Entreprenörshandboken

Entreprenรถrshandboken

1

Entreprenörshandboken Välkommen som entreprenör hos oss på KFAB. Vi vill ge våra hyresgäster bästa tänkbara service. Det är viktigt för oss att boendet känns tryggt och trivsamt och att kommunala verksamheter som finns i våra lokaler kan arbeta så smidigt och effektivt som möjligt. Vår strävan efter god service ställer förstås höga krav även på dem vi samarbetar med.

Den här handboken är utarbetad för att ge dig som entreprenör, information om våra rutiner och de regler som gäller för allt arbete som utförs i våra fastigheter. En del saker uppfattar du säkert som självklara; som ett trevligt bemötande, hålla det man lovar och städa efter utfört arbete men för oss är det en lika viktig del i arbetet som din professionella kunskap.

2

3

Professionellt bemötande När du besöker våra hyresgäster för att reparera, utföra underhåll eller något annat serviceuppdrag är du inte bara representant för det företag du arbetar åt utan även för oss på KFAB. Oavsett om du träffar en hyresgäst i en lägenhet eller någon som hyr lokal av oss så är det viktigt att du legitimerar dig och informerar om vad du ska göra.

Vi förväntar oss alltid att våra entreprenörer har ett sympatiskt och professionellt bemötande när du representerar oss.

4

5

Legitimation För att skapa trygghet och förtroende hos hyresgästerna ska alla entreprenörer som arbetar för KFAB ha en godkänd ID06 legitimation. Tänk på att du alltid legitimerar dig vid första kontakten med en hyresgäst när du ska utföra arbete i hyresgästens hem. Bär legitimationen synligt och visa alltid upp den vid nya kontakter.

Det är också viktigt att du har arbetskläder märkta med ditt företags logotyp när du arbetar hos oss.

6

7

Nycklar De huvudnycklar och fastighetsnycklar som du behöver för att utföra ditt arbete finns på KFAB:s kontor på Tegnérvägen 26. Entreprenörer hänvisas till entrén inne på gården. Portkod gäller.

Tänk på att innehav av en systemnyckel innebär ett stort ansvar. En förlorad nyckel kan spoliera ett helt system och medföra stora kostnader för utbyte av cylindrar och nycklar. Borttappad nyckel ska ersättas av den som kvitterat ut nyckel till den faktiska kostnaden. Nyckeln får inte märkas med namn eller adress och får inte heller förvaras i bilen.

8

9

Parkering Om du använder någon form av servicebil så tänk på att parkera bilen så att den inte står i vägen för utryckningsfordon, färdtjänst eller andra transporter.

Det är förbjudet att parkera på gräsmattorna. I övrigt gäller samma parkeringsbestämmelser som för hyresgäster och besökare.

10

11

Städning Det är viktigt att det är snyggt och städat när du är klar, men också att du grovstädar varje dag. Använd täckplast för att skydda hyresgästens möbler med mera och täck även dörröppningar. Städa efter dig och ta med allt skräp. Släng aldrig något hemma hos hyresgästen eller i våra miljörum. Tänk också på att våt-torka trapphus och gemensamma utrymmen om det behövs.

Tänk på att använda skoskydd om du inte kan ta av dig skorna när du arbetar. Det brukar uppskattas av hyresgästerna och underlättar ditt eget efterarbete.

Hos oss vill vi att det är helt, rent, tryggt och snyggt!

12

13

Sekretess Det är viktigt att du värnar om hyresgästernas integritet och inte pratar om dem eller deras hem med andra. Det är också absolut förbjudet att fotografera i lägenheterna och i lokalerna. Det handlar om respekt för andra människor, så det du ser och hör hos våra hyresgäster stannar där.

Undantaget är om du upptäcker brottslig verksamhet eller exempelvis barn som far illa. I så fall informerar du din arbetsledare om detta. Men kom ihåg att det aldrig är tillåtet att lämna ut uppgifter till massmedia eller publicera på sociala medier utan KFAB:s skriftliga godkännande.

14

15

Hyresgästinformation Vi vill att du är tydlig mot våra hyresgäster och alltid informerar om vad du ska göra och talar om när arbetet är slutfört. Om du måste avbryta och komma tillbaka senare för att avsluta arbetet så var noga med att berätta det för hyresgästen.

Vid större arbeten är det viktigt att samtliga hyresgäster i fastigheten informeras om vad som ska göras, hur lång tid arbetet beräknas ta och om det påverkar hyresgästerna på något sätt.

Skriftliga meddelanden Vid underhållsarbeten ska hyresgästen informeras skriftligt minst sju dagar innan arbetet påbörjas.

Meddelanden distribueras genom KFAB. Behöver du sätta upp anslag i trapphuset med information om arbetet pratar du med oss på KFAB så att rätt informationspapper används.

Tider och hänsyn Av hänsyn till hyresgästerna vill vi inte att du går in i en lägenhet före klockan 08.00 på morgonen. Se också till att avsluta arbetet senast klockan 17.00 om du inte har kommit överens med hyresgästen om något annat.

16

17

Uppförandekod Din arbetsplats är någons hem. Rök inte, använd inte toaletten eller annan egendom. Om något går sönder hos hyresgästen är det viktigt att du meddelar detta till hyresgästen, muntligt eller skriftligt.

Rapportera även vad som har hänt till din arbetsledare.

Det är också viktigt att du är väl insatt i vilket arbete som ska utföras och att du har rätt utbildning för att utföra detta.

18

19

Arbetstid hos hyresgäst Dina arbetstider hos KFAB framgår av ditt företags avtal med oss och ska följas om du inte kommer överens om annat med hyresgästen.

Det är viktigt att passa tider hos våra hyresgäster.

Skulle det behövas en ändring av tidplanen för arbtet är det viktigt att du informerar hyresgästen om detta.

20

21

Lagring av material Tänk på att material inte får lagras i lägenheter, förutom sådant som ska återmonteras. Material får inte heller lagras i entréer eller trapphus på grund av brandsäkerheten och utrymningsmöjligheten.

Men där det finns möjligheter till det kan vi bereda plats för lagring i andra utrymmen, i samråd med din arbetsledare.

22

23

Elsäkerhet All elektrisk utrustning ska vara i säkert skick både för dig och för alla andra. Alla installationer ska vara säkra under hela arbetets gång.

24

25

Brandskydd Om du ska utföra Heta arbeten i våra byggnader är det viktigt att du följer Svenska Brandskyddsföreningens säkerhetsregler och att du har certifikat för Heta arbeten.

Genom din arbetsledare får du också aktuellt tillstånd av oss som fastighetsägare.

26

27

Återkoppling När du är klar med ditt arbete är det viktigt att du återkopplar till hyresgästen och KFAB, muntligt eller skriftligt.

Glöm inte att avrapportera din serviceorder i Portalen.

28

29

Hot och våld Vi värnar om respekt och lyhördhet gentemot våra hyresgäster, men... Om du någon gång känner dig hotad, eller om det uppkommer en hotfull stämning, är det bäst att snabbt lämna lägenheten och kontakta din arbetsledare. Vid akuta hot eller våld ringer du 112.

30

31

Avslutningsvis Vi på KFAB arbetar dagligen för att våra hyresgäster ska känna sig hemma. Vi hoppas och tror att du kommer att vara en del av detta när du har gått igenom den här utbildningen och arbetar för oss. Oftast är det inte krångligare än att man följer svaret på frågan ”Hur skulle jag själv vilja ha det om det var mitt hem?”.

Lycka till i arbetet!

32

33

Kontakt med KFAB Önskar du kontakt med KFAB i frågor kring arbetet har din arbetsledare kontaktuppgifter till aktuella personer hos oss. Om en hyresgäst vill göra en felanmälan som inte rör någon av dina arbetsuppgifter så kan du hänvisa dem till att kontakta oss.

E-post: fel@kfab.se Telefon felanmälan: 0150-571 11 Telefon växel: 0150-571 00 Underskrift När du har gått igenom alla stegen i entreprenörshandboken laddar du ner blanketten ”Välkommen som entreprenör hos KFAB”. Fyll i och skriv under blanketten att ni accepterar villkoren. Skicka sedan blanketten åter till KFAB. Det är viktigt att alla anställda som jobbar i KFAB:s fastigheter och lokaler skriver under blanketten.

Dokumentet ska uppdateras vid nyanställningar.

34

Katrineholms Fastighets AB (KFAB) är Katrineholms största hyresvärd. Vi vill erbjuda attraktiva boende- och arbetsmiljöer och har en viktig roll när det gäller att bygga Katrineholms framtid.

Vi äger och förvaltar kommunens fastigheter på 240 000 kvm med framför allt förskolor, skolor, servicehus och äldreboenden. I vårt bestånd ingår dessutom 2 000 lägenheter. Genom vårt dotterbolag Katrineholms Industrihus AB äger vi också ca 120 000 kvm industri- och kontorslokaler.

Katrineholms Fastighets AB Box 7 • 641 21 Katrineholm • Tegnérvägen 26 Telefon 0150-571 00 • info@kfab.se www.kfab.se