Semana 14. Inventario de recursos humanos

Decisiones: tomar las decisiones pertinentes para darle un mejor rumbo a tu empresa.

Cuadro comparativo (cuestionario, encuesta).

Cuestionario Encuesta

Significado Un cuestionario puede definirse como

un instrumento de investigación que

consiste en un conjunto de preguntas u

otros tipos de indicaciones con el

objetivo de recopilar información de un

encuestado. Una encuesta es un método de

investigación utilizado para recopilar

datos de un grupo predefinido de

encuestados con el fin de obtener

información y conocimientos sobre

diversos temas de interés.

¿Qué es esto? Un instrumento de recolección de

datos. Un proceso de recolección y análisis de

los datos.

Características Subconjunto de la encuesta. Consiste en el diseño de cuestionarios y

encuestas, la lógica y la recopilación de

datos.

Tiempo y

costo Rápido y rentable. Mucho más lento y caro.

Uso Dirigido al público objetivo. Distribuido y conducido a los

encuestados.

Preguntas Cerradas y abiertas. Cerradas y muy raramente abiertas.

Respuestas Objetivas y subjetivas. Objetivas.

SEMANA 14. INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS.

Es un registro detallado de la información básica del personal que labora en una organización. Este le ofrece a la empresa conocer el potencial humano con el que cuenta, permitiéndole así tomar decisiones que permitan utilizar efectivamente esos recursos.

En los tiempos actuales este inventario se ha convertido en una herramienta muy importante, ya que ofrece sistemáticamente datos sobre los conocimientos y las destrezas de los colaboradores. Esto se tomaría como base para la realización de capacitaciones, ascensos o las posibles aperturas a nuevos puestos de trabajo.

Por estas razones es prioritario que el inventario de recursos humanos mantenga la información actualizada, para que así garantice que los datos contenidos sean relevantes y útiles. Dentro de una empresa el capital más importante son sus trabajadores, de ellos depende en gran medida su funcionamiento y evolución.

Con un buen inventario de recursos humanos la empresa potenciará las capacidades y habilidades de los colaboradores, enfocándose con éxito hacia el logro de sus metas.

Imagen No.100 Inventario de recursos humanos

Elementos del inventario de recursos humanos.

Es conveniente implementar en la empresa un inventario de recursos humanos no estandarizado. Lo ideal es diseñar un instrumento propio, que pueda arrojar la información que necesita la empresa. Estos son algunos de los elementos que contiene este inventario:

Datos generales del colaborador.

Posibilitan tener la información individual y familiar asociada al colaborador, la cual permitirá tener una visión global del mismo en estos aspectos. Este elemento está dividido en dos secciones:

Información personal: los datos de esta sección conforman la identificación del colaborador, tales como el número de identificación, nombre completo del trabajador, lugar y fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, sexo, estado civil, dirección de domicilio, teléfono de habitación y teléfono móvil.

Información familiar: esta sección incluye los datos sobre los familiares directos del colaborador. Por ejemplo, nombres completos del padre y de la madre, edades de los padres, nombre completo del cónyuge, edad del cónyuge, número de hijos, nombre completo de los hijos, fecha de nacimiento de los hijos, edades de los hijos. Experiencia laboral: el historial laboral del trabajador es de suma importancia. Con esta información se puede construir un perfil sobre su desarrollo laboral. Se deben colocar todas las empresas donde haya trabajado, comenzando por la más reciente. Para cada empresa se debe indicar: • Nombre de la empresa. • Teléfono y dirección. • Fecha de ingreso y fecha de egreso. • Cargos desempeñados y funciones realizadas. • Nombre y cargo del último jefe inmediato. • Motivo de salida.

Datos de salud: consiste en un informe detallado y sus recaudos donde se refleja el estado de salud integral del trabajador, tales como: • Exámenes médicos y de laboratorio realizados en el preempleo. • Exámenes médicos pre vacacionales y post vacacionales. • Alergias. • Limitaciones físicas para hacer algún tipo de trabajo.

Habilidades y destrezas: aquí se reflejarán todas las habilidades y destrezas que posea el colaborador, se encuentren relacionadas o no directamente con el cargo que ocupa el colaborador dentro de la organización. Igualmente están enumeradas sus fortalezas y debilidades.

Formación académica: se refiere a toda la información concerniente al nivel de instrucción del empleado: • Educación básica. • Educación superior. • Estudios de postgrado (especialización, maestría, doctorado). • Cursos y talleres realizados. • Dominio de idiomas extranjeros. • Otras experiencias curriculares (publicación de trabajos, reconocimientos de entes públicos o privados).

Desempeño laboral dentro de la empresa: en este elemento se incluyen los resultados de todas las evaluaciones de desempeño de su ejercicio laboral aplicadas al trabajador en cada uno de los cargos que haya ocupado dentro de la compañía. Evaluación psicotécnica: comprende la información que arrojan las pruebas actitudinales, de lógica y personalidad que conforman dichas evaluaciones.

Imagen No. 101 Datos generales del colaborador

¿Cómo elaborar un inventario de recursos humanos?

Los datos pueden registrarse y almacenarse de dos formas: 1. Manual. 2. Digital. Ambos ofrecen aspectos positivos y negativos al inventario, y su utilización dependerá del tamaño y características de la estructura organizativa. Lo idóneo es recopilar y almacenar la información del inventario de recursos humanos con una combinación de lo mejor de cada uno. Para elaborar un inventario de recursos humanos debe seguirse una serie de pasos que se detallan a continuación.

Conocer al personal.

Es de suma importancia conocer al personal. Sería ideal poder identificar cuál tipo de comunicación (oral o escrita) es la fortaleza del trabajador, ya que esto ayudaría a determinar el instrumento idóneo para recopilar la información.

Si se aplica un cuestionario a alguien que muestra dificultad para escribir o una entrevista a una persona extremadamente retraída, los resultados no serán totalmente confiables.

Toda la información contenida en el inventario de recursos humanos debe estar acompañada con los soportes y recaudos correspondientes que permitan avalar dicha información.

La entrevista previa a la aplicación del instrumento es clave para crear un ambiente cómodo donde pueda desarrollarse la actividad y, al mismo tiempo, obtener la información que permita escoger el instrumento para recabar la información requerida.

Recolección de la información.

Para recopilar los datos se pueden usar los siguientes instrumentos: Entrevistas individuales: consiste en recabar información utilizando preguntas ya estructuradas. Aquí se establece una comunicación directa con el empleado, lo cual puede aprovecharse para observar otros aspectos del trabajador, incluyendo el lenguaje no verbal. Cuestionarios: son un conjunto de preguntas orientadas a obtener los datos que se requieren para realizar el inventario de recursos humanos.

En este caso en particular los cuestionarios de tipo abierto se ajustan más que los de tipo cerrado o selección múltiple, ya que el trabajador podrá responder así libremente a las preguntas.

Observación directa: esta técnica es de gran utilidad, puesto que permite ver la conducta del colaborador ante situaciones cotidianas del trabajo, pudiendo identificarse aspectos tales como el manejo de conflictos, tipo de comunicación que utiliza, liderazgo y valores.

Opinión de expertos: un fiel ejemplo de este tipo de observación engloba las evaluaciones realizadas al trabajador sobre su desempeño en el cargo. En estas el juicio que haya realizado el experto constituye una base importante ante posibles promociones internas.

Evaluación de la información: los datos que se encuentran en el inventario son de gran valor a la hora de hacer una evaluación del colaborador.

De la acertada interpretación de estos pueden obtenerse datos que reflejen tanto la necesidad de capacitación del empleado como la idea para excelentes estrategias de desarrollo de la empresa.

Imagen No. 102 Recolección de información

Ejemplos de inventario de recursos humanos.

A continuación, ejemplos de formularios y sistemas automatizados que son necesarios para conformar el inventario de recursos humanos.

Imagen No. 103 Datos generales del colaborador

Imagen No. 104 Inventario de recursos humanos

Movimiento del personal a otros puestos.

Rotación de Personal

La rotación de puestos supone que los trabajadores pasan de unas tareas a otras, es decir, se intercambian sus puestos de trabajo periódicamente. En algunos casos, se trata de tareas similares, aunque dentro de puestos de trabajo ubicados en contextos, secciones o departamentos diferentes. Por ejemplo, el paso de un operario de un sector a otro dentro de una cadena de montaje o el intercambio de una mecanógrafa del departamento de administración al de ventas, son ejemplos de rotación de puestos de un lugar a otro, sin que por ello cambie el tipo de tareas y actividades que realizan.

Imagen No. 105 Rotación de personal

El intervalo de tiempo que se permanece en un mismo puesto o tarea puede oscilar desde menos de una jornada de trabajo hasta varios meses. De cualquier forma, conviene que los propios interesados participen en esta iniciativa de cambio y aporten su parecer respecto al intervalo de rotación.

En principio, el objetivo más inmediato que suele perseguirse con la rotación de puestos es favorecer una cierta diversidad de tareas, actividades y entornos, para salir de la rutina cotidiana.

Los motivos que pueden dar lugar a una rotación de puestos son muy variados:

• Imposibilidad momentánea de suprimir o modificar cierta tarea tediosa o pesada. • Seguridad de equipos y personas. • Repartir la fatiga que puede producir el desempeño de las tareas de un puesto. • Mayor motivación del personal.

La rotación de puestos y la ampliación de tareas son dos modificaciones de tipo organizativo que se adoptan como forma de prevención de algunas patologías relacionadas con movimientos repetitivos como tenosinovitis, epicondilitis, síndrome del túnel carpiano, etc., siempre y cuando impliquen un cambio real de los movimientos que se realizan y no se someta a las personas a otros factores de riesgo (vibraciones) que puedan ocasionar patologías similares.

Puede que algún puesto de trabajo tenga unas exigencias que lo hacen especialmente repetitivo y pesado y, mientras no sea modificado convenientemente, se recurre a la rotación de puestos entre varias personas. Ello puede estar esencialmente indicado por motivos de seguridad, cuando uno de los puestos es fatigante o peligroso y los posibles errores pueden llegar a tener graves consecuencias. En estos casos, la rotación de puestos sería una solución de carácter urgente y transitorio, en tanto se encuentra una alternativa mejor para solucionar el problema.

Cuando los puestos rotan se difuminan las fronteras entre los puestos de trabajo involucrados y las personas que los realizan, y se obtiene un personal polivalente e intercambiable. Esto contribuye a la capacidad de adaptación de la empresa y de los trabajadores, gracias a la movilidad funcional y al incremento de conocimientos que ello puede suponer. Aunque la rotación de puestos no conlleva necesariamente una mejora cualitativa del trabajo para las personas implicadas, puede ser de interés por lo que supone de variedad y cambio, en cuanto a las habilidades y conocimientos que se requieren para el desempeño de los diferentes puestos y puede ser una forma de alejar la monotonía y descansar de una tarea. Al adoptar un sistema de rotación de puestos, conviene evitar el posible deterioro de las relaciones sociales entre

trabajadores, debido a la interrupción de las interacciones personales por el cambio periódico de puesto de trabajo.

No obstante, siempre debemos estar pendientes de las personas “afectadas por esa rotación de puestos de trabajo” y su forma de percibir este sistema. Puede haber resistencia de los trabajadores más antiguos a aprender nuevos trabajos, puede haber una percepción de propiedad de las tareas de trabajo por el trabajador, problemas físicos para pasar de un puesto a otro, dificultad en la selección de los puestos a rotar o el miedo a los errores de los trabajadores o, incluso, puede ser contraproducente en aquellos puestos de trabajo en los que una sola exposición al riesgo (pensemos en algunas radiaciones) puede tener consecuencias negativas.

Hay puestos en las organizaciones que sufren esta situación constantemente, debido a que las personas que los ocupan suelen abandonarlo al poco tiempo, ya sea porque encuentran un trabajo mejor o bien porque son desplazadas o cambiadas de puesto.

En este sentido, la rotación de personal es un concepto que tiene importantes repercusiones en la organización. Si en tu empresa se produce esta situación debes analizar los factores que influyen en ello y cómo puedes controlarlos para reducir el impacto.

Principales repercusiones de la rotación de personal continua.

La productividad de la empresa se ve afectada: una de las principales consecuencias de la rotación de personal es que la productividad de la empresa sufre una alteración debido a que hay puestos que están de forma intermitente cambiando de responsables o de técnicos. Cuando una persona abandona un puesto de trabajo para ir a otra empresa donde le paguen mejor o le gusten más las condiciones, el departamento de RRHH debe abrir un nuevo proceso de selección para cubrir ese puesto. Esto puede implicar que pasen varios días y sea complicado mantener el ritmo de trabajo en la oficina. Por eso, disminuye cuando hay rotación de personal.

Afecta a los colaboradores: pasamos en el trabajo la mayor parte de nuestro día y al final la empresa es como una familia. De este modo, la marcha de un compañero siempre va a suponer un trastorno en el equipo de trabajo, debido a que deberá cambiar la forma de trabajar y los compañeros deberán adaptarse a un nuevo miembro en el equipo.

Afecta a la imagen de tu empresa: está claro que si en una determinada organización existe un nivel muy elevado de rotación de personal se puede pensar que las condiciones laborales no son buenas y esto hará que los potenciales trabajadores se lo piensen “dos veces” antes de solicitar un empleo en la organización.

Imagen No. 106 Repercusiones de la rotación

Distintos tipos de rotación de personal.

No existe un único tipo de rotación de personal. En realidad, la rotación de personal puede dividirse en dos grandes grupos:

Rotación producida de forma voluntaria: como su nombre indica, esta rotación se produce cuando el empleado se va de la empresa de forma voluntaria. Las causas pueden ser diferentes, pero las más comunes suelen ser que han encontrado otro puesto que considera mejor en otra empresa. También puede ser por desavenencias con los compañeros de trabajo, considerarse mal pagado o infravalorado. También puede ser por no adaptarse a la cultura de la empresa, etc. Evidentemente, nunca podrás satisfacer a todo el mundo. Las condiciones que ofrezcas tampoco serán siempre del agrado de todo el mundo. Aun así, debes procurar generar un ambiente confortable y amigable en el cual sentirse cómodo. Además, es importante que tu empresa reconozca los méritos y logros de sus empleados y que les haga sentir bien valorados, tratados y recompensados.

Las anteriores son causas sobrevenidas después de la contratación. Aun así, debes tener presente que los problemas de un exceso de fugas voluntarias tienen que ver con causas previas a la contratación. Esto puede ser por una mala selección de personal. Ese problema de raíz viene dado por contratar a personal sin poner la suficiente atención a que este encaje con el perfil y la cultura de la empresa.

Rotación de personal producida de forma involuntaria: el trabajador se marcha de la empresa, pero no porque él quiera, sino porque se le tiene que despedir. Entonces, se está produciendo una rotación de personal involuntaria. Pero, aún y así, se debe tomar en consideración, ya que podría responder a algún síntoma de que algo no se está haciendo bien. Este tipo de marchas involuntarias tampoco se podrán evitar al 100%, pero se trata de minimizarlas todo lo posible.

Imagen No. 107 Tipos de rotación de personal

Ascenso Laboral.

El significado de ascenso en el contexto laboral se relaciona con la promoción de un trabajador a un cargo más relevante, con mejores condiciones y mejor salario. En otras palabras, un ascenso en una empresa supone subir de categoría profesional dentro del organigrama teniendo en cuenta para su aprobación factores como la antigüedad del trabajador, sus logros, su formación, así como las facultades organizativas del empresario.

Los ascensos laborales están regulados por el Estatuto de los trabajadores por el artículo 24 en el cual se determina que los ascensos dentro del sistema de clasificación profesional se producirán en función de los que establezca el convenio o el acuerdo colectivo entre la empresa y los trabajadores. Además, los ascensos y la promoción profesional en una organización deben definirse evitando las situaciones de discriminación.