Stämman styrelsens examensdag!

Strax efter årsskiftet känns tiden avlägsen till styrelsens examensdag – den årliga stämman. Men ni som har varit med ett antal år vet att stämman i själva verket närmar sig snabbt.

För den som inte älskar administration är logistiken kring stämman arbetsam. Förutom att man själv och styrelsen ska hänga med så måste man i allmänhet få fart på sin omgivning. Man måste dessutom bestämma på vilket sätt stämman ska hållas med hänsyn till efterdyningarna av Covid-19. Nyligen beslutade regeringen att föreslå riksdagen att de tillfälliga möjligheter som gavs att hålla stämma genom poströstning eller helt digitalt och som upphörde 31 december 2021 åter blir gällande från 1 mars 2022. Samtidigt har vi när detta skrivs precis blivit av med de flesta restriktionerna om hur vi får mötas. Men det är ändå inte helt lätt att bestämma hur man ska göra. Säga vad man vill om stämma på distans men det är inget som slår en normal stämma där medlemmarna träffas och kan utbyta åsikter.

Vad är det då för logistik jag pratar om. Jo medlemmarna kanske ska aviseras om möjligheter att motionera och styrelsen ska bestämma hur man ska yttra sig över motionerna. Styrelsen bör påminna valberedningen om att sätta i gång arbetet att vaska fram förslag på nya medlemmar i styrelsen, revisorer och kanske stämmoordförande. Förvaltaren måste sätta fart och lägga fram ett förslag på bokslut så att styrelsen kan hinna fatta beslut om bokslutet och författa en bra och innehållsrik förvaltningsberättelse.

Lokal måste också bokas helst med lite flexibla möjligheter så att exempelvis en digital stämma i kombination med möjlighet att fysiskt närvara kan avhållas utan ljud- och kommunikationsproblem. Vill föreningen ha en extern stämmoordförande så måste även en sådan bokas upp snarast eftersom efterfrågan är stor och möjliga tider allt knappare ju närmare stämman man kommer. Hur är det med revisorn?

Revisorn är en viktig del av logistiken och möjligheten att få fram årsredovisningen i rätt tid. Stadgarna innehåller närmare bestämmelser om när revisorn ska ha redovisningshandlingarna och när revisionsberättelsen senast ska avges. Det samma gäller kallelsen som givetvis också måste ske i rätt tid senast normalt fjorton dagar innan stämman. Lite beroende på hur Covid-frågan utvecklas är det säkert en hel del föreningar som lockas av något arrangemang ihop med stämma. Vad sägs om en buffé i stället för kaffe och torra kakor nu när medlemmarna sannolikt kan träffas. En viktig del i förberedelserna och avslutning av mandatperioden är att ordna med utbetalningar av arvoden till styrelse, interna revisorer och kanske valberedning. Den avgående styrelsen bör absolut klara av detta innan stämman.

Hur ska styrelsen förhålla sig till valberedningen och dess arbete? Det är en känslig och helt oreglerad fråga som helt sköts med känslor och synen på demokrati som utgångspunkt. Har man en valberedning så ska givetvis den göra sitt arbete men ibland behöver valberedningen stöttas. Det kan röra sig om upphandling av extern revisor där det nog är vanligast att förfrågningar görs av styrelsen men i samråd med valberedningen. Samma sak gäller extern mötesordförande som lämpligen föreslås av valberedningen men som också kan anlitas i samarbete med valberedningen.

Så vad gör man med logistiken. Jo man tar fram almanackan och ritar en tidsaxel bakåt från ett tänkt stämmodatum. Man markerar alla viktiga datum såsom kallelsetid, när årsredovisningen senast måste vara tillgänglig för medlemmarna, senaste dag för ingivande av motioner och när revisorn ska ha handlingarna. Det är viktigt att också tilldela arbetsuppgifter och dela på ansvaret inom styrelsen. Men det är oftast ordföranden som i sista hand samordnar och stämmer av med de som tilldelats uppgifter. Allt kan verka som självklarheter men minsta rubbning av tidpunkter innebär ofta stora förändringar av tidsaxeln och ökad stress. n