Realisering & Fundraising v. Kaosteater

værktøjer for scenekunst

realisering FUNDRAISING &

Jeppe Alsgaard Pachaï

Kristian Herlev

Mie Jakobsen

KAOSTEATER – Værktøjer For Scenekunst

Projektrealisering

1. udgave, 1. oplag 2023

ISBN: 9788794381260

©

2023 KAOSTEATER

Jeppe Alsgaard Pachaï, Kristian Herlev, Mie Jakobsen

Aarhus

Medudgiver

Trykværket

Projektleder og idé

Jeppe Alsgaard Pachaï

Tekst

Jeppe Alsgaard Pachaï, Krisitan Herlev

Layout og illustrationer

Mie Jakobsen

Korrektur

Malthe Høy Jensen

Tryk

Tallinn Book Printers

Papir

Omslag: 300g Munken Print White

Materie: 115g Munken Print White

Typografi

Metropolis, Liquid Amber

kontakt@kaosteater.dk

www.kaosteater.dk

værktøjer for scenekunst

realisering FUNDRAISING &

Mie Jakobsen

Jeppe Alsgaard Pachaï

Kristian Herlev

Introduktion

Kære du, vi har i lang tid undret os over, at der ikke findes publikationer med konkrete værktøjer og redskaber til at udvikle og skabe egne projekter. Redskaber, som kan motivere og inspirere. Det har vi besluttet os for at gøre noget ved!

Vores vision er at skubbe til den bølge af selvproducerede scenekunstneriske produktioner, som vi forventer at se skylle ind over det danske kulturlandskab i de kommende år. Både i den professionelle branche og i vækstlaget!

Vi tror på, at scenekunsten i sin grundessens er klar til fornyelse, og håber at vores håndbøger kan hjælpe selvstændige scenekunstnere med at skabe produktioner, som vil generere en større diversitet og mangfoldighed i udbuddet af scenekunst.

Kaosteater er en aarhusiansk trio, som består af Mie Jakobsen, Jeppe Pachaï og Kristian Herlev. Jeppe og Kristian har i mange år samlet på erfaringer og har tilsammen skabt et hav af scenekunstneriske produktioner helt fra bunden.

I november 2021 udgav Kaosteater deres første bog, Værktøjer for Scenekunst – Idéudvikling, der fokuserede på udvikling af scenekunstnerisk materiale. Med bogen i hånden har Kaosteater undervist på bl.a. efterskoler, gymnasier, bacheloruddannelser i scenekunst hos Den Danske Scenekunstskole og Copenhagen International School of Performing Arts.

Vi elsker feedback og inputs, så tøv ikke med at kontakte os på kontakt@kaosteater.dk

God læselyst!

Kh Mie, Kristian og Jeppe Kaosteater

Læseguide

Skriv, tegn, spild kaffe og slid den op

Benyt bogen som en værktøjskasse – en værktøjskasse til jer, som står med ambitionerne om at realisere jeres egne scenekunstneriske projekter. Om I er nye i scenekunstens verden eller har lavet en masse projekter før, spiller ingen rolle. Værktøjerne er skabt med tanke på samskabelse og flad struktur – vi tror på, at flere hjerner tænker bedre end én.

Denne håndbog vil introducere jer for en nøje udvalgt samling af let afkodelige værktøjer. De vil hjælpe jer med at opstille, finde samarbejdspartnere og søge penge til jeres projekter. Sammen med bogens inspirationsspørgsmål hjælper værktøjerne ligeledes den interne forståelse af jeres arbejde og dets potentiale. Værktøjerne kan bruges i flere af projektperiodens faser, men vi anbefaler, at man benytter dem tidligt i processen, så de kan være med til at åbne projektets muligheder op. Således vil man også kunne genbesøge værktøjerne løbende for at kvalificere og uddybe sine tanker, idet projektet skrider frem. Dog er det en klar fordel, at I allerede har udviklet på en idé, som I ønsker at realisere.

Mangler I hjælp til at udvikle forestillingsidéer og koncept? Da henviser vi til vores bog om idéudvikling – den er skide god! ;-)

Kapitlerne er opstillet med en umiddelbar kronologi, som hjælper til et naturligt, kreativt flow. Udpeg en facilitator med ansvaret for delprocesserne hver gang I kaster jer over et værktøj. Denne kan tage beslutninger for processen, men ikke for projektet – det gøres i samarbejde. Facilitatoren kan med fordel læse hele bogen igennem for at danne sig et overblik,

hvorefter I sammen starter fra begyndelsen og følger bogen for at strukturere det kaos, som en realiseringsproces kan være.

Dette er en interaktiv håndbog, og vi har derfor gjort plads på og mellem siderne, så I kan skrive jeres idéer og noter ned. Bliver modellerne i bogen for små til alle jeres tanker, så er det også muligt at tilkøbe dem som store prints eller hente dem som PDF’er på vores hjemmeside: Kaosteater.dk. Slå dem stort op og arbejd på vægge og gulve! Er I mere tiltrukket af at kunne arbejde digitalt, kan vi anbefale at benytte jer af et online whiteboard-program såsom MURAL eller MIRO. Så er det også nemmere at rejse rundt med jeres noter.

Vi har opfundet et fiktivt projekt, som hjælper med at give jer eksempler undervejs. Om denne forestilling bliver til noget i virkeligheden, må vi se – vi har i hvert fald haft det sjovt med at opstille den.

Vores fiktive projekt hedder:

Materialer

Vi anbefaler, at I anskaffer jer følgende for at få mest muligt ud af bogen:

Stopur

Malertape

Saks

Post-it notes

Papir

Tuscher i flere farver

Et hold eller bare dig

Inspirationsspørgsmål

Hvilken proces håber I på at få?

Hvilke strukturer kan I sætte op for jer selv for at hjælpe med at skabe de bedste rammer?

Kapitel 1

Projektledelse

Inden vi for alvor tager hul på at uddybe jeres projekt, vil vi introducere jer for nogle værktøjer, som kan gøre ledelsen af jeres projekter lidt nemmere. I kan bruge dem, når I arbejder jer videre gemmen bogen. Det er en række faciliterings- og ledelsesværktøjer, som vi bruger konstant, men som vi også bliver ved med at ændre på og lege med, så de passer til det, vi har mellem hænderne. Altså; en kærlig opfordring herfra til at ændre, tilføje og måske gå på opdagelse på the world-wide-web, hvor der flyder med sjove ledelses- og faciliteringstricks.

Faciliteringstricks

Miniværktøjer til hele processen

Check-ind og check-ud

Start alle møder/prøver med at afsætte tid til, at alle på holdet kan tilkendegive, hvordan de har det, når dagen starter og slutter. Hvis det virker for trivielt at svare på spørgsmålet: ’Hvordan har du det lige nu?’, så kan vi anbefale, at man i stedet stiller et mere abstrakt spørgsmål. F.eks. ’Hvilket imaginært køretøj ankommer du i til dagens prøve?’ eller ’Hvis du var et dyr i dag, hvilket dyr var du så?’

I kan også bruge check-ind-spørgsmålet til at forventningsafstemme med hinanden. F.eks. kan spørgsmålet være: “Hvad håber du, vi opnår i dag?”. Eller hvis I skal til at arbejde med noget helt specifikt (såsom fondsansøgninger) kan spørgsmålet være: “Hvad ved du om at skrive fondsansøgninger?”

Yes+And

Er et simpelt men effektfuldt værktøj, som har til formål at hjælpe jer med at skabe inputs til modellerne

Reglerne er: Den første kommer med en idé, som den anden skal sige ja til og bygge videre på. Så bygger den første ovenpå den nye idé, og således fortsætter I, til I ikke kan komme med flere tilføjelser.

Gentag øvelsen flere gange. På denne måde kan I lynhurtigt genere en masse tanker og inputs. Det giver ofte en god fællesskabsfølelse, for selvom alt ikke er relevant i sidste ende, så vil I have skabt dem sammen.

1-2-4-All

Et nemt værktøj, som kan benyttes flere steder i jeres proces til at tømme hjernen. 1-2-4-All består af fire trin. Afsæt tidsintervaller så det passer til det, I arbejder med, og hav så et stopur klar! Vi angiver nogle ofte anvendte intervaller i eksemplet herunder:

1 2 4 All

Individuelt tænker og skribler I jeres tanker og idéer ned. (2 minutter)

I par 2-og-2 snakker I om jeres tanker. Generer gerne nye! (4 minutter)

I grupper af cirka fire personer kortlægger I tankerne – sortér gerne så kun dem, I kollektivt synes om, kommer med videre. (8 minutter)

Præsentér de vigtigste punkter for hele gruppen og sørg for at få skrevet dem ned, så de ikke går tabt! (15 minutter)

NB! Er I færre end otte personer, kan I med fordel springe tredje trin over, og i stedet lave en 1-2-All.

Tidtagning

Har I nogensinde deltaget i et møde, som løb af sporet, og da det var omme, stod I uden nogen konkrete retninger og med flere spørgsmål end svar?

Noget så simpelt som at benytte et stopur kan redde jeres proces fra at køre ud af en tangent. Det gælder i samtaler, når I brainstormer og når I udfylder modeller.

Vi anbefaler altid at I tager et stopur med i prøve- og mødelokalet!

Parkeringspladsen

Strøtanker og pludselige indskydelser kan være svære at administrere, især hvis de opstår, mens man er i gang med noget helt andet. Du kender måske følelsen af at have fået en genial tanke, som skal deles med det samme, for ellers glemmer du den måske.

Benyt parkeringspladsen bagerst i bogen eller find et stort stykke papir og skab et område i jeres arbejdsrum, hvor I kan skrive og placere de små indfald og tanker, som opstår i løbet af jeres proces. Benyt post-its eller tegn direkte på parkeringspladsen.

Kig på jeres parkeringsplads med jævne mellemrum og sørg for at få snakket punkterne igennem, eller sæt tid af til at bearbejde dem på et senere tidspunkt.

Nem Kaffe

Et samtaleværktøj til de små emner i projektet. Start med at nedfælde alle de punkter, I vil snakke om, på post-its og sæt dem på Emner. Herefter skaber I en prioriteret rækkefølge, som I vil behandle punkterne i – vigtigste punkt sættes øverst og så videre.

Tag det første punkt hen på I gang og sæt så otte minutter på uret. Når uret ringer, kan der tilføjes yderligere fire minutter, såfremt det er nødvendigt, men i løbet af disse minutter, er målet at få afrundet den snak, der er i gang. Lykkedes det ikke, kan der til nøds tilføjes en absolut sidste runde med ekstra fire minutter.

Når punktet er færdigdebatteret, flyttes det til Færdig

Kanban

I forlængelse af Nem Kaffe kan det være rart at gemme emner eller opgaver, som enten udspringer af samtalerne eller ikke bliver færdigdiskuteret. Kanban er til for at holde styr på mindre opgaver mellem møder – og opgaver generelt – mens Nem Kaffe er til at holde styr på samtaleemner under møder.

Opret en To-Do, Doing og Done-oversigt i samme stil som vist herunder. Opgaver på To Do er for det I endnu ikke har påbegyndt, mens emner på Doing er det, I beskæftiger jer med med lige nu. Oversigten bør altid være tilgængelig, enten online eller fysisk i jeres arbejdsrum, så intet går tabt. Behold afsluttede opgaver på Done, det er optur at se, hvor langt I er nået.

Inspirationsspørgsmål

Her er tre spørgsmål, som kan være gode at få afklaret inden, I læser videre.

• Hvad er jeres individuelle ambitioner med jeres projekt?

• Hvor er I i jeres proces?

• Hvor godt kender I allerede til fundraising og entreprenørskab?

PlanlægningsPilen

Visualisering af opgaver og tidshorisonter

For at kunne bevare overblikket over jeres projekt kan det være en kæmpe hjælp at visualisere jeres opgaver. Et værktøj, som kan hjælpe jer med dette forkromede overblik, er Planlægningspilen. Værktøjet er designet til at indeholde alle de opgaver, som jeres projekt måtte kaste af sig.

1

Find jeres største tusch frem og lav en Planlægningspil i jeres arbejdsrum. Benyt eventuelt et online whiteboard eller planlægnings-software, så ikke kun én af jer sidder med overblikket, men alle har adgang til visualiseringen af jeres projekt og kan byde ind med (måske) oversete opgaver.

2

Start med at se pilens retning som en tidslinje for jeres projekt. Indsæt herefter delmål for projektet. Det kan være de forskellige uger i jeres produktion, eller datoer I allerede har i kalenderen som

f.eks. en premiere eller et kommende produktionsmøde. I vores eksempel har vi lavet en spalte, for at symbolisere, at der godt kan gå en rum tid fra at jeres ansøgninger sendes afsted til at selve projektet skal afvikles. I kan også lave to pile i stedet for spalten. Husk også, at et projekt ofte ikke slutter efter en premiere, men at der kan være mange opgaver herefter.

I den lodrette akse kan I indsætte relevante aspekter eller kategorier af opgaver i jeres projekt. Eksempler på det kan være kunstnerisk produktion, teknisk produktion, samarbejdspartnere/stakeholders, turnéplanlægning og/eller PR.

Herefter kan det store opstillingsarbejde begynde. Start med at skrive opgaver, I allerede kender, på post-its og placer dem på jeres Planlægningspil. Tænk over, hvornår I ønsker, at opgaven skal være løst. I kan derefter overveje, om den opgave afkaster endnu en opgave. F.eks. vil vi i Gartneriet Efter Lukketid gerne lave promoveringsbilleder. Det kræver, at vi finder en, der kan svinge et kamera, og et sted hvor vi kan skyde, men det afføder også endnu en opgave om at få billederne delt efterfølgende. Sådan kan en post-it note blive til flere.

Fordel herefter opgaverne mellem jer. Det er smart at skrive et eller flere navne på post-it noterne så alle på produktionen kan se, hvem der står for håndteringen af opgaven. Endnu et lille trick er ikke at krølle post-its sammen og smide dem ud, når en opgave er udført. Sæt i stedet flueben eller lav en kategori med færdige opgaver. Uh, det er rart i maven, når man kan se at noget er blevet gjort.

Husk, at de skrevne delmål og kategorier her, er eksempler fra os – og, at I derfor er meget velkomne til at udforme modellen til netop jeres projekt og behov.

IDOART

Rammesæt et møde

Giv dine møder, workshops og lignende session et godt udgangspunkt ved at rammesætte og konkretisere, hvad der skal ske. IDOART fungerer bedst, såfremt det er forberedt forud, men kan også samskabes som det første, når man mødes. Værktøjets navn er en forkortelse, som dækker over følgende punkter:

1 Intention

Hvad er intentionen med mødet, workshoppen eller den session, I står over for?

3 Agenda

Hvilke punkter skal vendes og i hvilken rækkefølge?

2 Desired Outcome

Hvad håber I at få ud af mødet? Hvad står tilbage, når I er færdige?

4 Rules & Roles

Er der nogle regler for, hvordan I vil samarbejde? Har I en rollefordeling?

5 Time

Hvor lang tid er til rådighed?

Giv delelementerne fra agendaen tidsbegrænsninger.

3-Top-3

Find de nemme løsninger

Står I i en situation, hvor I har mange enkeltstående opgaver og udfordringer foran jer, kan det være rart at tage livtag med de mest essentielle ved at brainstorme over “nemme” løsninger. Det er absolut ok at springe over, hvor gærdet er lavest, så længe man ikke gør sådan hver gang.

3-Top-3 er helt konkret en lynhurtig øvelse, som man kan lave alene eller med sit hold, hvor man først danner overblik over 3 opgaver eller udfordringer, som er presserende, og så efterfølgende laver en hurtig brainstorm, hvor man forsøger at tænke over “nemme” og konkrete løsninger.

Afslut ved at vælge den løsning I bedst kan li’ – og gem de andre som alternativer.

1. Spørg Malthe, der læste korrektur forrige gang. (udvalgt)

2. Lav et hurtigt opslag på facebook.

3. Spørg andre, der har udgivet lignenden bøger, hvem der læste korrektur for dem.

1. Prik nogle mennesker vi kender på skulderen og hør dem om de vil hjælpe os ved at læse bogen inden udgivelse.

2. Afhold en test-workshop, hvor de tilmeldte får lov at teste bogens værktøjer, mens vi sidder og kigger på og tager noter. (udvalgt)

3. Upload dele af bogen på internettet og lav et spørgeskema, så alle kan tilgå bogens indhold og derefter give os svar via spørgeskema .

1. Ræk ud til forlaget for sidste bogudgivelse.

2. Undersøg mulighederne for selvudgivelse uden forlag.

3. Spørg andre som har udgivet lignende bøger om deres forlag og hold derefter møder med max tre mulige forlag. (udvalgt)

Inspirationsspørgsmål

Hvad er det mindste, næste skridt I kan tage i retningen mod realiseringen af jeres projekt?

Kapitel 2

projektopstilling

Chancen for at få tiltrukket interessante samarbejdspartnere og modtage støttemidler afhænger primært af, hvor gode I bliver til at formidle jeres og projektets kvaliteter.

Her i kapitlet introducerer vi jer for en model, som vil skabe det første projektoverblik.

Idet I læser videre i bogen, vil modellen blive uddybet, og afslutningsvis vil I kunne lave en bedre og mere detaljeret projektopstilling.

THE Golden Circle

Konkretisér jeres tema og koncept

For at skabe det bedst mulige overblik for jeres projekt kan I bruge den yderst simple model The Golden Circle, som er udviklet af Simon Sinek. Jo tydeligere jeres beskrivelser bliver, jo nemmere er det for jer at snakke om jeres scenekunstneriske projekt. Sådan bliver det lettere at sælge og kommunikere jeres hensigter til samarbejdspartnere, teatre, fonde og publikum.

The Golden Circle består af tre integrerede cirkler, som stiller spørgsmålene: Why? How? What?

Why spørger ind til vigtigheden af projektet, mens How stiller skarpt på de omkringliggende rammer. What handler om aktiviteter og andre konkrete ting, som projektet afføder.

Her på siderne uddyber vi spørgsmålene og kommer med eksempler fra vores fiktive forestilling, men kom også gerne selv med flere underliggende Why-, How- og What-spørgsmål, som I kan besvare. Det er vigtigt, at I ikke tager udgangspunkt i at skulle kunne besvare alle de nedenstående spørgsmål lige nu, men tillad i stedet jer selv at drømme om løsningerne.

NB! Det gør ikke noget, hvis I ikke kan svare udførligt på alle spørgsmålene på nuværende tidspunkt. Vend tilbage til modellen, når I har arbejdet videre med de andre modeller i bogen.

Hvorfor er projektet og temaet vigtigt for den samtid, vi lever i?

Hvorfor er projektet vigtigt for jer?

Hvorfor er temaet vigtigt for jeres målgruppe? Og hvem er målgruppen?

Hvorfor er jeres kunstneriske hold de rigtige til at skabe netop dette projekt?

Hvordan vil projektet blive skabt? Hvilken lokation? Hvem er jeres samarbejdspartnere?

Hvordan ser jeres proces ud? Hvad er jeres tidshorisont?

Hvordan arbejder I sammen? Hvad er rollefordelingen, og hvem har hvilke ansvarsområder?

Hvordan vil projektet blive finansieret?

What? 3

Hvad er jeres spilleperiode?

Hvad er det helt konkret, publikum vil kunne opleve?

Hvad har I af ekstra aktiviteter? Har I et kick-off-event, debatarrangementer eller lignende?

DESIGN STATEMENT

Den korte projektbeskrivelse

Se om I nu kan udfylde vores skabelon, Design Statement, hvor I forsimpler en beskrivelse af jeres projekt. Dette vil kunne hjælpe jer med det videre arbejde, hvor det bliver vigtigt at kunne præsentere sine idéer for andre personer.

Skriv i bogen, køb eller print canvas

Kapitel 3

Samarbejdspartnere

Alle har brug for samarbejdspartnere! Selv teatre, der producerer egne forestillinger, søger samarbejde med andre teatre, projektteatre eller fri-grupper for at få økonomien og projektet til at hænge sammen. Såfremt du arbejder alene, eller er i en mindre gruppe, er det ekstra vigtigt, at I bygger stærke bånd med eksterne kunstnere, teatre og organisationer, for at projektet kan realiseres. Disse samarbejder kan give jer den fornødne anciennitet og handlekraft, samt gøre jer interessante for fondene. Det er de færreste projekter, som opnår fondsstøtte uden at have dannet partnerskaber med andre.

De næste modeller vil kunne hjælpe jer med at skabe overblik over jeres nuværende og potentielle samarbejdspartnere, samt gøre det nemt for jer at lave en plan til håndtering af partnerne. Brug modellerne igen og igen, så I bibeholder jeres overblik gennem hele forløbet.