Redefining the workplace (HU)

A MUNKAHELY ÚJRADEFINIÁLÁSA MI LESZ AZ IRODÁK JÖVŐJE, ÉS HOGYAN KÉSZÜLHETÜNK FEL RÁ

Teret teremtünk a jövőnek

A Kinnarps 1942-es megalapítása óta elkötelezetten munkálkodik a tökéletes iroda kidolgozásán és megteremtésén, figyelembe véve a munkahelyi trendeket, az olajválságot, a globalizációt, a szabadkereskedelmi területeket, a digitális forradalmakat, a cellás irodákat, a nyitott terű irodákat, a tevékenységalapú munkavégzést, valamint a dinamikus létszámváltozásokat. Csaknem 80 éve figyeljük a vállalkozások folyamatosan változó igényeit, hogy a jó közérzetet és sikeres működést támogató irodakörnyezet hozzunk létre. Kezdettől fogva a fenntarthatóságot és a körforgásos gazdálkodást szem előtt tartva dolgozunk, mindig a fenntartható környezet, az emberek és a gazdaság közötti ideális egyensúlyt keresve.

Hirtelen mindannyian egy új korszak küszöbén találtuk magunkat, amelyet a COVID–19-világjárvány hozott magával. Az otthoni munkavégzésről alkotott elképzelésünket felül kellett bírálnunk, világossá vált, mennyire különböző igényeink vannak, amikről nem is tudtunk, és új lehetőségeket kellett teremteni a vállalkozások számára, hogy jól működő munkahelyeket hozhassanak létre.

A Kinnarps tanulmánya, A munkahely újradefiniálása egy kezdeményezés, ami az irodák jövőjéről szól. Megtalálni egy új egyensúlyt az otthon és az iroda között, fenntartható hosszú távú jövőt biztosítani és támogatni a hatékonyságot otthon és az irodában egyaránt.

Meggyőződésünk, hogy tanulmányunk a cégvezetők, az irodavezetők, a HR-szakemberek és az irodai koncepció kidolgozásában, illetve megtervezésében részt vevő valamennyi fél számára hasznos lesz.

Kellemes olvasást kívánunk! Kérdéseivel forduljon hozzánk bizalommal.

Tisztelettel: Dan Molander a Kinnarps Csoport értékesítési igazgatója

A háttér

Tanulmányunk írásakor nem szorítkoztunk a pandémia idején otthonról végzett munkával kapcsolatos tényekre és adatokra. Ezek persze érdekes és fontos információk, és jól tudjuk, hogy jelenleg számos létesítményvezetőnek, ingatlanpiaci szakembernek és cégtulajdonosnak okoz fejtörést, hogy megjósolják a bérleti díjak, a finanszírozás és az értékek alakulását az elkövetkező időszakban. Mi azonban más megközelítést választottunk, amely ugyancsak figyelembe veszi a pénzügyi szempontokat, de kiemelten foglalkozik a vállalkozások és a munkavállalók azon képességével, hogy hosszú távon, kreatívan és hatékonyan végezzenek fókuszált, kiváló minőségű munkát.

A világszerte készült jelentések adatait elemző hagyományos kutatás mellett huszonöt európai szakemberrel is mélyinterjút készítettünk az otthoni és az irodai munkavégzéssel kapcsolatban, hogy megpróbáljuk azonosítani, miben változott a hozzáállásuk és a napi rutinjuk, és belelássunk a sikeres munkahely hosszú távú jövőjével kapcsolatos elképzeléseikbe.

Mivel a járvány miatti szigorítások országonként eltérőek, az emberek másmás módon élik meg a lehetőségeket és a korlátozásokat. Olyan szemszöget választottunk, amely túlmutat a nemzeti korlátozások közvetlen hatásain, és inkább azt veszi górcső alá, hogy a munkahelyeket érintő változások milyen hatással lehetnek és milyen hatással kell, hogy legyenek az irodatérrel kapcsolatos jövőbeli döntésekre.

A TÁVOLRÓL TÖRTÉNŐ MUNKAVÉGZÉS VALAMILYEN MÉRTÉKBEN A JÖVŐBEN IS VELÜNK MARAD Ahogy a társadalom és a kultúra is változik az idők során, úgy alakul át a munkával kapcsolatos szemléletmódunk, a munkamódszereink és az irodáink. A COVID–19-járvány miatt számos munkavállaló volt kénytelen otthonról dolgozni, akár akarata vagy felkészületlensége ellenére is. Tulajdonképpen egy, a távmunkával kapcsolatos világméretű kísérletnek lehetünk tanúi, melynek hatásai már kezdenek megmutatkozni.

A távmunka ugyanis rövid távon jóval hasznosabbnak bizonyult, mint akár a munkáltatók, akár a munkavállalók várták. Az otthon kiváló munkakörnyezetnek bizonyult a nagy odafigyelést, elmélyült koncentrációt igénylő feladatokhoz. A munkavállalók nemegyszer számoltak be arról, hogy a távmunka a fókuszált egyéni munkavégzést és a virtuális megbeszéléseket egyaránt hatékonyabbá tette. Sokuk elmondása szerint a megbeszélések jóval nagyobb valószínűséggel kezdődnek időben, nem hátráltatja a megkezdésüket a résztvevők közötti társalgás.

Egyes munkavállalók új megbeszélési módokat is kitaláltak, amelyek különösen hasznosnak bizonyultak: például séta közbeni megbeszélés a szabadban, online jóga-foglalkozások vagy virtuális kávézássá alakított telekonferenciák.

Az otthonról végzett munka emellett nagyobb rugalmasságot biztosított a munkavállalók számára, és sokuk esetében a munka és a magánélet közötti egyensúlyt is javította.

Távmunka esetén a közlekedési időt megspóroljuk magunknak, így a munkaközi szünetekben kisebb háztartási munkák is elvégezhetők, és a dolgozóknak több idejük marad a családjukra és a szabadidős tevékenységekre.

Ezt a rugalmasságot sokan nagyra értékelik.

Ugyanakkor a távmunkával kapcsolatban – annak rövid távú előnyei ellenére – olyan megjegyzésekkel is találkoztunk az interjúkban, amelyek körültekintésre intenek a következtetések levonásakor Bár egyes munkavállalóknak nagyszerűen megfelelt az otthoni munkavégzés, ez nem mondható el mindenkiről.

Volt, akinek komoly megterhelést jelentett otthonról dolgozni, és sokak számára határozott nehézséget okozott, hogy jó minőségű munkát végezzen. Például a kisgyerekesek kevesebb pozitív élményről számoltak be a „karantén” alatt, illetve nem volt lehetőségük a munkájukkal egy nyugodt helyre félrevonulni, vagy ergonomikus körülményeket teremteni.

Ráadásul home office-ban előfordulhat, hogy nehéz abbahagyni a munkát, mert egyszeriben úgy érezheti az ember, hogy a munkáltatója, főnöke vagy fontos ügyfelei beköltöztek a nappalijába. Nem mindig könnyű megszabni a határokat a munka és a magánélet között, ha minden ugyanabban a térben zajlik. Egy európai felmérés szerint a pandémia idején otthonról dolgozók 27%-a arról számolt be, hogy jelentősen túllépte a normál munkaidejét, és szabadidejét is arra áldozta, hogy megfeleljen cége vélt elvárásainak.2 Ha a munkavállalónak megvan a választás szabadsága, hogy tetszőleges időben és helyen végezze munkáját, hasznos lehet diskurzust folytatni a csapatmunkával kapcsolatos elvárásokról. Lehet például este 8 óra után e-mailt küldeni?

Válaszolnia kell a címzettnek késő este? Mik a távoli munkavégzés és kollaboráció szabályai és korlátai?

„ A világjárvány idején ügyfeleink felfedezték, hogy másképp, otthonukhoz közelebb is végezhetik munkájukat, optimalizálhatják napi időbeosztásukat, és egyensúlyt teremthetnek szakmai és magánéletük között. Ami a családjuknak és nekik maguknak is a javukra válik.”

SEDAT ADIYAM AN, A SVÁJCI COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL IGAZGATÓJA

4

AMIT HIÁNYOLUNK AZ IRODÁBÓL A SZEMÉLYES INTERAKCIÓK FONTOSSÁGA

Az európai szakemberekkel készített, egész kontinensre kiterjedő interjúinkból, valamint az ügyfeleinkkel és partnereinkkel folytatott napi szintű beszélgetéseinkből egyértelműen kiderült, hogy az irodából a leginkább a másik embert hiányoljuk. A kollégákkal való találkozás és személyes kapcsolat lehetősége nélkül számos munkavállaló elveszettnek, magányosnak, inspirálatlannak érzi magát. Az ilyen jellegű veszélyes munkahelyi sajátosságokkal mindannyiunknak tisztában kell lennünk, nem utolsósorban azért, mert az elmúlt évtizedben egyre gyakoribbá váltak az olyan mentális betegségek és állapotok, mint a szellemi kimerültség vagy a depresszió. Ez különösen szembeötlő volt a COVID–19világjárvány idején, amikor még több európai munkavállaló számolt be mentális közérzete rosszabbodásáról.

A WHO–5-ÖS JÓLLÉ TI INDEX A WHO–5-ös jólléti index a mentális jóllét mérésére szolgál egy 0-tól 100-ig terjedő skálán.

64

49

53

2016-OS ÉLETMINŐSÉGFELMÉRÉS 1

2020. ÁPRILIS 2

2020. JÚLIUS 2

A komplex, együttműködésen alapuló feladatokat, például a kreatív megbeszéléseket, az ötletelést, az új elképzelések elemzését és kidolgozását a legjobb együtt, személyes megbeszéléseken végezni. Ebben komoly szerepet kap az iroda. Ez a vélemény interjúink túlnyomó részében megjelent.

Jellegzetesen olyan dologról van szó, amit észre sem veszünk mindaddig, amíg megvan, viszont hiányozni kezd, ha elvész. Általános az egyetértés abban, hogy a kollaboráció bizonyos formái hatékonyabban működnek digitális megbeszéléseken, és sokan nyilatkoztak úgy, hogy megtanulták hatékonyabban használni cégük digitális eszközeit. Ha a jövőben több megbeszélés zajlik majd digitálisan, ez az utazási költségek és a környezetvédelem szempontjából is előnyös lehet, a személyes megbeszélések fontosságát azonban ezután sem szabad alábecsülni. A fizikai jelenlét, a személyes találkozás és együttműködés hordoz magában valamit, amit a digitális megoldások nem tudnak pótolni. A lényeg a megfelelő egyensúly megteremtése a digitális és a fizikai megbeszélések között, valamint a kísérletezés olyan új és jövőbeli technológiákkal, amelyek fizikai jellegűbbé és interaktívabbá tehetik a digitális megbeszéléseket.

1) Eurofound (2017a), European Quality of Life Survey 2016: Quality of life, quality of public services, and quality of society, Európai Unió Kiadóhivatala, Luxembourg.

2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19 series, Európai Unió Kiadóhivatala, Luxembourg.

„ A személyes megbeszélések alkalmával jobb minőségű az információcsere. Telefonos konferencián gyakran nehéz bizalmat ébreszteni, mert nem látjuk a beszélgetőpartnert, és nem tudjuk elemezni a testbeszédét.

De meg kell találnunk a megfelelő egyensúlyt a személyes megbeszélések és a telefonos konferenciák aránya között.”

ANNE STEINICKE, A BERLINI SZEN ÁTUSI HIVATAL PÉNZÜGYI PROJEKTIGAZGATÓJA (NÉME TORSZ ÁG) 5

A JÓ MUNKAHELYI KULTÚRA MEGTEREMTÉSE

Az iroda lehetőséget kínál a kávégép melletti spontán beszélgetésre, de ami még fontosabb: megerősíti az összetartozást és azt az érzést, hogy az ember valami nagyobb dolog részese. Érdekes módon a munkavállalók otthonosabban mozognak az irodában, ha jobban kötődnek a céghez és a közösséghez, amelybe tartoznak.

A jó munkakultúra mindenki számára megadja az odafigyelés és az elismertség érzését, ez azonban sokkal kevésbé működik akkor, ha mindenki távolról dolgozik. Így kevésbé veszi észre az ember, hogy a másik esetleg nehéz életszakaszban van, rosszul érzi magát, vagy segítségre van szüksége. Távmunka esetén ezért nem szabad megfeledkezni a munkavállalók közötti emberi kapcsolatok fenntartásáról.

AZ ÚJ ÉS FI ATAL TEHE TSÉGEK TÁMOGATÁSA

Az egyik legérdekesebb kérdés, amellyel foglalkoztunk, az volt, hogy miként hat az új és fiatal alkalmazottakra, ha főnökeik, mentoraik, tapasztalt munkatársaik nincsenek a közelükben, hogy megválaszolják a kérdéseiket és tanácsokat adjanak.

A tehetségek bevonzása és megtartása az európai vállalatok egyik legnagyobb kihívása a 21. században. Jóllehet könnyű belátni, hogy a fiatal és az újonnan felvett munkatársaknak lehet a legnagyobb szükségük arra, hogy ténylegesen az irodában tartózkodjanak, erről mégis számos munkahelyen megfeledkeznek.

Az iroda kínálja a legjobb lehetőséget a tanulásra, hiszen az ember felteheti spontán kérdéseit, visszajelzéseket adhat és kaphat, és új dolgokat próbálhat ki. Továbbá az iroda a legalkalmasabb hely a vállalati értékek megosztására és arra, hogy az ember a vállalati kultúra részévé váljon.

Mi a következménye annak, ha az iroda legtapasztaltabb munkatársai nincsenek ott az új és fiatal tehetségek mellett?

A digitális megbeszélések és a távmunka mint hatékony, jól működő megoldások most megtapasztalt kényelme a jövőben a toborzási folyamatokra is hatással lehet. Jelenleg sok helyen online zajlik a jelentkezők interjúztatása, és számos cég úgy tervezi, hogy ezen a jövőben sem fog változtatni, legalábbis ami a toborzási folyamat első szakaszát illeti. A távmunka lehetősége egyúttal a toborzási bázis jövőbeli szélesítését is lehetővé teszi.

„ Az iroda legfontosabb hozadéka a munkahelyi közösség és kultúra, amely otthon nem pótolható.”

L AURA PIHL AJA, A FINNORSZ ÁGI ADVEN CÉG HR-SZ AKEMBERE

„ Nagyra értékelem, hogy volt, aki megragadta a lehetőséget a fejlődésre, az előrehaladásra. A gyakornokok és a nemrégiben toborzott csapattagok hátrányban voltak. Nem láttak maguk előtt példát, nem volt miből meríteniük. A home office sajnos nagyon megnehezíti az indulást az ilyen helyzetben lévő munkatársaink számára. Véleményünk szerint ez negatív velejárója az otthoni munkavégzésnek, mivel nem teszi lehetővé a kellő tapasztalatok megszerzését. Ez persze az ágazattól is függ, hiszen van olyan cég, ahol a tapasztalat az elvégzett feladatok számával együtt növekszik, sok más esetben azonban komoly szerepet jásztik ezeknek a feladatoknak a minősége.”

KONRAD KRUSIEWICZ, A VARSÓI THE DESIGN GROUP CÉG ÉPÍTÉSZE ÉS AL APÍTÓJA (LENGYELORSZ ÁG) 6

NE BECSÜLJÜK AL Á AZ ERGONÓMI ÁT!

Az iroda nemcsak a vállalati kultúra építéséhez, hanem a kreatív ötleteléshez és a személyes megbeszélésekhez is jobb helyszínt biztosít. További fontos előnyét jelentik az ergonomikus megoldások, amelyek hiányát számos otthonról dolgozó munkavállaló említette.

Az iroda szinte mindig ergonomikusabb kialakítású, mint az otthoni környezet, hacsak be nem rendez magának az ember egy speciális home office-t. Az otthoni munka kényelmetlensége eleinte talán nem is érzékelhető, de a konyhaasztalon vagy a kanapén végzett munkának hosszú távú hatásai lehetnek a szervezetre. A tanulmányok szerint a huzamosabb ideig otthonról dolgozó munkavállalók rendre megtapasztalják a nyak-, váll-, könyök- és hátfájást. Ez krónikus fájdalommá alakulhat, ami a betegszabadságok arányának növekedéséhez és a közérzet rosszabbodásához vezethet, megnövelve mind a munkavállaló, mind a munkáltató egészségügyi kiadásait.

Hogyan biztosíthatja a munkáltató, hogy hosszú távon elégedettek és egészségesek maradjanak a munkavállalói?

Mivel éppen a távmunka fémjelezte új korszakot vesszük szemügyre, esetleg mérlegelnie kellene a munkáltatónak az ergonomikus otthoni környezet biztosítását? Az országonként változó jogi szabályozás eltérő feltételeket teremt a munkáltatók számára ahhoz, hogy ergonomikus munkakörnyezet kialakításával segítsék munkavállalóikat anélkül, hogy az anyagilag hátrányosan érintené az utóbbiakat, például az adókedvezmények tekintetében. A jogszabályokat mielőbb az új helyzethez kell igazítani, hogy az otthonról dolgozó munkavállalók számára is biztosítható legyen a jó munkakörnyezet.

7

“A legtöbb vállalat úgy gondolom a lehető legtöbb alkalmazottat szeretné az irodában látni, mivel az innovációs erő és a vállalati kultúra kiépítése szempontjából kulcsfontosságú, hogy a kollégák közötti személyes találkozások egy tudatosan kialakított környezetben történjenek. Ugyanakkor nehézségekbe fog ütközni, hogy az otthoni munkavégzés szabadsága meg fog szünni. Hiszem és remélem, hogy a jövőben egy kicsit nagyobb rugalmasság lesz abban, hogy a munkavégzésünk a szükségleteinkhez igazodjon.”

JON AS FALK, A SVÉD STRATEGISK ARKITEKTUR ÉPÍTÉSZE ÉS PARTNERE.

8

MIT JELENT MINDEZ AZ IRODÁK SZÁMÁRA? Európában a munkavállalók nem kevesebb, mint 75%-a nyilatkozott úgy, hogy a továbbiakban is szívesen dolgozna otthonról – de nagyon kevesen vannak, akik mindennap ezt tennék. Az általunk megkérdezettek egyöntetű véleménye szerint a 3:2 a kívánatos arány: vagy három nap az irodában és kettő otthon, vagy fordítva.

A munkavégzés helyével kapcsolatos rugalmasság növekedése új igényeket hozott magával a munkavégzés módját és az irodaterek kialakítását illetően. Már a pandémia előtt is élénk elméleti diskurzus folyt arról, hogy milyennek is kellene lennie az irodának. A magas irodabérleti költségek és a változó munkahelyzet miatt a szervezetek döntéshozói az irodatér kihasználásának maximalizálására kényszerültek.

Mit jelent ez a jövőre nézve? Ha a munkavállaló tetszése szerint otthonról is dolgozhat, ez jó megoldás lehet számára a nagy koncentrációt igénylő feladatokhoz. De mi a helyzet azokkal, akik otthon nem tudnak koncentrálni? Kétségkívül több variációra és különböző típusú munkakörnyezetre lesz szükségünk ahhoz, hogy megfeleljünk az iroda jövőbeli igényeinek.

JÖVŐBELI IRODAI TRENDEK TEVÉKENYSÉGAL APÚ MUNKAVÉGZÉS

A tevékenységalapú munkavégzést gyakran félreértik és helytelenül alkalmazzák. Igazából olyan munkavégzést jelent, amely az adott szervezet különféle tevékenységeit támogató, gondosan megtervezett irodai környezet igényel.

A munkavállalók ily módon mindig kiválaszthatják az adott feladatnak megfelelő környezetet. Ez a megközelítés alapvető fontosságú lesz számos olyan cégnél, ahol a munkavállalók a rugalmasabb munkakörülményeknek köszönhetően kiválaszthatják, hogy hol dolgozzanak. Ha a munkavállalók a hét két-három napján távolról dolgoznak, ez általánosságban azt jelenti, hogy egyszerre csak a munkatársak 50%-a tartózkodik az irodában. A saját íróasztal fenntartása ennek értelmében nem költséghatékony megoldás. Ugyanakkor azzal is számolni kell, hogy egyes munkavállalók együttműködni, míg mások koncentrált munkát végezni jönnek be az irodába, ezért többféle környezetre lehet szükség ezeknek a tevékenységeknek a támogatására. Alapvető fontosságú azonban, hogy a különféle környezetek meghatározása gondos elemzés alapján, az összes munkavállaló bevonásával történjen, és hogy a megvalósítás az egész szervezetre kiterjedjen.

9

TÖBB TAL ÁLKOZÓHELY

EGYÜT TMŰKÖDÉS A N AGY VÁROSOKON KÍVÜL

Interjúink során észleltük a személyes interakciók, találkozások iránti igényt. A digitális megbeszélések hasznosak ugyan, de nem pótolják a kötetlen beszélgetést, az ötleteléseket, a kollégák közötti rövid tereferét. Bár kiválóan lehet otthonról dolgozni, mégis sokan alig várják, hogy visszatérhessenek az irodába, és személyesen működjenek együtt kollégáikkal.

Ez minden bizonnyal hatással lesz az irodai találkozóhelyekkel kapcsolatos jövőbeli igényekre. Ha időnként többen dolgoznak távolról, megnőhet az igény a virtuális találkozóhelyek iránt, nagyobb csoportok számára és egyéni használatra egyaránt.

Mivel az irodát feltehetően kreatív megbeszélésekre is szeretnék használni, projektterekre és a közös kreatív munkát lehetővé tevő egyéb típusú tárgyalóterekre is szükség lesz.

A kevesebb ingázás és az egyszerűbb, vidéki élet iránti vágy egyaránt a távmunka mellett szól. Az iroda koncepciója kitágult, a munkáltatók és a munkavállalók egyaránt ráébredtek, hogy nemcsak az iroda falai között lehet hatékonyan dolgozni.

A távmunka nemcsak az otthonról történő munkavégzést jelenti – a közösségi munkaterek már a kisebb városokban és a városkörnyéki településeken is egyre népszerűbbek.

Egyes cégek már azt mérlegelik, hogy a nagyobb városok központjában leépítsék flagship irodáikat, és helyettük kisebb szatellitirodákat működtessenek a városon kívül, amelyeket könnyebben meg tudnak közelíteni a városkörnyéki településeken élő munkavállalók. ÚJ NORM ÁK KIDOLGOZ ÁSA A VEZE TŐSÉG ÉS A

ELKÜLÖNÍTE T T TEREK A KONCENTRÁLT

MUNKAVÁLL ALÓK SZ ÁM ÁRA

MUNKAVÉGZÉSHEZ

Az irodában töltött munkaidő korszakából a dinamikus és rugalmas távmunka korszakába történő átlépés a vezetőséggel szemben is új igényeket támaszt. Számos vállalati szintű vezető azt a filozófiát hozta magával, hogy a munkát az irodában kell elvégezni, ezért a tényleges hatékonyság, a termelékenység és az eredmények helyett az irodában töltött időre fókuszál. Pedig nem számít, hogy milyen módon, mikor és hol végezzük munkát. Az irodában és az irodán kívül végzett munka közötti dinamikusabb egyensúly érdekében a „régi iskolát” képviselő vezetőknek alkalmazkodniuk kell a vezetés új stílusához, vagyis meg kell bízniuk abban, hogy beosztottjaik elvégzik feladataikat, és nem kell foglalkozniuk azzal, hogy ez hol történik. A munkavégzés dinamikusabb és rugalmasabb módja azonban nemcsak a vezetőkkel szemben támaszt új követelményeket, a munkavállalóknak is új elvárásokkal kell szembenézniük. Az elkötelezettség és a felelősség kultúráját az egész szervezetben fejleszteni kell, nem csupán a vezetői szinten. Ez az „employeeship”-nek nevezett szemlélet a modern vezetés számára is fontos, ha a szervezet új, rugalmasabb munkavégzési módokat szeretne meghonosítani. Bármit hozzon is a jövő, azt elmondhatjuk, hogy a világ irodai dolgozói hihetetlen ellenálló képességről és rugalmasságról tettek tanúbizonyságot a világjárvány alatt. Most azonban eljött a vezetőség és az irodakoncepció ideje, hogy viszonozzák ezt a szívességet!

Az otthonról végzett munkát nem mindenki élte meg pozitív élményként, elsősorban a koncentrációt nehezítő körülmények miatt. Azok számára, akik otthon nem tudnak eléggé összpontosítani vagy ergonomikus környezetben dolgozni, az irodának nyugodt helyet kell biztosítania, ahol a feladatukra koncentrálhatnak. Az összpontosítást lehetővé tevő nyugodt helyekből számos irodában már a pandémia előtt hiány volt, és jóllehet számos munkavállaló tud fókuszáltan és hatékonyan dolgozni otthonról, nem feledkezhetünk meg arról, hogy a jövő irodájának lehetőséget kell biztosítania az egyéni koncentrációra. Az irodai környezet nyújtotta általános élménynek rendszerint elengedhetetlen eleme a koncentrált munkát lehetővé tevő nyugodt hely, ennek azonban nem kell feltétlenül fülkének vagy egyszemélyes irodának lennie. Egy nyitott térben is lehet koncentráltan, fókuszáltan dolgozni, amennyiben megfelelő térelválasztókkal különféle zónákra van felosztva, és a használati és viselkedési szabályokat mindenki ismeri .

TÖBB TECHNOLÓGI AI MEGOLDÁS, HORDOZH ATÓK ÉS FI XEK EGYARÁNT

A technológia kulcsfontosságú a rugalmas munkavégzésben, és biztosítja a munkavállalók számára, hogy maguk válasszák ki a helyet, ahol dolgozni szeretnének – az irodán belül vagy kívül. Nem csupán arról van szó, hogy a munkavállalókat el kell látni laptopokkal, okostelefonokkal és az egymással történő kapcsolattartást megkönnyítő szoftverekkel, hanem az irodában rendelkezésre álló műszaki megoldásokra is oda kell figyelni. A technológiai megoldások olyan ökoszisztémáját szükséges létrehozni az irodában, amelyhez egyéni munka és együttműködés esetén is egyszerű csatlakozni. A cél a zökkenőmentes élmény, a teljes összekapcsoltság, beleértve az otthon használt okoseszközöket is. Feltehetőleg időnként több munkavállaló fog távolról dolgozni, ezért megfelelő irodai, illetve hordozható, távoli használatot lehetővé tevő rendszerekkel kell megkönnyíteni az együttműködést, a hozzáférést a fájlokhoz és egyéb fontos dokumentumokhoz, valamint a munka megosztását a szervezet többi részével.

10

„ A hibrid munkavégzés terjedni fog, és hatással lesz mind az irodában, mind az otthon végzett munkára. Óriásit haladt előre a technológiai fejlődés, de annak mindennapi használata is, a következő lépés pedig a digitális együttműködési lehetőségek fejlesztése lesz.”

FREDRIK NILSSON, A SVÉDORSZ ÁGI SEB CÉG NEMZE TKÖZI INGATL ANÜGYI CSOPORTJÁN AK VEZE TŐJE

„ Hatalmas változások zajlanak.

A vezetőknek meg kell tanulniuk választási szabadságot adni munkavállalóik kezébe, és megbízni bennük. A home office-hoz való hozzáállásuk változni fog.

A »bárhonnan végzett munka« irányába haladunk. A cél a rugalmasabb munkavégzés, valamint az egészséges egyensúly fenntartása a munka és a magánélet között.”

RÉVÉSZ CSONGOR, AZ NI HUNGARY KF T. LÉ TESÍTMÉNYGAZDÁLKODÁSI IGAZGATÓJA

11

ÖRÖK IDŐKRE SZÓLÓ ÉS ÖRÖKKÉ VÁLTOZÁSRA KÉPES IRODA Egy időtálló irodának kell tudnia alkalmazkodni az új kihívásokhoz, a változó igényekhez és az egyéni elképzelésekhez. Ennek előfeltétele a nyugalmat és egységes megjelenést biztosító színek és anyagok gondos kiválasztása. Így a bútorok átrendezése, kombinálása az iroda több helyiségére is kiterjedhet, anélkül, hogy veszélyeztetné a homogén, egységes benyomást. Egy jövőbiztos és időtálló irodai belsőépítészeti megoldásnak elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy lépést tartson a szervezet változásaival.

Ezek lehetnek mindennapi kisebb változások, de jóval ritkábban előforduló, nagyobb váltások és átalakulások is, aminek például most is tanúi lehetünk.

12

Meglévő ügyfeleinktől tudjuk, hogy sokan gondolnak közülük irodáik jövőbeli rugalmasságára. A rugalmasság olykor már divatszónak tűnhet, amivel a változás fontosságát akarják hangsúlyozni. Nyilvánvalóan rugalmasnak kell lennünk, de valójában mit jelent ez? Az irodatervezés és a bútorok kiválasztása során a rugalmasság három szintjéről szoktunk beszélni, amelyet a szervezet igényeinek megfelelő, jövőbiztos és időtálló megoldás tervezésekor mérlegelni kell.

N API RUGALM ASSÁG

Olyan dolgok, amelyeket napi szinten, akár naponta többször is meg lehet változtatni. Ez lehet például a tárgyaló bővítése további székekkel vagy térelválasztókkal, lehet ülőhely kialakítása a kolléga asztalánál a közös munkához. Lehet az irodaszék beállításainak személyre szabása vagy az ülő és az álló testhelyzet közötti váltás állítható magasságú

íróasztal használata esetén. A mindennapi rugalmasságnak egyszerűnek kell lennie, ezért a gurulós termékek tökéletesek, mivel könnyen oda helyezhetők, ahol éppen szükség van rájuk.

A többfunkciós termékek, mint például a jegyzettáblákkal ellátott térelválasztó paravánok kiválóan megfelelnek, ha megbeszéléskor külön helyre van szükség az íráshoz, miközben kitűnő hangelnyelést biztosítanak.

RÖVID TÁVÚ RUGALM ASSÁG

A világjárvány igazán próbára tette irodáink rövid távú rugalmasságát. A cégeknek világszerte meg kellett változtatniuk irodáik elrendezését, hogy teljesíteni tudják a kormányzati iránymutatásokat és korlátozásokat, amelyek idővel ugyancsak változtak és alakultak. Bár nem tudhatjuk, hogy hány ilyen változás vár ránk a jövőben, annak fontosságát sokan felismerték, hogy az irodai megoldás képes legyen

alkalmazkodni a változó igényekhez és helyzetekhez – esetünkben ez a pandémia volt, de a legközelebb akár a cég hirtelen növekedése vagy egy funkciókon átívelő projekt is lehet. Rövid távú rugalmasságot biztosíthat irodájának az ülőhelyek és térelválasztók számának módosításával egy bench típusú munkahely esetében, illetve a munkaállomások és a tárgyalóterek közötti váltogatással a közeljövőben felmerülő igényektől függően.

HOSSZÚ TÁVÚ RUGALM ASSÁG

A rugalmasság hosszú távú is lehet: olyasvalami, ami segít alkalmazkodni a néhány évente vagy még ritkábban bekövetkező változásokhoz. Ez a fajta rugalmasság teszi lehetővé az irodabútorok hosszú ideig történő használatát, ami gazdasági és környezeti szempontból egyaránt fenntartható megoldás.

Hosszú távú rugalmasság olyan termékekkel érhető el, amelyek

az új tereknek vagy új céloknak megfelelően átalakíthatók.

A moduláris rendszernek köszönhetően elemek hozzáadásával vagy elvételével segíthető a bútorok új alakzatokba rendezése, így azok a folyamatosan változó igényekhez igazíthatók.

A most tökéletesen megfelelő megoldás nem biztos, hogy két év múlva vagy egy költözés után is ideálisnak tűnik majd.

13

HOGYAN KÉSZÜLHET FEL? Az iroda koncepciója megváltozott. Most talán tanácstalannak érzi magát a már vissza nem hozható korábbi munkavégzési módok és az ismeretlen jövő között. De hogyan készítheti fel irodáját az új munkavégzési módokra?

A változtatás időt és megfontolást igényel. Mindenekelőtt végig kell gondolni, hogy a szervezetben mi működött jól, és mi nem működött a világjárvány idején, valamint azt, hogy a jövőben milyen módon szeretné támogatni cége jó működését és a munkavállalók jóllétét. Bármilyen irányt jelöl is ki, fontos, hogy valamennyi munkavállalóját bevonja az új munkavégzési módra történő felkészülés folyamatába. Részvételük, meglátásaik és tapasztalataik fontos tényezők a jövő sikeressége szempontjából. Ezután következhet egy olyan irodatér tervezése, amely megfelel a jövőbeli munkavégzési módnak, és egyaránt előmozdítja a szervezet és a munkavállalók egészségét és sikerét.

14

AZ UTAT MUTATÓ MUNKATÉRELEMZÉS

Az évek során számos ügyfélnek nyújtottunk segítséget fizikai környezetük értékteremtő módosításainak tervezésében.

Ehhez Next Office® nevű munkatérelemző módszerünkre támaszkodunk, amely segít a vállalkozás sajátosságait figyelembe vevő, fenntartható irodai megoldások létrehozásában.

Munkatérelemzésünk erőssége, hogy a konkrét szervezet vízióira és céljaira épít, és leegyszerűsíti a munkavállalók és az egyéb érdekeltek bevonását és szerepvállalását.

Felismertük annak fontosságát, hogy már a folyamat korai szakaszában mindenki bekapcsolódjon, így lehet ugyanis meghatározni az aktuális és a jövőbeli igényeket, meglátni a kihívásokat és a lehetőségeket. Az elemzési folyamat során segítünk az ügyfélnek felismerni és megérteni a szükségleteit, majd kidolgozzuk a belsőépítészeti megoldás alapját képező jelentést. Meggyőződésünk, hogy a belsőépítészeti megoldásokkal és a munkavégzési módokkal kapcsolatos tanácsadásnak adatokon, nem pedig találgatáson kell alapulnia.

A SIKER ÖT TÉNYEZŐJE

1

JÖVŐKÉP ÉS CÉLOK MEGH ATÁROZ ÁSA

A konszenzus megteremtése érdekében a vezetőségnek jövőképet és célokat kell meghatároznia a vállalkozás számára.

Ezután a teljes folyamatnak erre a jövőképre és célokra kell épülnie.

2 A MUNKAVÁLL ALÓK BEVON ÁSA A változtatási folyamat sikerének egyik döntő tényezője az, hogy valamennyi munkavállaló kezdettől fogva részese legyen, és felkészüljön a változásokra. A különböző tapasztalatok és igények figyelembevételével mindig jobb eredmény érhető el.

3

AZ IRODA MEGTERVEZÉSE A TÉNYLEGES TEVÉKENYSÉGEK AL APJÁN A sikeres iroda létrehozásához a belteret a felmért tevékenységek és munkavégzési módok alapján kell kialakítani, mind az egyént, mind a vállalkozást szem előtt tartva.

4

AZ IRODÁRA VON ATKOZÓ SZ ABÁLYOK ÉS IRÁNYMUTATÁSOK KIDOLGOZ ÁSA Az iroda optimális használata és a jó munkahelyi kultúra kialakítása érdekében egyértelmű iránymutatásokat kell kidolgozni az iroda használatára, a munkahelyi viselkedésre és a távoli munkavégzésre vonatkozóan. Az irodával kapcsolatos szabályoknak dinamikusnak kell lenniük, és alkalmazkodniuk kell a változó körülményekhez.

5

UTÁNKÖVE TÉS Fontos utánkövetni az új iroda, az új környezetek működését, tényleges használatuk módját. Az utánkövetést rendszeresen el kell végezni, hogy az iroda alkalmazkodni tudjon a változó igényekhez és az új munkavállalókhoz.

15

www.kinnarps.hu

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991010 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Szeretne többet megtudni arról, hogy miként segíthetik a vállalkozását a belsőépítészeti megoldások?