Conseils et astuces relatifs aux événements virtuels

Conseils et astuces relatifs aux événements virtuels Janssen Pharmaceutica 07.10.2020

©Janssen-Cilag NV – EM-41123 –26-aug-2020 – vu/er Luc Van Oevelen, Antwerpseweg 15-17, 2340 Beerse Les personnes représentées sont des modèles, à des fins d'illustration uniquement.

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dre en n e r p à s t 3. Élémen ion considérat stuces a t e s l i e s 4. Con

Ce guide vise à fournir des informations de base quant aux événements virtuels aux personnes qui évoluent dans le secteur des soins de santé.

• Groupe cible : personnes intervenant dans le secteur des soins de santé comme les infirmiers, les associations de patients, les associations professionnelles et les médecins.

Les personnes représentées sont des modèles, à des fins d'illustration uniquement.

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• Pourquoi ? Les rencontres et événements virtuels constituent la nouvelle norme. Ce guide se propose de vous aider à démarrer en vous fournissant les informations de base à connaître en matière d'événements virtuels.

Il existe différents types d'événements virtuels

Quoi ?

Caractéristiques

Webinaire

Formation en ligne

Événement hybride

Autres événements

Réunion en ligne rassemblant un nombre limité de participants, au cours de laquelle certains sujets sont abordés.

Événement en ligne au cours duquel vous donnez des informations, principalement à des participants externes.

Événement en ligne composé de différents cours visant à former les participants.

Événement au cours duquel un public en présentiel comme un public en ligne visionnent simultanément le même contenu.

Possibilités illimitées.

La plupart des événements en présentiel peuvent être organisés virtuellementt : grande assemblée ou séance de rattrapage avec votre équipe.

Événements virtuels

Un événement virtuel est un événement auquel les participants assistent en ligne.

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Réunion virtuelle

Plusieurs outils peuvent être utilisés pour organiser un événement virtuel Logiciel de vidéoconférence

Version gratuite Nbre de participants

< 100

< 300

< 100

< 150

Avantages

Facile à utiliser Nombreuses fonctionnalités Exemple : permet de diviser les participants dans des salles dédiées à des ateliers, où ils peuvent se rencontrer en plus petits groupes

Facilité de collaboration sur les fichiers Intégré à Office

Fonctionnalités d'inscription Version dédiée au secteur des soins de santé

Fournit des matrices Fonctionnalités de vote

Restrictions

Durée limitée à 40 min pour la version gratuite

Légèrement plus compliqué à utiliser

Durée limitée à 50 min pour la version gratuite

La version gratuite est valide pendant 7 jours

Version payante

Plus d’informations

Plus d’informations

Plus d’informations

Plus d’informations

Formations en ligne

Sessions de formation Tutoriels vidéo – Comment faire

Sessions de formation

Sessions de formation

Sessions de formation

Exemple : vous permet de travailler simultanément ensemble sur les mêmes fichiers Office

Exemple : organisation rapide de rencontres virtuelles grâce aux matrices disponibles

Exemple : interface spécifique aux formations médicales

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Déroulé d'un événement virtuel Définir le contenu : Objet Nbre d'intervenants Durée de présentation par intervenant q Rémunération q Format de présentation q q q q

q Définir les éléments de base : q Objectif et groupe cible q Rôles et responsabilités q Contenu de haut vol q Date

q Exécuter : q Envoi des invitations q Réservation des intervenants q Promotion (réseaux sociaux, publipostage par ex.)

Avant

(ordinateur, connexion Internet stable, webcam, casque avec micro)

Avant

q Essai : q Test des équipements et des outils bien en amont q Test du point de vue du participant également q Effectuer un essai complet / une répétition générale

q Hôte / Animateur : q Travail avec un hôte / animateur en charge de la réunion, qui maintient strictement les délais et gère les Questions/Réponses (qui n'est pas forcément le présentateur)

Pendant Pendant

q Enregistrement : q Enregistrement de la session à des fins d'évaluation et / ou de distribution

q Boucler la boucle : q Envoi d'un courrier de remerciement accompagné d'un récapitulatif et / ou d'un enregistrement et / ou d'une présentation q Envoi d'un courrier différent aux personnes absentes

Après q Évaluation : q Envoi d'une enquête d'évaluation à tous les participants (SurveyAnyPlace, Qualtrics par ex.) q Analyse des résultats q Évaluation de la réunion virtuelle avec les parties prenantes

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q Technologie : q Choix d'un outil de vidéoconférence q Test / Location / achat de l'équipement

q Suivi : q Confirmation de la présence q Envoi d'un rappel cordial q Suivi auprès des intervenants

Choisir une agence : par quoi commencer ? q Définissez vos besoins et votre budget

q

L’aide de Google ? Utilisez les bons mots clés, par exemple Organiser webinaire agence Organiser webinaire professionnel Organiser événement en ligne ...

q Etablissez des instructions claires et demandez des offres

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q Sélectionnez quelques agences. Quelles sont celles qui rencontrent vos critères et votre budget ?

Tester votre équipement et choisir l'outil adéquat 1. Trouver les équipements nécessaires q Appareil : ordinateur / ordinateur portable / tablette / smartphone q Appareil audio : micro / casque /haut-parleur q Caméra : webcam interne ou externe q Connexion Internet stable Conseil : tester soigneusement tous ces éléments.

2. Choisir l'outil de vidéo conférence adéquat

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Choisir un outil en fonction des exigences suivantes : §Combien de participants sont attendus ? §Est-ce que je souhaite qu'ils puissent interagir avec l'intervenant et / ou entre eux ? §Combien de temps dure l'événement virtuel ? §Est-ce que je souhaite que les participants puissent se joindre à l'événement via un appareil mobile ?

Communication: vue d'ensemble Quand?

3 semaines en amont minimum

Jour de l'événement

3

Invitation

Confirmation

Informations Programme Quand ?

Comment s'inscrire

Informations Inscription dans l'agenda Lien pour participer

Informations Rappel pratiques cordial

S'inscrire Partager l'événement avec d'autres personnes

L'inscrire dans l'agenda

Informations Programme Lien pour participer

Partager avec d'autres personnes

4 Informations pratiques Lien pour participer

Être ponctuel

Au cours de la semaine suivant l'événement

5 Courrier de remerciement Présentation / Enregistrement Enquête après événement Prendre connaissance de la présentation / l'enregistrement Adresser un retour

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Action

2 jours avant l'événement

2

1 Informations

Au cours des 48 heures après inscription

Il existe trois rôles différents Animateur Rôle d'assistance Lien entre les participants et le(s) présentateur(s)

Présentateur(s) Rôle d'encadrement Présente le contenu et gère les Questions/Réponses

Rôle d'assistance Il peut s'agir de l'animateur

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Le maître du temps

Conseils et astuces pour organiser un événement virtuel de grande ampleur (1/2) Débuter au moins 20 minutes en amont, afin de procéder aux vérifications.

Déterminer un animateur qui gère l'agenda, le temps, les votes et les Questions/Réponses. /!\ Il ne peut pas s'agir du présentateur.

Guider les participants vers les pages d'aide de l'outil de vidéoconférence ou vers la fonctionnalité "Appelez-moi" s'ils rencontrent des soucis techniques. Préparer ceci à l'avance.

Fournir une option permettant de composer un numéro pour accéder à une version audio, afin que les participants puissent rejoindre l'événement par téléphone s'ils rencontrent des soucis techniques.

Observer des pauses régulières, au moins une fois toutes les 90 minutes.

Effectuer une répétition en amont et visionner l'enregistrement de votre répétition

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Contrôler le nom des participants et les renommer au besoin.

Conseils et astuces pour organiser un événement virtuel de grande ampleur (2/2) Un webinaire dure généralement entre 90 et 120 minutes.

Les thèmes majeurs virtuels assortis d'une durée de parole comprise entre 10 et 12 minutes sont ceux qui fonctionnent le mieux (par ex. Ted parle).

Enregistrer le webinaire à des fins d'évaluation et / ou de distribution.

Inclure des salles virtuelles dédiées à des ateliers à des fins de réseautage, si souhaité.

Réduire la longueur de la présentation. Fournir des informations de fond, de façon anticipée, de façon à ce que la réunion permette d'échanger.

Indiquer, à l'avance, au(x) présentateur(s) de ne pas porter d'habits à rayures.

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Créer un agenda et un emploi du temps clairs et s'y tenir.

Conseils et astuces pour un contenu de qualité Fonder votre contenu sur les intérêts de votre public cible.

Récapituler le message clé de l'événement en une phrase.

Créer un scénario clair fondé sur le contenu.

Utiliser un diaporama uniquement pour étayer votre message. Utiliser la règle 1-6-6 : 1 diapositive par thème, 6 lignes maximum et 6 mots maximum par ligne.

Utiliser des images qui illustrent votre message.

Conseils d'ordre général relatifs à la mise en page •Ne pas utiliser plus de 5 couleurs. En général, le contraste fonctionne bien (par exemple : lettres noires sur fond blanc).

•Choisir une police facilement lisible, comme Calibri, Arial, Century Gothic.

•Utiliser uniquement des images de grande qualité.

•Faire simple.

•Faire preuve de cohérence.

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Commencer votre présentation par un programme / un sommaire et terminer par un récapitulatif.

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