høyere helsekostnader for både arbeidstaker og arbeidsgiver.

Hvordan kan arbeidsgivere sikre at kollegene er fornøyde og friske på lang sikt? Hvis vi nå står overfor en ny periode med såkalt fjernarbeid, bør kanskje arbeidsgivere tenke på det økte behovet for god ergonomi hjemme? Vi ser at lovgivningen varierer fra land til land, og gir arbeidsgivere ulike muligheter til å bistå sine ansatte med et ergonomisk arbeidsmiljø uten at enkeltpersonene blir økonomisk påvirket av for eksempel fordelsbeskatning. Det er viktig at lovgivningen raskt tilpasses dagens situasjon, for å sikre at ansatte som jobber hjemmefra også kan ha et godt arbeidsmiljø.

7

”Jeg tror de fleste bedrifter ønsker å se sine ansatte tilbake på kontoret. Dette fordi det fysiske møtet mellom mennesker, helt klart er den beste arbeidsformen for innovasjon og for å styrke bedriftskulturen. Samtidig kommer det til å bli vanskelig å fjerne den friheten som mange nå har kjent på gjennom muligheten til å jobbe hjemmefra.

Jeg tror og håper vi får se en større fleksibilitet i hvordan vi tilpasser oss hvordan og hvor vi jobber, basert på våre behov” JON AS FALK, ARKITEKT OG PARTNER PÅ STRATEGISK ARKITEKTUR, SVERIGE.

8

HVA BETYR DETTE FOR DET TRADISJONELLE KONTORET? Så mye som 75 % av arbeidstakerne i Europa sier at de ønsker å fortsette å jobbe hjemmefra – men svært få ønsker å gjøre det hver dag. Blant de vi har intervjuet, ser det ut til å være enighet om at det er ønskelig med 1 til 2-forhold: enten tre dager på kontoret og to hjemmefra, eller motsatt.

Med økt fleksibilitet i hvor vi kan arbeide, kommer nye krav til måten vi arbeider og hvordan vi innreder kontorlokalene våre.

Selv før pandemien har det vært en aktiv akademisk diskusjon om hvordan kontorer bør innredes. Blant annet har høye leiepriser og endret behov tvunget beslutningstakere i organisasjoner til å maksimere bruken av kontorlokalene.

Så hva betyr dette for fremtiden? Hvis folk kan velge når de arbeider hjemmefra, ser det ut som at arbeidsoppgavene som krever høy konsentrasjon er de som prioriteres hjemme.

Men hva med menneskene som ikke klarer å fokusere hjemme?

Vi kommer helt sikkert til å trenge mer variasjon og ulike typer arbeidsmiljøer for å kunne dekke fremtidens behov og krav til kontoret.

FREMTIDIGE KONTORTRENDER AKTIVITE TSBASERT ARBEID

Aktivitetsbasert arbeid blir ofte misforstått og brukt på feil måte. Det er rett og slett en måte å arbeide på, der du trenger en gjennomtenkt kontorinnredning for å støtte aktivitetene i den spesifikke organisasjonen. De ansatte har da muligheten til å velge den arbeidsplassen som er best egnet for oppgaven.

Samtidig er det også viktig å erkjenne at man ikke velger plassen utelukkende basert på oppgaven, men også utfra bakgrunn, personlighet og dagsform. Hvis de ansatte arbeider eksternt 1-2 dager. i uken, betyr det at bare ca. 50 % av de ansatte er på kontoret til enhver tid. Et eget personlig skrivebord vil da ikke være en kostnadseffektiv løsning. Med tanke på at noen av de ansatte kan komme til kontoret for å samarbeide og andre for å fokusere, trenger man kanskje ulike miljøer basert på disse aktivitetene. Det som er grunnleggende er imidlertid at de ulike miljø i innredningen velges på grunnlag av en grundig analyse som involverer alle ansatte i prosessen, samt å sikre at de implementeres i hele organisasjonen.

9

FLERE MØTEPL ASSER

SAM ARBEID UTENFOR DE STØRRE BYENE

I intervjuene våre har vi merket oss at vi ønsker personlig kontakt og møter. De digitale møtene er ok, men vi går glipp av uformell småprat, brainstorming – økter rundt whiteboardtavlen og korte oppsummeringer mellom kolleger. Man kan gjøre godt arbeid hjemmefra, men mange ønsker å komme tilbake til kontoret for å samarbeide. Dette vil nesten helt sikkert påvirke det fremtidige behovet for møtearealer på kontoret.

Hvis flere arbeider eksternt fra tid til annen, vil det være økt etterspørsel etter virtuelle møteplasser, både for større grupper og for individuell bruk. Forutsatt at flere ønsker å bruke kontoret til kreative møter, vil behovet for prosjektarealer og andre typer møtearealer der vi kan jobbe kreativt sammen bli nødvendig.

Mindre tid brukt på pendling og et ønske om et enklere liv utenfor de større byene er positive faktorer til fordel for fjernarbeid. Kontorkonseptet har blitt bredere, og både ansatte og arbeidsgivere innser at de kan arbeide effektivt fra andre steder, ikke bare på kontoret. Fjernarbeid betyr ikke bare at man jobber hjemmefra; det blir stadig mer populært å bruke co-working-lokaler, også i mindre byer og i forstedene.

Noen snakker også om å redusere sine hovedkontor i sentrale deler av større byer og i stedet legge til rette for mindre satellittkontorer utenfor byen, noe som gir enklere tilgang til ansatte som bor i forstedene.

UT VIKLING AV NYE STANDARDER FOR LEDERSKAP

ATSKILTE AREALER FOR FOKUSERT ARBEID

OG "EMPLOYEESHIP"

Ikke alle har hatt en god erfaring med å jobbe hjemmefra, men erfaringen avhenger ofte av om det er lett å konsentrere seg. For de som ikke klarer å fokusere eller ikke kan ha et godt ergonomisk arbeidsopplegg hjemme, må kontoret tilby løsninger der de ansatte kan konsentrere seg om sine individuelle oppgaver. Stille arealer for konsentrasjon er noe mange har følt de mangler, og selv om mange har klart å fokusere og skape effektivitet hjemme, kan vi ikke stole på at det skjer overalt, og glemme behovet for individuell konsentrasjon i fremtidens kontor. Stille arealer for konsentrert arbeid er ofte avgjørende for den samlede opplevelsen av kontormiljøet, men det trenger ikke å bety at det tilbys gjennom kontorbåser eller private kontorer. Ved å dele kontoret inn i ulike soner med god skjerming og innføre retningslinjer for bruk og atferd, kan man ha konsentrasjon og fokus også i åpne områder. Dersom ansattes ønske om økt andel hjemmekontor i fremtiden hovedsaklig er basert på konsentrasjonsproblemer,kan dette løses ved å innrede kontoret annerledes.

Overgangen fra en medarbeiderskap der vi stort sett tilbringer vår arbeidstid på kontoret til en mer dynamisk og fleksibel måte å jobbe eksternt på, stiller også nye krav til lederskap. Mange ledere av den "gamle skole" er vant til filosofien om at arbeid skal utføres på kontoret, og fokuset har vært på tiden man bruker på kontoret i stedet for faktisk effektivitet, produktivitet og resultater. Det spiller ingen rolle hvordan, når og hvor vi får jobben gjort. En mer dynamisk balanse mellom arbeid på kontoret og andre steder krever at ledere av "den gamle skolen" tar i bruk en ny måte å lede på, et lederskap som kan stole på å få resultater fra ansvarlige medarbeidere uansett hvor jobben utføres. Men en fleksibel arbeidsmetode stiller ikke bare nye krav til ledelsen, det skaper også nye forventninger til de ansatte. Man må utvikle en kultur for eierskap og ansvar i hele organisasjonen, ikke bare blant lederne. Vi kaller dette medarbeiderskap, og det er viktig for et moderne lederskap der organisasjonen skal tilpasse seg nye og mer fleksible arbeidsmetoder. Uansett hva fremtiden gir oss, kan vi konkludere med at ansatte verden rundt har vist en utrolig robusthet og fleksibilitet under pandemien.

FLERE TEKNOLOGISKE LØSNINGER, BÅDE BÆRBARE OG FASTE LØSNINGER

Teknologi er viktig når det gjelder å legge til rette for en mer fleksibel måte å arbeide på. Riktig teknologi slik at ansatte kan velge hvor de vil arbeide, både innenfor og utenfor kontoret.

Det handler ikke bare om å sikre utstyr til de ansatte som bærbare datamaskiner, smarttelefoner og gode digitale samarbeidsverktøy. Det er også viktig å se på de tekniske løsningene på kontoret. Det må finnes et godt system av teknologiske løsninger på kontoret som det er lett å koble seg til, både når man jobber individuelt og når man samarbeider.

Vi ønsker en jobbhverdag der alle våre verktøy er koblet sammen. Sømløse verktøy og program. Antagelig vil flere jobbe eksternt fra tid til annen, og det krever at systemer må fungere slik at vi enkelt kan samarbeide, få tilgang til filer og viktige dokument, og vi må kunne dele arbeidet vårt med resten av organisasjonen.

10

“ Den hybride måten å jobbe på vil være mer vanlig og påvirke både de fysiske lokalene på arbeidsplassen, men også hjemmekontoret. Den teknologiske utviklingen har vært dramatisk, men det samme har måten vi gjennomfører hverdagen på. Det neste steget er å utvikle samarbeidsmuligheter digitalt.”

FREDRIK NILSSON, HEAD OF GROUP REAL ESTATE INTERN ATION AL I SEB, SVERIGE.

“ Store endringer er på vei. Ledere må lære hvordan de kan gi slipp og stole på sine ansatte. Holdningen til hjemmekontoret vil endre seg.

Vi går i retningen "Jobber fra hvor som helst". Målet er å arbeide mer fleksibelt og opprettholde en sunn balanse mellom jobb og fritid.”

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMENT NI, UNGARN.

11

ET BÆREKRAFTIG KONTOR TILPASSET UTVIKLINGEN, ER ET KONTOR MED TIDLØS DESIGN OG HAR INNREDNING SOM ENKELT KAN ENDRES For at en innredning skal fungere over tid, må den tilpasses nye utfordringer, skiftende krav og ulike preferanser.

En forutsetning for dette er nøye utvalgte møbler, farger og materialer som bidrar til et rolig og enhetlig utseende.

På den måten er det mulig å rekonfigurere og kombinere møblene fra forskjellige rom på kontoret, samtidig som det gir et ensartet og konsistent inntrykk. En fremtidsrettet og bærekraftig kontorinnredning må være fleksibel nok til å kunne endres med organisasjonen utvikling og behov. Dette kan være små endringer som skjer hver dag, men de kan også være større skifter og endringer som skjer med mye mindre frekvens, som for eksempel skiftet vi befinner oss i akkurat nå.

12

Vi vet fra møter med våre eksisterende kunder at mange vurderer fleksibiliteten i kontorlokalene i fremtiden. Fleksibilitet kan noen ganger føles som et moteord for å få oss til å se viktigheten av å endre oss over tid. Vi må være fleksible, men hva betyr det egentlig? Når det gjelder kontorinnredning og møbelvalg, liker vi å snakke om tre nivåer av fleksibilitet.

DAGLIG FLEKSIBILITE T

Noen ting foretrekker man å endre fra dag til dag, eller til og med flere ganger om dagen. Det kan være ekstra stoler eller skjermer i et møterom, eller et sted å sitte mens du samarbeider ved skrivebordet til en kollega. Det kan også være muligheten til personlig tilpasning av kontorstolen og variasjonen mellom sittende og stående stilling med

et høydejusterbart bord. Daglig fleksibilitet må være enkelt, og derfor er produkter med hjul perfekte, siden de er enkle å flytte dit du trenger dem akkurat der og da. Flerfunksjonelle produkter som skjermdeling med oppslagstavler er perfekte når du trenger litt ekstra skriveplass til møtet, og gir også utmerket lydabsorpsjon.

KORT VARIG FLEKSIBILITE T

Denne pandemien har virkelig satt den kortsiktige fleksibiliteten i kontorene våre på prøve. Bedrifter over hele verden har blitt tvunget til å gjøre endringer for å kunne følge nye retningslinjer og restriksjoner, som igjen har endret seg og utviklet seg flere ganger over tid. Vi vet ikke hvor mange av disse endringene som vil være til stede i fremtiden, men flere har innsett viktigheten av å ha en kontorinnredning som kan tilpasses

ulike behov og situasjoner. I dette tilfellet en pandemi, men neste gang det kan være rask vekst i bedriften eller et prosjekt på tvers av ulike funksjoner. Du kan skape kortsiktig fleksibilitet ved å endre antall sitteplasser og skjermer ved en benkeløsning, samt ved å endre det mellom arbeidsstasjoner og møterom, avhengig av dine behov for nærmeste fremtid.

L ANGSIKTIG FLEKSIBILITE T

Fleksibilitet kan også være langsiktig; noe som kan hjelpe deg med å møte endringer som skjer annethvert år eller oftere.

Denne typen fleksibilitet gjør det mulig å bruke kontormøblene i lang tid, en løsning som er både økonomisk og miljømessig bærekraftig. Du får langsiktig fleksibilitet med møbler som kan omkonfigureres til å passe nye rom eller nye formål.

Med et kontinuerlig modulsystem kan du legge til eller fjerne deler for å organisere møblene i nye konstellasjoner, slik at de kan tilpasses stadig skiftende behov. En løsning som passer deg perfekt akkurat nå, er kanskje ikke det du trenger om to år, eller etter at du har flyttet til nye lokaler.

13

HVORDAN KAN DU FORBEREDE DEG? Måten vi jobber på har forandret seg. Akkurat nå føler du deg kanskje fanget midt mellom gamle arbeidsmetoder vi ikke vil komme tilbake til, og en ukjent fremtid. Så hvordan kan du forberede deg på en ny måte å jobbe på?

Endring krever tid og refleksjon. Først og fremst må du analysere hva som har fungert og hva som ikke har fungert i din organisasjon under pandemien. Så se på hvordan du ønsker å arbeide i fremtiden for å støtte oppgaver og de ansattes trivsel på best mulig måte. Uansett hvilken retning du går i, er det avgjørende at du involverer alle de ansatte for å forberede og involvere dem på den nye måten å arbeide på. Deres deltakelse, innsikt og erfaring er viktige faktorer for å finne en vellykket fremtid. Da handler det om å innrede kontorlokalene slik at de passer til fremtidens arbeidsmåte og fremmer helse og fremgang, både for organisasjonen og menneskene.

14

ARBEIDSPL ASSAN ALYSE VISER VEI

Gjennom årene har vi hjulpet mange kunder å definere verdiskapende endringer i deres fysiske miljø. Dette gjør vi gjennom vår arbeidsplassanalyse, Next Office®, som bidrar til å skape forretningstilpassede og bærekraftige kontorløsninger. Styrken i vår arbeidsplassanalyse er at den tar utgangspunkt i den enkelte organisasjons visjon og mål, og at den gjør det lettere å inkludere og involvere personale og andre interessenter. Vi har lært viktigheten av å involvere alle ansatte tidlig i prosessen for å kunne etablere behov, både i dag og i fremtiden, samtidig som vi identifiserer utfordringer og muligheter. Gjennom hele analyseprosessen hjelper vi våre kunder med å identifisere og forstå deres behov, og utarbeider deretter en rapport som danner grunnlaget for innredningsløsningen. Vi er overbevist om at råd om endringer i innredningsløsninger og arbeidsmetoder må baseres på data, ikke på gjetting.

FEM SUKSESSFAKTORER

1

DEFINER EN VISJON OG E T M ÅL

For å skape enighet må ledelsen sette en visjon og mål for virksomheten.

Visjonen og målet bør deretter danne grunnlaget for hele prosessen.

2

INVOLVER PERSON ALE T

En avgjørende faktor for å lykkes med endring er å inkludere, involvere og forberede alle ansatte fra starten av.

Når du drar nytte av ulike erfaringer og behov, blir sluttresultatet alltid bedre.

3

INNRED KONTORE T I HENHOLD TIL FAKTISKE OPPGAVER OG BEHOV

For å skape et vellykket kontor, må interiøret utformes i henhold til kartlagte aktiviteter og arbeidsmetoder, og sette både individet og virksomheten i fokus.

4

DEFINER REGLER OG RE TNINGSLINJER FOR KONTORE T

For å få mest mulig ut av kontoret og skape en god arbeidskultur, må du sette klare retningslinjer for hvordan ansatte skal bruke og oppføre seg på arbeidsplassen. Se også på retningslinjer for fjernarbeid.

Reglene for kontoret må være dynamiske og tilpasset skiftende forhold.

5

OPPFØLGING

Det er viktig å følge opp hvordan den nye innredningen fungerer og hvordan de nye miljøene fungerer og faktisk brukes.

Det skal gjennomføres jevnlig oppfølging for å sikre at innredningen er tilpasset endring i behov og nye medarbeidere.

15

kinnarps.no

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991003 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Vil du vite mer om hvordan innredningsløsninger kan hjelpe bedriften å lykkes?