Proyecto Administración

Liceo Canadiense Petapa

Curso: Administración y práctica de oficina Docente: Ihara Zuñiga Jornada: Matutina Carrera: Perito Contador Grado: 4to PC

Proyecto

Nombre: Beysy Dayana Chan López No. De carnet: 2022-40166

Guatemala mes de mayo del 2,022

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Índice Introducción ----------------------------------------------------------------------------------

Página 1

Ventajas y Desventajas de los organigramas----------------------------------------

Página 2

¿Qué son los organigramas ? Organigramas lineales----------------------------

Página 3

Ventajas y Desventajas de los organigramas lineales-----------------------------

Página 4

Organigramas Sinteticos y Analiticos---------------------------------------------------

Página 5

Organigramas Circulares ------------------------------------------------------------------

Página 6

Ego- grama------------------------------------------------------------------------------------

Página 7

Organigrama Afnor--------------------------------------------------------------------------

Página 8

Organigrama Funcional--------------------------------------------------------------------

Página 9

Organigrama Linea y Staff y Mixtos ----------------------------------------------------

Página 10

Iluminación General-------------------------------------------------------------------------

Página 11 y 12

Mobiliario de una Oficina------------------------------------------------------------------

Página 13 Y 14

Equipo de una oficina ---------------------------------------------------------------------

Página 15

Conclusión------------------------------------------------------------------------------------

Página 16

SLIDESMANIA.COM SLIDESMANIA.COM E-grafía----------------------------------------------------------------------------------------

Página 17

1.

Introducción

Como sabemos el manejo de una oficina o la administración de la misma nos será útil en la nuestra vida laboral.

El conocer desde como elegir la silla adecuada, una mesa etc. Los equipos que debemos ocupar, hasta lo mas complejo tal como es aprender a mejorar el ambiente de una oficina y los tipos de organigramas que podemos utilizar para organizar los puestos de trabajo y lo que desempeña cada uno de nuestros compañeros nos hacen más capaces. Por ello el objetivo de la siguiente investigación será informar: 1.

2.

3.

4.

Tipos de organigramas a utilizar Mobiliario adecuado Equipo adecuado El como tener un buen ambiente en una oficina

Recordando que una oficina es como un segundo hogar, ya que, pasamos en ella alrededor de 8 horas diarias es indispensable tener la mayor información posible. Y así mismo hacer agradable el trabajo y menos pesado.

Al finalizar la investigación se proporcionan links para complementar el aprendizaje.

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1.

Organigramas Desventajas

Ventajas  Un organigrama es fácil de entender, no se necesita una larga explicación para comprenderlo. Ya que permite observar de manera sencilla la estructura general y las relaciones.

 El organigrama únicamente señala las relaciones de autoridad formal, pero no informa sobre las relaciones informales. Lo que es una limitación

 Esta gráfica muestra de forma particular la estructura de cada empresa, lo que permite identificar sus fortalezas y debilidades y los cambios que se han dado en la organización.

 No refleja los grados de autoridad entre los diversos niveles. Si se utilizarán líneas que indiquen relaciones informales de autoridad y comunicación se hace complejo. Al hacerse complejo pierde su utilidad.

 El organigrama ofrece la gran ventaja de ser una herramienta intuitiva y fácil de usar. Todos saben usar un organigrama entre más sencilla sea una herramienta de utilizar, más se apoyaran las personas encargadas de tomar decisiones.

 Las organizaciones cambian y si el organigrama no se actualiza resulta obsoleto.

 Sirve como instrumento de estudio.

 Son rígidos e inflexibles.

 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.

 Ocasionan confusión entre la autoridad y el status.

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2.

Organigramas Lineales

Clases de Organigramas

Un organigrama lineal es aquel en que los diferentes niveles son presentados de forma vertical y entre ellos existe una relación directa de autoridad. Este tipo de organigrama proviene de las formas de organización lineales y de ahí su nombre. Estas, a su vez, tienen su origen en organizaciones como los antiguos ejércitos. Se basa en relaciones de tipo jerárquico entre los diferentes niveles.

Texto CEO • • •

Lineales Sintético Analítico

Directivo 1. Departamento 2. Jefe de sección 3. Equipo

Directivo

Directivo

1. Departamentos 2. Jefe de sección 3. Equipo

1. Departamento 2. Jefe de sección 3. Equipo

Podemos observar que en el organigrama lineal los niveles se unen por líneas que van descendiendo, de ahí su nombre. Como vemos, la organización deja clara la jerarquía

¿Qué es?

características El organigrama es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando

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 Estructura centralizada y sencilla  Decisiones centralizadas, siempre hay un responsable para cada decisión  Estructura vertical con una autoridad lineal o única  Sistema y canales de comunicación centralizados y jerarquizados  Visualización de una estructura piramidal

3.

¿Cómo hacer un organigrama lineal? 

En primer lugar debemos planificar de forma adecuada la estructura de la empresa. Debido a su origen, sobre todo en el ejército.

Ventajas    



Hay que incluir siempre al «oficial» responsable cada dirección, departamento o sección.

Es sencillo y fácil, tanto de diseñar como de leer Siempre va a ver un responsable para cada decisión Hay una fuerte disciplina y figura de autoridad, que no siempre es una ventaja dependiendo del tipo de negocio Recomendado para empresas pequeñas

de

Desventajas 

Una vez tenemos claro qué vamos a mostrar, hay que saber cómo lo vamos a hacer. En este caso, como ya hemos mencionado, el diseño será de tipo vertical. Las líneas mostrarán los distintos niveles y subniveles.

     

 Por último y como siempre, hay que elegir una aplicación que nos sirva para esta tarea.

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No permite flexibilidad para posibles expansiones futuras Puede llevar a procesos largos y poco ágiles en la toma de decisiones No se recomienda en equipos multifuncionales, donde existe mucha especialización de tareas La comunicación es lenta, con numerosos intermediarios que pueden dificultar el entendimiento y el proceso ágil Se puede tornar autocrática Es difícil encontrar un mando único capaz de tomar decisiones siempre adecuadas para todos los departamentos

4.

Organigramas Sintéticos Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, que incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: se puede basar en cualquier tema.

Organigramas Analíticos

Estudio de Un organigrama analítico es aquel necesidades cuyo fin es analizar el comportamiento organizacional a través de una información que se presenta de forma global. Supervisión de la Por tanto, podemos decir que es una dirección fotografía de la empresa y de aquello que nos interesa conocer de ella.

Control de desviaciones

Presupuesto de gastos

Puesta en marcha

Corrección de desviaciones

con un organigrama analítico los empleados y directivos siempre saben qué tienen que hacer. Todo queda detallado y cada cuál conoce su responsabilidad y que se espera de su trabajo.

Cómo hacer un organigrama analítico:

Ventajas   

Facilita la toma de decisiones.

Es intuitivo.

Da claridad a la estructura de organización

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 Debemos conocer la empresa a fondo. Cuales son sus departamentos, como se organizan y quién depende de quién  Elegir la forma de hacerlo. Esto a su vez tiene relación con los tipos de organigramas. Así, tendremos que optar entre uno general o específico  Puede ser vertical, horizontal, mixto, por bloques o circular. Todo dependerá de los subniveles que tenga o del objetivo.  Elegir App

5.

Organigramas Circulares

Otro tipo de Organigramas      

Un organigrama circular es aquel en que los niveles organizacionales se muestran en círculos concéntricos que se van situando de dentro afuera.

Este tipo de organigrama es muy utilizado para evitar mostrar categorías jerárquicas, algo que sucede en otros como el vertical.

Dirección de compras

Circulares ego grama Afnor Funcional Línea y Staff Mixto.

Dirección de producción

Dirección General

Dirección de RRHH

Vemos que un organigrama circular permite una visión global de la empresa y sus diferentes departamentos.

Además, todos se sitúan al mismo nivel

Dirección de ventas

Como realizar un organigrama circular

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

elegir la orientación que vamos a dar al organigrama circular. Es decir, si en el centro vamos a situar al Director ejecutivo o al cliente.



Hay que conocer al detalle los servicios y quienes son los responsables de ellos. Con esta info. se realizarán los círculos.



Por tanto, solo habrá que elegir el tipo de organigrama.

6.

Interpretación

Ego- grama En la primera de las entregas del mismo nombre se presentaba uno de modelos teóricos más aceptados cuando se trata de estudiar personalidad, el modelo de los Big Five, y en la segunda entrega presentaba algunos de los métodos experimentales de recolección información desde textos para la construcción de estos modelos.

los la se de

Originalmente desarrollado por en los años 70 por Jack Dusay en el campo del Análisis Transaccional, un egograma se define como “un gráfico de barras que muestra la relación entre cada rasgo de la personalidad con el resto y la cantidad de energía psicológica que emana hacia el exterior”.. El egograma es por lo tanto un gráfico de barras que muestra la cantidad de energía dentro de la estructura del ego de una persona y cómo esta persona redistribuirá esta energía entre sus diferentes egos en un momento determinado del tiempo. El análisis estructural estudia los estados del yo, definidos como un terna formada por el yo padre y el yo adulto y el yo niño

Jack Dusay

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

El “yo” PADRE: Siente y actúa como sus padres cuando el individuo era un niño.

Dentro del padre se encuentra la dicotomía de Padre Normativo y Padre Natural. El normativo actúa en el papel de conciencia, es autoritario y no reflexivo, dogmático. El natural actúa de manera generosa, comprensiva, paternalista y acogedora.



El “yo” ADULTO: Ejerce el papel de la supervivencia, estudiando el entorno y las circunstancias y calculando las posibilidades de manera fría, objetiva y adaptable.

Es el “yo” que toma las decisiones.



El “yo” NIÑO: Busca el placer y evita los esfuerzos como cuando el individuo era un niño, lo que se conoce como niño natural, pero también es creativo, una de las partes más valiosas de nuestro ego, en lo que se conoce como niño adaptado, en sus dos vertientes, sumiso y rebelde.

7.

Ejemplo:

Organigramas Afnor El organigrama AFNOR adquiere el gráfico forma de red en donde se ordena la estructura organizativa ubicando el máximo responsable en la parte izquierda superior descendiendo jerárquicamente hacia la derecha, en la parte izquierda del organigrama se indica el nombre de los distintos niveles jerárquicos. Presenta la posibilidad de ofrecer una amplia información que puede comprender desde los nombres de las unidades administrativas, las funciones principales que realizan, el número de personas que las integran

Ventajas:

    

CP: Padre crítico NP: Padre nutritivo A: Adulto FC: Niño libre AC: Niño adaptable

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 Es una forma especial de representar un organigrama  El grafico presenta con claridad los niveles, lo que obliga a situar a cada elemento en la zona horizontal que le corresponde, sin tener en cuenta la naturaleza de sus actividades y renunciando por tanto a distinguir gráficamente los sectores de línea

Desventajas:

siglas AFNOR, quiere decir:

 Necesidad de espacio extensivo en la base del organigrama  Se convierte en una especie de organigrama personal.

Asociación Francesa de Normalización

8.

Organigramas Funcionales es un tipo de organigrama que indica las funciones que debe cumplir cada departamento, equipo o estructura de una empresa. Cabe destacar que el organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional. En el de clase funcional, además, se representan las funciones de cada unidad. Este permite dividir el trabajo. Además, facilita la comunicación y ayuda a los empleados a saber cuál es su rol.

Características:  El máximo ejecutivo se sitúa en el Angulo superior izquierdo de la grafica  El grafico se desarrolla de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha  Utiliza tecnología innovadora.  En el mundo europeo tiene cerca de 50 años de aplicación el organigrama AFNOR

Características:    

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Es más sencillo dividir el trabajo y llevar el control de las actividades a realizar.

Establece autoridades y niveles de jerarquía, de modo que expone quién debe dirigir o dar órdenes Facilita el análisis de la organización para los ejecutivos que deben tomar decisiones en un corto, mediano y largo plazo.

Es un instrumento útil al momento de expandir una empresa, ya que permite evaluar fácilmente qué departamentos pueden asumir más responsabilidades

9.

Organigramas Línea y Staff El tipo de organización lineal " staff ”es el resultado de las combinaciones de los tipos de organización lineal y funcional. Busca incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizaciones y reducir las desventajas. Algunos autores le denominan organización de tipo jerárquico consultivo.

En la organización línea "staff ” existe la característica de tipo lineal y de tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más completo y complejo. En esta organización existen órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órgano de apoyo y consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos de "staff ” prestan asesoría y servicios especializados.

Organigramas Mixtos Un organigrama mixto utiliza dos formas de representación, la de tipo vertical para mostrar la jerarquía de la empresa y la de tipo horizontal para los departamentos. Por tanto, podemos decir que une los dos tipos de representación. Por un lado la forma vertical, que permite observar los niveles de autoridad y por otro, la horizontal que aporta información sobre las secciones correspondientes al mismo nivel. Este tipo de organigrama es el más indicado en empresas de gran dimensión.

Dirección general

Secretaria

Dirección de compras

Dep. de almacén

dos criterios para distinguir:  Relación con los objetos de la organización  Tipo de autoridad

Dirección de producción

Dep. de pedidos

Cómo realizar un organigrama mixto:    

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Podemos observar que el organigrama mixto utiliza los dos tipos de diseño, vertical para jerarquías y horizontal para departamentos

Hay que saber exactamente qué queremos representar. Estamos utilizando dos tipos de organigrama en uno.

Por un lado, hay que decidir qué niveles de autoridad vamos a tener, para poder representar la parte jerárquica o vertical.

Por otro, qué departamentos dependerán de cada nivel Por último, hay que elegir un formato que sea sencillo, útil y atractivo

10.

Iluminación general

Ambiente físico de una oficina

La iluminación general es la que proporciona un luz uniforme y directa a todo el espacio o zona de trabajo.

Las luminarias se colocan en los techos técnicos o en las paredes, dependiendo si se necesita una luz directa o más difusa.

Por regla general se utilizan downlights empotrables, lámparas o tubos led perimetrales que proporcionan una buena iluminación y bajo consumo.

El espacio donde se encuentre ubicada la oficina debe ser amplio, limpio y sin contaminaciones acústicas (exceso de ruidos) o ambientales (mucho calor o frío).

En esta ocasión hablaremos de la iluminación.

Iluminación Por puro sentido común, es evidente que una oficina debe estar bien iluminada, a ser posible con luz natural durante las horas del día. Sin embargo, los técnicos de salud y riesgos laborales frecuentemente encuentran oficinas y otros espacios de trabajo mal iluminados. La calidad de la luz que recibimos a diario influye en nuestro bienestar, tanto personal como profesional.

Podemos dividir en 3 los tipos de iluminación en una oficina.   

General Focal Decorativa

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Colocada en techos

Ventajas:  

La luz general reduce las sombras y evita fuertes contrastes, por lo que mejora la visibilidad del trabajador.

Permite realizar fácilmente cambios en la distribución del mobiliario o de los puestos sin necesidad de preocuparnos por la iluminación.

Inconvenientes: 

La iluminación general puede crear un entorno monótono, por lo que se recomienda combinar con otro tipo de luces indirectas.

11.

Iluminación focal Cuando hablamos de iluminación local o puntual, nos referimos a la luz que se centra en un espacio individual o puesto de tamaño reducido.

Proporciona una iluminación más directa e intensa mediante lámparas tipo flexo o de suspensión, incidiendo directamente sobre la superficie de la mesa.

Iluminación decorativa Cuando diseñamos la iluminación en una oficina, debemos tener en cuenta el factor estético.

Los sistema de iluminación actuales han abierto un amplio abanico de posibilidades en lo que a luz ambiental se refiere. Lámparas de pie y de suspensión, lineales, etc., este tipo de luminarias son ideales para ambientar zonas de recepción, salas de espera o de descanso. En estas zonas nos podemos permitir más licencias decorativas ya que son parte de la imagen corporativa de la empresa. Hoy en día contamos con infinidad de recursos lumínicos

Es libre

Ventajas:

Ventajas:

 Proporciona la cantidad de luz adecuada a cada puesto de trabajo según el tipo de actividad.

 

Inconvenientes:

 Es necesario una instalación fija en cada zona y para cada tipo de luminaria.

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Proporcionan una luz cálida y agradable, por lo que invitan al bienestar.

Permite colocar luminarias de diseño y lámparas esculturales aportando al ambiente un aire elegante y más sofisticado.

Inconvenientes: 

Hay que tener cuidado con que la iluminación decorativa no produzca molestias visuales.

12.

1. Mesa de oficina

Equipo y mobiliario Una oficina automatizada es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas. El mobiliario y equipo de oficina, son elementos clave para que tu espacio de trabajo sea perfectamente funcional

¿Qué es mobiliario?

Después de haber definido lo que es una oficina pasaremos al mobiliario que, no es más que un conjunto de muebles pertenecientes a un lugar y que sirven de soporte a una persona.

¿Qué es equipo de oficina?

Las mesas de oficina o escritorios de trabajo son unos muebles totalmente imprescindibles para el buen funcionamiento. No son sólo el lugar donde se pasa buena parte de nuestra jornada laboral sino que es un sitio donde debemos sentirnos cómodos para poder ser más productivos.

Tipos:  Mesa de oficina  Mesa de despacho  Mesa de reuniones

2. Silla de oficina Contar con sillas es necesario donde haya afluencia constante de personas y, si se trata del entorno laboral, estas deben tener prioridad dentro de la lista de equipos de oficina y mobiliario imprescindible. De acuerdo al uso que se les vaya a dar y al espacio donde se vayan a colocar, las sillas presentan características y condiciones específicas. Existen sillas profesionales adaptadas para el uso de nuevas tecnologías    

Silla giratoria Silla ergonómica Sillón de dirección Silla confidente

puede decirse que se trata del conjunto de máquinas y dispositivo que se necesitan para llevar a cabo tareas propias de una oficina.

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13.

3. Bancadas

5. Cajoneras

Las bancadas para oficina son conjuntos de asientos ideales para amueblar salas de espera y salas de recepción de forma organizada, cómoda y con tapizados sencillos o microperforaciones capaces de permitir la transpiración y mantener una temperatura corporal adecuada. Las bancadas suelen ser económicas y, sobre todo, muy sencillas de limpiar.

En el mercado hay cajoneras para todos los gustos; algunas ya están adosadas en la mesa y te permiten tener muy cerca un lugar donde guardar los documentos y objetos que desees mantener fuera del campo visual.

6. Estanterías Las estanterías son muy útiles para colocar todo tipo de cosas que podamos necesitar para el buen funcionamiento del trabajo. Además, son perfectas como elemento distributivo del espacio

4. Archivadores Aunque hoy en día casi todo se guarda en la nube y en dispositivos informáticos, siempre viene muy bien tener una zona de archivadores para resguardar de forma ordenada y clasificada todos aquellos documentos, papeles impresos o expedientes que no puedan ser desechados

7. Accesorios y material de oficina Como complemento a la lista de muebles de oficina imprescindibles puedes añadir accesorios como lámparas colgantes, organizadores de mesa, modernos estantes multiuso, plataformas de elevación para los ordenadores, clipboards o tablas de apoyo

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14.

1. Destructoras de papel

4. Fotocopiadoras

Destacan por ayudar a garantizar la confidencialidad que puedan tener los diversos documentos relevantes que manejen las empresas.

Como resulta evidente, se utilizan para realizar copias de todo tipo de documentos o papeles.

2. Escáneres

5. Cizallas de papel

Ofrecen la posibilidad de digitalizar toda clase de documentos, permitiendo así darle un tratamiento informático a los mismos.

Las cizallas de papel se utilizan con el propósito de cortar todo tipo de papeles, para ello cuentan con una cuchilla circular,

3. Encuadernadoras

6. Detectores de billetes falsos

Ofrecen la posibilidad de crear fácilmente catálogos y cuadernillos que incluyan listas de precios o tarifas, al igual que presentaciones de servicios y/o productos, entre otras cosas.

Se caracterizan por ser una máquina especialmente útil para reducir y evitar el riesgo que supone llegar a recibir dinero falso.

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15.

Conclusión

Hoy en día, para que cualquier empresa logre su permanencia se necesita que el ambiente sea agradable y la administración y oficina se innoven y sean adecuadas a las necesidades, recordando que esto puede promover el movimiento y ofrecer apoyo ergonómico y un espacio bien diseñado puede brindar protección emocional y psicológica. Los organigramas juegan un papel importante, nos ayudarán a almacenar información y así facilitar el trabajo Para poder estar cómodos y desempeñar bien nuestro trabajo es indispensable estar en un ambiente con armonía. De lo contrario podemos hasta enfermar

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16.

E- grafria

 https://economipedia.com/definiciones/organigramamixto.html#:~:text=Un%20organigrama%20mixto%20utiliza%20dos,los%20dos%20tipos%20de%20representaci%C3%B3n.  https://www.aguaeden.es/blog/factores-ambientales-de-la-oficina-que-mas-influyen-en-el-bienestar-y-lasalud#:~:text=El%20espacio%20f%C3%ADsico,(mucho%20calor%20o%20fr%C3%ADo).  https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-unorganigrama#:~:text=Un%20organigrama%20muestra%20la%20estructura,p%C3%A1ginas%20web%2C%20%C3%ADconos%20e%20ilustraciones.  https://epsu.edu.ec/media/attachments/2020/04/21/b2_lectura_3.pdf  https://www.kicorangel.com/egogramas-como-predecir-la-personalidad-de-los-internautas-3/  https://www.monografias.com/docs/Organigrama-AfnorF3RQGYTFCDGNY#:~:text=El%20organigrama%20AFNOR%20adquiere%20el,de%20los%20distintos%20niveles%20jer%C3%A1rquicos.

 https://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama#:~:text=El%20organigrama%20es%20un%20modelo,y%20la%20relaci%C3%B3n%20entre%20ellos.  https://www.endalia.com/news/organigrama-empresa/#:~:text=en%20la%20actualidad.,Organigrama%20funcional%20o%20estructural,los%20especialistas%20en%20el%20departamento.  https://www.deskidea.com/blog/las-maquinas-de-oficina-mas-utilizadas/

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17.

Tabla de cotejo

ASPECTOS A EVALUAR

PONDERACIÓN

Índice, Introducción

2 pts

Cuadro comparativo

5 pts

Clases de Organigramas y tipos de organigramas.

10 pts

Ambiente físico y equipo y mobiliario de una oficina.

8 pts

Ilustraciones, Creatividad y Presentación

3 pts

Conclusión, Bibliografía e grafía

2 pts

TOTAL

30 pts

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PUNTEO OBTENIDO