Praatjes vullen geen gaatjes

Praatjes vullen geen gaatjes

De misverstanden over het functioneringsgesprek E-Book drs Ilse Schrijver drs ing Jelle Koning

Š 2012 – Instituut Kleynenborgh Dit ebook mag in de huidige vorm gratis en zonder overleg doorgestuurd worden, op voorwaarde dat het ebook niet wordt aangepast en er niets voor in rekening wordt gebracht.

Het is niet toegestaan om dit ebook op een weblog of website te publiceren zonder overleg met Instituut Kleynenborgh. Mocht je dat toch willen: neem dan even contact op. De teksten en inhoud mogen niet in een andere vorm dan in dit ebook worden gedupliceerd of gepubliceerd. Alle rechten van de teksten in dit ebook behoren toe aan Instituut Kleynenborgh.

Bottomline: Stuur dit ebook toe aan iedereen toe waarvan jij denkt dat die er iets aan heeft.

Met dank aan Bart van den Belt voor deze copyright. Het gebruikte beeldmateriaal is afkomstig van http://www.sxc.hu/ en het copyright ligt dientengevolge bij HAAP Media Ltd. 2

Inhoudsopgave – Praatjes vullen geen gaatjes 1. Inleiding.......................................................................................................................... 4 2. Waarom functioneringsgesprekken?................................................................................... 5 3. Wat is een functioneringsgesprek?..................................................................................... 6 4. Randvoorwaarden............................................................................................................. 8 5. Gespreksonderwerpen.......................................................................................................9 6. Wie doet wat? ................................................................................................................10 6.1. Taken Leidinggevende.............................................................................................. 10 6.1.1. Vooraf...............................................................................................................10 6.1.2. Het gesprek.......................................................................................................11 6.1.3. Achteraf............................................................................................................ 11 6.2. De medewerker........................................................................................................12 7. Het gesprek.................................................................................................................... 13 7.1. Opening................................................................................................................... 13 7.2. Eerdere afspraken.....................................................................................................13 7.3. Visie medewerker..................................................................................................... 14 7.4. Discussie.................................................................................................................. 15 7.5. Visie leidinggevende................................................................................................. 15 7.6. Discussie leidinggevende...........................................................................................16 7.7. Afronding................................................................................................................. 16 8. Conclusie........................................................................................................................ 17 9. Meer lezen?.................................................................................................................... 18

3

1. Inleiding Binnen de meeste organisaties worden functioneringsgesprekken gevoerd. Men weet dat dat zo hoort. Maar de invulling ervan verschilt per organisatie net als doel en frequentie. Velen weten niet waarom het zo belangrijk is om deze gesprekken te voeren en vaak worden ze verward met bijvoorbeeld een beoordelingsgesprek en gaat het vooral om de salarissen.

In dit praktische E-Book laten we het licht schijnen over de vele misverstanden die er zijn over functioneringsgesprekken. We gaan in op het waarom en het hoe van de gesprekken. Ook staan we stil bij de opbouw van een gesprek zodat deze maximaal effect heeft.

Functioneringsgesprekken dienen om de werknemer te motiveren, dit vraagt om een gedegen voorbereiding en een goede opvolging. Dit E-book is een handleiding voor het voeren van zinvolle functioneringsgesprekken.

We wensen je veel leesplezier en vele succesvolle functioneringsgesprekken!

Ilse Schrijver Jelle Koning

4

2. Waarom functioneringsgesprekken?

Om als organisatie te groeien is het noodzakelijk dat medewerkers optimaal functioneren. Als ondernemer of manager wil je graag bijdragen aan het optimaal functioneren van je medewerkers. Een manier om dat te doen is het houden van functioneringsgesprekken.

Over functioneringsgesprekken houden wordt verschillend gedacht, zoals ook blijkt uit een onderzoek van ISBW opleidingen en trainingen.

Werknemers: •

29% is ontevreden over het jaarlijkse functioneringsgesprek.

• •

Leidinggevenden: •

25% zegt dat er geen concrete actieplannen worden ontwikkeld.

94% denkt dat werknemers functioneringsgesprekken ervaren als nuttig en leerzaam.

•

23% vindt dat leidinggevende geen inzicht heeft in zijn competenties/doelstellingen.

33% vindt het moeilijk informatie uit het gesprek om te zetten naar concrete acties.

•

95% denkt voldoende inzicht te hebben in competenties/doelstellingen werknemers.

Bron: Enquête ISBW Opleiding & Training, december 2010

Hoe denk jij zelf over functioneringsgesprekken? Zie je ze als zinvol, zoals veel leidinggevenden? Of ben je leidinggevende die de klant voor laat gaan en het functioneringsgesprek uitstelt, en nog eens uitstelt, en nog eens. Net zo lang tot van uitstel afstel komt. Of misschien ben je een leidinggevende die het functioneringsgespreksformulier volgt. Niet omdat het belangrijk is, maar omdat je het ‘moet’ doen van de HR-manager. In deze gevallen is het functioneringsgesprek zinloos en levert niets op.

Anke: “ik had gisteren een functioneringsgesprek. Hij had geen idee wat ik afgelopen jaar heb gedaan, en we werden continue gestoord door de telefoon. Zijn vrouw belde een aantal keren, over de hypotheek. Blijkt dat hij bezig is een huis te kopen. Na een uur was mijn collega aan de beurt. Ik heb nog geen idee hoe hij vind dat ik functioneer, maar ik heb er in ieder geval wel een periodiek bij.”

Maar het kan ook anders: functioneringsgesprekken kunnen motiveren en beter presterende medewerkers opleveren.

5

3. Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is iets anders dan een gewoon gesprek tijdens de lunch, of in de koffiepauze. De laatste twee soorten gesprekken zijn niet gestructureerd. Ze kunnen over van alles en nog wat gaan: de laatste voetbalwedstrijd, het weer, de vakantie, maar ook het laatste gesprek bij de klant, de kapotte machine etc.

Een functioneringsgesprek is wel gestructureerd. Dit houdt in dat vast staat waar het gesprek over gaat èn dat de vragen die aan bod moeten komen tijdens het gesprek ook vast staan, net als de gesprekspartners.

Een functioneringsgesprek is daarmee een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende. Het doel van het functioneringsgesprek is het functioneren van de medewerker bespreken en de samenwerking tussen de leidinggevende en de medewerker te verbeteren.

Functioneringsgesprekken worden minimaal eenmaal per jaar gevoerd, maar kunnen ook vaker gevoerd worden. Vooral tijdens proefperioden c.q. inwerkperiodes worden er vaker functioneringsgesprekken gevoerd.

Wie functioneert niet?

Leidinggevende Ezra Mohammed en medewerker Willem Sanders, beiden werkzaam bij een middelgrote productieorganisatie, voeren voor de tweede keer een functioneringsgesprek. Willem werkt nu drie jaar voor de organisatie en Ezra vier.

Ezra: En dan wil ik het nog hebben over het werkoverleg wat we altijd hebben op maandag. Hoe vind je dat gaan?

Willem: Wazig.

Ezra: Wazig? Hoezo?

Willem: Je merkt gewoon dat iedereen nog met zijn kop bij het weekend zit. Er wordt veel onderling gekletst. Ook is er geen agenda, en heb ik eigenlijk geen idee waarom we het werkoverleg noemen. We kunnen het net zo goed bijkletsuurtje noemen.

Ezra: Ik stel wel altijd een agenda op. En hoewel ik wel ruimte geef voor persoonlijke verhalen, zorg ik wel dat de agenda afgewerkt wordt Willem: Ik heb nog nooit een agenda gezien. En fijn dat jij hem afwerkt, maar ik heb geen idee wat ik eruit moet of kan halen.

Ezra: Wat heb je van mij nodig om ervoor te zorgen dat je wel informatie haalt uit het werkoverleg? ‌

6

Functioneringsgesprekken zijn niet bedoeld voor medewerkers om aan te geven waar de leidinggevende niet functioneert, maar gaan dus over de dagelijkse werkpraktijk. Gedrag dus.

Functioneringsgesprekken gaan ook niet over beoordelen, want daar zijn beoordelingsgesprekken voor bedoeld. Functioneringsgesprekken hebben enkel als doel om samen als leidinggevende en medewerker, het functioneren van de medewerker te verbeteren.

Door het samen bespreken van de werkzaamheden en de dagelijkse realiteit op de werkvloer kun je als leidinggevende samen met je medewerker knelpunten opsporen. Waar loopt de medewerker vast? Waardoor kan hij/zij niet maximaal presteren? Door samen de knelpunten in kaart te brengen, en mogelijke oorzaken te achterhalen, ontstaat er draagvlak om ook samen te zoeken naar oplossingen.

Desirée geeft in een functioneringsgesprek aan gek te worden van het geluid van de radio in de kantoortuin. Ze zegt niet te kunnen concentreren, en fouten te maken als gevolg van de radio. Gerard is het met Desirée eens dat haar werktempo lager is dan die van haar collega’s. Ook worden er meer fouten gemaakt. Hij had bij het rondlopen op de afdeling al wel eens gezien dat Desirée vaak met haar handen over haar oren zit.

Na wat brainstormen komen ze op het idee om Desirée een andere plek in de kantoortuin te geven. Verder bij de radio vandaan. Ook wordt er een kamerscherm geplaatst, om zo het geluid extra te dempen. Ze besluiten samen dat Gerard dit volgende week regelt.

Desirée zal haar spullen zelf naar het nieuwe bureau brengen. Al gauw gaan de prestaties van Desirée weer verder omhoog.

7

4. Randvoorwaarden Om een goed functioneringsgesprek te kunnen bespreken is het noodzakelijk dat er aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan: •

Het is een tweegesprek. Dit houdt in dat zowel jij als leidinggevende, als de medewerker de kans krijgt om onderwerpen aan te dragen, en aan het woord mag komen.

•

Gelijkwaardigheid. Hoewel je natuurlijk leidinggevende bent, is het bij een functioneringsgesprek de bedoeling dat je dat even vergeet. Je bent gelijkwaardig aan je medewerker. Manieren om het gevoel van gelijkwaardigheid te bevorderen zijn bijvoorbeeld de medewerker als eerste aan het woord laten, het gesprek in een vergaderruimte of in de kamer van de medewerker voeren, geen tafel tussen jullie in zetten, of misschien zelfs wandelen tijdens het gesprek.

•

Het gesprek is toekomstgericht. Het heeft geen zin om oude koeien uit de sloot te halen.

Natuurlijk mag je het hebben over die drie keer dat de medewerker te laat kwam.

Interessanter is echter hoe je samen kunt voorkomen dat de medewerker vanaf morgen nog te laat komt. En fijn dat de medewerker zijn huidige werk goed doet, maar hoe kunnen jullie ervoor zorgen dat hij/zij ook in de nabije toekomst uitdaging vind in zijn werk?

•

Resultaatgericht. Hoewel je het niet gaat hebben over behaalde resultaten, mag je natuurlijk wel afspraken maken over te bereiken resultaten.

Tijdens het functioneringsgesprek komt aan bod dat Eduard, accountmanager, het lastig vind om te acquireren. Jeanine komt met de oplossing om Eduard op een acquisitietraining te sturen. Eduard mag zelf de juiste training uitzoeken. Eduard vind het een goed idee. Ze bepalen een budget en ze spreken af hoe de resultaten van Eduard erna moeten verbeteren. Ze worden het eens over een toename in de verkoop met 15%.

8

5. Gespreksonderwerpen Wat zijn nu onderwerpen die tijdens een functioneringsgesprek aan de orde komen?

Dit verschilt natuurlijk per gesprek. Immers zowel de leidinggevende als de medewerker mogen onderwerpen inbrengen. Mogelijke onderwerpen noemen we hieronder. Met gelijk een aantal open vragen die je zou kunnen stellen om het gesprek op gang te krijgen.

•

Werkomstandigheden en werksfeer ◦ ◦ ◦ ◦

•

bevalt de functie de laatste tijd? is de werkplek de laatste tijd? ervaar je de werkdruk de laatste tijd? is de werksfeer op de afdeling de laatste tijd?

Het werkoverleg ◦ ◦ ◦ ◦

•

Hoe Hoe Hoe Hoe

Hoe Hoe Hoe Hoe

ervaar je het werkoverleg de laatste tijd? kijk je aan tegen je eigen inbreng tijdens het werkoverleg? kijk je aan tegen de onderwerpen die er tijdens het werkoverleg aan bod komen? kijk je aan tegen Samenwerking met collega’s

Deskundigheidsbevordering: ◦ Welke kennis en vaardigheden zou je graag verder willen ontwikkelen om je huidige functie nog beter uit te kunnen voeren? ◦ Welke opleidingen/ trainingen/cursussen zou je graag willen volgen? ◦ Welke opleiding heb je nodig om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen/ je te ontwikkelen richting de nieuwe functie?

•

Doelstellingen ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦

•

Wat zijn je doelen voor het komende jaar?

Welke ondersteuning heb je daarbij nodig?

Van wie heb je die ondersteuning nodig?

Belemmeringen om goed te functioneren Welke belemmeringen ervaar je in het werk?

Welke uitdagingen kom je tegen in het werk?

Wat heb je nodig om deze belemmeringen weg te halen?

Wat heb je nodig om goed om te gaan met de uitdagingen die je ervaart?

Welke kansen zie je in het werk die je nu niet kunt pakken?

Wat heb je nodig om deze kansen wel te kunnen pakken?

Plannen voor de toekomst ◦ Wat zijn je plannen voor de toekomst? ◦ Welke verwachtingen heb je daarbij van de organisatie/ mij als leidinggevende?

9

6. Wie doet wat?

Bij een functioneringsgesprek zijn er verschillende taken. De belangrijkste daarvan is de voorbereiding. Dit geldt zowel voor jou als leidinggevende, als ook voor de medewerker.

Hieronder geven we eerst jouw taken weer, en daarna die voor de medewerker. Dit laatste kun je uitprinten om aan de medewerker te geven. Op die manier weet je zeker dat de medewerker ook de tools in handen heeft om zich goed voor te bereiden, en dan wordt het functioneringsgesprek zinvoller.

6.1. Taken Leidinggevende Als leidinggevende worden er een aantal zaken van je verwacht bij een functioneringsgesprek.

We hebben het opgedeeld in taken vooraf, tijdens en achteraf.

6.1.1. Vooraf 1 maand van tevoren •

maak een afspraak met de medewerker. Je spreekt datum en tijd af. Een functioneringsgesprek duurt meestal een uur.

•

Blok in je agenda anderhalf uur, zodat je zeker weet dat je niet in tijdnood komt.

•

Hou er ook rekening mee dat je niet de hele dag plant voor allemaal functioneringsgesprekken. Drie op een dag is maximaal.

•

Vraag de medewerker bij het maken van de afspraak of hij nog zaken op de agenda wil hebben. Natuurlijk mag hij hier over nadenken. Als je zijn punten een week voor de afspraak hebt, is dat fijn.

•

Geef paragraaf 6.2 uit dit e-book aan je medewerker. Het is geschreven vanuit het perspectief van de medewerker.

1,5 week van tevoren: •

Stuur de medewerker een reminder met de vraag of hij nog agendapunten heeft om aan te leveren (mocht hij dat nog niet gedaan hebben).

1 week van tevoren: •

Bedenk wat je wilt bereiken met het gesprek, stel de agenda vast en stuur hem naar je medewerker.

2 dagen van tevoren:

10

•

Formuleer kwaliteiten en zwakkere punten van de medewerker. Hou daarbij in gedachten dat iedereen sterke punten heeft, en zwakke punten soms verborgen krachten zijn.

•

Lees het vorige functioneringsverslag door en pak de taakomschrijving of functieomschrijving van de medewerker er nog eens bij.

6.1.2. Het gesprek •

Zorg voor een ongedwongen sfeer. Die kun je creëren door in een prettige, afgesloten ruimte het gesprek te voeren. Dus niet op jouw kantoor, en ook niet in de kantine. Zorg dat er geen tafel tussen jullie inzit, en dat er wat te drinken is.

•

Zorg voor een goede inleiding waarbij je het doel van het gesprek, de tijd die je hebt en hoe het verslag wordt vastgesteld duidelijk aangeeft. Verderop gaan we dieper in op het gesprek zelf.

6.1.3. Achteraf •

Zorg voor een verslag waarin de agendapunten, de discussie en actiepunten duidelijk zijn opgenomen.

•

Stuur het verslag naar de medewerker ter accordering.

•

Berg het verslag op in het personeelsdossier. Is er nog geen personeelsdossier? Maak er dan één aan.

•

En natuurlijk voer je jouw actiepunten uit.

11

6.2. De medewerker Het functioneringsgesprek betreft een tweegesprek om knelpunten in je werk op te lossen. Heb je zaken waar je tegenaan loopt, geef die dan aan. Dit kan al voor het gesprek, zodat je zeker weet dat de punten op de agenda komen. Stuur de onderwerpen waar je het over wilt hebben ruim een week voor het gesprek naar je leidinggevende. Hij kan zich dan beter voorbereiden op het gesprek.

Als je de agenda hebt ontvangen, bereid je dan voor. Dit kan door zelf na te denken over je eigen functioneren. Hoe kijk je tegen jezelf als medewerker aan? Wat ging er goed, en waaraan is dat te merken? Wat ging er (nog) minder goed, en waar wil je extra ondersteuning bij? En in welke vorm?

Door je voor te bereiden voorkom je dat je tijdens het gesprek overvallen wordt door feedback van je leidinggevende.

Denk ook na over de samenwerking met je leidinggevende. Op welke punten verloopt deze goed en waar kan het nog beter? Voor je leidinggevende is het duidelijker als je komt met concrete voorbeelden.

Zijn er nog zaken die organisatie-breed spelen waar je tegenaan loopt. Bijvoorbeeld het gebrek aan mogelijkheden tot thuiswerken, of het lang duren voordat declaraties verwerkt zijn.

Nu heb je gekeken waar je staat als medewerker. Denk ook na over waar je naar toe wilt.

Welke punten wil je ontwikkelen? Welke mogelijkheden zie je? Welke vorm van ondersteuning wil je?

En tot slot: met welk doel ga je het gesprek in?

Ellen: “Vroeger bereidde ik mij nooit voor op functioneringsgesprekken.

Ik wist niet hoe dat moest. Ik maakte me wel zenuwachtig voor zo’n gesprek. Het wordt toch vastgelegd, en straks denkt de manager heel negatief over mij.

Vorig jaar hebben we als afdeling een training gehad over functioneringsgesprekken. Hierin werd uitgelegd wat het doel was, en hoe je er meer uit kon halen als medewerker. Dat was wel lachen, want we mochten allemaal oefenen met elkaar. Ook werden de managers allemaal getraind in het voeren van functioneringsgesprekken.

Om eerlijk te zijn haal ik er nu meer uit. Vorig jaar heb ik gevraagd of ik een specifieke opleiding mocht volgen. Dat mocht. Nu heb ik meer verantwoordelijkheden gekregen en krijg ik de kans om door te groeien naar een nieuwe functie. Van projectmedewerker naar projecttleider!

Super toch?”

12

7. Het gesprek Het functioneringsgesprek bestaat uit een aantal onderdelen. We zullen ze hieronder bespreken

7.1. Opening Tijdens de opening stel je de medewerker op zijn gemak. Dit kun je doen door wat drinken aan te bieden en te zorgen voor een prettige omgeving. Een prettige omgeving is een neutrale omgeving, waar voldoende privacy is.

Verder geef je het doel van het gesprek aan. Benadruk daarbij dat het gaat om groei mogelijk te maken. Het gesprek is niet bedoeld om een oordeel te geven over de medewerker.

Aansluitend nemen jullie samen de agenda door. Staat alles erop, of zijn er nog aanvullende zaken die op de agenda moeten?

Tot slot geef je aan hoe lang het gesprek duurt, en dat je er na het gesprek een verslag van maakt, welke de medewerker te zien krijgt en moet ondertekenen.

7.2. Eerdere afspraken Voordat je verder gaat met de huidige stand van zaken en de toekomstplannen is het zinvol om eerst stil te staan bij de afspraken die gemaakt zijn tijdens eerdere functioneringsgesprekken.

Zijn alle afspraken nagekomen? En zo niet, wat is daar de reden van?

13

7.3. Visie medewerker Geef de medewerker de gelegenheid om zijn visie te geven over zijn eigen functioneren en de samenwerking met collega’s en leidinggevende. Vraag door naar concrete voorbeelden, zodat je zeker weet dat je de medewerker begrijpt.

Christiaan: Ik vind het wel goed gaan eigenlijk, mijn werk Bas (leidinggevende): Wat vind je goed gaan?

Christiaan: mijn werk Bas: wat gaat er zo goed aan je werk?

Christiaan: nou je weet wel. Ik kom op tijd, doe wat me gezegd wordt en aan het eind van de dag is alles af.

Bas: Je vind het goed gaan omdat je doet wat je gezegd wordt, en je aan het eind van de dag alles af hebt?

Aandachtspunten hier zijn luisteren, doorvragen en samenvatten. Vraag door naar de eigen activiteiten. Zeker als de medewerker de neiging heeft om vooral over anderen te praten.

Luister naar wat de medewerker zegt. Dit is niet altijd makkelijk, zeker niet als hij iets zegt over jouw functioneren. En vat samen, zodat je beiden weet dat je de medewerker goed hebt begrepen.

Maak aantekeningen van de positieve opmerkingen en kritiekpunten van de medewerker. Zo weet je zeker dat je niets vergeet.

Om het gesprek op gang te krijgen en te houden kun je open vragen stellen. Mogelijke vragen zijn: •

Hoe bevalt je functie de laatste tijd?

•

Hoe bevalt de samenwerking met collega’s de laatste tijd?

Of wat later in het gesprek: •

Kun je dat toelichten?

•

Heb je daar voorbeelden van?

Ook een stilte laten vallen kan een medewerker stimuleren om verder te praten. Daarnaast zijn benoemen van gevoelens die je ziet of anderszins opmerkt en samenvatten in eigen woorden mogelijke manieren om actief te luisteren.

14

7.4. Discussie Pas als de medewerker zich helemaal begrepen voelt kom je in de volgende fase van het gesprek. De discussie. Tijdens de discussie loop je de kritiekpunten die de medewerker heeft aangegeven nog eens door. Welke oplossingen ziet de medewerker zelf? En welke zie jij?

Na het op een rijtje zetten van de oplossingen bespreek je de voors en tegens van de verschillende opties, voordat jullie een oplossing kiezen. Leg duidelijk vast wie wat gaat doen en wanneer. Soms kun je iets niet direct beslissen, spreek dan af wanneer je er nog op terugkomt.

7.5. Visie leidinggevende Nu ben jij aan de beurt. Je mag de sterke en minder sterke punten van de medewerker benoemen. Ook hier geldt wees concreet en duidelijk. Geef voorbeelden.

En hou je in: als je wilt dat je medewerker er iets van opsteekt, dan is drie kritiekpunten het maximum. Beperk je dus tot de drie belangrijkste punten. En vooral voor kritiek geldt: wees zo concreet mogelijk.

Dus niet ‘je komt altijd te laat’., maar ‘afgelopen drie weken ben je zes keer te laat gekomen. Dat waren elke maandag en donderdag'.

Hou je bij het bespreken van de feedback aan de feedbackregels (zie ook blog ‘vijf tips om effectief feedback te geven’ op http://www.kleynenborgh.com/content/5-keer-feedback).

En vergeet vooral niet om je waardering voor de sterke punten van de medewerker uit te spreken. Pak eventueel de kernkwadranten van Offman om in de punten die jij ziet als negatief, toch de positieve kwaliteiten te zien (zie ook blog ‘kernkwaliteiten’ op http://kleynenborgh.com/content/kernkwaliteiten).

15

7.6. Discussie leidinggevende Net als er ruimte was om de kritiekpunten van de medewerker te bespreken is er ruimte om de kritiekpunten van jou te bespreken. Zoek samen naar mogelijke oplossingen voor het kritiekpunt.

Mogelijke oplossingen zijn: •

Op maandag en donderdag iets later beginnen, en wat langer doorgaan.

•

Op andere dagen iets eerder beginnen, zodat maandag en donderdag wat later begonnen kan worden.

•

Andere crèche zoeken, die beter aansluit bij de werktijden.

En ook hier geldt weeg de voors en tegens van de oplossingsmogelijkheden tegen elkaar af, maak samen een keuze en spreek af wie wat wanneer doet.

7.7. Afronding Vat de gemaakte doelen en afspraken samen. Vraag de medewerker of alles aan bod is geweest, of dat er nog punten zijn. Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek.

Vergeet niet te vragen hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Mocht de medewerker het gesprek niet als prettig hebben ervaren, dan wel als hij erg emotioneel is, dan is het noodzakelijk om een vervolggesprek te houden.

Na het afsluiten van het gesprek dient er een verslag gemaakt te worden dat door de medewerker ondertekend wordt. Vervolgens wordt dit getekende exemplaar toegevoegd aan het personeelsdossier.

16

8. Conclusie Er zijn verschillende manieren om medewerkers te motiveren. Het functioneringsgesprek kan een van de instrumenten zijn die je kunt inzetten om medewerkers te motiveren zich optimaal in te spannen. Met de adviezen uit dit E-Book zul je als ondernemer/manager èn als medewerker meer uit de gesprekken halen. Hierdoor levert het functioneringsgesprek een bijdrage aan de prestaties van de organisatie.

17

9. Meer lezen?

In de volgende boeken en CD’s kun je meer informatie vinden over functioneringsgesprekken;

Functioneringsgesprekken - Zeg jij 't of zeg ik 't?

Loek Wijchers, Dees van Oosterhout, e.a.

Kluwer | 2000 | EAN: 9789026717239

CD-rom ' Functionerings-gesprekken houden in de praktijk'.

ManagementINFO http://www.managementinfo.biz/CDFunctioneringsgesprekken/

18

Over de auteurs Ik ben Ilse Schrijver, afgestudeerd bedrijfswetenschapper aan de Radboud Universiteit Nijmegen . Na ruim zeven jaar als docent te hebben gewerkt bij de Faculteit der Managementwetenschappen aan de Radboud Universiteit te Nijmegen, ben ik in 2008 verder gegaan als zelfstandig coach en trainer.

Als zelfstandig trainer heb ik diverse bedrijfskundige lesprogramma's opgezet en als docent betrokken bij Open Universiteit, Radboud Universiteit Nijmegen, Leidse Onderwijs Instelling en het NTI. Ik ben tevens docent Strategie bij het centrum van ondernemerschap van de Hogeschool Arnhem Nijmegen. Mensen trainen en coachen is mijn passie en ik ben pas tevreden als ik zie dat mijn klanten de bedrijfskundige kennis die ik ze bij breng kunnen toepassen in hun eigen praktijk.

Ik ben Jelle Koning, afgestudeerd bedrijfswetenschapper aan de Rijks Universiteit Groningen en werktuigbouwkundige aan de Hanzehogeschool Groningen. Na mijn studie ben ik actief geweest in de markt van de Enterprise Resource Planning software. Zowel als consultant, projectmanager, sales en salesmanager. In 2001 was ik (mede) oprichter van Trimergo International BV, een bedrijf dat ERP software ontwikkelt voor de projectmatige industrie. Sinds 2011 ben ik naast Trimergo actief als klankbord voor ondernemers en spreker bij gastspreker.nl over onderwerpen zoals ERP, Leiderschap, HNW en Sociale Media. Hierdoor merk je bijna dagelijks dat veel ondernemers de voor mij vanzelfsprekende kennis en vaardigheden van de bedrijfskunde missen.

19

“Praatjes vullen geen gaatjes, de misverstanden over het functioneringsgesprek” is een handleiding voor het voeren van zinvolle functioneringsgesprekken. Gesprekken die bedoeld zijn om de werknemer te motiveren en tot betere prestaties te brengen. We staan stil bij wat een functioneringsgesprek eigenlijk is en waarom je ze houdt. Je krijgt praktische tips over de inhoud, de opbouw, maar ook over de voorbereidingen.

Kortom: een praktisch boek voor de leidinggevende maar ook een beetje voor de werknemer.

Over Instituut Kleyenborgh, instituut voor management en ondernemerschap: Elke ontwikkelingsfase van een bedrijf vraagt andere kennis en vaardigheden van de ondernemer en manager. Instituut Kleynenborgh zorgt voor de juiste opleiding op het juiste moment. De bedrijfskundige opleidingen kunnen als losse trainingen of in abonnementsvorm gevolgd worden. Er kan teruggevallen worden op coaching en advisering door docenten van Kleynenborgh die allen, naast universitair geschoold, ook ondernemer zijn. Met het Kleynenborgh Management Development Program kan iedere ondernemer zijn werknemers een professioneel opleidingstraject aanbieden en daarmee de “high potentials” aan zich binden.

www.kleynenborgh.com @kleynenborgh www.facebook.com/kleynenborgh

20