Neljapäevane töönädal ehk kuidas 2023. aastal efektiivsemalt töötada?

Tööhaldustarkvara ettevõte Scoro läks kogu oma rahvusvahelise kollektiiviga alates 2022. aasta 1. juulist püsivalt üle neljapäevasele töönädalale, töötajate palku ei vähendatud. Praeguseks on kogu Scoro tiim töötanud neljapäevases rütmis rohkem kui pool aastat ja senine kogemus on igati positiivne.

25% tahetakse Scoros vähendada koosolekutel viibitud aega.

Scoro oli Eestis üks esimesi, kes otsustas liikuda viiepäevaselt töönädalalt neljapäevasele. Seda võib näha aastatepikkuse töö loogilise jätkuna, sest uus töömudel on otseselt seotud ettevõtte põhitegevuse ja filosoofiaga. Scoro tarkvara võimaldab selle kasutajatel targemalt ja efektiivsemalt tööd planeerida ja protsesse hallata.

„Ettevõtted on tänu tehnoloogia kiirele arengule muutunud palju produktiivsemaks, kuid seda efektiivsust segavad tihti katkestused, mitme asja korraga tegemine ja üldine ebaefektiivne kommunikatsioon. Uued töötamise viisid, mida Scoros seoses neljapäevase töönädalaga rakendame, aitavad inimestel olla rohkem fookustatud ja keskenduda tõeliselt olulisele. Pikem nädalavahetus võimaldab paremini välja puhata, tegeleda hobidega ning veeta aega pere ja sõpradega. Puhanud ja õnnelikel inimestel on rohkem energiat ka töösse panustada,“ sõnas Scoro personalijuht Annika Albert.

Põhjalik ettevalmistus ja tiimi kaasamine

Mõte uuest tööviisist oli ettevõtte tegevjuhil Fred Kriegeril olnud juba aastaid, kuid 2022. aasta alguses otsustati plaan päriselt ellu viia. Scoro tiim oli veendunud, et neil on olemas kõik eeldused ja võimalused, et olla neljapäevase töönädala rakendamisel edukad.

Muudatusega seotud ettevalmistusse oli kaasatud kogu tiim. 2021. aasta lõpus tehti töötajate seas küsitlus, et saada infot inimeste tööharjumuste ja ootuste kohta. See andis kindlustunde, et inimesed on valmis panustama uute tööviiside juurutamisse. Lisaks saadi küsitlusest väärtuslikku infot murede ja ka võimalike lahenduste kohta, mida järgnevate sammude käigus arvesse võtta. Seejärel moo-

Aasta vältel plaanib Scoro näiteks

h vähendada koosolekutel viibitud aega 25% võrra, h asendada 20% koosolekutest asünkroonse kommunikatsiooniga, h muuta kommunikatsioonikanalite kasutust, et vähendada 18% võrra katkestusi, h suurendada keskendumisaega (state of flow) 23% võrra, h parandada tööaja mõõtmise kvaliteeti, kaardistades detailselt 90% tööajast, h automatiseerida töörutiine, et vähendada ajakulu 30 minuti võrra inimese kohta nädalas, h parandada ajajuhtimise oskusi, et säästa 60 minutit inimese kohta nädalas.

Kolm Praktilist Sammu

dustati seitsmest üksusest koosnev rühm, kus iga üksus võttis fookusesse ühe tööhaldusega seotud teema, mille muutmises nägime suurimaid ajavõite: koosolekud ja teised info jagamise viisid, ettevõttesisene kommunikatsioon, automatiseerimine, ajajuhtimine, prioriseerimine, töötajate heaolu ning õiguslikud ja finantsaspektid. Igapäevaselt eri valdkondadega seotud inimesed andsid sisendit, mille tulemusena saime luua raamistiku, mis võimaldab efektiivsuse uuele tasemele viia – seda nii inimese, tiimi kui ka ettevõtte seisukohalt tervikuna. Nende teemade n-ö osadeks lahtivõtmine ja uuesti kokkupanemine tõi välja, mis toimib ja mis vajab muutmist. Eri ettevõtete ja äride seas võivad siin lahendused olla väga erinevad.

Lisaks tuleb taolise muudatuse juures kasuks toetav tehnoloogia. Scoro kasutab loomulikult enda toodet.

Selleks et veenduda loodud raamistiku toimimises, seati igale valdkonnale ka konkreetsed mõõdikud. Kuna iga uue asja juurutamine võtab aega, on Scoro seadnud esmaseks vaatlusperioodiks ühe aasta. Selle aja jooksul kogutakse andmeid ja tagasisidet ning vajaduse korral tehakse muudatusi.

Neljap Evase T N Dala Suunas

1. Kaardista ja analüüsi, kuhu kulub aeg

Efektiivne aja kasutamine on Scoros alati olnud oluline. Tööaega detailsemalt analüüsides saime aru, et veedame palju tunde koosolekutel. Kui tunnisel koosolekul osaleb kuus inimest, siis selle koosoleku „investeering” on kuus töötundi. Vahel on see hädavajalik, aga mitte alati. Koosoleku asemel saab infot jagada, arutelusid pidada ja otsuseid teha ka asünkroonselt. Mõne koosoleku sisu saab katta teadmistebaasi artikli, Slacki vestluse, e-kirja või videokoolitusega. Oluline on koosolekute ettevalmistamine ja nende eesmärgistamine, et kõik osalejad teaksid, mida neilt koosolekul oodatakse. Detailsem ettevalmistus tähendab tihti ka lühemat koosolekut. Nii on Scoros varasema 60 minuti asemel praegu tavapärane koosolek 40 minutit või lühem.

Annika Albert rääkis, et oluline on hoida koosoleku fookust ja siin on vastutus kõigil koosolekul osalejatel. „Meil on kokkulepitud neutraalne märksõna, mida kasutada olukorras, kus vestlus on mujale tüürimas. Kõik teavad, mida märksõna kasutamine tähendab, ja tullakse taas tagasi teema juurde,“ selgitas Albert.

2. Loo võimalusi keskendumiseks

Lühendatud töönädala puhul on väga oluline, et olemasolevate tundide jooksul saaks inimesed maksimaalselt kes - kenduda. „Üks näide on koosolekuvabad kolmapäevad. Nii anname inimestele võimaluse rohkem aega järjest keskenduda ja teha mõtestatud tööd,“ rääkis Albert. Ta lisas, et keskendumise soosimiseks on kõigil välja lülitatud tööd katkestavad teavitused ja kokku on lepitud aeg, mille jooksul peaks e-kirjadele või muudele sõnumitele vastama.

3. Loo kommunikatsioonijuhised

Kommunikatsioonikanaleid saab efektiivselt kasutada vaid siis, kui on selgelt kirjeldatud nende kasutamisega seotud ootused ja praktikad. „Vaatasime üle oma kommunikatsioonikanalid ja nende kasutustavad. Seejärel leppisime kokku, mis infot jagatakse meili teel, mida Slacki vahendusel, mis info tuleb inimesteni viia otsesuhtluses ja mis peab kogu aeg kättesaadav olema. Selleks et ühtemoodi kõikide kommunikatsioonivõimaluste kasutamisest aru saada, lõime juhised – millal, mida ja kuidas kasutada,“ rääkis Albert ajakasutuse tõhustamisest.

Annika Alberti sõnul jätkatakse neljapäevase töönädala rakendamist ka aastal 2023. „Põhjalikumad järeldused saame teha aasta möödumisel, aga usun, et neljapäevane töönädal ongi teadmustöötajatele parim viis töö tegemiseks,“ kinnitas Scoro personalijuht.

Scoro Software OÜ on ettevõte, mille 2013. aastal turule toodud tarkvara koondab projektijuhtimise, kliendihalduse, finantsi ja aruandluse ühte keskkonda, võimaldades ettevõtetel oma tööd paremini organiseerida ja planeerida. Scoro tarkvara on kasutusel enam kui 60 riigis. Ettevõttes töötab üle 160 inimese, kellest enamik paikneb Tallinna kontoris. Lisaks on ettevõttel kontorid Londonis, Denveris ja Riias. Loe neljapäevase töönädala kohta täpsemalt www.scoro.com/4-day-work-week.