Control de Proyectos

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Control de Proyectos

M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012

CONTROL DE PROYECTOS El Sistema de Información

El proyecto requiere que el proceso

•Planeación •Seguimiento •Control Sea permanente hasta su conclusión

CONTROL DE PROYECTOS El ciclo Planeaci贸n-Seguimiento-Control Consiste en planear, verificar el avance, comparar el avance real con lo programado y tomar las acciones correctivas que procedan.

El reporte y seguimiento es un flujo hacia arriba, en tanto que la autoridad Se ejerce de arriba hacia abajo

CONTROL DE PROYECTOS

Seguimiento Es la recolección, Registro y Reporte de INFORMACIÓN de todos los aspectos de un proyecto

CONTROL DE PROYECTOS Sistema de seguimiento

•Identifica Factores Clave •Verifica Avances del Plan.

•Monitorea avances, Costos, Tiempos y uso de Recursos.

CONTROL DE PROYECTOS

EL PROCESO DE SEGUIMIENTO SE BASA EN EL PLAN DE ACCIÓN

CONTROL DE PROYECTOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS PMIS •Es un software especializado para control de proyectos •La mayor parte está basado en PC´s •De menos hay 35 diferentes paquetes Evaluación Revisar documentación Experimentar con el tutorial Alimentar datos Modificar datos

1 Hacen PlaneaciónProgramación 2 Actualizar plan y hacen seguimiento 3 Programan automáticamente los recursos

CONTROL DE PROYECTOS

Recomendaciones para seleccionar software •¿Proyectos grandes o pequeños?

•¿Cuánta gente participa?

•Grado de complejidad?

•Quién usará el paquete?

•Familiarizados con ruta crítica e información?

LO MÁS IMPORTANTE ES EL USUARIO

CONTROL DE PROYECTOS

EL CONTROL DE PROYECTO es la habilidad de reducir las diferencias observadas entre la realidad funcional de un sistema y la forma en que se planeo.

CONTROL DE PROYECTOS

LOS PROCESOS BÁSICOS SON:

•Detección del comportamiento del sistema.

•Comparación entre la realidad y lo planeado.

•Determinación de las cuasas que originan las diferencias.

CONTROL DE PROYECTOS

EL CONTROL SE ENFOCA A LOS SIGUIENTES TRES ELEMENTOS DEL PROYECTO •Comportamiento •Costo •Calendario

CONTROL DE PROYECTOS PAPEL DEL CONTROLADOR El papel del administrador del proyecto es establecer los contoles que estimulen los resultados que se esperan y desalienten las desviaciones.

CONTROL DE PROYECTOS

El control como una funci贸n de la administraci贸n.

RESPUESTAS AL CONTROL

Las reacciones individuales a los diversos tipos de control afectan los niveles de motivaci贸n.

En general la respuestas al control se ajusta a una de tres formas.

CONTROL DE PROYECTOS 1. Participaci贸n activa y positiva a la consecuci贸n de metas 2. Participaci贸n pasiva.

3. Participaci贸n activa pero negativa o resistente a alcanzar el Objetivo.

Usualmente la resistencia no es hacia el objetivo, si no hacia de las actividades que conducen al objetivo.

CONTROL DE PROYECTOS EL CONTROL COMO UNA FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN REACCIONES INDIVIDUALES DEPENDEN DE VARIOS FACTORES: 1. Los mecanismos específicos de control utilizados 2. La imagen individual.

3. La tolerancia y disponibilidad a ser controlados.

4. La naturaleza del objetivo que se busca.

5. La valoración del peso del objetivo.

6. La capacidad de lograr el objetivo.

CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL CIBERNÉTICO FUNCIONA AUTOMÁTICAMENTE

Configuración

Complejidad

- SENSOR DE ESTADOS - COMPARADOR CONTRA ESTANDAR - DETECTOR DE DESVIACIONES - EJECUTOR DE DECISIONES

-PRIMER ORDEN -SEGUNDO ORDEN -TERCER ORDEN

CONTROL DE PROYECTOS CARACTERÍSTICAS

1. Primer orden 2. Segundo orden 3. Tercer orden

1.1 Operación simple.

1.2 Estandar sencillo.

2.1 Operación más compleja.

2.2 Estándares modificables por Programa.

2.3 Facultad para aprender 3.1 Operación más sofisticada 3.3 Inteligencia incorporada 3.4 Facultad para aprender 3.5 Reacción a lo imprevisto.

3.6 Participación humana.

CONTROL DE PROYECTOS

TIPO DE PROCESOS 1. Control cibernético.

2. Control Continuar –no continuar (Go-No Go).

3. Control a posteriori.

CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN

RESUMEN OBJETIVO DEL CONTROL *Se enfoca a tres variables del proyecto: cumplimiento de objetivos, costo y calendario. *El control de proyectos es parte del ciclo planeación-monitoreo-control. *Sus propósitos son dos: • Regular los resultados mediante acciones correctivas •Utilizan eficientemente los recursos físicos, humanos y financieros de la organización.

CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN

MOTIVACIÓN •Los sistemas de control tienen una relación muy estrecha Con la motivación individual. * Deben ser congruentes con los resultados esperados, y de bajo costo.

CONTROL DE PROYECTOS RESUMEN TIPOS DE CONTROL 1. Cibernético funciona automáticamente y es de tres grados diferentes de sofisticación.

2. Continuar- No continuar.

3. Control a posteriori que consiste fundamentalmente en un informe que contiene: Objetivos, metas, resultados finales y recomendaciones.

CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL CONTINUAR-NO CONTINUAR •Se utiliza en cualquier etapa del proyecto con el objeto de alentar sobre problemas potenciales a fin de aplicar la acción correctiva.

•Es un proceso objetivo que sirve para conocer si se cumplen las condiciones preventivamente especificadas.

CONTROL DE PROYECTOS

CONTROL CONTINUAR- NO CONTINUAR •Basta con determinar el cumplimiento oportuna de Especificaciones respecto a: -Las salidad del proceso.

-EL costo del proyecto -El calendario de ejecución. *Operan sólo por voluntad del administrador del proyecto.

CONTROL DE PROYECTOS REQUERIMIENTOS PARA EL CONTROL: -Plan del proyecto.

-Especificaciones del proyecto.

-El calendario de ejecuci贸n.

-Calendario detallado.

-Presupuesto programado.

CONTROL DE PROYECTOS CONTROL A POSTERIORI “DESPUES DEL NIÑO AHOGADO SE TAPA EL POZO”.

•Se aplican al termino del proyecto.

•Se orientan a mejorar las posibiliades de proyectos futuros.

Se aplica por medio de un informe que contiene: -Los objetivos del proyecto.

-Los presupuestos, punto de control y de referencia.

-Resultados del proyecto.

-Recomendaciones sobre desempeño y perfeccionamiento del proceso.