GUIA PARA O CÓDIGO DE CONDUTA COMERCIAL Atuando com Integridade
Este documento é propriedade do Estaleiro Jurong Aracruz (EJA). Tanto a totalidade como parte do documento não devem ser divulgadas, produzidas, transmitidas de qualquer forma ou por qualquer meio, sem o consentimento prévio por escrito do proprietário.
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INTRODUÇÃO O código de conduta comercial ("Código") do Estaleiro Jurong Aracruz ("EJA") é definido com base nos valores fundamentais do EJA. Cada tópico no Código define a expectativa da empresa em termos de padrões de comportamento e ações de nossos colaboradores. Enquanto colaboradores do EJA, espera-se que sejam adotados os padrões prescritos no Código no decorrer de nossas atividades diárias e relações com outros, tanto internamente como externamente. Como empresa cidadã responsável, o EJA cumpre todas as leis e regulamentos e contribui positivamente para a sociedade. O Código requer o compromisso de cada empregado para manter os valores fundamentais da empresa. O Código não tem como objetivo fornecer orientação para cada situação que possamos enfrentar no cumprimento e no desempenho de nossas funções. Seu principal objetivo é identificar princípios orientadores específicos para nos ajudar a tomar decisões consistentes com os valores fundamentais do EJA. Este Guia do Código de Conduta Comercial deve ser lido em conjunto com o Código e outras políticas e procedimentos do EJA que fornecem detalhes mais específicos.
INTEGRI
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ESTALEIRO JURONG ARACRUZ
C Satisfazer as necessidades dos clientes é fundamental para o nosso sucesso. Nós fornecemos soluções inovadoras que estão alinhadas com os requisitos e expectativas em mudança de nossos clientes e criamos relacionamentos duradouros com eles com base na confiança e no propósito compartilhado.
Cumprimos nossas atribuições com honestidade, dedicação e e receptividade como atributos pessoais essenciais na nossa cultura corporativa.
Acreditamos que a inovação e a criatividade são essenciais para se através da constante inovação em soluções de tecnologia e de engenharia.
,
& Saúde
Estamos empenhados em promover um ambiente de trabalho saudável e seguro para nossos clientes, colaboradores, fornecedores e comunidade. Nós assumimos a responsabilidade pela nossa segurança pessoal e pela segurança dos outros. Também tomamos medidas concretas para garantir a sustentabilidade ambiental.
Estamos empenhados em alcançar os padrões de qualidade no cumprimento de exigências dos nossos clientes. Preservamos a Qualidade como fazemos em Saúde, Segurança e Meio Ambiente .
Trabalho de Equipe Trabalhamos juntos como uma equipe coesa, com confiança e respeito mútuos, para alcançar nossos objetivos coletivos. Nós abraçamos a diversidade, fomentamos relacionamentos próximos e desenvolvemos espírito de equipe através de uma comunicação eficaz e cuidando uns dos outros.
Valorização das Pessoas Nós respeitamos e valorizamos cada indivíduo em nossa organização. Oferecemos aos nossos colaboradores oportunidades, recompensas e reconhecimento, bem como um ambiente propício para desfrutar seu trabalho e desenvolver seu potencial.
Responsabilidade com a Comunidade Nós encaramos nosso negócio como parte integrante da sociedade. Estamos empenhados em ser uma empresa cidadã responsável, tanto local quanto globalmente, através da construção de uma organização solidária e contribuindo para a comunidade.
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Colaboradores
EJA
& O Código também se aplica desde empresas subcontratadas do EJA até às oint entures.
& EJA não possui gerenciamento.
EJA ,
,
Os colaboradores do EJA que trabalham com prestadores de serviço devem: - exigir que os prestadores de serviço cumpram os aspectos relevantes do Código; - fornecer aos prestadores de serviço treinamento e informações sobre os requisitos da política de conformidade do EJA; - adotar medidas -se até mesmo quando souber que um prestador de serviço não cumpriu o Código.
Gerentes
Colaboradores •
EJA - Internalizar os requisitos da política resumidos no Código. - Aprender os detalhes das políticas relevantes para suas funções. - Abordar seus gerentes, ou fontes relevantes do EJA, com qualquer dúvida sobre as políticas
• Fazer denúncias - Apresentar prontamente quaisquer denúncias sobre potenciais violações de quaisquer políticas do EJA. - Conhecer os vários canais para apresentar denúncias quanto à integridade. - Dar prosseguimento se o problema denunciado por você não for resolvido. Sinta-se à vontade para denunciar através de outro canal do EJA. - Cooperar na investigação do EJA relacionada a denúncias sobre integridade.
Os gerentes também devem seguir as seguintes etapas para construir uma infraestrutura para prevenir, detectar e responder a problemas de conformidade: • Promover e conduzir a conformidade e a ética através do exemplo Seu comportamento deve mostrar o que significa agir com integridade • Certificar-se de que suas equipes compreendam os requisitos do Código e tenham condições para atender aos mesmos. • Monitorar conformidade e ética das pessoas que eles supervisionam • Tomar os cuidados razoáveis para monitorar terceiros agindo em nome do EJA; Assegurar que eles trabalhem de maneira consistente com o Código. • Impor o Código de forma consistente. • Apoiar os empregados que, de boa fé,fizerem denúncias ou apresentarem suspeitas. • Buscar os recursos do EJA relevantes quando houver dúvida sobre as políticas.
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SE MANIFESTANDO Você tem a responsabilidade de se manifestar. s no EJA
de falar semp
houver alguma
realizar uma denúncia se sente
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EJA
possa violar o
protege nossa
apresentar denúncias. Use o
A.Envie um e-mail para whistleblow@sembmarine.com ou denuncia@jurong.com.br B.Envie uma carta pelo correio para o Presidente do Conselho Administrativo do SCM ou Diretor de Auditoria Interna do SCM / Chefe de RH / Chefe de Risco no endereço: Sembcorp Marine Ltd, 29 Tanjong Kling Road, Singapore 628054 C.Envie uma carta pelo correio para o Gerente de Auditoria Interna ou Gerente de Risco no endereço: Estaleiro Jurong Aracruz, Rodovia ES010 km 56, s/nº, Barra do Sahy, Aracruz-ES, CEP 29198-025 D.Ligue para: • Diretor de Auditoria Interna (E-mail: joseph.sewi@sembmarine.com Tel: (0065) 6262-7818) • Chefe de Risco (E-mail: boonsiong.chan@sembmarine.com Tel: (0065) 6262-7391) • EJA toll Free Hotline (Tel: 0800-878-7901) As retorno
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contactar e fornecer retorno
ilo
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denúncias. EJA proíbe, terminantimente, evitar ou isolar
faça uma denúncia sobre e atividades profissionais ou sociais e assim por diante. Retal
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• • Gerente de • Gerente • Coordenador • Gerente • Chief of Financial Office (CFO) • Coodernador
Princípios Orientadores em caso de dúvida • Esta é uma ação legal de acordo com as leis do país onde está sendo praticada? • Isto é legal conforme as Leis Brasileiras? ?
•
EJA?1
• •
EJA?
• Isto é ético?2
:
1
• • • •
dos?
• A ação, se tomada,
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• • • • • •
ará a melhorar o relacionamento com um potencial cliente
: A ação contradiz de alguma forma os valores fundamentais do EJA? EJA A ação é inconsistente com a de uma pessoa razoável em circunstâncias semelhantes? Tendo iniciado a ação, continuaremos sendo perturbados ou distraídos por isso? Ficaríamos envergonhados se outros soubessem que adotamos essa linha de ação? Existe uma linha de ação alternativa que facilite uma melhor tomada de decisão?
é crucial
do EJA?
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ZINDO 1.
P1: :
P2:
Fui autorizado a contratar um consultor para nos ajudar a obter as licenças necessárias para um novo projeto de um governo estrangeiro. O consultor pediu uma taxa de retenção de R$ 20.000 para "avançar as licenças na fila". Devo concordar com este pagamento? Antes de concordar em fazer qualquer pagamento, saiba como o dinheiro será utilizado. Certifique-se de que o dinheiro não seja usado como "suborno", Pagamento de facilitação (ver P4 deste tópico) ou para obter qualquer vantagem indevida. Se não tiver certeza, consulte seu gerente ou o Jurídico do EJA e assegure-se de que todas as aprovações necessárias sejam obtidas antes de contratar qualquer prestador de serviços. Joint Venture (JV) onde não tivemos nenhuma presença anteriormente. Ficamos governamental. O meu colega pensa que, uma vez que o EJA
empregados de nosso parceiro da
: o EJA EJA de uma eventual responsabilidade legal. Quando estiver ciente de qualquer situação semelhante, denuncie . P3:
É costume oferecer pequenos presentes, como vale-compras para clientes e parceiros de negócios durante o período de festas. Ao fazer isso, estou violando o Código?
: tem a intenção de EJA e (c) bons negócios e sobre nossos P4: funcionário do governo me disse que por R Posso lhe pagar a taxa de R :
O EJA ou acelerar uma ação rotineira ou necessária. Certifique-se de não fazer pagamentos de facilitação (não importa quão pequenos facilitação em nome do EJA
o EJA de tal situação.
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CONDUZINDO NOSSO NEGÓCIO 1.
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EJA o Código de Conduta Comercial e Políticas do EJA.
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3.
EJA EJA
EJA EJA EJA.
Durante uma reunião, um cliente compartilhou comigo uma proposta de projeto de um concorrente com detalhes de preços para sua reivindicação de que nossa oferta é mais segura. Posso usar este documento para avaliar as propostas futuras? R:
Se algum cliente lhe forneceu informações de preços de um concorrente e você deseja usar essas informações, primeiro você deve verificar se o cliente é proibido de compartilhar essas informações por meio de um acordo de confidencialidade. Se o cliente confirmar que não é obrigado a proteger as informações, você pode aceitar as informações. Você também deve consultar o Jurídico do EJA antes de usar ou divulgar essas informações
P2:
Durante uma sessão de rede da indústria, dois de nossos concorrentes discutiram suas margens de lucro em declínio e queixavam-se sobre a expectativa cada vez maior de descontos dos clientes. Em algum momento durante a discussão, ambos concordaram em aumentar seus preços para o próximo projeto. Enquanto não comentava a discussão, eu podia ouvir todas as palavras proferidas. Recentemente, em uma licitação de projetos, ambos concorrentes elevaram seus preços exatamente da maneira discutida na reunião anterior. Eu poderia ou deveria ter reagido de forma diferente?
R:
A Autoridade Antitruste da jurisdição pode concluir que todas as organizações representadas no seminário concordaram implicitamente com a posição sobre a fixação de preços. O fato de você não falar na discussão anterior não virá em favor do EJA. Se você enfrentou essa situação e sente que a conversa é inadequada, você deve se desculpar e se retirar imediatamente. Em caso de dúvida, você pode perguntar ao Jurídico do EJA se a ação viola qualquer disposição das leis contrárias à concorrência no país; em caso afirmativo, o que deve ser feito a seguir.
P3:
Busco fornecedores de baixo custo em áreas-chave e encontrei um fornecedor não local que parece promissor. Posso comprar deste fornecedor?
R:
Você deve seguir a Política de Compras do EJA e selecionar o fornecedor relevante para verificar se existem problemas relacionados a sanções ou controles de comércio internacional. Se você estiver em dúvida, procure esclarecimentos do Jurídico e da Gestão de Riscos do EJA.
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1:
para a qual transferimos anteriormente, ou a
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2: . : ao fornecedor que o EJA corporativa. FAÇA
NÃO FAÇA Faça negócios com qualquer pessoa conhecida ou suspeita de irregularidades, a menos que essas suspeitas tenham sido adequadamente revisadas e resolvidas.
o EJA de reportar transações suspeitas de qualquer tipo. Faça ações adequadas e apropriadas para avaliar a integridade dos parceiros de negócios, clientes e fornecedores.
Aceite pagamento em dinheiro.
o EJA se um potencial us detalhes de identidade, propriedade ou transação quando solicitado.
Aceite estruturas de negociação excepcionalmente complexas e padrões de pagamento que não refletem nenhum propósito comercial real ou termos de pagamento excepcionalmente favorável.
locais identificados como ou áreas de atividades terroristas conhecidas, tráfico de narcóticos ou atividades de lavagem de dinheiro. is de perto.
Aceite ordens ou pagamentos incomuns ou inconsistentes com o comércio ou negócios do cliente.
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LIDANDO COM COLABORADORES E COMUNIDADES
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8. F
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M para realizar o trabalho. Apesar de lembretes repetidos e requisitos específicos nos contratos de terceirização para atender aos nossos
:
o EJA aplicam-se não só aos colaboradores do EJA solicitam especificamente informações que incluam o descumprimento dos regulamentos de SMS do EJA e dos contratados. Mesmo EJA ao EJA e seus empregados acidentes.
: certeza se tenho a responsabilidade de parar as pessoas e dizer-lhes que o que estão fazendo é perigoso. o EJA tem a responsabilidade de intervir e parar algo perigoso. A pessoa pode não perceber que é perigoso até que orientação do SMS quando necessário e denunciar qualquer descumprimento dos requisitos do SMS.
:
FAÇA
NÃO FAÇA
Mantenha boas práticas gerais de limpeza e prevenção da poluição. . bem-estar durante o trabalho através do uso de aparelhos adequados
Comece o trabalho de qualquer forma quando podermos ser incapacitados pelo uso de álcool ou prescritas. ira ou use equipamento de proteção pessoal ou outros meios previstos trabalho.
requisitos e diretrizes aplicáveis.
e em um ambiente de trabalho inseguro ou de forma
Seja responsável por interromper qualquer ato inseguro; • o que pode levar a um risco iminente para nós e os outros. •d com o
não conformidade os requisitos.
• avalie os riscos legais e de reputação de SMS Segurança, ) antes de iniciar uma nova Meio Ambiente e negócio ou participar de um negócio perigoso.
outros. Intencionalmente ira ou use inadequadamente proteção pessoal ou outros meios previstos para garantir a .
| 17
9. Contribua positivamente para as comunidades onde atuamos. Fomente a gestão ambiental. Melhore a qualidade de vida para nossas comunidades. 1: : o EJA deve sempre ser feita com a aprovação prévia da alta administração da nossa empresa. 2:
o EJA. 3: condições de trabalho e de vida que proporciona aos seus trabalhadores. Devo não dar importância A reputação do EJA depende de fazer negócios apenas com fornecedores que lidam de forma responsável com seus trabalhadores e
FAÇA Avalie e gerencie de forma responsável o impacto do nosso negócio na comunidade. Procure envolver nossas partes interessadas e fomente a comunicação aberta nas comunidades em que atuamos. Certifique-se de que todas as contribuições de caridade e investimentos comunitários: • são legais e não são feitos para garantir qualquer vantagem imprópria; • são devidamente registrados nos livros da empresa; • concentra-se em questões e oportunidades que são relevantes tanto para nossos negócios como para as partes interessadas importantes para o sucesso do nosso negócio; • faça uma diferença real e obtenha resultados e progresso reais.
NÃO FAÇA Embarque em contribuições de caridade individuais ou coletivas ou investimentos comunitários que sejam: • em apoio de uma organização religiosa cujo objetivo principal é propagar uma fé ou crença particular ou que apenas beneficie uma religião; • proibidos por lei ou regulamento; • patrocinados por organizações que possuem crenças e valores contrários aos do EJA. Faça negócios com pessoas ou entidades cujas condições de trabalho são degradantes e violam as leis aplicáveis. Faça doações para indivíduos ou para organizações com fins lucrativos.
18 | GUIA PARA O Cร DIGO DE CONDUTA COMERCIAL
10. EJA
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EJA
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pedestres .
EJA
P2: EJA
P3: o EJA EJA A funcionalidade de preenchimento automรกtico de destinatรกrios de e-mail aumenta
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EJA.
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EJA. que
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EJA. EJA
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com EJA EJA. EJA
| 19
11. plique regras aprovadas para classificar transa es e saldos adequadamente. se sistemas e controles para proteger ativos e arma enar informa es de forma consistente e correta. a a relatórios financeiros e de transa es no pra o e imparciais. P1:
R: P2 :
o EJA. Eu li um comentário negativo sobre o EJA que foi postado em fórum online. Devo respondê-lo? o EJA. Relate o que você leu ao seu gerente e ao coodernador de
R:
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R: o EJA gerente
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registro para a
relevante. um pedido de falso custo. que
e
e ou manipule registros ou documentos.
20 | GUIA PARA O CÓDIGO DE CONDUTA COMERCIAL
12. EJA EJA EJA
R
Não, a menos que a política local de RH proíba especificamente essa nomeação e, desde que o candidato selecionado tenha as credenciais necessárias e tenha sido contratado com base no mérito. No entanto, precisamos garantir que o empregado não seja a pessoa que decide sobre a contratação, os termos e as condições e a remuneração de seu parente, e que eles não compartilham uma relação hierárquica direta. Você pode buscar os recursos humanos para orientação e relatar quaisquer irregularidades. Meu cunhado, que fica comigo no mesmo apartamento, é um empregado em uma empresa que tem uma razoável relação comercial com o EJA . No decorrer dos meus deveres no EJA, também preciso manter contato com essa empresa em certas ocasiões. Isso é um conflito de interesse?
R
colaborador do EJA destacado em uma das nossas instituições de
gestor da instituição o EJA muitas vezes me pede para empregados o EJA?
R
ao seu conhecimento em virtude do violado esse requisito em seu contrato de designação. Verifique com o postura adequada que você deve manter. João
do EJA para obter aconselhamento sobre a
João
o EJA m
investimento para mim? R
Não sem antes apresentar a oportunidade ao EJA e obter a aprovação da gerência do EJA para investir. Como você conheceu sobre esta oportunidade de investimento através do seu trabalho em nossa empresa, a oportunidade pertence primeiro ao EJA.
| 21
F Obtenha a aprovação apropriada para qualquer compromisso ou reunião externa, o que pode potencialmente levar ou ser percebido como um conflito de interesses.
OF
Divulgue interesses financeiros ou relacionamentos que possam apresentar um conflito de interesses ou seja
e compromissos (onde você está em posição de influenciar as transações) em organizações que possuem transações comerciais com o EJA (incluindo concorrentes, clientes, fornecedores ou contratados, ou sua empresa própria ou familiar), pois a própria nomeação cria um potencial ou real conflito de interesse percebido.
de Conflitos de Interesse.
Contrate, promova ou supervisione diretamente um membro da
Divulgue qualquer associação com concorrentes, clientes ou fornecedores com seu supervisor imediato ou gerente direto e obtenha aprovação por escrito. interesse que influencie ou seja percebido como influenciando sua capacidade de tomar uma decisão objetiva e / ou cumprir suas responsabilidades com o EJA.
Direcione negócios a fornecedores quando você sabe que eles são de propriedade ou gerenciados pelos membros da sua e presentes, hospitalidade ou entretenimento de uma concorrência contra o EJA.
(Como supervisor imediato ou gerente direto) Organize o trabalho dos membros da equipe para que eles possam mitigar (se não evitar) potenciais conflitos de interesse.
Invista com esse cliente ou supervisione qualquer pessoa que tenha relações com eles. Invista em um fornecedor atual ou potencial se você estiver oa negociar comercialmente com eles. Procure pessoalmente ou realize quaisquer oportunidades que o EJA possa ter interesse, ou se tais oportunidades foram identificadas em virtude da sua posição no EJA uso de instalações ou ativos do EJA.
22 | GUIA PARA O CÓDIGO DE CONDUTA COMERCIAL
PROTEÇÃO DA INFORMAÇÃO E NEGOCIAÇÃO INTERNA 13. PROTEÇÃO DA INFORMAÇÃO E NEGOCIAÇÃO INTERNA Proteja informações confidenciais e a propriedade da informação. ão use essas informações para ganhos pessoais. P
sse descuido for identificada, ela será
: assessorada em seu dever de proteger dados confidenciais e pessoais no EJA. P
Descobri recentemente que nossa empresa anunciará resultados fi
o EJA com ilegal. P
empresa. Se eu comprar algumas ações do EJA
o EJA assinará logo com outra
ações do EJA com base . P
Eu conversava com minha irmã e mencionei que eu tinha uma próxima viagem de negócios para fechar o acordo para o EJA adquirir
irmã comercializar ações do EJA informações privilegiadas. F Proteja e nunca divulgue nenhuma informação confidencial ou de propriedade do EJA. Esta obrigação aplica-se durante e mesmo depois de você ter deixado a empresa. Mantenha dados eletrônicos, documentos em papel e arquivos contendo informações confidenciais em um local seguro com acesso limitado a apenas pessoal autorizado. Obtenha acordos adequados de aprovação e não divulgação, se necessário, de terceiros que recebam informações confidenciais antes de liberar materiais. Certifique-se de que as informações recebidas de terceiros (incluindo clientes e fornecedores) sejam provenientes de fontes autorizadas e essas informações sejam usadas de acordo com as condições especificadas. Implemente as salvaguardas necessárias para proteger informações pessoais / privadas contra riscos de perda, destruição ou acesso, uso, modificação ou divulgação não autorizada.
OF Forneça informações pessoais aos empregados sem a aprovação adequada. Troque ações do EJA ou de qualquer outra empresa diretamente ou por meio de familiares diretos e amigos enquanto tivermos conhecimento de informações privilegiadas relacionadas ao EJA ou à outra empresa - mesmo que acreditemos que não estamos confiando nessas informações, pois isso pode ser interpretado como informações privilegiadas. Participe em qualquer atividade para manipular o preço das ações listadas publicamente do EJA ou de qualquer entidade relacionada. Discuta as atividades comerciais do EJA com familiares e amigos. Fale sobre o que você está trabalhando e forneça detalhes de onde você está indo no negócio da empresa ou quem visitou o escritório.
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