Lineamientos de Plan para la participación en las naciones unidas

LINEAMIENTOS DE PLAN PARA LA

PARTICIPACIÓN EN LAS NACIONES UNIDAS

LINEAMIENTOS DE PLAN PARA LA PARTICIPACIÓN EN LAS NACIONES UNIDAS

Tabla de contenidos Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Coordination. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Coordinación cuando se participa en las NU en Ginebra y Nueva York. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Coordinación en caso de participación con las NU fuera de Ginebra y Nueva York. . . . . . . . . . . 3 Coordinación en caso de participación con las NU a nivel de país. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Comunicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Comunicación Interna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Comunicación Externa .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Acreditación y Participación en Ginebra y Nueva York. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Participación en Ginebra y Nueva York. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Acreditación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Participación de la Niñez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Rendición de Cuentas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Apéndice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 FORMULARIO I – FORMULARIO DE VISITA DE PLAN GINEBRA/NUEVA YORK FORMULARIO II – LISTA DE VERIFICACIÓN DE VISITA A PLAN GINEBRA/NUEVA YORK FORMULARIO III – ACREDITACIÓN DE PLAN PARA LAS NU – VERSIÓN CORTA FORMULARIO IV – ACREDITACIÓN OFICINA DE PLAN PARA LAS NU– VERSIÓN LARGA

Photo: Š Plan International

La voz de Un Plan en las Naciones Unidas – unificada, eficaz, profesional Introducción Los Lineamientos para la Participación en las NU es el documento guía oficial de Plan para involucrarse con las NU – tanto en las sedes en Ginebra y Nueva York, y con las agencias de Naciones Unidas basadas en el país y su propósito es armonizar y profesionalizar la participación de Plan en las NU en todos los niveles. Al unificar y sistematizar el proceso por el cual todo el personal de Plan, sus equipos y oficinas trabajan con las Naciones Unidas, nuestro trabajo en esta área será más eficiente y efectivo, presentará una organización unida y profesional a los socios y contrapartes de las Naciones Unidas y, a su vez, esto permitirá que Plan alcance su meta de Un Plan en las NU. Como Plan ha decidido ampliar la escala de su incidencia y actividades en la arena internacional, es absolutamente necesario tener una voz coordinada y unificada en las NU para que Plan sea eficaz y para presentar una imagen profesional y de expertos; además se evitará la confusión, mensajes contradictorios, e interferencias. Los lineamientos son entonces un componente crítico para implementar la Estrategia Un Plan para las NU.

Se podrá sentir su valor al ver una mejor coordinación, cooperación y comunicación que son el resultado de un incremento en la claridad en los roles y coherencia en los procedimientos.

Las Naciones Unidas son una organización compleja, con múltiples órganos, con sistemas y procedimientos complicados y, a veces, contradictorios. Las dos Oficinas de Plan para las NU están aquí para ayudar al personal de Plan a trabajar con el sistema de UN. Podemos brindar apoyo y asesoría técnica para que Plan pueda trabajar y lograr los mejores resultados posibles, donde todos hablemos con Una Voz. Las dos oficinas de Plan para las NU son la cara de Plan y el primer punto de contacto con las Naciones Unidas. En consecuencia, nuestros esfuerzos conjuntos serán más eficaces si el personal de Plan trabaja a través de las Oficinas de Plan para las NU en lo relacionado a eventos/ actividades conjuntas, compartir las mejores prácticas, influir en política, y hacer incidencia con las Naciones Unidas.

Es imprescindible que cada interacción de Plan sea escuchada y percibida en representación de Plan International; tiene que haber consistencia

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y uniformidad en el mensaje y en los conocimientos que se comparten. La documentación que se prepara y se envía a las NU debe igualmente ser consistente y representativa, y siempre presentadas bajo el nombre de Plan International, Inc. Más allá de esto, si Plan tiene que demostrar a ECOSOC1, y por consiguiente a las Naciones Unidas y Misiones Permanentes que es una organización del calibre requerido para tener el Estatus General Consultativo, y el nivel y acceso a las NU que ese estado otorga, es importante que todos seamos vistos representando a Un Plan. Un enfoque claro, unificado y sistemático para nuestro trabajo en las NU contribuirá a que Plan gane reconocimiento y respeto como un actor coherente y eficaz en los derechos de la niñez cuya opinión debe ser buscada y escuchada.

Las oficinas de Plan en cada nivel, junto con las Oficinas de Plan para las NU y otros órganos relevantes dentro de Plan, necesitarán coordinar efectivamente su trabajo para lograr de la mejor manera los resultados deseados. Sin embargo, esta coordinación toma varias formas dependiendo de cuáles oficinas de Plan y agencias de Naciones Unidas están involucradas. Por ejemplo, trabajar con la sede de UNICEF en un evento o en un grupo de trabajo involucra procedimientos y consideraciones diferentes en caso de trabajar en el mismo tipo de actividades con las Oficinas de País de UNICEF (COs). Por esta razón, los temas de coordinación relacionados con la participación en las NU serán considerados por separado: • • •

En Ginebra y Nueva York; Fuera de Ginebra y Nueva York; y A nivel de país.

Coordinación

Para ayudar a facilitar la coordinación y

Para que Plan realice sus metas en las Naciones Unidas una fuerte coordinación es fundamental.

de Plan para las NU y el resto de Plan, es

comunicación con y entre las dos Oficinas una buena idea que cada oficina y equipo de Plan nombre un ‘punto focal de NU2’.

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El Consejo Económico y Social, el principal órgano de las Naciones Unidas y el foro centralizado para discutir temas económicos y sociales a nivel internacional. Un número selecto de ONGs reciben el estatus consultativo con ECOSOC. Actualmente, Plan International goza del “estatus especial”, lo que significa que ha demostrado la habilidad de contribuir en unas pocas áreas relacionadas con el trabajo del Consejo. A Plan International le gustaría solicitar que sea considerada para un estatus “general” ya que es una organización relacionada con la mayoría de actividades del Consejo y capaz

Esta persona será el principal vínculo entre cada oficina/equipo y las dos Oficinas de Plan para las NU. Toda la información relacionada con las NU será compartida a través de puntos focales e igualmente coordinarán los pedidos de información para cumplir las obligaciones de reporte y la implementación de la estrategia. Se espera que al tener un punto focal específico en cada oficina, la coordinación y comunicación sobre el trabajo y la información relacionada con las

de hacer “contribuciones fundamentales y sostenidas” al trabajo de las NU. Este estatus será extendido en virtud de la gama y profundidad de

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Durante las reuniones de implementación se

la potencial participación de Plan en las NU. Re-

discutirá y establecerán los puntos focales con

vise http://www.un.org/en/ecosoc/

los directores de oficina/jefes de equipo de Plan.

Naciones Unidas será compartida y organizada sistemáticamente, contribuyendo a una mayor eficiencia y cooperación. Este sistema será probado durante la primera estrategia y revisado regularmente para medir si contribuye a una mejor comunicación y coordinación. Se harán las modificaciones que sean necesarias.

Las Naciones Unidas son un sistema complejo y, a veces, poco claro. Las Oficinas de Plan para las NU pueden brindarle apoyo y el conocimiento técnico (know-how) para entender cómo funciona este sistema, y todas sus partes, y la mejor manera de maniobrar dentro del mismo para lograr los mejores resultados para Plan.

Coordinación cuando se participa en las NU en Ginebra y Nueva York Esta sub sección trata el involucramiento con las NU y Misiones Permanentes que tienen su base en Ginebra o Nueva York, e incluye al personal de Plan que viaja a Ginebra o Nueva York para asistir a reuniones o actos, interacciones virtuales/no presenciales con las Naciones Unidas en Ginebra o Nueva York, como reuniones globales de los grupos de trabajo o propuestas de informes alternativos; y cuando órganos de las NU basados en Ginebra o Nueva York se involucren con el personal de Plan en nuestras COs/Oficinas Regionales (ROs)/ Oficinas Nacionales (NOs), como la visita de un Procedimiento Especial o Titular de Mandato como un Representante Especial del Secretario General (RESG).

En estas instancias, el trabajo de Plan será más eficaz si todas las iniciativas se coordinan con las Oficinas de Plan para las NU mientras dure la participación, desde la etapa preliminar hasta la conclusión. Esto incluye una participación directa, como: alianzas directas y elaboración de Memorandos de Entendimiento (MOUs), proyectos, campañas, talleres, y conferencias; e indirecta a través de alianzas con otras ONGs u organizaciones de sociedad civil, como las redes de ONGs y grupos de trabajo y comités ad hoc para tareas específicas.

Para este tipo de participaciones, las Oficinas de Plan para las NU requieren notificación al comienzo del proceso para discutir la iniciativa, lo que la misma implica, el apoyo necesario de ambas partes, y planificar como todas las oficinas de Plan involucradas pueden coordinar y cooperar de la mejor manera para lograr el resultado deseado. En algunos casos, este proceso puede comenzar con actividades de planificación anual para asegurar que se reservan los recursos de tiempo y personal apropiados para proporcionar el apoyo y guía que necesitan las oficinas de Plan.

La coordinación de la participación que involucra viajes del personal de Plan a Ginebra o Nueva York incluye procedimientos más completos.

Estos están detallados abajo en la Sección 4 sobre Acreditación y Participación en Ginebra y Nueva York.

Coordinación en caso de participación con las NU fuera de Ginebra y Nueva York En situaciones donde las oficinas y personal de Plan se involucran con las agencias y órganos de Naciones Unidas que no tienen su base en Ginebra o Nueva York – como la UNESCO que tiene su base en París – se mantiene el procedimiento de consultar y coordinar con las Oficinas de Plan de las NU desde la etapa preliminar donde se determinará el nivel de participación y el

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punto focal apropiado. Esto incluye la participación en conferencias internacionales, talleres, y reuniones de alto nivel de las Naciones Unidas que se llevan a cabo fuera de Ginebra o Nueva York. Con el tiempo, se desarrollará una estructura más formal para involucrar a estas agencias.

Coordinación en caso de participación con las NU a nivel de país

Cuando las oficinas de Plan están colaborando con las NU en sus respectivos países, es importante para mantener coherencia organizacional a nivel global y consultar a las Oficinas de Plan para las NU en la etapa preliminar.

Sin embargo, en estos casos, el rol de las Oficinas de Plan para las NU es apoyar y proporcionar experticia técnica, no liderar y participar de forma activa a lo largo del mismo. En estas instancias, las Oficinas de Plan para las NU podrían vincular a las COs de Plan con otras oficinas que estén o que hayan asumido una actividad similar para que compartan buenas prácticas y lecciones aprendidas, o simplemente para asesorar sobre el clima y pulso actual de la Agencia de Naciones Unidas involucrada. Dado el volumen esperado de estas peticiones, y la capacidad de las Oficinas de Plan para las NU, se pueden involucrar a los puntos focales para facilitar los pedidos de coordinación y comunicación.

Comunicación Un sistema de comunicación abierto y transparente es esencial para que Plan hable con Una Voz en las NU. Aunque las Naciones Unidas son una

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organización grande y multifacética, todavía es una comunidad íntima. Hasta el programa más pequeño o un informe aparentemente estándar producido a nivel local puede tener un impacto positivo o negativo que se siente en las NU. Por lo tanto, es importante mantener líneas de comunicación e información libres y abiertas para asegurar que los mensajes y políticas que Plan desea promover en las NU sean escuchados y se eviten los malentendidos. Para lograr esto, las Oficinas de Plan para las NU trabajarán de cerca con todas las oficinas de Plan para coordinar la comunicación externa e interna.

Comunicación Interna Una efectiva comunicación interna es crítica para que Plan alcance sus objetivos en las Naciones Unidas. Esta comunicación es bi-direccional: de las oficinas y equipos de Plan hacia las Oficinas de Plan para las NU, y de estas oficinas al resto de Plan.

Como se subrayó en la sección de coordinación, la calidad y la eficacia de todas las tareas relacionadas con las se verán fortalecidas si se involucra a las Oficinas de Plan para las NU desde las etapas preliminares. Mientras más pronto se comuniquen estos planes, y mientras más pronto se involucren las Oficinas de Plan para las NU, el apoyo que proporcionarán será mejor y más relevante. Como todas las oficinas de Plan estarán trabajando con las Oficinas de Plan para las NU, tendrán una riqueza de conocimientos y recursos no solo en temas y actividades que ocurren en las NU sino también dentro de Plan, abriendo las líneas de comunicación y oportunidades para la colaboración.

Además de comunicar sobre las actividades relacionadas con las NU, una mayor comunicación sobre los datos que se recogen y las investigaciones que se llevan a cabo, particularmente en las

áreas políticas donde Plan está concentrando su trabajo en Naciones Unidas3 puede aumentar enormemente el nivel de coordinación y soporte técnico que las Oficinas de Plan para las NU pueden proporcionar. Si compartimos las investigaciones y los datos recolectados dentro de Plan será posible fortalecer las posiciones y políticas que defiende Plan en las NU, ayudando a incrementar la conciencia sobre el trabajo y las capacidades de Plan. Esto es particularmente importante dada la naturaleza, a veces sensible, de los datos recolectados, particularmente con relación a los derechos de la niñez y la protección a la niñez. Cuando los Estados Miembros de las NU vean las estadísticas o los datos obtenidos por Plan y no estén de acuerdo con los mismos, se contactarán con las Oficinas de Plan para las NU. Al estar conscientes de qué información se usa y cómo se aplica, las Oficinas de Plan para las NU estarán mejor preparadas para defender la calidad y calibre de los datos e investigaciones de Plan, clarificando su fuente y aplicabilidad, y defendiéndola, cuando sea necesario.

Además, a través de una mejor comunicación y mayor colaboración compartiendo las actividades de investigación podremos evitar reinventar la rueda. Las Oficinas de Plan para las NU difundirán el trabajo que otras oficinas les compartan, y también su propio trabajo. Este incremento en el flujo de información ayudará a crear alianzas y sinergias internamente, fortaleciendo la calidad de los programas y trabajo de Plan. De esta manera, las Oficinas de Plan para las NU serán el centro de comunicación para las actividades y áreas relacionadas con las NU, compartiendo dentro y fuera del buen trabajo e investigación que Plan está asumiendo.

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Por favor revise la sección de Áreas Políticas de la Estrategia de Naciones Unidas para detalles sobre las actuales áreas políticas.

Similarmente, se requiere la comunicación abierta y el compartir el trabajo y las iniciativas de las Oficinas de Plan para las NU con el resto de Plan. Las dos Oficinas de Plan para las NU desarrollaran una estrategia de comunicación para compartir su trabajo interna y externamente.

Las oficinas de Plan tendrán la oportunidad de expresar qué tipo de información es la que mejor pueda apoyar su trabajo, y cuál es la mejor forma de recibirla durante la implementación de la Estrategia para las Naciones Unidas. Esto incluirá compartir con las correspondientes COs, ROs y NOs la información y actividades en las NU que impactan su país/áreas de trabajo, así como compartir las actividades de investigación e incidencia y las iniciativas asumidas por las Oficinas de Plan para las NU o redes y grupos en los cuales se han involucrado. Estas Oficinas también comunicarán lo que otras oficinas de Plan están haciendo con relación a las NU, resaltando ejemplos de buenas prácticas y ayudarán a crear iniciativas a través de la organización.

Comunicación Externa

Con 75 oficinas y aproximadamente 8.000 miembros del personal, coordinar la comunicación y los mensajes externos para tener ‘Una Voz de Plan’ es una tarea difícil y compleja.

Sin embargo, con el apoyo y cooperación de todas las oficinas y personal de Plan, las Oficinas de Plan para las NU asumirán el papel de coordinar todos los documentos de Plan, mensajes, programas, actividades de incidencia, tareas de campaña, e iniciativas dirigidas a

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las agencias, personal, Misiones Permanentes, y Estados Miembros de las NU. Esto es de particular importancia ya que la información dirigida a los órganos de las NU varía en el lenguaje, enfoque, y nivel de entendimiento técnico requerido, dependiendo de qué aspecto y elemento de las NU está involucrado. Las Oficinas de Plan para las NU pueden ayudar a confeccionar el mensaje e información de Plan para que encaje en la audiencia deseada, y en la manera que tenga más probabilidades de alcanzar el resultado deseado.

Acreditación y Participación en Ginebra y Nueva York Participación en Ginebra y Nueva York Cualquier compromiso asumido por el personal de Plan en Ginebra o Nueva York involucrará procedimientos adicionales de coordinación y comunicación. Cuando están en Ginebra o Nueva York, los procedimientos se extienden más allá de su involucramiento con las NU, y también incluyen a ONGs y socios basados en estas ciudades, ya que ellos también trabajan con las Oficinas de Plan para las NU y sus socios de las NU. Puede ser útil en estos casos recordar el enfoque guía mencionado anteriormente de considerar a las NU como un país. Sería difícil lograr un resultado positivo para Plan – y se mostraría a la organización de manera no profesional – si el personal viajara a un país (Ginebra o Nueva York) y se involucrara con el gobierno (las NU) y socios (ONGs) sin la colaboración cercana con la CO. Ocurre lo mismo en Ginebra y Nueva York, con las Oficinas de Plan para las NU y sus socios de las Naciones Unidas y ONGs.

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Cada Oficina de Plan para las NU coordinará visitas a sus respectivas ciudades. El personal de Plan que planifique viajes relacionados con el trabajo debe alertar a la oficina apropiada lo más pronto posible para iniciar el proceso de coordinación. Este proceso incluirá presentar las metas y objetivos de la visita, incluyendo la aprobación del supervisor, e identificación de los eventos/reuniones a los cuales asistirá, y los contactos apropiados. Para que sea fácil compartir esta información, las Oficinas de Plan para las NU han desarrollado un Formulario de Visita de Plan Ginebra/Nueva York (revise Formulario I) 4. Se requiere que el formulario completo sea enviado a las Oficinas de Plan para las NU por lo menos dos semanas antes de su llegada, a menos que se indique un plazo mayor en alguna parte de este documento, como en algunos casos cuando se necesita acreditación o cuando hay niños o niñas participantes (por favor revise la sección a continuación). Si se requiere una carta de invitación para la visa, por favor complete el Formulario de Visita y envíelo a las Oficinas de Plan para las NU lo más pronto posible, y al menos con seis semanas de anticipación al viaje. Todos los demás arreglos logísticos son la responsabilidad del personal de Plan, aunque las Oficinas de Plan para las NU con gusto le darán recomendaciones sobre hoteles y transporte.

Antes de la llegada, el personal de la Oficina para las NU y el miembro del personal que hace la visita revisarán la metas y objetivos, determinarán cuáles áreas requieren apoyo de la Oficina de Plan para las NU y la forma de ese apoyo, y decidirán si el personal de la Oficina para las NU acompañará en la visita o en cualquiera de los

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Las Oficinas de Plan para las NU están explorando opciones para incorporar este y otros formularios en Planet para que el proceso sea más fácil y eficiente.

compromisos. Es altamente probable que estos compromisos tengan beneficios que se extiendan más allá de la iniciativa inicial, y puedan contribuir al trabajo de las Oficinas de Plan para las NU. Además, otras oficinas de Plan pueden beneficiarse del conocimiento y acceso ganado durante estas visitas, o puedan hacer contribuciones. Durante este proceso se programarán las reuniones de llegada e informativas con las Oficinas de Plan para las NU. Una vez en Ginebra o Nueva York, a menos que se acuerde algo diferente en la etapa de planificación, en la primera reunión o acto al que asista el personal de Plan que hace la visita, estará acompañado por la Jefe de las Oficinas de Plan para las NU, o el miembro del personal apropiado. Aquí, también, se entregará cualquier material de apoyo o se cubrirá cualquier necesidad logística solicitados con anticipación y se confirma el plan para la visita. Similarmente, antes de la partida, se hará una reunión informativa pre-acordada para revisar la visita y coordinar el seguimiento.

Acreditación Algunos eventos, foros y edificios de las NU requieren acreditación previa para acceder a ellos. Las peticiones de acreditación deben ser presentadas al ECOSOC con bastante anticipación a los eventos para hacer su procesamiento. Oficialmente, las Oficinas de Plan para las NU son los principales contactos de Plan en las NU, y la Oficina de Nueva York es específicamente nombrada como el único contacto con la ECOSOC5. Esto significa que cualquier interacción entre Plan y ECOSOC (por extensión, las NU) debe canalizarse a través de las Oficinas de Plan para las Naciones Unidas. Dependiendo del evento al que se asista, y su nivel de seguridad, se necesitarán una o dos formularios para pedir acreditación: un formulario corto o uno largo (Formulario III y Formulario IV, respectivamente).

Debido a que el proceso de acreditación puede tomar cierto tiempo, todo el personal de Plan que requiera acreditación de las NU debe enviar su formulario a la correspondiente Oficina de Plan para

También sería extremadamente útil si el personal de Plan envía una copia del informe de sus reuniones en las NU a las Oficinas de Plan para las NU. El compartir estos informes, así como el Formulario de Visita, será muy valioso para preparar el informe del Estatus Consultativo ECOSOC de Plan, y en el medio plazo, reducirá la carga de trabajo de todas las oficinas de Plan.

Para facilitar el proceso de visita en las etapas preliminares, de planificación, en el sitio, y posterior al viaje, se ha desarrollado una lista de verificación fácil de usar para el personal cubierto por Ginebra y Nueva York. (Revise Formulario II).

las NU al menos con cuatro semanas de anticipación al evento.

Para grupos grandes (diez o más personas), por favor preséntelo con seis semanas de anticipación. Es necesario que los Formularios de Visita sean presentados en estos casos de acuerdo con los plazos requeridos para la acreditación para poder coordinar la visita con antelación. Todos los formularios estarán disponibles en Planet en la página web de la Oficina para las NU.

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Por favor note que a todas las ONGs se les asigna una oficina o persona contacto en ECOSOC. Como las oficinas de ECOSOC tienen su base en Nueva York, la oficina de Nueva York es el punto focal registrado de Plan.

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Participación de la Niñez Como todo el personal de Plan conoce, un componente clave para todo nuestro trabajo es promover la participación de la niñez, las comunidades, y la sociedad civil en lo más amplio. Para cumplir con el tercer Principio Guía sobre la Participación de la niñez, y adhiriéndose a la Convención sobre los Derechos del Niño (CDN), a la Observación General 12, y el DCCN de Plan, las Oficinas de Plan para las NU buscarán facilitar y compartir las opiniones y las voces de niños y niñas, a través de la colaboración con las COs de Plan que trabajan directamente con los niños y niñas.

A veces, Plan puede escoger apoyar la participación directa de los niños y niñas en los eventos de las NU a través de un viaje a Nueva York o Ginebra.

ECOSOC no tiene lineamientos para los niños y niñas que participan en las NU, salvo una regla: todos los niños y niñas menores de 18 años deben estar acompañados por un adulto todo el tiempo.

Guiada por su Política de Protección a la Niñez y los recientemente desarrollados Lineamientos sobre la Participación de Niños en Eventos Internacionales, Plan se esforzará por garantizar que toda participación de niños y niñas es significativa y rigurosamente ética. Cualquier oficina o equipo que considere traer un niño o niña, o a cualquier beneficiario de Plan a un evento de las NU debe contactar a la Oficina de Plan para las NU que corresponda con por lo menos seis meses de anticipación al evento para comenzar la coordinación sobre este proceso, el cual incluirá enlazarse con el equipo de protección de la niñez de Plan.

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Photo: © Plan International

Rendición de Cuentas Estos Lineamientos para la Participación en Naciones Unidas son para todo el personal de Plan. Si respetamos e implementamos dichos lineamientos se mejorará la coordinación, cooperación y comunicación dentro de Plan, y se darán grandes pasos hacia el establecimiento de la presencia de Un Plan y Una voz de Plan en las NU. Una falta de cumplimiento no solo afecta al personal involucrado, o a las oficinas involucradas, sino, a todo Plan y a la imagen profesional y unida que presentamos. Este sistema será refinado más adelante con el aporte de la alta gerencia de Plan, aunque los gerentes y supervisores correspondientes necesitarán estar involucrados para determinar la mejor forma de trabajar juntos en el futuro.

LOS LINEAMIENTOS PARA LA PARTICIPACIÓN EN LAS NU

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FORMULARIO I – FORMULARIO DE VISITA DE PLAN GINEBRA/NUEVA YORK INFORMACIÓN DEL CONTACTO

PROPÓSITO DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA REUNIÓN

Por favor indique la razón de la visita; y haga una lista de los objetivos en forma de viñetas.

NOMBRE COMPLETO OFICINA: TÍTULO: CORREO ELECTRÓNICO: CELULAR: FECHAS DE VISITA: SUPERVISOR:

INFORMACIÓN DEL CONTACTO DE LA REUNIÓN

Por favor complete esta información para cada reunión/ persona – copie y pegue si hay más de tres contactos.

• Ej. Si se reúne directamente con un individuo (o individuos), complete la información a continuación, y mencione el tema/ contenido de la reunión (Ej. GRD

NOMBRE: ORGANIZACIÓN: TÍTULO: FECHA& HORA: CORREO ELECTRÓNICO /TELÉFONO:

en Ecuador).

• Ej. Si asiste a un foro más amplio, como un grupo de trabajo de un clúster o la AGNU,

TEMA A DISCUTIR:

complete la información a continuación e indique el contacto para el jefe de grupo.

NOMBRE: ORGANIZACIÓN: TÍTULO: FECHA& HORA: CORREO ELECTRÓNICO /TELÉFONO:

NOMBRE: ORGANIZACIÓN: TÍTULO: FECHA& HORA: CORREO ELECTRÓNICO /TELÉFONO:

TEMA A DISCUTIR: TEMA A DISCUTIR:

FORMULARIO I – FORMULARIO DE VISITA DE PLAN GINEBRA/NUEVA YORK NECESIDAD DE APOYO ANTICIPADAS POR PARTE DE LA OFICINA DE PLAN PARA LAS NU

Por favor especifique el apoyo que anticipa necesitará, con fechas si es aplicable .

INFORMACIÓN SOBRE SOLICITUD DE VISA

NOMBRE EN EL PASAPORTE:

NACIONALIDAD:

NÚMERO DE PASAPORTE:

FECHA DE LLEGADA Y SALIDA:

PAÍS Y CIUDAD DE RESIDENCIA:

INFORMACIÓN DE CONTACTO DE EMERGENCIA NOMBRE DEL CONTACTO:

RELACIÓN:

NÚMERO DE TELÉFONO: CORREO ELECTRÓNICO:

FO RMULARIO II – LISTA DE VERIFICACIÓN DE VISITA A PLAN GINEBRA/NUEVA YORK Antes de su visita a Ginebra /Nueva York ITEM

PLAZO

❏ Informar a la Oficina de Plan para las NU sobre las preparaciones e intención de visitar al inicio de la planificación

Al inicio de su preparación

❏ Enviar solicitud de carta de invitación para la visa, si es necesario

Al menos seis semanas de anticipación

❏ Enviar el Formulario de Acreditación de Plan para las NU (largo o corto), si es necesario

Al menos cuatro semanas de anticipación (seis semanas para grupos grandes (10+))

❏ Enviar el Formulario de Visita a la Oficina de Plan para las NU, incluyendo el propósito y objetivos

Al menos dos semanas de anticipación (seis semanas si se requiere Visa)

❏ Programar reuniones con la Oficina de Plan para las NU

Durante la visita a Ginebra/Nueva York ITEM

Upon Conclusion/After Departure ITEM

❏ Reunirse con la Jefe de la Oficina de Plan para las NU

❏ Enviar a la Oficina de Plan para las NU el informe resumen de la visita /reuniones

❏ Mantener informada a la Oficina de Plan para las NU sobre cambios en en los objetivos/ programas

❏ Participar en el seguimiento de la visita/ reuniones, como sea necesario o decidido con la Oficina de Plan para las NU

FORMULARIO III – ACREDITACIÓN DE PLAN PARA LAS NU – VERSIÓN CORTA

INFORMACIÓN PERSONAL Y DETALLES DE CONTACTO NOMBRE: APELLIDO: MÓVIL: CORREO ELECTRÓNICO:

TÍTULO: OFICINA DE PLAN: NOMBRE DEL SUPERVISOR:

DETALLES DEL EVENTO NOMBRE DEL EVENTO DE LAS NU AL QUE ASISTIRÁ:

FECHA(S):

UBICACIÓN:

DIRECCIÓN EN GINEBRA O NUEVA YORK:

Por favor liste debajo cualquier otra información o requerimiento para las Oficinas de Plan para las NU:

FORMULARIO IV – ACREDITACIÓN OFICINA DE PLAN PARA LAS NU– VERSIÓN LARGA PERSONAL INFORMATION AND CONTACT DETAILS

¿TIENE ALGÚN REQUERIMIENTO DE ACCESIBILIDAD?

❏ ❏

NOMBRE:

SI NO

SI RESPONDIÓ SÍ, POR FAVOR INDIQUE SI NECESITA

APELLIDO:

DOCUMENTACIÓN EN BRAILLE, LENGUAJE DE SEÑAS, IN-

MÓVIL:

TERPRETACIÓN, O ¿TIENE ALGÚN OTRO REQUERIMIENTO?

CORREO ELECTRÓNICO: TÍTULO: NOMBRE DEL SUPERVISOR:

OFICINA DE PLAN: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: TIPO DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL:

PESO (KG/LBS.): ALTURA (CM/PULGADAS):

AUTORIDAD EMISORA:

COLOR DE OJOS:

NÚMERO DE LA IDENTIFICACIÓN PERSONAL:

COLOR DE PELO: SEXO:

DETALLES DEL EVENTO NOMBRE DEL EVENTO DE LAS NU AL QUE ASISTIRÁ:

DETALLES DE CONTACTOS DE EMERGENCIA NOMBRE: APELLIDO:

FECHA(S):

PARENTESCO:

UBICACIÓN: DIRECCIÓN EN GINEBRA O NUEVA YORK:

NÚM. DE TELÉFONO:

CORREO ELECTRÓNICO:

Plan Internacional Oficina de Enlace con la sede de las Naciones Unidas 211 Este 43rd Calle, Suite 1902 Nueva York, NY 10017 Estados Unidos Fiyola Hoosen-Steele fiyola.hoosen-steele@plan-international.org

Photo: © Plan.

Plan Internacional Oficina de Enlace & Incidencia de Plan para las NU Calle Varembé 1 CH-1202 – Ginebra Suiza Anne-Sophie Lois anne-sophie.lois@plan-international.org