VIDEOCLUB DE RONDE VENEN nummer 14
Aan de leden
f e i r b s w u e i N
juni 2008
• Er moet voor kleinere projecten een vast tarief
In een extra bestuursvergadering is besloten over te gaan tot een nieuwe aanpak van projecten. Op de eerste clubavond in september zal er tijd worden ingeruimd om eventuele vragen te beantwoorden. De tijd tot aan de Algemene Ledenvergadering (feb./mrt.) zal beschouwd worden als proefperiode; er kunnen dan aanpassingen gemaakt worden indien daar reden voor is. Op de A.L.V. zal definitief besloten worden over de eventueel aangepaste versie. Daarna wordt de aanpak opgenomen als bijlage van het Huishoudelijk reglement. Het bestuur.
Projecten Regelmatig krijgen we het verzoek om te filmen op een evenement, een jubileum of voor het maken van een korte documentaire. Meestal zijn het kleine opdrachten die door één of meerdere leden van onze vereniging in niet al te veel tijd gemaakt kunnen worden. Daarnaast hebben we ook wel eens grotere projecten waarvoor een script gemaakt moet worden en waarvoor research moet worden gedaan. Tot nu toe werd op ad hoc basis dan een vergoeding gevraagd, die na aftrek van gemaakte kosten volledig aan de vereniging ten goede kwam. Het meewerken aan dit soort projecten kan voor individuele leden een geweldige leerschool zijn; het gaat verder dan het maken van een vakantiefilm en omdat er in opdracht wordt gefilmd, gelden er ook andere criteria voor het resultaat. Ook voor de vereniging is het een goede manier om de financiële infrastructuur te verbeteren; er kunnen deskundigen worden uitgenodigd en cursussen worden gevolgd die de kennis van de leden verder verhoogt. Om verschillende redenen denken we dat het goed is om voor deze projecten een betere structuur op te zetten:
• Het moet voor alle leden aantrekkelijk worden om
aan deze projecten mee te werken door o.a., het vaststellen van een tegemoetkoming voor filmen en monteren.
komen, waardoor het niet meer nodig is om een ad hoc prijs te noemen; dit biedt duidelijkheid naar de opdrachtgevers. • Om de projecten te begeleiden wordt een vaste coördinator aangesteld, die de contacten met de opdrachtgever onderhoudt. • De projectcoördinator zal eventuele aanvragen bij Buma/Stemra indienen om onaangename verrassingen voor de opdrachtgever te voorkomen. Kosten hiervoor zullen niet in de vastgestelde tarieven zijn opgenomen. • Bij grotere projecten zal maatwerk moeten worden geleverd m.b.t. de te vragen en te geven tegemoetkoming aan de deelnemers en m.b.t. de interne en externe rechten; het bestuur zal dit doen in samenwerking met de projectcoördinator. • Aan de tegemoetkoming voor leden zijn geen rechten verbonden; het bestuur kan te allen tijde, op basis van goede argumenten, afwijken van de regel. N.B. Het is niet de bedoeling om als vereniging commercieel te gaan werken; het gaat om een vergoeding van de opdrachtgever aan de vereniging en een tegemoetkoming aan de medewerkende leden. Definiëring Een project is een verenigingsproject bij één of enkele van de volgende punten: • Het is aangevraagd/geïnitieerd via de vereniging • Het is aangemeld via een clublid • Gebruik wordt gemaakt van clubmiddelen of kennis binnen de vereniging • Medewerking gevraagd wordt van clubleden • Bemiddeld wordt door de vereniging • Vervolgprojecten Een lid van de vereniging is altijd gerechtigd zelfstandig of met behulp van medeleden te filmen voor relaties die nog geen binding hebben met de vereniging. Startdatum is 1 mei 2008. Projectcoördinator 1. Laat een opdrachtgever weten of en wanneer een project uitgevoerd kan worden en tegen welke vergoeding. 2. Zet een planning op voor het betreffende project en maakt een totaal opgave. 3. Zoekt de mensen voor opname en montage. (mix van ervaren/onervaren). 4. Bepaalt in overleg met de deelnemers wie wil optreden als projectleider. 5. Zorgt voor publicatie over de projecten via de nieuwsbrief en meldt het project aan de P.R. coördinator.
☞