Acta no 7 comisión nacional

Asociación Deportiva de los INEM e ITA de Colombia

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________________________________________________________ COMISION NACIONAL JUEGOS DE LA CONFRATERNIDAD ACTA No 07

REUNION ORDINARIA: Comisión Nacional Juegos Nacionales de la Confraternidad.

FECHA: 22 y 23 de junio de 2.013 LUGAR: Diagonal 23 N° 24-85 - Paipa HORA: 8:30 a.m.

PRESIDE: Rodrigo Barrera, presidente de la Comisión Nacional

AGENDA: 1°. Himnos:

nacional canto a la confraternidad inemita 2°. Verificación de asistentes.

3°. Lectura del acta anterior.

4°. Análisis del acta asamblea nacional de delegados- Paipa 22 y 23 de marzo de 2013.

5°. Aclaraciones al reglamento aprobado en Paipa.

6°. Análisis proyecto fundación de los juegos inemitas.

7°. Programación deportiva y menú de los juegos de Paipa.

8°.Tareas Comisión nacional (Edición revista identidad inemita, avalar participación juegos a 10 de noviembre de 2013, FORMATO de evaluación, formatos de inscripción juegos Paipa y envío a 30 de Agosto de 2013, revisión de registro de deportistas y acompañantes 1ª. semana de noviembre).

9°. Recomendaciones, proposiciones y varios.

DESARROLLO. 1.

La reunión se inició el día sábado 22 de junio a las 8:;30 a.m. como estaba prevista, se entonaron los himnos: Nacional de la república de Colombia y de los Juegos de la confraternidad.

2.

Asistieron los Siguientes miembros de la comisión: BOGOTÁ-KENNEDY: RODRIGO BARRERA LIZARAZO CALI: JOSE TANCREDO VILLADA ORTIZ PAIPA: LlGIA ESPERANZA MONTAÑEZ OCHOA

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________________________________________________________ PEREIRA: JOSÉ NELSON ALVAREZ CARVAJAL POPAYAN: MAKARIO RIVERA CAJIGAS

Estuvo ausente con excusa por problemas de salud, el compañero de Villavicencio LUIS POMPEYO RODRIGUEZ RONDON 3. Se dio lectura al acta anterior de la reunión ordinaria celebrada en Bogotá el día 21 de Julio de 2012, la cual fue aprobada por unanimidad. Se procedió a revisar el cumplimiento de las tareas, las cuales se cumplieron en su gran mayoría, quedando pendiente, la organización del presupuesto y la organización del estado de cuentas conforme a los formatos contables y financieras vigentes. Se sugiere adquirir un software contable de uso libre para llevar las cuentas y el informe financiero.

4. Se procedió a revisar el acta de la asamblea nacional de delegados realizada en Paipa 22 y 23 de marzo de 2013, la cual se anexa con las respectivas correcciones.

5. Se dio lectura a los reglamentos enviados por la sede y se compararon con los reglamentos colgados en la página web de los juegos que eran los informes de las diferentes comisiones, se hicieron las aclaraciones y correcciones respectivas.

Dicho reglamento se anexa a la presente acta.

6. El compañero Rodrigo Barrera, presidente de la comisión Nacional hace un resumen de la importancia de tener una organización nacional que represente a los clubes deportivos – recreativos de las diferentes regiones y que de sustento legal a la comisión nacional de los juegos.- Igualmente presenta diferentes alternativas de organización nacional como Confederación, Federación, Fundación, Asociación entre otras con sus respectivos costos. Con base en esta información y el aporte de cada uno de los asistentes se realizó el análisis del tipo de organización de los juegos de la confraternidad inemita que más convenía, llegando a las siguientes conclusiones: 6.1.

Por funciones establecidas en el reglamento general de los juegos, artículo 13 numeral 3, le corresponde a la Comisión nacional gestionar ante las instituciones competentes la aprobación de la norma y el reconocimiento para la consecución del apoyo logístico de los juegos.

6.2.

Analizadas las diferentes opciones se optó por la escogencia de Fundación, por ser la de menor complicación en cuanto a los documentos y costos, los cuales son: Acta de constitución de la Fundación, estatutos de funcionamiento costos financieros de inscripción como fundación consistentes en matrícula: $ 113 000 y $35.000 de renovación anual, retención en la fuente del 12% sobre el patrimonio declarado y renta de régimen especial del 20% sobre utilidades.

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6.3.

La elaboración de los documentos estará a cargo de los integrantes de la comisión nacional los cuales se discriminan en el punto de tareas 7. Se analizaron las propuestas de la programación deportiva de la sede y de las tres últimas versiones de los juegos y se trataron de evitar los cruces hasta donde fue posible, próximamente se enviara la programación. Se visitó el restaurante donde se contratará la alimentación cuyo menú se enviará posteriormente.

8. Se distribuyeron las siguientes tareas: 8.1.

Edición revista identidad inemita. Se analizaron varias cotizaciones y se concluyó que se continuara con la empresa que hasta ahora ha sido la responsable de la impresión, por razones de calidad, puntualidad, experiencia y costos que para este año es de $3´600.000,00. Se acordó que para este 4 número el tema del artículo será escogido por cada uno de las clubes de los INEM e ITAS del país, conservando los criterios establecidos como extensión del artículo una página tamaño carta, letra arial tamaño 11, y fecha de envío del artículo 30 de agosto de 2013 Responsable: RODRIGO BARRERA.

8.2.

Avalar participación en los juegos a 10 de noviembre de 2013. Con base en las planillas de inscripción enviadas por la sede a la Comisión Nacional en la primera semana del mes de Noviembre y previa constatación de los deportistas inscritos, la Comisión Nacional avalará la participación de cada club deportivo.

Responsables: COMISIÓN NACIONAL.

8.3.

Formato de evaluación, Se vio conveniente reestructurar el formato de evaluación de los juegos, teniendo en cuenta los nuevos deportes y la supresión de los deportes mixtos en Tenis de mesa, de campo, rana y bolos.

Responsable: LIGIA MONTAÑEZ

8.4.

Formatos de inscripción Juegos Confraternidad. Se dieron orientaciones para definir los nuevos formatos de inscripción a los juegos nacionales InemitasResponsable: LIGIA MONTAÑEZ

8.5.

Revisión de registro de deportistas y acompañantes. Se realizará en la primera semana de noviembre y luego de haber recibido las planillas de inscripción de los clubes de los INEM e ITAS en el nuevo formato por parte de la sede.

Responsable: LUIS POMPEYO RODRIGUEZ

8.6.

Diseñar una encuesta de satisfacción de la Revista IDENTIDAD INEMITA. Y presentar propuestas de evolución de la estructura de dicho documento para que se perciba moderna, dinámica y tenga mayor acogida, lo mismo que vender la pauta publicitaria para que dicha publicación sea sostenible.

Responsables: RODRIGO BARRERA, NELSON ALVAREZ Y LIGIA MONTAÑEZ

8.7.

El compañero JOSE NELSON ALVAREZ CARVAJAL, se ha encargado amablemente de MEDIOS y COMUNICACIONES VIRTUALES de la Comisión

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________________________________________________________ Nacional, y está en proceso de creación y/o renovación de las cuentas de TWITTER, FACEBOOK, GMAIL; Además, dio una orientación puntual acerca de cómo aprovechar Google Drive compartido en línea DESDE LA COMISIÓN NACIONAL con los delegados para la difusión y transmisión de datos, tanto en la fase previa, como durante el desarrollo de los JUEGOS PAIPA 2013 (Los delegados podrán ver pero no editar dicha información)

8.8.

Estudiar, adaptar y complementar los contenidos de los Capítulos y artículos de los ESTATUTOS DE LA FUNDACIÓN INEMITA COLOMBIA, distribuidos así: Cap. I. Del nombre, duración, domicilio y Cap. II. De los fines, objeto social, y desarrollo – Responsable: RODRIGO BARRERA L. Cap. III. De disposiciones sobre patrimonio y Cap. IV. De Asociados, derechos, deberes, prohibiciones, sanciones y retiros. Responsables: NELSON ALVAREZ y LIGIA MONTAÑEZ. Cap. V. De estructura y funciones de los órganos de administración y dirección.

Responsable: LIGIA MONTAÑEZ Cap. VI. De estructura y funciones de los órganos de control y fiscalización y Cap. VII. De Disolución y Liquidación. Responsable: MAKARIO RIVERA C.

8.9.

Oficiar a la sede anterior Neiva, el envío de las memorias con los resultados de las actividades deportivas y culturales, que incluyan los tiempos, marcas y puntuaciones para publicarlos en la revista de este año, como lo propuso y aprobó la reunión nacional de delgados de hace dos años en Villavo.

Responsable: RODRIGO BARRERA.

8.10.

Reglamentar los plazos y definir protocolo a seguir por parte de la Comisión Nacional por incumplimiento de las inscripciones en los tiempos definidos en los reglamentos generales. Responsable; RODRIGO BARRERA.

8.11.

Enviar a todos los delegados el acta de la reunión da la Comisión Nacional, el acta de la reunión de delegados de Paipa corregida y los reglamentos generales de los Juegos Nacionales corregidos. Responsable: MAKARIO RIVERA C.

8.12.

9.

RECOMENDACIONES, PROPOSICIONES, Y VARIOS

9.1.

Sugerir a cada sede anfitriona de los juegos, delegar un responsable de la organización para que lleve el control del seguimiento y cumplimiento del reglamento interno de la asamblea nacional de delegados y del congreso

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________________________________________________________ técnico (Número de intervenciones, tiempo etc.) para evitar reuniones largas y extenuantes.

9.2.

Promover la participación de todos los participantes en los juegos nacionales, la participación activa a través de las redes sociales institucionales de los juegos y el foro virtual.

9.3.

Se entregó a la Sede Paipa, un cuadro de premiación para ser comparado con el propuesto por la sede. Se reiteró, por parte de la sede la capacidad de alojamiento de 200 personas en la sede campestre (quedan 50 cupos aprox.) y 75 en la sede Corinto (ya está reservada). Se concertaron algunos requerimientos especiales acerca de la alimentación que se ofrecerá, cuya minuta está siendo asesorada por la gerente del restaurante el parlamento y con quien la Comisión dialogó personalmente.

9.4.

Se solicita el Favor a todos los delegados que a 30 de octubre, dentro de las obligaciones financieras, se deben tener en cuenta el pago de los $ 2 600 de cuota individual que van para la Comisión Nacional ya que la SEDE PAIPA ha aceptado por tesorería, recaudar también dichos dineros y entregarlos a la tesorería de la Comisión, lo anterior para que durante el certamen el compañero JOSÉ VILLADA no tenga que estar detrás de los delegados cobrando; Además para que se pueda verificar con el cmpañero Pompeyo, que el número de deportistas que realizan dicho pago sea el mismo número de participantes inscritos.

9.5.

Se propuso y se aprobó solicitar a los delegados, además del cumplimiento de los respectivos plazos y compromisos económicos, un listado especial aparte de los NUEVOS DEPORTISTAS, adjuntando copia del Acto Administrativo, foto digital, documento de identidad, desprendible de pago. Reiterar a los delegados que la relación de deportistas antiguos debe incluir FOTO DIGITAL marcada con NOMBRE, APELLIDO NÚMERO DE Documento de identidad, lo mismo que de los acompañantes de acuerdo a los nuevos formatos de inscripción para facilitar los procesos de AUTORIZACIÓN DE PARTICIPACIÓN por parte de la COMISIÓN NACIONAL (a 10 de nov.) y de ACREDITACIÓN por parte de la sede versión 33 (a 30 de OCTUBRE.).

9.6.

Discutidas las diferentes alternativas de conformar una organización nacional se propuso y aprobó que la más adecuada es la de convertirnos en una FUNDACIÓN SIN ÁNIMO DE LUCRO que agremie a todos los clubes y sus

Siendo las 12:30 p-m del día domingo 23 de junio de 2013 se dio por finalizada la reunión.

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Makario Rivera Cajigas Secretario general comisión nacional

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